Organisatsiooni arhiivis olevate dokumentide säilitusaegsõltub otseselt dokumentatsiooni tüübist. Mõned dokumendid säilitatakse ajutiselt ja seejärel hävitatakse, samas kui teistel on pikk või isegi püsiv säilitusaeg. Vaatleme seda selles artiklis üksikasjalikumalt.

Dokumentide ja failide arhiveerimine on iga organisatsiooni kohustus

Dokumentide organisatsiooni arhiivis säilitamise kohustus ja säilitusajad on sätestatud erinevate seadustega. Seega on maksustamise eesmärgil säilitamise aeg määratud maksuseadustikuga. Sest raamatupidamisdokumendid tähtaeg on fikseeritud 6. detsembri 2011. aasta raamatupidamise seadusega nr 402-FZ. Töötajate dokumentide säilitamise aeg on märgitud 22. oktoobri 2004. aasta arhiiviseaduses nr 125-FZ.

Säilitustähtaegade kogumi leiab ka Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010 korraldusest nr 558.

Korralduse nr 558 rakendamise nüansside kohta loe artiklist .

Et teil oleks lihtsam aru saada dokumentide arhiivis säilitamise tähtaegadest, oleme koostanud koondtabeli mis tahes organisatsiooni töö käigus tekkivast põhidokumentatsioonist.

Organisatsiooni arhiivis olevate dokumentide säilitusajad: tabel

Dokumendi tüüp	Kõlblikkusaeg, aastad (minimaalne)
Personali dokumendid:
loodud enne 2003
loodud alates 01.01.2003
Need tähtajad kehtivad eelkõige: töötajate isiklikud toimikud; tellimused personalile; töölepingud jne.
Muud HR dokumendid (töötunnitabelid, nimekirjad, reisidokumendid).
Selle kohta lisateabe saamiseks vaadake artiklit .
Töötervishoid ja tööohutus (OH&S)
Erilistes töötingimustes (kahjulik, ohtlik, raske) töötajate nimekirjad ja töötunnitabelid
Kutsehaiguste seadused, uurimismaterjalid
Õnnetuste dokumenteerimine (aktid, registreerimispäevikud, uurimismaterjalid)
Ajakirjad ennetav töö ja TB-alane koolitus
Väljavõtted eririietuse ja eritoidu väljaandmiseks
Vaata artiklit .
Raamatupidamine ja maksud
Aastane raamatupidamine
Sotsiaalkindlustusfondile teatamine:
iga-aastane	Alaliselt (nii kaua kui ettevõte eksisteerib)
kord kvartalis
Pensionifondile aruandlus:
kokkuvõte
raamatupidamisteave
Teave üksikisikute sissetulekute kohta
Maksudeklaratsioonid ja registrid
Arvestuspoliitika, sealhulgas selle lisad
Esmane raamatupidamine ja registrid
Sularaha dokumendid
Täpsemalt vaata materjalist .
Arved
Lugege nende kohta väljaannet .

Säilivusaja arvutamise nüansid

Esimene asi, millele peaksite dokumendi arhiivis järjehoidjatesse lisamisel tähelepanu pöörama, on hetk, millest alates hakatakse arvestama säilitusaega. Seega mõne personalidokumendi puhul algab see kohe koostamise kuupäevast ja esmaste raamatupidamisdokumentide puhul - aruandeaasta lõpust.

Säilitamisperiood algab maksustamisel pärast seda aruandeperioodi, mil dokumenti viimati maksude arvestamisel kasutati ja aruandluse koostamisel osaleti.

Lugege amortiseeritava vara dokumentide säilitustähtaegade kohta. .

Teiseks oluline nüanss— erinevate õigusaktidega ühele dokumendile kehtestatud säilitusaeg võib erineda. Kui see nii on, peate valima maksimaalse.

Selgitame näitega mõlemat nüanssi.

Näide töö vastuvõtmise akti hoiuaja määramisest

Oletame, et akt on koostatud 29. märtsil 2017. Määrame selle säilivusaja:

1. Kulude arvestust kinnitava esmase raamatupidamisdokumendina tuleb seda säilitada 5 aastat alates 2017. aasta aruandeaasta lõpust, s.o 01.01.2018 kuni 31.12.2022.
2. Töötulemuste käibemaksukohustuslaseks võtmise fakti kinnitava dokumendina - 4 aastat alates 2017. aasta I kvartali lõpust ( maksustamisperiood käibemaksu järgi), s.o alates 04.01.2017 kuni 31.03.2021.
3. Tulumaksukulu dokumentaalseks tõendiks - 4 aastat alates 2017. aasta “kasumliku” maksustamisperioodi lõpust, s.o alates 01.01.2018 kuni 31.12.2021.

Valime viimase kuupäeva - 31.12.2022. Pärast seda saab dokumendi hävitada.

Teavet selle kohta, kuidas seda kõigi reeglite kohaselt teha, lugege artiklist. .

Tulemused

Ettevõttes arhiivi korrastades tuleb meeles pidada, et ühe erinevas mahus teenindava dokumendi säilitustähtajad võivad olla kehtestatud erinevate õigusaktidega ja seetõttu erinevad. Sel juhul tuleks periood arvutada maksimaalselt. Kuni kehtivusaja lõpuni peab dokument olema ettevõtte arhiivis ja seda ei saa hävitada.

Raamatupidamine on ettevõtte kõige paberimahukam osakond. Aga igasugustest dokumentidest tuleb targalt lahti saada. Neid tuleks säilitada vähemalt mitu aastat. Ja mõnda dokumenti ei saa hävitada isegi 75 aastat! Kui kaua peaksid siis raamatupidamispaberid "elama"?

Kui kaua dokumente säilitada

Loomulikult tuleb dokumente säilitada vähemalt nii kaua, kuni maksuinspektorid võivad neid auditi käigus nõuda. Artikli 89 lõike 4 alusel Maksukood Vene Föderatsiooni saab kontrollida mitte kauem kui kolm kalendriaastat, mis eelneb kontrollimise otsuse tegemise aastale. See tähendab, et dokumendid kolm varasemad aastad tuleb säilitada.

Vahepeal maksuseadusandlus lisab sellele perioodile veel ühe aasta. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 lõike 1 lõike 8 kohaselt peavad maksumaksjad tagama maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalike dokumentide turvalisuse nelja aasta jooksul. Nende hulka kuuluvad raamatupidamis- ja maksuarvestus, samuti tulude, kulude laekumist ja maksude tasumist (kinnipidamist) kinnitavad dokumendid. Samasugune nõue on kehtestatud maksuagentidele (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 24 alapunkt 5, punkt 3, artikkel 24). Mis hetkest hakkate nelja-aastast perioodi lugema?

Maksud arvutatakse maksustamisperioodide tulemuste põhjal (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 1, artikkel 55). Selgub, et nelja-aastast perioodi tuleb arvestada järgmisest päevast pärast maksustamisperioodi lõppu. Näiteks võtame käibemaksu: mis kuupäevani peaksime säilitama selle maksu arvestusega seotud dokumente 2004. aasta IV kvartali kohta? Nelja-aastane ametiaeg algab 1. jaanuaril 2005 ja lõpeb 31. detsembril 2008. Selgub, et 2008. aastal on vaja säilitada dokumente alates 2004. aastast. Ehk siis aasta, mis ei kuulu kohapealsele kontrollile.

Dokumentide säilitamise tähtajad on kehtestatud ka raamatupidamist käsitlevates õigusaktides. 21. novembri 1996. aasta föderaalseaduse nr 129-FZ “Raamatupidamise kohta” (edaspidi raamatupidamisseadus) artiklist 17 tuleneb, et:
— raamatupidamise esmased dokumendid, registrid raamatupidamine Ja finantsaruanded tuleb säilitada riigiarhiivinduse eeskirjaga kehtestatud perioodid, kuid mitte vähem kui viis aastat;
— raamatupidamispoliitika dokumente ja arvuti andmetöötlusprogramme peab organisatsioon säilitama vähemalt viis aastat alates aastast, mil neid viimati finantsaruannete koostamisel kasutati.

Mõned erandid üldreeglist

Niisiis, vastavalt üldreegel Pabereid tuleb säilitada vähemalt viis aastat. Täpselt niimoodi maksimaalne tähtaeg kehtestatud raamatupidamise seadusega. Samas on maksurevisjoni maksimaalne sügavus kolm aastat. Seetõttu on sellel perioodil eriti oluline säilitada maksude arvestamisega seotud paberite turvalisus. Kui sul ei ole piisavalt näiteks viie aasta taguseid dokumente, saad dokumentide säilitamise reeglite rikkumise eest rahatrahvi saada.

Samal ajal määratakse paljudel juhtudel dokumentide säilitusaeg kindlaks erireeglite alusel. Selle tulemusena võib paberite puudumine isegi näiteks kuus aastat tagasi kaasa tuua trahvi alahinnangu eest maksumaksed. Vaatame selliseid olukordi eraldi.

"Esmane" omandatud vara jaoks. Põhivara soetamise dokumente tuleb säilitada sõltumata perioodist kasulik kasutamine need objektid. Kinnitamiseks on ju vaja pabereid esialgne maksumus amortisatsiooni ja kinnisvaramaksu arvutamisel. Lisaks ei saa ettevõte ilma “esmase” dokumendita kinnisvara väärtust selle müümisel kinnitada. Pealegi kehtib see nii põhivara kui ka muu vara kohta (Venemaa Rahandusministeeriumi kiri 15.09.2005 nr 03-03-02/84).

Erinõue kahjumis ettevõtetele. Tulumaksumaksjal on õigus vähendada jooksva perioodi maksubaasi eelmiste maksustamisperioodide kahjumilt MKS §-s 283 ettenähtud viisil. Kahjudega saab arvestada järgmised 10 aastat. Kuna MKS 25. peatükk kehtib alates 2002. aastast, saab selle aasta kahjumit kasutada maksukoormus ettevõtted kuni 2012. aastani kaasa arvatud. Veelgi enam, 6. augusti 2001. aasta föderaalseaduse nr 110-FZ artikkel 10 võimaldab 2001. aasta lõpus tuvastatud kahjude kajastamist.

Kui aga ettevõte kannab kahjud tulevikku, siis on ta kohustatud kogu selle soodustuse kasutamise aja säilitama tekkinud kahju suurust kinnitavaid dokumente (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 283 punkt 4). See säte võimaldab maksuhalduril nõuda dokumente varasemate kahjude kohta, mida ettevõte deklareerib jooksva perioodi deklaratsioonis. Sellest lähtuvalt selgitab Venemaa Rahandusministeerium 03.04.2007 kirjas nr 03-03-06/1/206, et kahjumi mahakandmine on võimalik ainult saadud majandustulemust kinnitavate esmaste dokumentide esitamisel.

Tõsi, kahjude suurust saab kinnitada eelnevalt läbi viidud maksurevisjonid, mille käigus on nendega seotud “esmast” juba uuritud. Sel juhul korrake dokumentaalne kontroll ei nõuta. Sellele järeldusele jõudis Vene Föderatsiooni kõrgeim vahekohus oma 6. juuni 2008. aasta määruses nr 6899/08.

Olgu lisatud, et nõue säilitada dokumente kahjude kohta kogu nende mahakandmise aja jooksul kehtib ka ühtse põllumajandusmaksu maksjatele (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 346.6 punkt 5) ja "lihtsustatud töötajatele". (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 346.18 punkt 7).

Maha laekumatuna mahakandmine saadaolevad arved. Ja sel juhul tuleb dokumente säilitada kauem kui viis aastat.

Tuletame meelde: vastavalt Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 265 lõike 2 lõikele 2 võrdsustatakse lootusetute võlgade summad maksumaksja mittetegevuskuludega aruandes saadud kahjuna (maks). perioodi. Sellised kulud vähendavad tulumaksu arvutamisel maksubaasi. Loomulikult koos tõendavate dokumentidega.

Seega iseloomustavad esmased nõuete suurust põhjendavad raamatupidamisdokumendid võõrandatud omandiõiguse väärtust ehk kulude suurust. Seetõttu tuleb selliste dokumentide säilitusaja arvestamist alustada uuesti lootusetu võla kustutamise hetkest. Kui hävitate dokumendid graafikust ees, kaotab ettevõte õiguse tunnistada ebatõenäoliselt võlgu kuluna, kuna ei saa nende suurust maksuhaldurile kinnitada.

Aktsiaseltside dokumentide säilitustähtaeg. Aktsiaseltsid peavad dokumentide säilitamisel juhinduma FCSM 16. juuli 2003 resolutsiooniga nr 03-33/ps kinnitatud Reglemendist. Eelkõige vastavalt sellele reguleeriv dokument, harta ja iga-aastased finantsaruanded, mida nad peavad pidevalt säilitama. Ehk siis kogu ettevõtte eluea jooksul. Ja ettevõtte likvideerimise korral kantakse püsiva säilivusajaga dokumendid ja personaliarvestused üle riigiarhiivi. Seda juhul, kui temaga sõlmiti leping. Kui arhiiviga kokkulepet ei ole, on ta kohustatud säilitamiseks vastu võtma ainult ettevõtte töötajate personali käsitlevaid dokumente. Ülejäänud dokumentide hoiukoha määrab likvideerimiskomisjoni esimees või pankrotihaldur.

Maksuaruanded. Iga-aastane maksudeklaratsioonid ettevõte peab neid säilitama vähemalt 10 aastat, kvartaalseid, kui on aastaseid, siis viis aastat. See on määratud Rosarkhivi poolt 6. oktoobril 2000 kinnitatud organisatsioonide tegevuses koostatud standardsete juhtimisdokumentide loetelu punktiga 170 (edaspidi standardsete juhtimisdokumentide loetelu) koos punktiga 2.4. 2 loendi kasutamise juhendist. Säilitada tuleb vähemalt 10 aastat ja kvartaliaruanded, kui aastaseid pole (näiteks käibemaksu jaoks). Kuid kuuaruandeid tuleb kvartalivormide puudumisel säilitada 5 aastat.

Arved, ostu-müügi raamatud. Vastavalt Vene Föderatsiooni valitsuse 2. detsembri 2000. aasta dekreediga nr 914 kinnitatud vastuvõetud ja väljastatud arvete, osturaamatute ja müügiraamatute logide pidamise eeskirjade punktidele 15 ja 27, osturaamatud ja müügiraamatud... tuleks säilitada tervelt viis aastat alates viimaste dokumentide kuupäevast. See tähendab, et neid 2004. aasta neljanda kvartali pabereid tuleks säilitada kogu 2009. aasta jooksul.

Samuti kehtestatakse arvetele viieaastane säilitustähtaeg. Põhjus - juhtimisdokumentide loetelu punkt 150.

Samal ajal maksuhaldurid kuigi tal on õigus nõuda dokumente, mis on aluseks maksude arvutamisel ja nende tasumise kinnitusel, kuid ainult vastavalt makse ja tasusid käsitlevatele õigusaktidele. Kuid ülaltoodud loend ei sisaldu selles. Seetõttu võib näiteks 2009. aastal maksuhalduri 2004. aasta arve nõudmist ignoreerida.

Mitmete muude dokumentide säilitusaeg. Paljude muude dokumentide säilitamise tähtajad on kehtestatud eritingimustega föderaalorgan täitevvõim - Rosarkhiv (22. oktoobri 2004. aasta föderaalseaduse nr 125-FZ artikli 6 punkt 3, Vene Föderatsiooni valitsuse 17. juuni 2004 dekreet nr 290). Ja need ületavad sageli viit aastat. Pöördume juba mainitud standardsete juhtimisdokumentide loendi poole.

Raamatupidaja tegeleb eelkõige jaotisega 4 “Raamatupidamine ja aruandlus”, samuti jaotistega 7 “ Töösuhted"ja 8" Töötajate komplekteerimine" Oleme loendi üksikud üksused kokku võtnud tabelisse.

Tabelis on dokumendid säilivusajaga üks aasta. Aga kui need paberid kuuluvad “esmaste” dokumentide hulka, siis tuleb neid raamatupidamise seadusandluse kohaselt säilitada vähemalt viis aastat.

Kuidas dokumente õigesti säilitada ja hävitada

Alaline ekspertkomisjon peaks valima dokumendid säilitamiseks ja hävitamiseks ning määrama tähtajad. Sellesse kuuluvad peamiste struktuuriüksuste kvalifitseeritumad spetsialistid ning esimeheks määratakse üks ettevõtte juhtivtöötajatest.

Kuidas säilitada. Dokumentide säilitamine on üks dokumendivoo elemente ja seetõttu tuleb seda reguleerida raamatupidamispoliitika(PBU 1/98 "Organisatsiooni raamatupidamispoliitika" punkt 5). Sel juhul tuleks juhinduda Raamatupidamise dokumentide ja dokumendivoo eeskirjast (kinnitatud NSVL Rahandusministeeriumi 29. juuli 1983. a. nr 105, edaspidi määrused). Aga niivõrd, kuivõrd see ei ole vastuolus kehtiva seadusandlusega. Eeskirja punktis 6.1 on kirjas, et esmased dokumendid, raamatupidamisregistrid, raamatupidamisaruanded ja saldod kuuluvad kohustuslikult arhiivi üleandmisele. Töödeldud esmased dokumendid täidetakse igakuiselt (eeskirja p 6.4).

Ettevõte määrab dokumentidele hoiukoha iseseisvalt. Reeglina on see ettevõtte kontor. Pange tähele, et võite pabereid hoida väljaspool kontorit – see pole seadusega keelatud. Näiteks saate kasutada spetsialiseeritud arhiivifirmade teenuseid, mis on sageli nii tulusam kui ka usaldusväärsem. Kuid aktsiaseltsid peavad säilitama mitmeid dokumente (näiteks põhikirja ja aastaaruandeid) eranditult oma täitevorgani asukohas (26. detsembri 1995. aasta föderaalseaduse nr 208-FZ artikli 89 punkt 2 aktsiaseltsid Oh").

Muidugi nõuab paberarhiivi majutamine kontoripinda, mis läheb pidevalt kallimaks. Seetõttu on raamatupidamis- ja maksudokumente lihtsam salvestada elektrooniline vorm. See võimalus on sätestatud raamatupidamise seaduse artiklites 9 ja 10 ning Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artiklis 314. Seda kinnitas Venemaa rahandusministeerium 24. juuli 2008 kirjas nr 03-02-07/1-314.

Ametnikud selgitasid aga, et infot arvutikandjal tuleks säilitada elektrooniliselt digiallkiri. Vastavalt 10. jaanuari 2002. aasta föderaalseaduse nr 1-FZ "Elektroonilise digitaalallkirja kohta" normidele on selline allkiri samaväärne käsitsi kirjutatud allkirjaga paberdokumendis. Elektroonilise dokumendihalduse jaoks loob ettevõte ettevõtte infosüsteem. Seda teenindab sertifitseerimiskeskus, mis tagab digitaalallkirjade kasutamise elektroonilistes dokumentides.

Mida teha dokumentidega, kui ettevõte likvideeritakse? Seejärel annab likvideerimiskomisjon dokumendid personali kohta säilitamiseks riigi- või vallaarhiivi. Ja arhiivi saab üle anda ka muid arhiivipabereid, mille ajutise säilitamise tähtaeg ei ole lõppenud, sõlmides sellega lepingu. Või hoidke seda mõnes teises kohas. Pangem tähele, et nende paberite lihtsalt hävitamine on keelatud Rosarkhivi juhatuse 6. veebruari 2002. aasta otsusega kinnitatud organisatsioonide arhiivide toimimise põhireeglite punktiga 9.7.3. Ja vältida võimalikud probleemidÕiguskaitseasutustega on parem seda mitte teha.

Ettevõtte saneerimisel antakse dokumendid üle õigusjärglasele organisatsioonile või organisatsioonidele. Kui uus organisatsioon eraldatakse, kantakse sellele üle selle tegevuse profiiliga seotud juhtumid, samuti sellesse organisatsiooni tööle siirdunud töötajate isiklikud toimikud ja isiklikud kontod.

Kuidas hävitada. Dokumentide hävitamine dokumenteeritakse organisatsiooni juhi kinnitatud aktiga.

Samas ei pea dokumendi käsutusaktis kõigi paberite andmeid ära märkima. Selline järeldus tuleneb organisatsiooniarhiivide toimimise põhireeglite punktist 2.4.5. Need eeskirjad sätestavad dokumentide hävitamiseks eraldamise seaduse ühtse vormi. Ja selles saate teha ühe kirje sarnaste dokumentide rühma jaoks. Ettevõttel on õigus iseseisvalt määrata, millised dokumendid loetakse homogeenseks. Näiteks võivad need olla sama nimega dokumendid, näiteks arved.

Seaduse järgi tuleb hävitamisele kuuluvate dokumentidega kaustad anda ümbertöötlemiseks (utiliseerimiseks). Näiteks ettevõttele, mis töötleb taaskasutatavaid materjale. Paberite üleandmine väljastatakse arvega. Laadimine ja äraviimine utiliseerimiseks toimub töötaja kontrolli all, kes tagab organisatsioonis dokumentide ohutuse.

Dokumentide hävitamiseks on lihtsam lähenemine. Oletame, et kasutage selleks paberipurustajat. Lisaks saab dokumente põletada või lihtsalt ära visata. Siiski tuleb arvestada, et omavoliline põletamine on keskkonnaalaste õigusaktide rikkumine. Riskantne on ka mittevajaliku dokumentatsiooni äraviskamine. Näiteks on tööandjal tööseaduse järgi kohustus tagada töötajate isikuandmete kaitse. Ja teised väärtpaberid võivad konkurentidele huvi pakkuda.

Vastutus dokumentide säilitamise reeglite rikkumise eest

Maksuseadustiku artikli 120 kohaselt käsitletakse maksumaksja algdokumentide puudumist või arvete või raamatupidamisregistrite puudumist tulude ja kulude ning maksustatavate kirjete arvestuse reeglite jämeda rikkumisena. See maksukuritegu toob kaasa rahatrahvi 5000 rubla. Kuid ainult tingimusel, et nende dokumentide "puudus" avastati ainult ühe maksustamisperioodi kohta. IN muidu Maksumaksjat ootab trahv vähemalt 15 000 rubla. Kui dokumentide puudumine toob kaasa maksubaasi alahindamise, ootab maksumaksjat trahv 10 protsenti tasumata maksusummast, kuid mitte vähem kui 15 000 rubla. Dokumentide turvalisust kriminaalõiguses eirata. Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi artikli 325 lõike 1 alusel vargus, hävitamine, kahjustamine või varjamine ametlikud dokumendid isiklikest huvidest lähtuvalt võib karistada kuni üheaastase vangistusega. Aga loomulikult õiguskaitseorganid selline huvi tuleb tõendada. Ja lõpuks, kuidas ettevõte järgib arhiivialaseid õigusakte, saavad arhiivitöötajad kontrollida. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 13.20 kohaselt ähvardab arhiividokumentide säilitamise, omandamise, arvestuse või kasutamise eeskirjade rikkumine. ametnikud hoiatus või rahatrahv 300 kuni 500 rubla.

Kuidas jaotatakse vastutus dokumentide säilitamise eest?

Ettevõtte direktor ja pearaamatupidaja. Veelgi enam, raamatupidamise seaduse alusel vastutab direktor ladustamise korraldamise eest, eelkõige eriruumide, lukustatavate kappide ja seifide olemasolu eest. Ja pearaamatupidaja tagab dokumentide ohutuse ja nende arhiivi edastamise. Selleks saab ta määrata vastutavad isikud (eeskirja punktid 6.6 ja 6.2). Näiteks aja jooksul peegeldus teave paberkandja, võib kaduda (pleekida). Sel juhul peate hoolitsema nendest dokumentidest koopiate tegemise ja ettevõtte pitseriga kinnitamise eest. See soovitus tuleneb Venemaa Rahandusministeeriumi 3. aprilli 2007. aasta kirjast nr 03-03-06/1/209.

Mida teha dokumentidega, mille säilitusaeg on möödas?

Iga raamatupidaja teab, et kõiki esmaseid dokumente tuleb säilitada teatud aja jooksul. Suurtel ettevõtetel on spetsiaalsed arhiivid raamatupidamisdokumentidega kaustade hoidmiseks. Elektroonilise dokumendihalduse tulekuga ei saa teatud osa dokumentidest enam välja printida, vaid säilitada elektrooniliselt. Olenemata valitud säilitusviisist esmane dokumentatsioon vajadus töötada vastavalt seadusega kehtestatud tähtaegadele. Me räägime neist allpool.

Üldteave esmaste dokumentide säilitusaegade kohta sisaldub 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduses nr 402-FZ. See osa seadusandlik akt sätestab, et esmast toodet tuleb säilitada vähemalt viis aastat. Periood võib olla pikem - ja konkreetse dokumendi täpne säilivusaeg määratakse kindlaks Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi korraldusega. See dokument sisaldab tabelit esmaste raamatupidamisdokumentide säilitusaegadega, maksuregistrid, personali dokumendid ja muu dokumentatsioon. Tabelis on dokumendiliikide kaupa 1003 ametikohta koos tähtaegadega.

Esmaste dokumentide säilitamise tähtaeg raamatupidamises 2017. aastal ei muutunud.

Ärge ajage segi esmaste dokumentide säilitusaegu maksuarvestuse dokumentide säilitustähtaegadega. Näiteks arve on maksudokument ja seda saab säilitada ainult neli aastat (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku punkt 8, punkt 1).

Pidage meeles, et esmaste dokumentide säilitusaega raamatupidamisosakonnas ei arvestata dokumendi koostamise kuupäevast, vaid uue aruandeaasta algusest (Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi kiri).

Näiteks arve on koostatud 24.08.2017. Reeglite järgi on minimaalne säilitusaeg viis aastat. See tähendab, et sellist arvet ei saa hävitada enne 01.01.2023.

Mõne dokumendi säilitustähtaeg sõltub kontrollimise faktist. Näiteks eelaruanded tuleb säilitada viis aastat. Kui maksuhaldur neid selle perioodi jooksul ei kontrollinud, pikendatakse perioodi (Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldus nr 558).

Maksimaalne säilitusaeg on kehtestatud personalidokumentidele (tellimused, töötajate kaardid), erinevatele palgadokumentidele. Selliseid dokumente tuleb säilitada vähemalt 75 aastat.

Hoidke elektroonilisi dokumente Diadocis – see on turvalisem kui teie personaalarvutis. Kõik dokumendid salvestatakse mitmes eksemplaris erinevates serverites, mis muudab teabe kadumise võimatuks. Tutvuge Diadoci võimalustega tasuta pakkumisega "Kaheks kuuks piiramatu".

Elektrooniliste dokumentide säilitusajad

Seadus sätestab, et esmase tunnistuse saab väljastada paberkandjal ja elektrooniliselt (6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ 5. osa). Kui elektrooniline dokument väljastatakse seadust järgides, kehtivad sellele samad säilitustähtajad kui paberkandjal.

Dokumentide elektrooniliseks säilitamiseks pole ühtset programmi. Seega saab maksekorraldusi salvestada pangandussüsteem klient-pank. Esmased dokumendid, nagu arved, UPD, aktid, saab salvestada raamatupidamisprogramm või teenus, mille kaudu toimub elektrooniline dokumendivoog. Samuti ladustamine elektroonilised dokumendid võib-olla erilises elektrooniline arhiiv või pilves. Elektroonilisi dokumente saab säilitada erineval viisil, pearaamatupidaja ülesanne on tagada nende ohutus ja loetavus ka aastate pärast.

Niisiis, teeme kokkuvõtte. Küsimusele, milline on seadusega kehtestatud raamatupidamise esmaste dokumentide minimaalne säilitusaeg, võime julgelt vastata - viis aastat. Elektrooniliste dokumentide säilitusaegu saab arvutada paberdokumentide säilitustähtaegade alusel. Need kuupäevad langevad kokku. Valitud dokumentide säilitamise viis peab olema kajastatud arvestuspoliitikas.

22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus N 125-FZ "Arhiiviasjade kohta aastal Venemaa Föderatsioon Organisatsioonid on kohustatud tagama arhiividokumentide, sealhulgas personali dokumentide ohutuse föderaalseaduste, muude Vene Föderatsiooni normatiivaktidega, samuti artikli 6 3. osas sätestatud dokumentide loeteludega kehtestatud säilitusaja jooksul. ning käesoleva föderaalseaduse artikli 23 osad 1 ja 1.1.

Määratud dokumentide loendid hõlmavad järgmist:

1) standardsete arhiividokumentide loetelud, mis näitavad nende säilitusaega, ja juhised nende nimekirjade kasutamiseks, mille on heaks kiitnud arhiivinduse ja arhivaalide pidamise valdkonna volitatud föderaalne täitevorgan (praegu - Rosarkhiv, varem - Venemaa Kultuuriministeerium) :

- Valitsusasutuste ja organite tegevuse käigus tekkinud standardsete haldusarhiividokumentide loetelu kohalik omavalitsus ja organisatsioonid, märkides ära nende säilitusajad. Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega N 558;

- Kinnitatud organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses loodud standardsete arhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusajad. Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. juuli 2007 korraldusega N 1182.

Lisaks kasutatakse 80ndate - 20. sajandi 90ndate esimese poole juhtimisdokumentide säilitustähtaegade määramiseks, aga ka spetsiifilist (tööstuse) dokumentatsiooni, kinnitatud tüüpdokumentide loetelu. NSV Liidu peaarhiiv 15.08.1988;

2) kinnitatud föderaalvõimude poolt riigivõim, muu valitsusasutused Vene Föderatsiooni artiklite loetelud dokumentidest, mis on koostatud nende tegevuse käigus, samuti neile alluvate organisatsioonide tegevuse käigus, märkides ära nende säilitamise perioodid. Need dokumentide nimekirjad kinnitatakse kokkuleppel Rosarkhiviga;

3) tegevuse käigus tekkinud dokumentide loetelu krediidiasutused, märkides ära nende säilitusajad ja kasutusjuhised, mille on heaks kiitnud arhiiviasjade ja bürootöö valdkonna volitatud föderaalne täitevorgan koos Venemaa Pangaga.

Aktsiaseltside jaoks määratakse nende dokumentide säilitustähtajad kindlaks kinnitatud aktsiaseltside dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade eeskirjaga. Venemaa Väärtpaberituru Föderaalse Komisjoni 16. juuli 2003. aasta resolutsioon N 03-33/ps.

IN viiteteave Organisatsioonide levinumate dokumentide säilitusajad on antud, mis on kehtestatud standardsete haldusarhiividokumentide loeteluga, kinnitatud. Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldus N 558, samuti dokumentide säilitusajad, mis ei sisaldu ülaltoodud loeteludes ja on kehtestatud Vene Föderatsiooni föderaalseaduste ja muude regulatiivsete õigusaktidega.

"Kuule, viskame kõik minema," ütles direktor, osutades riiulile, mis oli täidetud seitsme aasta taguste dokumentidega. Ja ma vastasin talle: "See pole nii lihtne, mõnikord on dokumentide säilitusaeg organisatsioonis mitu aastakümmet." Direktor uskus mind ja meie omapärane vanapaber kogus arhiiviriiulitel jätkuvalt tolmu. Kuni järgmise korrani - kui tekib küsimus uue riiuli ostmise kohta, siis vaatame kõik läbi ja jätame alles need dokumendid, mille säilivusaeg organisatsioonis pole veel tegelikult lõppenud.

Kui kaua tuleb dokumente säilitada?

Märgitakse dokumentide säilitamise vajadus Föderaalseadus 22. oktoobril 2004 N 125-FZ “Arhiiviasjade kohta Vene Föderatsioonis”. Lisaks on kolm nimekirja, mis kinnitavad dokumentide avaliku ja eraarhiivis säilitamise perioodid. juriidilised isikud erinevates tegevusvaldkondades. Aktsiaseltside dokumentatsiooni tuleb säilitada vastavalt Aktsiaseltside dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade eeskirjale, mis on kinnitatud. Vene Föderatsiooni väärtpaberituru föderaalse komisjoni 16. juuli 2003. aasta resolutsioon N 03-33/ps.

Konkreetsed tähtajad dokumentide säilitamiseks

Lühim säilivusaeg on 1 aasta, maksimaalne 75 aastat. Ma ei näita neid nimepidi iga dokumendi juures, mida on palju. Lisaks tavadokumentidele, nagu personali-, finants-, raamatupidamis-, maksu- ja elektrooniline dokumendihaldus, kehtestatud tähtaegadele on paberitel oma dokumentide säilitusajad. spetsiaalsetel eesmärkidel erinevad tööstusvaldkonnad, meditsiin, turvalisus. Mõelgem perioodidele, mille jooksul tuleks säilitada mis tahes organisatsioonis levinumaid pabereid.

Üldkasutatavate dokumentide säilitustähtajad

Allpool märgitud perioodid dokumentide säilitamiseks ettevõttes algavad aruandeaasta lõpust ehk dokumentide väljastamise aastast. Asutamisdokumente, litsentse, patente, tehingutunnistusi ei saa hävitada ja need tuleb alaliselt säilitada.

Personali dokumendid:

• personali graafikud - alalised;
• õnnetuse toimumise kinnitamine - 45 aastat;
• toimumise kinnitamine kutsehaigus- 75 aastat;
• töötaja isikutoimik - 75 aastat;
• kõik dokumendid, mis on seotud töötaja tegevusega erilistes töötingimustes - 75 aastat.

Finantsdokumendid:

• maksude arvestamise ja tasumise kohta teabe omamine - 4 aastat;
• töötaja koolitusega seoses tehtud kulutuste kinnitamine - kogu koolitusperioodi jooksul pluss veel 1 aasta ja vähemalt neli aastat;
• tulevikku ülekantavate kahjude summa kinnitamine - kogu perioodi kohta kuni maksubaas vähendatakse ülekantud kahju võrra;
• aastal kindlustusmaksete arvutuste kinnitamine eelarvevälised fondid- 6 aastat;
• EDS-sertifikaate tuleb säilitada veel 5 aastat pärast sertifikaadi kehtivuse lõppemise aasta lõppu;
• FSS-i poolt elektrooniliste sidekanalite kaudu aktsepteeritud arvutus, mis on tehtud vormil 4-FSS, ja kviitung selle kättesaamise kohta - 5 aastat;
• raamatupidamist ja aruandlust avalikustavad raamatupidamisdokumendid - 5 aastat;
• sularahakviitungid, kassapidajate päevikud, maksumäluseadmed, elektroonilised kontrolllindid, muud sularahamakseid kinnitavad vormid sularahas- 5 aastat;
• kassaaparaadi passiversioon - kogu passi kehtivusaja jooksul.

Kuidas eemaldada paberijäänused?

Aja jooksul koguneb organisatsioon tohutul hulgal erinevat dokumentatsiooni. Et mitte paberitesse takerduda, on vaja luua komisjon (tavaliselt kolmest inimesest koosnev), kes viiks läbi väärtuseekspertiisi ja sorteeriks paberid järgmistesse kategooriatesse, olenevalt sellest, mis perioodidel dokumente hoiustatakse. Nende jaoks on ette nähtud organisatsioon:

• kuulub alalisele säilitamisele riigiüksuse arhiivis;
• dokumendid, mida tuleb säilitada üle 10 aasta juriidilise isiku arhiivis;
• mida tuleb ajutiselt säilitada kuni 10 aastat osakonna arhiivis;
• paberid, mida on lubatud hävitada pärast säilitusaja möödumist.

Dokumentide hävitamise kord

Dokumentide hävitamisel koostatakse akt. Seda tüüpi aktil puudub ühtne vorm, see on koostatud vabas vormis, fikseeritud juhataja korraldusega. See peaks näitama mitte ainult organisatsiooni nime ja kõiki üksikasju, vaid tavaliselt tabeli kujul ka dokumentide (juhtumite) nimesid, nende loomise perioodi, lehtede arvu või, kui maht. juhtumist ühe nime all on suur, siis köidete arv . Samas aktis saate lisada arve veerud hävitamiseks dokumentide üleandmise ja vastuvõtmise kohta.