Ettevõte teeb iga päev kümneid operatsioone. Raamatupidajad saadavad raha vastaspooltele, fondidele ja asutajatele, arvutavad palka, võtavad vastu arvuteid ja mööblit, võtavad trahve, arvutavad amortisatsiooni jne. Iga sellise toimingu jaoks on vaja koostada esmane dokument (6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" artikkel 1, artikkel 9, edaspidi seadus nr 402-FZ).

Esmane dokument luuakse tehingu tegemise ajal või selle täitmisel tehingu fakti kinnitusena (seaduse nr 402-FZ artikli 9 punkt 3). Esmaste andmete alusel teevad raamatupidajad kanded.

Arve, veebilehe loomise teenuste osutamise akt, raamatupidamise tõend - kõik need on esmased dokumendid, mida raamatupidajad oma igapäevatöös kasutavad. Esmatooteid on palju ja nende mitmekesisus sõltub ettevõtte tegevuse omadustest. Näiteks transpordiettevõttes on üks peamisi esmase dokumentatsiooni liike konossement ja raamatukogus - kirjanduse mahakandmine.

Põhidokumente tuleb ettevõttes säilitada vähemalt viis aastat ja perioodi hakatakse arvestama pärast aruandeaastat (seaduse nr 402-FZ punkt 1, artikkel 29). See tähendab, et 07.03.2016 kuupäevaga dokumenti tuleb säilitada vähemalt kuni 2021. aastani (kaasa arvatud). Eraldi säilitusajad algmaterjalidele on kehtestatud Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010 korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjaga. Raamatupidamisdokumentide säilitamiseks loovad ettevõtted sageli spetsiaalseid arhiive.

Esmane dokument võib olla paberkandjal või elektrooniline. Praktikas kasutab üha enam ettevõtteid elektroonilist dokumendihaldust (EDM). Eelkõige vahetavad ettevõtted lepinguid, maksearveid, toiminguid, saatelehti ja arveid.

EDI lihtsustab oluliselt esmaste dokumentide töötlemise protseduuri nende loomise hetkest kuni salvestamiseni ning kiirendab tööd vastaspoolte vahel. Suureks plussiks on see, et elektroonilisi dokumente ei ole vaja printida, kui see ei ole vastuolus seaduse või lepingutingimustega (seaduse nr 402 punkt 6, artikkel 9).

Elektrooniline dokument on kinnitatud kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga. Kui pooled teevad asjakohase otsuse, saab esmase dokumendi allkirjastada liht- või märkusteta allkirjaga (Venemaa Rahandusministeeriumi maksu- ja tollipoliitika osakonna kiri 12.09.2016 nr 03-03-06/ 2/53176).

Esmaste dokumentide puudumine ettevõttes võib kaasa tuua tõsise trahvi 10 000 kuni 30 000 rubla (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 120). Maksuamet määrab ka trahvi registreerimisel tehtud vigade eest. Lisaks võidakse dokumentide töötlemise eest vastutavaid isikuid Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku artikli 15.11 alusel trahvida 2000-3000 rubla ulatuses. On veel üks oht: kui maksuhaldur ei leia auditi käigus nõutud dokumenti, võib osa kulutusi maksustamisbaasist eemaldada, mistõttu tuleb ettevõttel tasuda lisaks tulumaks.

Põhidokumendi kohustuslikud andmed

Ainult esmasel dokumendil koos kõigi nõutavate üksikasjadega on juriidiline jõud (seaduse nr 402-FZ artikli 9 punkt 4):

1. pealkiri (näiteks „Osutatud teenuste akt“, „Maksekorraldus“, „Raamatupidamistõend“);
2. Valmistamise kuupäev;
3. dokumendi koostaja nimi (näiteks OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. dokumendi või äritehingu sisu (näiteks „Interneti juurdepääsuteenused“, „Töötlemiseks üle antud materjalid“, „Kontoritarvete arve tasumine“, „Laenulepingu alusel kogunenud intress“);
5. looduslikud ja rahalised näitajad (tükid, meetrid, rublad jne);
6. vastutavad ametikohad (näiteks “Raamatupidaja”, “Laopidaja”, “Personalijuht”, “Müügiosakonna juhataja” jne);
7. poolte isiklikud allkirjad.

Korralikult vormistatud dokument on vajadusel abiks kohtumenetluses, näiteks siis, kui ostja ei tasu võlga või üritab tehingut kehtetuks tunnistada. Kuid vigade või fiktiivsete allkirjadega dokument võib mängida julma nalja – nii et te ei tohiks kunagi tarnija eest allkirja anda, kui ta äkki unustas allkirjastada. Säilitage hoolikalt kõiki esmaseid dokumente ja kontrollige alati hoolikalt kõiki sissetulevate dokumentide üksikasju.

Praktikas võib endiselt ette tulla klientide kaebusi pitseri puudumise kohta. Tuletame meelde, et alates 04.07.2015 on pitsat enamiku organisatsioonide jaoks tühistatud ja seda saab kasutada oma äranägemise järgi (04.06.2015 föderaalseadus nr 82-FZ). Teave organisatsiooni pitsati kohta tuleb põhikirjas täpsustada. Kui vastaspool nõuab templi panemist ja teil seda seaduslikult ei ole, saate vastaspoolt selle puudumisest kirjalikult teavitada ja esitada väljavõtte arvestuspoliitikast.

Algdokumentide vormid

Oma töös saate kasutada esmaste dokumentide ühtseid ja oma vorme (6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" punkt 4, artikkel 9). Sel juhul peavad omatehtud esmasel dokumendil olema kõik nõutavad andmed. Paljud ettevõtted on sunnitud materjalide mahakandmise aktist välja töötama oma versiooni, kuna dokumendil puudub ühtne vorm.

Lubatud on kasutada põhidokumendi kombineeritud vormi, kui aluseks võetakse ühtne vorm ja seda täiendatakse vajalike veergude või ridadega. Sel juhul tuleb säilitada kõik kohustuslikud andmed (Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee resolutsioon 24. märtsist 1999 nr 20).

Ettevõtte valik kasutatavate esmase raamatupidamise vormide osas peab olema määratletud tema arvestuspõhimõtetes.

Tegevuse käigus võib tekkida vajadus uute esmaste dokumentide järele, seejärel saab need välja töötada ja raamatupidamispoliitikaga kinnitada.

Märge! Kuna teie vastaspool võib kasutada ka iseseisvalt väljatöötatud esmast dokumenti, peab teie raamatupidamispoliitikas olema märgitud, et aktsepteerite ka neid dokumente raamatupidamises.

Enamiku dokumentide puhul on teil õigus mitte kasutada ühtseid vorme, kuid sularahatehinguid tuleks teha ainult kinnitatud dokumendivormide järgi (Vene Föderatsiooni rahandusministeeriumi teave nr PZ-10/2012).

Esmaste dokumentide tüübid

Spetsialistid leiavad esmaste dokumentide põhivormid Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee otsustega kinnitatud ühtsete vormide albumitest. Siin on kõige levinumad.

Kaubandustehingute arvestuse dokumendid

• TORG-12;
• Toote etikett;
• Universaalne ülekandedokument.

Põhivara arvestuse dokumendid

• OS-1 “Põhivara (v.a hooned, rajatised) vastuvõtmise ja üleandmise seadus”;
• OS-4 “Põhivara mahakandmise seadus”;
• OS-6 “Inventarikaart põhivara kajastamiseks”.

Esmane kassaaparaat

Sularahatehinguid teostatakse eranditult sularahatehingute tegemise korra kohaselt (Vene Föderatsiooni Keskpanga 11. märtsi 2014. aasta juhend nr 3210-U). Te ei saa näiteks kujundada "tarvikut" vabas vormis ega töötada välja oma versiooni.

Esmaste kassadokumentide vormid on kinnitatud Vene Föderatsiooni riikliku statistikakomitee 18. augusti 1998. aasta resolutsiooniga nr 88:

• KO-1 “Kassa laekumise order”;
• KO-2 “Kassa kulu order”;
• KO-3 “Sissetulevate ja väljaminevate sularahadokumentide registreerimise päevik”;
• KO-4 “Kassaraamat”;
• KO-5 “Kassa vastu võetud ja väljastatud rahaliste vahendite arvestusraamat”.

Sularahadokumente tuleb väga hoolikalt kontrollida, sest sellised esmased dokumendid on otseselt seotud sularaha liikumisega ja tõmbavad alati kontrolliasutuste tähelepanu. Näiteks pööravad maksuhaldurid kindlasti tähelepanu PKO-le, mille summa ületab 100 000 rubla. Ja kõik sellepärast, et ühe osapoolega ei saa maksta sularahas summas, mis ületab 100 000 rubla. Allkirjade puudumine sularahadokumentides on ka föderaalse maksuteenistusega menetluse põhjuseks.

Teeme kokkuvõtte. Niisiis on esmased dokumendid raamatupidamise ja maksuarvestuse lahutamatu osa. Tehinguid ei saa teha ilma tõendavate dokumentideta. Sageli loovad raamatupidajad raamatupidamiskirjeid esmase dokumendi koopia või skaneeringu põhjal. Väga oluline on koopiate õigeaegne asendamine originaaldokumentidega, vastasel juhul võivad reguleerivad asutused pidada toimingut või tehingut fiktiivseks. Ettevõttes on raamatupidamise kindluse ja usaldusväärsuse tagatiseks vaid seadusega kooskõlas vormistatud dokumendid.

Iga ettevõtte tegevus on tihedalt seotud esmase dokumentatsiooni korrashoiu ja töötlemisega. See on vajalik aruandluseks, maksumaksete arvestamiseks, juhtimisotsuste tegemiseks. Artiklis vaatleme, mis see on - raamatupidamise esmane dokumentatsioon - ja kuidas seda töödeldakse.

Põhimõisted

Raamatupidamise esmane dokumentatsioon - mis see on?? Seda nimetatakse paberil kajastatud vahendustasu fakti tõendiks. Praegu koostatakse palju dokumente automatiseeritud 1C süsteemis. Esmase dokumentatsiooni töötlemine hõlmab andmete registreerimist ja registreerimist sooritatud äritehingute kohta.

Esmane arvestus on ettevõttes toimuvate sündmuste kajastamise algetapp. Äritehingud on toimingud, mis hõlmavad muutusi organisatsiooni varade või kapitali seisundis.

Esmase dokumentatsiooni töötlemine raamatupidamises: diagrammi näide

Reeglina tähendab ettevõtetes mõiste "dokumentatsiooniga töötamine":

• Esmaste andmete saamine.
• Teabe eeltöötlus.
• Kinnitus juhtkonna või direktori korraldusega volitatud spetsialistide poolt.
• Korduv.
• Äritehingu läbiviimiseks vajalike toimingute tegemine.

Klassifikatsioon

On ühekordne ja kumulatiivne esmased dokumendid. Ravi Sellistes paberites sisalduval teabel on mitmeid funktsioone.

Ühekordne dokumentatsioon on ette nähtud sündmuse ühekordseks kinnitamiseks. Sellest lähtuvalt on selle töötlemise kord oluliselt lihtsustatud. Kumulatiivset dokumentatsiooni kasutatakse teatud aja jooksul. Reeglina kajastab see mitu korda tehtud operatsiooni. Sel juhul millal esmase dokumentatsiooni töötlemine sellelt saadud teave kantakse üle spetsiaalsetesse registritesse.

Nõuded dokumentide säilitamisele

Esmane dokumentatsioon vormistatakse tehingu ajal või vahetult pärast selle sooritamist.

Teave kajastatakse spetsiaalsetel ühtsetel vormidel. Kui kinnitatud vorme pole, saab ettevõte need iseseisvalt välja töötada.

Raamatupidamise esmase dokumentatsiooni töötlemise etapid

Igas ettevõttes on töötaja, kes vastutab esmase teabega töötamise eest. See spetsialist peab teadma reegleid, järgima rangelt seaduslikke nõudeid ja toimingute järjestust.

Etappide kaupa esmase dokumentatsiooni töötlemine on:

• Maksustamine. See kujutab endast paberil kajastatud hinnangut tehingule, viidates selle rakendamisega seotud summadele.
• Rühmitamine. Selles etapis levitatakse dokumente ühistest tunnustest lähtuvalt.
• Konto määramine. See hõlmab deebeti ja krediidi määramist.
• Kustutamine. Et vältida tagasimaksmist raamatupidamise esmastel dokumentidel p märgib "tasutud".

Vead dokumentides

Need võivad tekkida erinevatel põhjustel. Põhimõtteliselt on nende väljanägemise põhjuseks töötaja hoolimatu suhtumine tehtavasse töösse, spetsialisti kirjaoskamatus ja seadmete rike.

Dokumentide parandamine on äärmiselt ebasoovitav. Kuid mõnel juhul ei saa ilma vigade parandamiseta hakkama. Tegi vea raamatupidaja esmaste dokumentide kohta peaks parandama nii:

• Kriipsutage vale kirje õhukese joonega läbi, et see oleks selgelt nähtav.
• Kirjutage õige teave läbikriipsutatud rea kohale.
• Märkige ruut "Korrigeeritud uskuma".
• Määrake korrigeerimise kuupäev.
• Pane allkiri.

Korrigeerivate ainete kasutamine ei ole lubatud.

Töötamine sissetulevate dokumentidega

Sissetulevate paberite töötlemise protsess hõlmab järgmist:

• Dokumendi tüübi määramine. Raamatupidamispaberid sisaldavad alati infot sooritatud äritehingute kohta. Näiteks on nendeks arve, raha laekumise korraldus jne.
• Saaja andmete kontrollimine. Dokument peab olema adresseeritud konkreetsele ettevõttele või selle töötajale. Praktikas juhtub, et materjalide ostmiseks väljastatakse dokumendid spetsiaalselt ettevõttele, kuigi tarnijaga pole lepingut sõlmitud.
• Allkirjade ja pitsatijäljendite kontrollimine. Dokumendile alla kirjutavatel isikutel peavad olema selleks volitused. Kui esmaste dokumentide kinnitamine ei kuulu töötaja pädevusse, loetakse need kehtetuks. Mis puutub templitesse, siis praktikas esineb sageli vigu nendes ettevõtetes, millel on mitu templit. Teave trükisel peab vastama dokumendi tüübile, millel see on.
• Dokumentide oleku kontrollimine. Kui paberitel avastatakse kahjustusi või mõni leht puudub, tuleb koostada akt, mille koopia saadetakse vastaspoolele.
• Dokumendis kajastatud sündmuse kehtivuse kontrollimine. Ettevõtte töötajad peavad kinnitama teavet tehingu fakti kohta. Väärtesemete vastuvõtmise dokumendid kinnitab laojuhataja, lepingu tingimused kinnitab turundaja. Praktikas tuleb ette olukordi, kus tarnija saab arve kauba eest, mida ettevõte ei saanud.
• Perioodi kindlaksmääramine, millega dokument on seotud. Esmaste paberite töötlemisel on oluline mitte arvestada sama infoga kaks korda.
• Raamatupidamise jaotise määratlus. Esmase dokumentatsiooni saamisel on vaja kindlaks teha, millistel eesmärkidel esitatud väärtusi kasutatakse. Need võivad toimida põhivara, materjalide, immateriaalse vara, kaupadena.
• Registri kindlaksmääramine, milles
• Paberi registreerimine. See viiakse läbi pärast kõiki kontrolle.

Töötamine väljaminevate paberitega

Seda tüüpi dokumentide töötlemisprotsess erineb mõnevõrra ülaltoodust.

Kõigepealt koostab ettevõtte volitatud töötaja väljaminevast dokumendist mustandversiooni. Selle põhjal töötatakse välja paberi kavand. See saadetakse juhatajale kinnitamiseks. Dokumendi kavandi võib aga heaks kiita teine ​​töötaja, kellel on vastavad volitused.

Pärast sertifitseerimist koostatakse projekt vastavalt kehtestatud reeglitele ja saadetakse saajale.

Dokumendivoo planeerimine

See etapp on vajalik dokumentide kiire kättesaamise, saatmise ja töötlemise tagamiseks. Dokumendivoo nõuetekohaseks korraldamiseks töötab ettevõte välja spetsiaalsed graafikud. Need näitavad:

• Esmaste paberite töötlemise koht ja tähtaeg.
• Dokumentide koostaja ja esitaja täisnimi ja ametikoht.
• Raamatupidamisarvestus tehtud paberite alusel.
• Dokumentatsiooni säilitamise aeg ja koht.

Raamatupidamisregistrid

Need on vajalikud esmase dokumentatsiooni registreerimiseks. Samal ajal kantakse paberitele raamatupidamismärk. Vajalik on vältida dokumentide korduvat registreerimist.

Algpabereid saab säilitada elektroonilistes registrites. Valitsusasutuste või vastaspoolte nõudmisel peab ettevõte siiski esitama paberkoopiad.

Dokumentide taastamise omadused

Praegu ei ole määrustikus selget paberite taastamise korda. Praktikas hõlmab see protsess järgmisi tegevusi:

• Komisjoni määramine dokumentide kadumise või hävimise põhjuste uurimiseks. Vajadusel saab ettevõtte juht menetlusse kaasata korrakaitseorganeid.
• Pöörduge pangandusorganisatsiooni või vastaspoolte poole esmaste dokumentide koopiate saamiseks.
• Tuludeklaratsiooni parandamine. Uuendatud aruande esitamise vajadus tuleneb asjaolust, et dokumenteerimata kulusid ei kajastata maksustamise eesmärgil kuluna.

Esmaste dokumentide kaotsimineku korral arvutab föderaalne maksuteenistus olemasolevate paberite põhjal välja maksude mahaarvamise summad. Sel juhul on võimalus, et maksuhaldur rakendab karistusi rahatrahvi näol.

Levinud vead esmaste paberite koostamise protsessis

Dokumentatsiooni haldamise eest vastutavad isikud panevad reeglina toime järgmisi rikkumisi:

• Täitke vormid, mis ei ole ühtsed ega ettevõtte juhi poolt heaks kiidetud.
• Need ei näita üksikasju ega kuva neid vigadega.
• Nad ei kinnita dokumente oma allkirjaga ega luba töötajatel, kellel pole volitusi, dokumente allkirjastada.

Äritehingute fakte kinnitav dokumentatsioon on ettevõtte jaoks äärmiselt oluline. Selle disainile tuleb läheneda väga hoolikalt. Iga viga võib põhjustada negatiivseid tagajärgi.

Tänapäeval on raamatupidamises olulisel kohal esmase dokumentatsiooni korrektne vormistamine. Seetõttu peab iga raamatupidaja teadma, kuidas seda tüüpi dokumente õigesti koostada. See artikkel on pühendatud sellele küsimusele.

Esmasteks dokumentideks loetakse raamatupidamiskande tegemise ja registrisse kandmise alust. Neid raamatupidamises kasutatavaid dokumente käsitletakse juhtimisdokumentatsiooni süsteemi osana.

Raamatupidamises lubatakse dokumente esmase dokumentatsiooni registrisse kanda ainult siis, kui need on koostatud struktuuri järgi, mis paikneb teatud ühtseid vorme sisaldavates albumites. Need on spetsiaalselt loodud esmase dokumentatsiooni jaoks. Nendel vormidel leiate nõutavate dokumentide näidised. See vorm määratakse kindlaks Vene Föderatsiooni õigusaktidega. Vorm kinnitati Venemaal rahandusministeeriumi korraldusega.

Need on klassifitseeritud vastavalt ülevenemaalisele juhtimisdokumentatsiooni klassifikatsioonile, lühend OKUD. Selle klassifikatsiooni järgi on igale esmasele dokumendile määratud OKUD-kood.

Raamatupidamisosakonnas on vajadusel olemas tüüpvorm sellise info töötlemiseks. Võimalik lisada täiendavaid ja uusi ridu. Need uued andmed, mis olid ette nähtud varem legaliseeritud kujul, tuleb jätta muutmata. Tehtud uued muudatused vormistatakse vastavalt kehtivale määrusele (korraldusele). Need muudatused raamatupidamise ja kassatehingutega seotud vormides ei kehti.

Venemaa riikliku statistikakomitee poolt heaks kiidetud vormid sisaldavad teatud kodeeritud teabega tsoone. Need täidetakse täielikult kooskõlas Vene Föderatsioonis vastu võetud klassifikaatoritega. Tuleb meeles pidada, et arvutiseadmete abil andmete töötlemisel saadud teabe kokkuvõtmiseks ja klassifitseerimiseks kasutatakse koode, millel pole aktsepteeritud klassifikaatorile vastavaid linke (see kehtib veeru "Protseduuride tüüp" ja muu kohta). Need kinnitatakse rangelt kooskõlas valitud kodeerimissüsteemiga, mille see organisatsioon legaliseeris.

Lisaks kuulub raamatupidamisse ka raamatupidamisdokumentatsioon, mille ettevõte on iseseisvalt välja töötanud. Need on raamatupidamises spetsiaalsed vormid, millel on vajalikud andmed. Need on ette nähtud Venemaa õigusaktidega. Raamatupidamine võimaldab iseseisvat arendamist, kuid ainult sellist teavet, mis ei sisalda albumites standardseid näidiseid.

Tänapäeval on raamatupidamises esmaste andmete töötlemise kohustuslikud üksikasjad:

• dokumentatsiooni registreerimise kuupäev;
• nimi;
• Organisatsiooni nimi. Märgitakse organisatsioon, kelle nimel see teave koostati;
• asjaajamiskorra läbiviimise ja registreeringu õigsuse eest vastutanud isiku/isikute ametikoha nimetus;
• asjaajamiskorra sisu väljendub maksumuse näitamises, samuti loomulikus väljenduses;
• Kõikidel dokumendis märgitud isikutel peavad olema isiklikud allkirjad.

Kogu esmase dokumentatsiooni kvaliteetne, õigeaegne täitmine (ärge unustage neis märgitud andmete usaldusväärsust), samuti edasine ülekanne raamatupidamisosakonnale tuleb läbi viia rangelt kindlaksmääratud aja jooksul. Seda tehakse kuupäeva kajastamiseks raamatupidamises. Need protseduurid vormistavad dokumendid koostanud ja allkirjastanud inimesed.

Peate teadma, et raamatupidamises saab nende inimeste nimekirja, kellel on algdokumendile allkirjaõigus, koostada ainult organisatsiooni juht (eelmisel kokkuleppel pearaamatupidajaga). Allkirjaõiguslike ametnike nimekirja saavad määrata ainult need inimesed. Dokumentatsioonile, millel teostatakse erinevaid fondidega seotud äritoiminguid, saavad allkirjastada ainult juhataja ja pearaamatupidaja. Lisaks ülalnimetatud isikutele on lubatud ka teiste isikute allkirjad. Tuleb meeles pidada, et need kõik peavad olema eelnevalt juhi ja pearaamatupidaja poolt kinnitatud.

Järelikult on raamatupidamises esmased dokumendid otseseks tõendiks järgmist tüüpi äriprotseduuride rakendamise kohta: sularaha väljastamine, kaupade eest tasumine ja muud. Need koostatakse vahetult menetluse ajal või pärast selle lõpetamist (kui seda ei ole võimalik menetluse ajal koostada).

Vastavalt olemasolevale klassifikatsioonile jagunevad raamatupidamise algdokumendid järgmisteks tüüpideks:

• raamatupidamise registreerimine;
• vabandav;
• organisatsiooniline ja administratiivne.

Vaatame kahte viimast rühma üksikasjalikumalt:

Esmase dokumentatsiooni nimekirja korrektseks pidamiseks raamatupidamisosakonnas töötati välja ja seejärel kinnitati kindel dokumendivoo ajakava. See määrab liikumise aja, ettevõttesisese esmase dokumentatsiooni ülekandmise korra ja selle edasise vastuvõtmise raamatupidamisosakonnas.

Kõiki neid raamatupidajale laekunud dokumente tuleb kontrollida vastavalt järgmistele punktidele:

• aritmeetiline punkt. See tähendab summa arvutamist;
• semantilise sisu järgi. Dokumendis tuleks jälgida seost selle üksikute näitajate vahel. See ei tohiks sisaldada sisemisi vastuolusid;
• formaadi järgi. Kontrollitakse dokumendi õigsust ja täielikkust, samuti selles sisalduvate andmete täitmise õigsust.

Kui dokumendis leitakse parameetrite järgi ebakõlasid, tuleb need parandada. Isik, kes selle kujundas, peaks muutma. Mõnikord on vaja kogu dokument rekonstrueerida.

Alles pärast kontrollimist edastatakse dokumentatsioon raamatupidamisosakonda. Info nendelt kantakse üle raamatupidamisregistritesse. Dokument ise saab märgise, mis välistab selle taaskasutamise võimaluse. See märk võib tähistada raamatupidamisregistrisse kandmise ja kandmise kuupäeva.

Raamatupidamises on lubatud esmase dokumentatsiooni koostamine arvuti- või paberkandjal. Masina kandja kasutamisel tuleb teha paberile koopia.

Kogu teave arhiveeritakse ainult kronoloogiliselt. See on valmis, seejärel köidetud ja kaustadesse salvestatud. Selle protseduuriga kaasneb tunnistuse väljastamine. Arhiivihoones säilitamise ajal tuleb teavet kaitsta volitamata paranduste eest. Parandusprotsessi saab läbi viia ainult siis, kui põhjus on põhjendatud. Tehtud parandused kinnitatakse ametniku allkirjaga. Sisestada tuleb paranduse kuupäev.

Säilitusaeg

Esmase dokumentatsiooni säilitamine toimub teatud ajavahemikel, mis on ette nähtud Vene Föderatsiooni õigusaktides. Selle kohaselt peab organisatsioon säilitama kõiki esmaseid dokumente, samuti raamatupidamis- ja aruandlusregistreid vähemalt 5 aastat. Sel juhul tuleb maksude tasumiseks ja arvutamiseks vajalikku teavet säilitada 4 aastat. Samuti säilitatakse kahjumit tõendavaid dokumente kogu ettevõtte maksustatava kasumi varasemalt saadud kahju summa võrra vähendamise perioodi jooksul. Dokumentatsiooni, mis kajastab kõigi töötajate personali ja isiklikke kontosid, säilitatakse arhiivis 75 aastat.

Tuleb meeles pidada, et säilitustähtaeg hakkab kogunema dokumentatsiooni koostamise aastale järgneva aasta 1. jaanuarist.

Õigusaktid ei sätesta selgeid reegleid selliste dokumentide taastamise korra rakendamise kohta. See aspekt on oluline olukordades, kus midagi on kahjustatud või kadunud.

Teatud eeskirjad sisaldavad selgeid nõudeid esmase raamatupidamise dokumentatsiooni säilitamisperioodi kohta. Kuid kaotuse korral läbiviidavat samm-sammulist protseduuri ei ole määratletud. Sellises olukorras on vaja korraldusega määrata komisjon, kes viib läbi uurimise, et selgitada välja dokumendi kahjustamise, kaotsimineku või terviklikkuse rikkumise põhjused. Uuringusse on võimalik kaasata uurimisasutuste esindajaid, turva- ja tuletõrje esindajaid. Sellele järgnevad taastamismeetmed.

Veaparandus

Rääkisime lühidalt vigade parandamisest ülaltoodud esmases dokumentatsioonis. Dokumentides ja raamatupidamisregistrites olemasolevate vigade parandamine on ette nähtud Venemaa õigusaktidega.

Nende seadusandlike normide kohaselt on panga- ja kassainfoga seotud dokumentides paranduste tegemine rangelt keelatud. Muudes olukordades tehakse parandused alles siis, kui kõigi asjaajamiskorras osalejatega on kokkulepe. See kokkulepe peab olema kinnitatud kõigi parandustöös osalejate allkirjadega. Märkige kindlasti ka kõigi paranduste tegemise kuupäev.

Pea meeles, et raamatupidamises tuleks parandamist vajavad dokumendid läbi kriipsutada õhukese ja selge joonega, et läbikriipsutatud paranduse algne sisu/tähendus jääks selgelt nähtavaks. Rekvisiitide lähedusse peaksite tegema märkuse "Uskuge parandatut". Pärast seda peab parandus olema kinnitatud paranduse teostanud ametniku allkirjaga. Dokumendis peavad olema märgitud tema initsiaalid ja perekonnanimi.

Ülaltoodud sätete tundmine aitab teil õigesti ja kiiresti koostada raamatupidamise esmase dokumentatsiooni.

Video "Mis on esmased raamatupidamisdokumendid"

Pärast salvestuse vaatamist saate teada, kuidas esitada esmaseid dokumente Venemaa maksuametile.

Raamatupidamise esmased dokumendid on olulised mitte ainult raamatupidamises, vaid ka maksuseadusandluses, eelkõige kohustuste ulatuse määramisel. Seetõttu on esmase dokumentatsiooni koostamise eest vastutavatel isikutel äärmiselt oluline teada kõiki raamatupidamise nüansse ja lisaks mõista nende klassifikatsiooni töö lihtsustamiseks.

Mis on raamatupidamise esmased dokumendid

Esmasteks dokumentideks loetakse neid, mis registreerivad teatud juba tehtud äritoimingud. Raamatupidamisse saate jätta kande ja sisestada selle registrisse ainult esmase raamatupidamise dokumentatsiooni olemasolul. Seda peetakse ettevõtte juhtimissüsteemi lahutamatuks osaks. Sellest lähtuvalt võib julgelt väita, et raamatupidamise esmased dokumendid on dokumentaalsed tõendid üksuse majandustegevusega seotud sooritatud tehingute kohta, mis tõid kaasa teatud majandusliku efekti.

Klassifikatsioon

Kõigile esmase teemaga seotud küsimust puudutavatele punktidele kehtivad 402-FZ sätted ja normid. Määruses on kirjas, et neid tõendeid on vaja maksuhalduriga suheldes kinnituseks arvutuste õigsuse kohta. See tähendab, et maksuametnikel ei ole maksubaasi määramise protsessi osas pretensioone.

Vastavalt kehtivatele eeskirjadele kuulub esmane dokumentatsioon kohustuslikule säilitamisele 4 aastat. Selle aja jooksul saavad maksuhaldurid igal ajal nõuda dokumente uurimiseks ja kontrollimiseks. Lisaks toimivad esmased dokumendid sageli kohtuvaidlustes tõenditena.

Väärib märkimist, et esmase dokumentatsiooni konkreetsed vormid ei ole seadusandlikul tasandil fikseeritud. Selles küsimuses on äriüksusel võimalus valida variant, mis rahuldab tema vajadusi ja on heaks abiks edasises töös.

Raamatupidamise esmased dokumendid: nimekiri

Põhifunktsioone täitvate sertifikaatide täielik loetelu jääb reeglina muutumatuks ja kinnitatakse kõrgeimal tasemel. Praegu sisaldab see kategooria:

1. Kokkulepe. Need sätestavad tehingu täpsemad tingimused, poolte kohustused ja finantsküsimused. Üldjuhul on siin ära märgitud kõik tingimused, mis on ühel või teisel viisil tehinguga seotud. Pange tähele, et mõne tehingu puhul pole kirjalikku lepingut vaja. Seega alates hetkest, kui ostja saab müügitšeki kätte, loetakse tehing sõlmituks.
2. Kontod. Seda tüüpi dokumentide abil kinnitab ostja oma valmisolekut müüja kaupade (teenuste) eest tasuda. Lisaks võivad arved sisaldada tehingu lisatingimusi ja kajastada konkreetseid hindu, mille müüja oma toodetele ja teenustele määrab. Kui ostja ei ole mingil põhjusel talle esitatud toote (teenusega) rahul, on tal õigus nõuda arve alusel oma raha tagasi.
3. Pakkimisnimekiri. See kuvab kõigi üleantavate kaupade või materjalide täieliku loendi. Arve tuleb koostada mitmes versioonis sõltuvalt tehingus osalejate arvust.
4. Vastuvõtmise ja üleandmise akt. See koostatakse teenuse osutamise tulemuste põhjal kinnitusena, et töö tulemus vastab eelnevalt märgitud kriteeriumidele ja on vastuvõtva poole poolt täielikult heaks kiidetud.
5. Palgalehed. Need kuvavad kõik palgaarvestusega seotud probleemid palgatud töötajatega. Lisaks tuleks siin kuvada kogu teave boonuste, lisatasude ja muude töötajate rahaliste stiimulite mehhanismide kohta.
6. Vastuvõtu- ja üleandmistunnistused nr OS-1. Seda tüüpi dokumentatsiooni kasutatakse põhivara sisendi või väljundiga seotud tegevuste registreerimiseks.
7. Sularaha dokumendid, mis sisaldavad sissetulevaid ja väljaminevaid kassaordereid ning lisaks kassaraamatut. Need sisaldavad teavet müügi osana tehtud finantstehingute kohta.

Klassifikatsioon

Raamatupidamise algdokumentide liigid on üsna mitmekesised ja sõltuvad eelkõige dokumendi konkreetsest kasutamise eesmärgist lähitulevikus. Kõige populaarsem klassifitseerimisfunktsioon on aga esmase dokumentatsiooni jagamine sise- ja väliseks.

Sisedokument on ettevõtte omand ja selle väljastab teatud küsimuste lahendamiseks. Selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja see kehtib eranditult selle ettevõtte jurisdiktsioonis. Seega koosneb see kategooria nendest dokumentidest, mis on vajalikud ühe ettevõttesisese äritegevuse efektiivseks läbiviimiseks. Samas, kui dokument saabub ettevõttesse väljastpoolt või selle koostavad ettevõtte spetsialistid ja edastatakse seejärel teistele juriidilistele isikutele (maksuhaldur, kliendid jne), siis tunnistatakse see väliseks.

Sisedokumentidel on omakorda ka oma klassifitseerimistunnused, mis võimaldavad need rühmitada kolme kategooriasse:

1. Administratiivne (organisatsiooniline). Need näitavad teavet, mida tuleb edastada ettevõtte, struktuuriüksuste ja filiaalide töötajatele ning nende juhtidele. Nende abiga annab ettevõte teatud korraldusi, mida tuleb hoolikalt järgida. See rühm sisaldab mitmesuguseid tellimusi, juhiseid ja palju muud.
2. Täitja (vabandav), mis kuvavad esialgu teatud äritoimingute läbiviimist ja nende lõpetamist kinnitavaid fakte.
3. Raamatupidamisdokumendid. See kategooria on üldine ja on vajalik teistes paberites sisalduva teabe süstematiseerimiseks ja nende edasiseks kogumiseks ühte dokumenti.

Teatud asjaoludel võib dokumente ka kombineerida. Sellesse rühma kuuluvad need dokumendid, mis võivad samaaegselt sisaldada organisatsioonilise ja toetava dokumentatsiooni põhijooni. Ilmekamad näited on siin erinevad kassaorderid, nõuded, eelaruandlus ja palju muud.

Raamatupidamisregistrid ja nende klassifikatsioon

Iga tehingu tegemisel koostatakse esmane dokumentatsioon. Niipea kui see on täielikult täidetud, tuleb kogu selles märgitud teave dubleerida vastavasse raamatupidamisregistrisse. Ja see on omamoodi kandja, mis kogub tehingu kohta põhiteavet. Registri olemusest lähtuvalt saab välja tuua mitu klassifitseerimiskriteeriumi. Näiteks välimuselt paistavad registrid kasutajatele raamatute, lihtsate lehtede ja registrikaartidena.

Registri pidamise mehhanismide põhjal võib eristada veel kolme rühma:

1. Kronoloogiline, kus kõik toimunud sündmused on näidatud rangelt ajakava järgides. See tähendab, et kõigepealt peate märkima need toimingud, mis toimusid varem ja nii edasi. Sellised registrid on kõige keerulisemad, kuna need sisaldavad tohutul hulgal teavet ja üsna sageli võib mõni toiming ära jätta.
2. süstemaatiline, millesse algselt sisestatakse kõik tehingud majandusnäitajate kujul. Seega kajastavad seda tüüpi registrid teostatud äritehingute majanduslikku mõju ning analüüsivad kulude ja tulude näitajaid. Kõige markantsem näide süstemaatilisest registrist on kassaraamat.
3. Kombineeritud, millel on nii süstemaatiliste kui ka kronoloogiliste registrite põhijooned.

Esmase dokumentatsiooni sisu

Paljudel kasutajatel on küsimusi selle kohta, mis on esmased raamatupidamisdokumendid ja millised nõuded neile kehtivad. Seadusandlikul tasandil on sätestatud mitu sätet, mis näevad ette, et põhipaari dokumentides peab olema teatud teave. Eelkõige peavad esmased dokumendid vastavalt föderaalseaduse-402 artikli 9 lõikele 2 sisaldama järgmist teavet:

• Dokumendi pealkiri;
• Valmistamise kuupäev;
• andmed nimetatud dokumendi koostaja kohta (ettevõtte täisnimi);
• käesoleva dokumendiga seotud majandustegevuse olemus;
• tehingu finantsarvutused;
• tehingu eest vastutavate ametnike allkirjad ja nende initsiaalid.

Raamatupidamise esmase dokumendi näidis

Dokumentide koostamise reeglid

Seadusandja kehtestab raamatupidamise esmaste dokumentide koostamiseks teatud reeglid. Seega on üheks põhinõudeks täpsus ning grammatiliste ja kirjavahemärkide ja kirjavigade puudumine. Kui maksuteenistus avastab teatud puudused, peab rikkuja dokumendi uuesti vormistama ning korduva rikkumise korral võidakse teid karistada. Üldiselt peaksite selles küsimuses pöörama suurt tähelepanu järgmistele soovitustele:

1. Lubatud on pasta- ja tindipliiatsite, spetsiaalsete arvutusseadmete ja arvutite kasutamine.
2. Koostamist saab alustada siis, kui on plaanis teostada teatud äritehinguid, mis vajavad kuvamist. Samas on erandolukordades täiesti võimalik ka pärast tehingu sooritamist dokument vormistada.
3. Kõik arvutusandmed tuleb näidata nii numbrilises kui ka kirjalikus vormis. Seega peaks iga numbri kõrval olema pealdis.
4. Äärmiselt oluline on täita kõik vormil märgitud andmed. Kui mingil põhjusel teavet pole, ei saa te tühja rida jätta. Sellesse peaks ilmuma kriips.

Kui te neid soovitusi ei järgi, võib teil tekkida suuri raskusi. Seega, kui maksuteenistus tuvastab auditi käigus dokumendi ebaõigeks, tekib kahtlus tehtud arvutuste õigsuses ja maksubaasi määramises.

Kui mingil põhjusel on vaja teatud kohandusi teha, ärge mingil juhul kasutage korrektoreid ja varjundeid, kuna need on vastuvõetamatud. Parandusi saab teha järgmistel viisidel:

1. Kontuuri korrigeerimine. Ebaõigete andmete esitamisel tuleb see õhukese joonega läbi kriipsutada ja selle kõrvale märkida õiged andmed. Sel juhul peab iga sellise paranduse asemel olema joonealune märkus. "Õige usk" märkides ära paranduse tegemise kuupäeva ja paranduse teinud ametniku allkirja. Siiski märgime, et raha laekumist ja kulutamist tõendavate dokumentide puhul on see meetod sobimatu.
2. Täiendav sissekanne. Seda meetodit kasutatakse olukordades, kus tehingute koguväärtused sooritatakse oluliselt vähendatud näitajatega. Et dokumenti mitte uutmoodi vormistada, saab jooksval või järgmisel perioodil puuduolevate summade kohta teha täiendavaid kandeid.
3. Pööramine. Vale kirje parandatakse negatiivsete väärtuste abil. Kogu ebaõiget teavet korratakse punase tindiga ja selle kõrval on näidatud õiged kirjed.

Esmase aruande saab koostada nii kirjalikul kui ka elektroonilisel kujul. Viimasel ajal on paljud ettevõtted teavet dubleerinud ja koostanud nii paber- kui ka elektroonilist versiooni. Esimesi kasutatakse hiljem sisehuvides, kuid nõudmisel esitatakse föderaalsele maksuteenistusele kontrollimiseks elektroonilised koopiad.

Järeldusi võib teha mitu. Riik ei kinnita esmase dokumentatsiooni kohustuslikke vorme, mis annab ettevõtjale õiguse iseseisvalt määrata edaspidi praktikas kasutatava dokumendi vorm. Kohe pärast dokumendi registreerimist tuleb kõik sellelt andmed kanda raamatupidamisregistrisse.

Esmane dokumentatsioon raamatupidamises

Tere tulemast, kallid lugejad, minu ajaveebi!

Tavaliselt vaatan iga päev oma töömeili läbi, kuid sel nädalal see ei õnnestunud ja kirju on kogunenud palju. Täna otsustasin selle lahti võtta ja uue artikli teema tuli iseenesest. Räägime esmasest dokumentatsioonist, sest see on registrite alus ja oluline osa raamatupidaja tööst.

Õpingute ajal ei olnud see teema kõige olulisem ja teoreetiliselt oli seda raske omandada, kuid tööle asudes tuli kaotatud aeg tasa teha. Vaatame eelnevalt kõiki nüansse, et vältida raskusi tulevikus. Eelmises teemas vaatlesime raamatupidamisregistreid, ma tean, et see on natuke keeruline, kuid pärast tänast artiklit muutub see veidi lihtsamaks.

Esmase dokumentatsiooni tasapinnal enesekindlaks navigeerimiseks kaalume:

• Ettevõtte esmase dokumentatsiooni mõiste ja eesmärk.
• Kohustuslikud üksikasjad ja muudatused algdokumentides on lubatud.
• Dokumentide rühmad, tüübid, detailsusastmed ja võimalikud redigeerimised.
• Esmase dokumentatsiooni kehtivus ja säilitusajad.

Peamine eesmärk on õppida eristama esmast dokumenti ülejäänud võrdselt olulistest paberitest, meeles pidama nende üksikasju ja liike. Luban, et see saab olema huvitav, alustame!

Kuidas õigesti töötada raamatupidamise esmase dokumentatsiooniga

Algajatele, kogenematutele raamatupidajatele ja ettevõtjatele tahaksin selgitada raamatupidamise esmase dokumentatsiooniga töötamise põhimõtteid.

Dokumendid, millega töötate, on jagatud kahte rühma:

• Kelleltki saadud;
• Sinult pärit.

Kuidas saabuvate dokumentidega töötada?

1. Tehke kindlaks: kas see dokument on raamatupidamisdokument?

Arvestusse võetav dokument peab sisaldama raamatupidamises kajastamiseks vajalikku teavet, st sisaldama teavet iga lõppenud ärisündmuse kohta.

Näiteks kassatšekk “räägib” kellelegi maksmisest (rahakulu), arve - kaupade ja materjalide liikumisest (kviitung-kulu) jne. Aga näiteks töötaja avaldus väljastamise sooviga avanssi ilma juhi viisata töötamiseks vastu võtta ei saa .

Igasugused märkmed, mustandid, ajaleheväljalõiked jms ei ole raamatupidamisdokumendid. Samuti dokumente, mis on koostatud rikkudes neile kehtestatud reegleid.

2. Tehke kindlaks: kas see dokument kehtib teie organisatsiooni kohta või mitte?

Lihtsamalt öeldes peab dokument olema selle ettevõtte jaoks asjakohane, st see peab sisaldama teie organisatsiooni andmeid või tuleb need väljastada teie töötajale.

See juhtub, et erinevatel põhjustel toovad nad teile dokumente, mis pole selle organisatsiooniga seotud. See võib olla lihtsalt viga. Või võib juhtuda, et töötaja püüab teadlikult aruandekohustuslikke summasid maha kanda.

Samuti on võimalik, et kaupade ja materjalide (tööde, teenuste) ostudokumente väljastatakse sihilikult antud ettevõttele, et saada täiendavaid summasid maksusoodustusteks.

Kui teie tegevuse liigi ja dokumendi olemuse lahknevus on silmatorkav, siis on parem seda dokumenti mitte arvesse võtta.

Veel üks punkt – võib-olla pole vastaspoolel põhjust seda dokumenti teile väljastada, st teil pole temaga lepingulist suhet.

Näiteks saatis energiaettevõte teile arve, mõistmata, et teie tarbitud elektri eest tasub mõni teine ​​organisatsioon, näiteks üürileandja.

3. Kontrollige üksikasju.

Oma andmete õigsuse eest vastutab vastaspool. Tänapäeval kasutavad paljud ettevõtted arvutiprogramme ja seetõttu reeglina ei eksi nende detailides, kuigi seda juhtub. Kuid tasub oma andmed üle kontrollida – need võivad sageli sisaldada vigu.

Eraldi tuleb öelda käsitsi kirjutatud dokumentide kohta - lisaks sellele, et neis on vigu, juhtub ka seda, et dokument on võltsitud, s.t näiteks olematu ettevõtte nimel välja kirjutatud.

Seda, kas selline ettevõte on olemas või mitte, saab veel kord kontrollida Kasahstani Vabariigi maksukomitee veebisaidil asuva maksumaksjate registri kaudu.

Dokumendis olevad allkirjad peavad olema ehtsad ehk täpselt need inimesed, kellele nad kuuluvad ja neil inimestel peab olema õigus sellistele dokumentidele allkirja anda. Faksiallkirjad ei ole dokumentidel lubatud.

Ühes organisatsioonis võib olla mitu pitserit. Kontrollige, kas sellel dokumendil on tempel. Näiteks ei tohiks arvel olla templit „Personalressurss”.

Juhtub ka seda, et ekslikult väljastatakse dokument sarnase nimega organisatsioonile. Kõigil sellistel juhtudel peate selle organisatsiooniga ühendust võtma ja nõudma dokumendi uuesti koostamist.

4. Kas dokumendis kajastatud sündmus pandi ka tegelikult toime?

Võib-olla ei tarninud tarnija teile neid kaupu ja materjale või ei osutanud teile neid teenuseid. Või väljastas vastaspool arve suurema mahu, hinna ja vastavalt ka vajaliku summa kohta.

Näiteks teie lattu ei tarnitud arvel märgitud kaupa. Teie spetsialistid peavad selle dokumendiga nõustuma (kinnitama). Antud näite puhul peab laojuhataja seda oma allkirjaga kinnitama kauba kättesaamisel.

Ja hinda, mahtu ja ostutingimusi tuleb võrrelda lepingutingimustega. Kas seda peab kinnitama majandusteadlane – turundaja või tarnija.

5. Määrake, millisesse perioodi dokument kuulub.

Perioodid võivad olla:

• Käesolev kuu,
• jooksev kvartal,
• sellel aastal,
• Eelmine kuu
• viimane veerand
• eelmisel aastal.

See määrab, kas see dokument tuleb raamatupidamises aktsepteerida. Jah, juhtub ka seda, et tuuakse näiteks Arve möödunud perioodi kohta - see on sinu enda otsustada, kas võtta see raamatupidamisse või mitte.

Üldjuhul olete muidugi kohustatud dokumendi raamatupidamisse vastu võtma, kuid kui te seda aktsepteerite, põhjustab see vajaduse korrigeerida aruandeid, sealhulgas maksuaruandeid.

Kui aga jooksva aasta möödunud perioodi (eelmine kvartal, eelmine kuu) aruandeid pole raske parandada, siis eelmise aasta aruandeid võib olla väga raske parandada. Valik on sinu;

Võib-olla oli teil see dokument juba olemas. Siis on see kas duplikaat (koopia) või võeti see dokument teilt millegi eest ja on nüüd tagastatud. Olge ettevaatlik, et te ei postitaks sama dokumenti kaks korda. See tekitab topeltkäibe ehk suurendab ebamõistlikult teatud summasid.

6. Tehke kindlaks, millisesse raamatupidamise osasse dokument kuulub.

Raamatupidamise jaotised:

1. Kassaaparaat,
2. pank,
3. Materjalid,
4. kaubad,
5. Põhivara,
6. Vastutavad isikud
7. Tarnijad,
8. Ostjad jne.

Kuidas töötada sissetulevate dokumentidega

Olemas on dokumentide reguleerimine vastavalt raamatupidamise osadele. Seda saate lugeda igast raamatupidamise õpikust. Näiteks pangaväljavõte on jaotises "Pank" olev dokument; kutsutakse ka registrit, kuhu selle dokumendi esitate.

See on lihtne. Kuid kaupade ja materjalide vastuvõtmisega seotud dokumentidega on olukord keerulisem.

Tehke kindlaks, milline on teie ettevõtte jaoks saadud varud: materjal, toode, põhivara, immateriaalne vara või teenus/töö (ja see võib juhtuda)?

Materjal- seda kasutatakse töös ja samal ajal tarbitakse, st lõpeb. Näiteks on see paber, bensiin, tsement jne. Materjal muudab oma kuju: see oli tsement - sellest sai betoontoode.

Toodet erinevalt materjalist töös ei kasutata, see ostetakse edasimüügiks, s.o müügiks. See on selle ainus erinevus. Kuid praktikas võib toode olla paber, bensiin või tsement, olenevalt sellest, millega me kaupleme.
1C programmi kaupade kataloogi nimetatakse nomenklatuuriks.

Peaasi- see on omamoodi töös kasutatav tööriist, mis erinevalt materjalist ei muuda oma füüsilist vormi. See tähendab, et see ei lõpe ja seda ei tarbita.

Näiteks on see laud, arvuti, auto jne. Ja pärast mitmeaastast kasutamist jäävad need lauaks, arvutiks ja autoks. Ainult töö ajal toimub OS-i amortisatsioon (kulumine).

1C programmis nimetatakse operatsioonisüsteeme põhivaraks.

Samuti juhtub, et teatud teenuse (töö) kohta väljastatakse dokument, justkui müüks teile toodet. Näiteks teenindusjaam vahetas teie auto mootoris õli ja arvel on "õlivahetus" asemel kirjas "mootoriõli selline ja selline, selline ja selline kogus, sellise ja sellise hinnaga."

Küsige endalt küsimus: kas me saime selle toote tegelikult meie kätte? Ei. Siis on see teenus (töö) ja see dokument tuleb vastavalt kätte saada.

7. Millisesse registrisse (ajakirja) te selle dokumendi esitate?

Tehke see kohe kindlaks ja eelistatavalt kohe pärast töötlemist esitage dokument oma kohale. Tõsi, dokumenti ei saa veel “eemaldada” – see nõuab siiski mõningast muutmist või mõne asjaolu täpsustamist. Selliste paberite jaoks on soovitatav omada eraldi kaust või eraldi salv.

Üks hullemaid puudusi, mis raamatupidajal võib olla, on laiskus. "Hilisemaks" kõrvale jäetud dokument võib põhjustada palju probleeme.

Seetõttu on parem dokumente menetleda võimalikult kiiresti pärast kättesaamist. Objektiivsetel põhjustel edasi lükatud dokumendid tuleb vormistada kohe, kui selleks võimalus tekib.

8. Tehke kindlaks: kas tulevikus on selle dokumendiga seotud sündmusi?

Mõnel dokumendil võivad olla tagajärjed tulevikus. Näiteks maksukomisjoni teatis võib tulevikus põhjustada ebameeldivaid tagajärgi: konto arestimine jne. Seetõttu tuleb selliste dokumentidega tegeleda kohe, lükates kõik muud asjad edasi.

On ka dokumente, millel võivad olla ebameeldivad tagajärjed pärast teie kinnitust nende õigsuse kohta. Näiteks vastavusaruanne, mis näitab teie võlgnevusi – see võib olla teie ettevõtte vastu hagi esitamise aluseks.

Seetõttu, kui te pole kindel, on parem jätta sellised dokumendid juhi äranägemise järgi. Muude dokumentide puhul võib nõuda muude dokumentide hankimist.

Näiteks kauba kättesaamise arved ilma arveta. Võib juhtuda, et tehakse kindlaks, et teie vastaspool esitab teile hiljem üldarve teatud perioodi või kaubakoguse kohta.

Sel juhul tuleb need arved koguda ja kohe pärast perioodi lõppu või kokkulepitud mahu laekumist tarnijale arvet meelde tuletada.

Siinkohal tuleb mainida järgmist: raamatupidaja peab hoidma kontrolli vajalike dokumentide õigeaegse laekumise üle.

Dokumendid, mille eeldatav kättesaamine on teile teada, tuleb nõuda vastaspoolelt või vastutavalt töötajalt, kui neid ettenähtud aja jooksul ei laeku.

Allikas: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Algdokumendid raamatupidamises

Raamatupidamisregistrite kannete tegemise aluseks on algdokumendid.

Algdokumendid võetakse raamatupidamises vastu, kui need on koostatud vastavalt esmase raamatupidamise dokumentatsiooni ühtsete vormide albumites sisalduvale vormile vastavalt Vene Föderatsiooni raamatupidamise ja finantsaruandluse määrustele, mis on kinnitatud rahandusministeeriumi korraldusega. Venemaa 29. juuli 1998 nr 34 n (muudetud 26.03.2007 nr 26n)

Vajadusel võib tüüpvormile lisada täiendavaid ridu ja veerge, kuid kõik kinnitatud vormis ettenähtud andmed tuleb säilitada. Tehtud muudatused tuleb vormistada vastava korraldusega (juhisega).

Vastavalt Venemaa Riikliku Statistikakomitee 24. märtsi 1999. aasta 24. märtsi 1999. aasta resolutsiooniga nr 20 kinnitatud raamatupidamise esmase dokumentatsiooni ühtsete vormide kasutamise korrale ei tohi muuta ainult sularahatehingute kajastamise dokumendivorme.

Venemaa riikliku statistikakomitee heakskiidetud vormid pakuvad teabe kodeerimise tsoonid, mis täidetakse vastavalt ülevenemaalistele klassifikaatoritele.

Koodid, millel pole linke ülevenemaaliste klassifikaatoritega (näiteks veerud nimega "Toimingu tüüp"), on mõeldud teabe kokkuvõtmiseks ja süstematiseerimiseks andmete töötlemisel arvutitehnoloogia abil ning sisestatakse vastavalt organisatsioonis kasutusele võetud kodeerimissüsteemile. .

Lisaks aktsepteeritakse raamatupidamises väikeettevõtte poolt iseseisvalt välja töötatud vorme, mis sisaldavad föderaalseaduses "Raamatupidamise kohta" sätestatud asjakohaseid kohustuslikke üksikasju.

Saate iseseisvalt välja töötada ainult neid dokumente, mis ei sisaldu ühtsete vormide albumites.

Raamatupidamise esmaste dokumentide üksikasjad

Esmaste raamatupidamisdokumentide kohustuslikud andmed hõlmavad järgmist:

• Dokumendi pealkiri;
• selle valmistamise kuupäev;
• organisatsiooni nimi, mille nimel dokument koostati;
• äritehingu sisu füüsilises ja rahalises mõttes;
• äritehingu teostamise eest vastutavate isikute ametikohtade nimetused ja selle täitmise õigsus;
• nende isikute isiklikud allkirjad.

Raamatupidamise esmaste dokumentide õigeaegse ja kvaliteetse täitmise, nende raamatupidamises kajastamiseks ettenähtud aja jooksul raamatupidamisele üleandmise, samuti neis sisalduvate andmete usaldusväärsuse tagavad need dokumendid koostanud ja allkirjastanud isikud.

Raamatupidamise esmaseid dokumente allkirjastama volitatud isikute nimekirja kinnitab organisatsiooni juht kokkuleppel pearaamatupidajaga.

Rahaliste vahenditega tehtavate majandustehingute dokumenteerimiseks kasutatavatele dokumentidele kirjutavad alla organisatsiooni juht ja pearaamatupidaja.Juhataja ja pearaamatupidaja asemel võivad esmastele dokumentidele alla kirjutada ka teised ametiisikud, kuid nende loetelu peab kinnitama organisatsiooni juht ja pearaamatupidaja. pearaamatupidajaga kokku lepitud.

Esmane dokument on kirjalik tõend majandustehingu sooritamise (kauba eest tasumine, sularaha väljastamine arvele vms) kohta ning see tuleb vormistada tehingu tegemise ajal, kui see ei ole võimalik, siis kohe pärast selle sooritamist. .

Dokumentide liigid

Kõik põhidokumendid võib jagada järgmistesse rühmadesse:

1. organisatsiooniline ja haldus;
2. vabandav;
3. raamatupidamisdokumendid.

Korraldus- ja asjaajamisdokumendid on korraldused, juhised, juhised, volikirjad jne. Need dokumendid võimaldavad teatud äritehinguid teha.

Täiendavad dokumendid on arved, nõuded, vastuvõtukorraldused, vastuvõtuaktid jne. Need dokumendid kajastavad majandustehingu fakti ja neis sisalduvad andmed kantakse raamatupidamisregistritesse.

Mõned dokumendid on nii lubavad kui ka õigustavad. Nende hulka kuuluvad näiteks kassaorder, palgaleht jne.

Dokumentide liikumise ajakava organisatsioonis

Esmaarvestuse nõuetekohaseks pidamiseks töötatakse välja ja kinnitatakse dokumendivoo ajakava, mis määrab ettevõttesisese esmaste dokumentide liikumise järjekorra ja ajastuse ning nende raamatupidamisosakonda laekumise.

Kontrollida tuleb raamatupidamisosakonda (raamatupidaja) saabunud esmaseid dokumente:

• vormi järgi (dokumendi täielikkus ja korrektsus, andmete täitmine);
• aritmeetiliselt (summade loendamine);
• sisu järgi (üksiknäitajate seos, sisemiste vastuolude puudumine).

Raamatupidamisregistrid

Pärast vastuvõtmist kantakse esmase dokumendi teave üle raamatupidamisregistritesse ja dokumendile endale tehakse märge, et välistada selle kahekordse kasutamise võimalus (näiteks märgitakse raamatupidamisregistrisse kandmise kuupäev).

Raamatupidamisregistrid- Need on spetsiaalselt kohandatud paberilehed mandaatide salvestamiseks ja rühmitamiseks. Neid hoitakse spetsiaalsetes raamatutes (ajakirjades), eraldi lehtedel ja kaartidel, arvutitehnoloogia abil saadud masindiagrammide kujul, samuti magnetlintidel, ketastel, diskettidel ja muudel arvutikandjatel.

Majandustehingud peavad olema kajastatud raamatupidamisregistrites kronoloogilises järjekorras ja rühmitatud vastavate raamatupidamiskontode järgi.

Välimuselt on raamatupidamisregistrid järgmised:

1. raamatud (kassa, põhi);
2. kaardid (põhivaraarvestus, materjaliarvestus);
3. ajakirjad (lahtised või vooderdatud lehed).

Vastavalt tehtud kirjete liikidele jagunevad registrid järgmisteks osadeks:

1. kronoloogiline (registreerimispäevik);
2. süstemaatiline (kontode pearaamat);
3. kombineeritud (ajakirjade tellimused).

Vastavalt raamatupidamisregistrites sisalduva teabe üksikasjalikkuse tasemele on need:

1. sünteetiline (kontode pearaamat);
2. analüütiline (kaardid);
3. kombineeritud (tellimispäevikud).

Kanded algdokumentidesse tuleb teha vahenditega, mis tagavad nende kannete ohutuse nende arhiivis säilitamiseks kehtestatud aja jooksul.

Raamatupidamise alg- ja koonddokumente saab koostada nii paberkandjal kui ka arvutikandjal. Viimasel juhul on organisatsioon kohustatud omal kulul esitama selliste dokumentide koopiad paberkandjal teistele äritehingutes osalejatele, samuti Vene Föderatsiooni õigusaktide kohaselt kontrolli teostavate ametiasutuste nõudmisel. , kohus ja prokuratuur.

Arhiivi esitamiseks valitakse dokumendid välja kronoloogilises järjekorras, täidetakse, köidetakse ja kantakse kaustadesse. Dokumentide arhiivi esitamisega kaasneb tõend.

Raamatupidamisregistrite säilitamisel tuleb neid kaitsta volitamata paranduste eest. Vea parandamine raamatupidamisregistris peab olema põhjendatud ja kinnitatud paranduse tegija allkirjaga, märkides ära parandamise kuupäeva.

Isikud, kellel on juurdepääs raamatupidamisregistrites ja raamatupidamise sisearuannetes sisalduvale teabele, on kohustatud hoidma ärisaladust. Selle avalikustamise eest vastutavad nad Vene Föderatsiooni õigusaktidega.

Vigade parandamine esmastes dokumentides ja raamatupidamisregistrites. Kooskõlas Art. Raamatupidamise föderaalseaduse artikkel 9 ei ole lubatud sularahas ja pangadokumentides parandusi teha.

Muudele raamatupidamise esmastele dokumentidele saab parandusi teha ainult kokkuleppel majandustehingutes osalejatega, mis peavad olema kinnitatud dokumentidele alla kirjutanud samade isikute allkirjadega, märkides ära paranduste tegemise kuupäeva.

Esmasdokumendi parandamisele kuuluv detail kriipsutatakse läbi selge, kuid peenikese joonega, nii et on näha parandatud detaili algne tähendus (sisu). Selle kõrvale tehakse käsitsi kirjutatud märge “Usu parandatut,” ning parandus on kinnitatud paranduse tegija allkirjaga, millele on märgitud perekonnanimi ja initsiaalid.

Raamatupidamise esmaste dokumentide säilitusajad

Kooskõlas Art. Raamatupidamise föderaalseaduse artikli 17 kohaselt on organisatsioonid kohustatud säilitama esmaseid raamatupidamisdokumente, raamatupidamisregistreid ja finantsaruandeid riigiarhiiviasjade korraldamise reeglite kohaselt kehtestatud perioodide jooksul, kuid vähemalt viis aastat.

Esmaste dokumentide taastamine

Raamatupidamisalased õigusaktid ei sisalda selgelt kehtestatud reegleid, mis reguleeriksid esmaste dokumentide taastamise korda nende kadumise korral.

Mitmed määrused määratlevad ainult esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad. Õigusaktid ei sätesta, mida organisatsioon peaks tegema, kui dokumendid kaovad temast mitteolenevatel põhjustel. Venemaa maksuameti Moskva 13. septembri 2002. aasta kirjas nr 26-12/43411 soovitatakse organisatsiooni juhil esmaste dokumentide kaotsimineku või hävimise korral:

• määrab korraldusega esmaste dokumentide kaotsimineku või hävimise põhjuste uurimiseks komisjoni, kuhu kutsutakse vastavalt vajadusele osalema uurimisasutuste, julgeoleku ja riikliku tuletõrjejärelevalve esindajad;
• võtta meetmeid nende esmaste dokumentide taastamiseks, mis kuuluvad taastamisele ja säilitamisele seadusega kehtestatud aja jooksul. Näiteks saab pangakontode rahavoogude aruannete koopiaid saada pankadest, kus organisatsiooni kontod on avatud; vastaspooltelt saab küsida lepinguid, akte, arveid jne.

Kuid kõigi kadunud dokumentide duplikaate ei ole alati võimalik hankida, näiteks kui vastaspooli on palju, kuna varem teadaolevatel aadressidel pole tarnijaid (ostjaid) või selliste kontaktide puudumise tõttu. Seega ei saa organisatsioon objektiivsetel põhjustel taastada kõiki kaotatud esmaseid dokumente.

Praktiline küsimus: mida sel juhul teha? Kas maksuhaldurit tuleks teavitada?

Mitmete ekspertide hinnangul ei ole maksuinspektsiooni teavitamine vajalik, seda enam, et see ei aita vältida võimalikku vastutust ning esmaste dokumentide puudumine võib kaasa tuua rahatrahvi vastavalt art. 120 Vene Föderatsiooni maksuseadustik.

Sel juhul saab maksumaksja valida kolm võimalust:

1. Võimalusel taastage kadunud dokumendid (vähemalt osaliselt).
2. Teha paranduskanded dokumenteerimata kulude kohta ja kajastada parandused aruandeaasta uuendatud tuludeklaratsioonis, sest dokumenteerimata kulusid maksuarvestuses kuluna ei kajastata.
3. Võimaldada maksuhalduri esindajatel maksurevisjoni läbiviimisel määrata eelarvesse tasumisele kuuluvad summad arvutamise teel maksumaksja käsutuses olevate andmete alusel, samuti teiste samalaadsete maksumaksjate andmete alusel (p 7). Vene Föderatsiooni maksuseadustiku punkt 1, artikkel 31).

Esmaste dokumentide arestimine

Neid võivad konfiskeerida ainult uurimisasutused, eeluurimisasutused ja prokuratuur, kohtud, maksuametid ja siseasjade organid vastavalt Vene Föderatsiooni õigusaktidele tehtud otsuste alusel.

RSFSR Rahandusministeeriumi 26. juuli 1991. a kiri nr 16/176 kinnitas Kasumi (tulu) varjamist (alahinnangut) või kasumit (tulu) kajastavate dokumentide arestimise korra juhendi riikliku maksuinspektsiooni ametniku poolt. muude objektide maksustamise eest varjamine ettevõtete, asutuste, organisatsioonide ja kodanike eest.

Pearaamatupidajal või muul organisatsiooni ametnikul on õigus dokumentide arestimist läbi viivate ametiasutuste esindajate loal ja juuresolekul teha neist koopiaid, märkides ära arestimise põhjuse ja kuupäeva.