IC-s "Ingosstrakh".

Klient

Kindlustusselts Ingosstrakh asutati 16. novembril 1947. aastal. Täna on see föderaalsel tasandil universaalne kindlustusandja, üks kodumaise kindlustusjuhte kindlustusturul. SPAO Ingosstrakhi teenused on saadaval kogu Venemaal tänu laiale piirkondlikule võrgustikule, mis hõlmab 83 filiaali. Lisaks tegutsevad välismaal Ingosstrahhi kapitali osalusega ettevõtted ja kindlustusandja esindused.

Olukord

Ingosstrachi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise etapis oli oluline leida tööriist, mis võimaldaks töödelda umbes 1500 dokumenti päevas ja automatiseerida 6000 töötaja tööd. Erilist tähelepanu pöörati süsteemi jõudlusele ja selle töö suurele kiirusele, samuti võimalusele arendada EDMS-i iseseisvalt või abiga. kolmandate osapoolte organisatsioonid, olles seega müüjast sõltumata. Ettevõte pidi oma töös kasutama erinevaid elektroonilisi allkirju, mistõttu pidid ostetud süsteemil olema Venemaa FSB litsentsid krüpteerimis- (krüptograafiliste) vahenditega kaitstud tarkvara arendamiseks ja levitamiseks. Samas pidi EDMS-i tarnija tagama süsteemi juurutamise lühikese ajaga.

Lahendus

Kindlustusseltsi spetsialistid uurisid turul saadaolevaid süsteeme ja valisid välja kaks, mis vastasid kõikidele nõuetele. Pärast seda viidi need läbi võrdlev analüüs, ning võeti vastu otsus LÕPUtöö dokumendi- ja ülesannete haldussüsteemi juurutamiseks. Valitud süsteemi üheks oluliseks eeliseks oli täisfunktsionaalne veebiklient, mis võimaldab töötada mis tahes seadmest, sõltumata sellest, kus töötaja parasjagu asub.

Kindlustusseltsi poolt soetatud süsteemi THESIS laiendatud väljaanne on laia funktsionaalsusega, mis võimaldab lahendada mitte ainult klassikalisi kontoritöö probleeme, vaid ka muuta EDMS-i organisatsiooni unikaalsete protsesside jaoks sobivaks, samuti integreerida seda muud süsteemid. EDMS LÕPUTÖÖ paigaldamine ja seadistamine kindlustusseltsi serveriseadmetele viidi läbi eemalt ja lühikese ajaga. Seejärel viisid EDMS-i arendaja Holmonti ettevõtte tehnilise toe spetsialistid läbi kohapealse koolituse süsteemiadministraatoritele ja selle võtmekasutajatele.

Tulemus

Dokumendi- ja ülesannete haldussüsteem TEZIS aitas automatiseerida tööd sissetuleva ja väljamineva kirjavahetusega, lihtsustas dokumentide kinnitamist ja koosolekute korraldamist. EDMS-is viidi ellu pakkumisdokumentide üleandmise protsess, vormistati kohtute kirjavahetuse aruanded ning sai võimalikuks e-Token elektroonilise sertifikaadi kasutamine elektrooniliseks allkirjastamiseks.

Tänu LÕPUTÖÖ integreerimisosa laiaulatuslikele võimalustele lõid Ingosstrakhi spetsialistid EDMS-ist saabuva kohtuliku kirjavahetuse automaatse lisamise protsessi automatiseeritud infosüsteemi, mis võimaldas jälgida kõiki kohtukutse ja teateid, menetlus- ja kohtudokumente, mis saabuvad ettevõte.

Ettevõte plaanib TESIS-süsteemi edasi arendada. Tellimuse kinnitamise nõuded juurutatakse EDMS-is ja muudetakse mobiiliversiooni. Praegu käib töö automatiseeritud süsteemiga integreerimiseks infosüsteem, mis võimaldab genereerida juhtimisaruandlust ja kasutada süsteemi personalidokumentide liikumiseks.

Süsteemi aktiivne kasutamine ettevõtte sees oli tõukejõuks EDMS-i TÖÖ skaleerimiseks. Kindlustusselts Ingosstrakh omandas litsentsid piiramatu arvu ühenduste jaoks. 2017. aasta oktoobri seisuga on süsteemis registreeritud umbes 6000 kasutajat ja loodud on üle 430 000 dokumendi.

164

Kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise omadused

Kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihaldussüsteemi valimise omadused

Kindlustusseltside töö põhijooned on järgmised:
. Märkimisväärne dokumendivoo maht, töö erinevat tüüpi dokumentidega;
. Vajadus täita rahalisi kohustusi klientide ees kindlustusjuhtumi korral;
. Aktiivne suhtlemine alltöövõtjatega, et hinnata kahjusid kindlustusjuhtumi ja selle tagajärgede võimaliku likvideerimise korral;
. suurte kliendiandmebaaside pidamine;
. Geograafiliselt hajutatud filiaalide võrgu olemasolu;
. Agentide töö reisiv iseloom;
. Vajadus uute vahendite järele kindlustusteenuste edendamiseks.
Sellest lähtuvalt peab kindlustusorganisatsioonis rakendatav elektrooniline dokumendihaldussüsteem need probleemid võimalikult tõhusalt lahendama. Seetõttu on kindlustusvaldkonna parim kontoriautomaatika programm terviklik ECM-platvorm, mille funktsionaalsus on kohandatud vastavalt valdkonna spetsiifikale.
Sellise süsteemi näide on ettevõtte Double Bee (Moskva) arendajate pakutud tööstusväljaanne bb workspace Insurans Service.
Tööstuslahenduse Insurans Service eelised
. Täielik funktsionaalsus erinevat tüüpi dokumentatsiooni töötlemiseks, suure standarddokumentide raamatukogu olemasolu;
. Sisseehitatud eelarvestamise, CRM-i, personali- ja ajajuhtimise moodulid;
. Kaasaegse AIDCAS turunduse edendamise strateegia rakendamine, mis põhineb tööl klientidega nende vajadusi arvestades;
. Lihtne juurutamine ja kiire õppimine töötajate poolt;
. Peaaegu null haldust;
. Integratsioon MS Office'i kontoriprogrammide komplekti ja võimsa 1C raamatupidamisplatvormiga;
. Sisseehitatud tööriistad dokumentide skannimiseks nende hilisemaks registreerimiseks ja töötlemiseks;
. Võimalus töötada eemalt ja koos postiagendiga;
. Kiire skaleerimine universaalsetel kasutajalitsentsidel.
Seega vähendab kindlustusseltsi dokumendivoo automatiseerimine bb tööruumi Insurans Service programmi abil oluliselt äritegevuse kulusid ja võimaldab efektiivsemalt kasutada spetsialistide tööjõudu.

Moeka bb-tööruumi süsteemi eelised

Dokumendi liikumise põhireeglid

"Finantsjuhtimine kindlustusseltsis", 2007, N 4
ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE VOOLU KINDLUSTUSET
Ühegi kindlustusseltsi töö on tänapäeval võimatu ilma automatiseeritud arvutisüsteemide kasutamiseta. Traditsiooniline paberdokumendivoog asendub elektroonilisega, kuna esimene ei vasta enam ärinõuetele ega suuda tagada andmetöötluse kiirust. Selles artiklis kirjeldatakse elektroonilise dokumendihalduse eeliseid ja selle kasutamise algoritme.
Elektrooniline dokumendihaldus ettevõtlusele
Üha populaarsemaks muutub ettevõtete dokumentide automatiseerimise teema. Automatiseeritud dokumendihaldussüsteemide turg on viimastel aastatel pidevalt kasvanud. Paljud ettevõtted, kes võtavad kasutusele elektroonilise dokumendihalduse, loodavad saada järjekordset arvutiimet, mis vähendab kulusid, suurendab läbipaistvust ja kontrollitavust ning kiirendab töötlemisprotsessi. Kuid enamasti imet ei juhtu ja elektroonilisel kujul dokument jääb ikkagi dokumendiks, mida tuleb ette valmistada, toimetada, kokku leppida, lugeda, teostada, kontrollida, järgides samu protseduure, mida tehti paberdokumentidega. Dokumentidega töötavate töötajate arv ei vähene ning menetlemisaja lühenemist, kui see ka tegelikult juhtub, kompenseerib dokumendi elektroonilisele vormistamisele kuluv aeg. Siiski on ärivaldkondi, kus elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide kasutamine võib oluliselt mõjutada. Eelkõige puudutab see neid valdkondi, kus säilitatavate ja töödeldavate dokumentide mahud on märkimisväärsed ning info otsimise ja ligipääsu kiirus võib anda ettevõtetele konkurentsieelise.
Kindlustus on ärivaldkond, kus töödeldakse suurt hulka erinevat tüüpi dokumente: lepinguid, kindlustuspoliise, avaldusi, tõendeid, arstitõendeid, kinnisvara omandiõigust tõendavaid dokumente, uuringutulemusi ja muid dokumente, mille sortide arv. keskmise kindlustusseltsi jaoks ületab saja. Kõik need dokumendid vormistatakse toimikuteks, toimikud moodustavad arhiividesse paigutatud köiteid, millele juurdepääs toimub kindlustusjuhtumite toimumise hetkel, lepingutingimuste muutudes, selle kehtivusaja lõppedes ja muudes dokumentides. juhtudel. Mida suurem on kindlustusselts, seda suuremat valikut kindlustusprogramme see pakub ja seda mitmekesisem on tema dokumentatsiooniarhiiv.
Püüdes jõuda võimalikult paljude klientideni, avab kindlustusselts esindused teistes piirkondades ja linnades, mis lahendavad hajutatud arhiivide korrastamise või dokumentide keskkontorisse toimetamise probleeme. Suuremahuliste dokumentidega tegelemine kindlustusseltsis on osa tema tegevusest, seega võib dokumentide menetlemise probleemide lahendamine reaalselt parandada ettevõtte efektiivsust, klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti.
Elektrooniliste arhiivide ehitamine ja dokumenditöötlusprotsesside automatiseerimine toimub reeglina spetsialiseeritud süsteemide baasil, mida ühiselt nimetatakse "Ettevõtte sisuhaldussüsteemideks (ECM)". See süsteemide klass hõlmab tööstuslikke platvorme, millel on mitmeid omadusi, alates võimalusest salvestada suuri dokumente mitmes hajutatud hoidlas, mis asuvad erinevates linnades või isegi riikides, kuni võimaluseni simuleerida dokumenditöötlusprotsesse ja nende integreerimist e-postiga. , veebisaite ja muid süsteeme. Seda tüüpi süsteemide kasutamine on õigustatud juhtudel, kui tegemist on suure infomahuga, korraldades usaldusväärse salvestuse ja tagades teabele kiire juurdepääsu.
Elektroonilise arhiivi kasutamine
Kui kasutate elektroonilist arhiivi ebaotstarbekalt, võite selle muuta lisakoormuseks, mis nõuab tarbetuid hoolduskulusid. Õige kasutamise korral muutub see vahendiks ettevõtte tõhususe suurendamiseks. Allpool on loetletud mõned võimalused, mida kindlustusselts elektroonilise arhiivi kasutamisel saab:
- kõik klientide ja vastaspoolte dokumendid skaneeritakse ja säilitatakse korrapäraselt elektroonilisel kujul;
- juurdepääs dokumentidele on võimalik (vastavalt juurdepääsuõigustele) igast kaugasutusest, sealhulgas Interneti kaudu;
- dokumendid on grupeeritud vastavalt kindlustuslepingutele, töövõtjatele, kindlustusjuhtumitele vastavalt ettevõtte allüksuste vajadustele;
- huvipakkuvale kliendile on võimalik avada kõik kindlustuslepingud;
- on võimalik vaadata kõiki antud kindlustuslepingu dokumente, sealhulgas dokumentide kõiki versioone, kui neis tehti muudatusi;
- huvipakkuva kindlustuslepingu alusel on võimalik avada kõik kindlustusjuhtumid, sealhulgas kõik dokumendid iga kindlustusjuhtumi kohta;
- on võimalik leida dokumente kõigi kindlustusprogrammide kohta, milles klient osales, sõltumata sellest, kas lepingud on sõlmitud kindlustatu endaga (üksikkindlustus) või ettevõtetega, kus see isik töötas (ettevõtte kindlustus);
- riskide hindamisel kindlustuslepingu sõlmimise käigus on võimalik saada teavet antud kliendi kõigi kindlustuslepingute kohta;
- kogu kindlustuslepingu ajaloo jooksul on võimalik näha kõiki kliendile saadetud teateid ja kirju;
- iga kindlustuslepingu kohta on kõigi lepingutingimuste muudatuste ajalugu kättesaadav dokumentide eraldi versioonidena;
- saab liikuda kindlustusjuhtumilt juhtumile kindlustuspoliis, kust pääsete ligi kõikidele antud kindlustuslepingu kindlustusjuhtumite juhtumitele.
Kõik arhiividokumendid on originaaldokumentidest saadud elektroonilised kujutised, mis tagab teabe usaldusväärsuse. Dokumente saab salvestada tuvastatud kujul, mis võimaldab otsida mitte ainult üksikute dokumendi üksikasjade järgi, vaid ka mis tahes sõnakombinatsiooni järgi otse dokumendi tekstis. Dokumentide otsimine ja neile juurdepääs toimub mõne sekundi jooksul.
Dokumendid võivad tulla ettevõttesse erinevatest allikatest (kindlustusagentuurid, maaklerid, vastaspooled) erinevas koosseisus (erinevad, komplektidena kliendi kaupa, pakkides lepinguliigi järgi). Mõned dokumendid võidakse kätte saada elektrooniliselt.
Enamik dokumente luuakse ettevõttes endas. Iga juhtumi puhul saab kasutada ainulaadset mehhanismi dokumentide paigutamiseks elektroonilisse arhiivi. Allpool käsitletakse mitmeid peamisi meetodeid.
Sünkroniseerimine ettevõtte kindlustussüsteemiga
Kindlustuspoliisi andmed sisestavad ettevõtte töötajad spetsiaalsesse kindlustussüsteemi. Kasutaja soovil või graafiku alusel sünkroniseeritakse kindlustussüsteem elektroonilise arhiiviga. Elektroonilises arhiivis koostatakse kindlustuspoliisikaardid, mis sisaldavad kindlustussüsteemist saadud andmeid. Kui kindlustuspoliisikaart on juba olemas ja kindlustussüsteemist on laekunud taotlus poliisi andmete uuendamiseks, luuakse elektroonilises arhiivis dokumendist uus versioon. Vanad poliitika üksikasjad jäetakse alles.
Dokumentide vastuvõtmine territoriaalsetest asutustest
Asutused on keskkontoriga ühendatud sidekanalite kaudu. Skannerid paigaldatakse esindustesse. Dokumentide saabumisel skannivad agentuuri töötajad dokumendid. Dokumendid sisenevad automaatselt elektroonilisse arhiivi ja paigutatakse vastava kindlustuslepingu toimikusse või kindlustusjuhtumi toimikusse.
Dokumentide viivitamatu paigutamine arhiivi kohe pärast nende kättesaamist agentuuridesse võimaldab ettevõtte spetsialistidel neid koheselt töödelda. See kiirendab oluliselt kindlustuspoliiside vormistamise ja kindlustusmaksete osas otsuste tegemise tsükleid.
Töötajate poolt dokumentide käsitsi paigutamine
Ettevõtte töötajad, kellel on täiendamisõigusega juurdepääs arhiivile, paigutavad elektroonilisel kujul saadud dokumendid "lohistades" need e-postist või arvuti kaustast.
Dokumentide import teistest süsteemidest
Kui ettevõttes on süsteemid, mis loovad klientidele automaatselt dokumente (teatised, infokirjad jne), on seadistatud nende dokumentide elektroonilisse arhiivi importimise kord. Dokumendid lisatakse automaatselt vastava kindlustuslepingu toimikusse.
Voogskannimine ja dokumendituvastus
Ettevõtte kindlustuslepingute alusel komplektidena kindlustusseltsile laekunud dokumendid, näiteks pangakindlustussertifikaadid, saab suure jõudlusega voogedastusskannerite abil automaatselt elektroonilisse arhiivi paigutada. Pärast skannimist tuvastatakse dokumentide üksikasjad ja sisu ning tuvastatakse atribuudid. See võimaldab paigutada dokumente arhiivi organiseeritult klientide ja vastavate kindlustuslepingute kaupa.
Dokumentide elektroonilisse arhiivi paigutamise mehhanismide seadistamine võimaldab automaatselt luua dokumentide salvestusstruktuuri vastavalt süsteemi manustatud reeglitele. Kaustade loomine arhiivistruktuuris toimub täielikult ilma kasutaja osaluseta.
Spetsiaalsete tööjaamade tugi
Dokumentidega töötamine nõuab mõnel juhul spetsiaalsete kasutajate tööjaamade korraldamist. Ilmekamad näited on reaktiivlennukite sõelumis- ja kindlustusspetsialistide töökohad.
Jet-sõeluuringu protseduur, mis seisneb kindlustussüsteemi sisestatud kindlustustaotluse andmete kontrollimises originaaldokumendiga, saab olla efektiivne vaid juhul, kui andmete elektroonilise kontrollimise mugavus kaalub üles tavapärase paberdokumentide kontrollimise. Spetsiaalsete 21-tolliste monitoride ja jagatud vaate režiimi kasutamine võimaldab korraldada kooskõlastusprotseduuri kasutajatele maksimaalselt mugavalt. See režiim jagab ekraani kaheks osaks. Üks osa sisaldab elusuuruses A4 dokumendilehte. Teises osas kuvatakse kinnitamist vajavad dokumendi üksikasjad. Kõik kontrollimiseks vajalikud andmed on töötaja monitori ekraanil.
Selles režiimis on emissioonispetsialistidel juurdepääs lisavõimalustele, mis võimaldavad täita riskide hindamiseks vajalikke kaalukoefitsiente. Spetsialistide töökohtade selline korraldamine võimaldab eemalduda paberdokumentidega töötamisest ja minna täielikult üle elektroonilisel kujul dokumentidega töötamisele.
Süsteemi lisafunktsioonid,
äriprotsesside tugi
Kindlustuslepingutega töötades peavad spetsialistid jälgima kindlustuspoliiside olekut. Kindlustusmenetluse jaoks võib selliseid tingimusi olla rohkem kui tosin: andmete kontrollimine, kindlustus, lisateabe nõudmine, arstlik läbivaatus, rahapuudus, kindlustussumma kinnitamise taotlus, poliisi väljastamisest keeldumine, valmisolek väljastada. poliitika jne. Poliitikaolekuid toetatakse dokumentide elutsükli mehhanismide abil. Teatud protseduuride seadistamine võimaldab töötajatel jälgida, millised poliitikad on konkreetses olekus ja millised poliitikad nõuavad edasist töötlemist. Töötajad oma töökohal jälgivad dokumentide seisu ja kui dokumendid liiguvad teatud staatustesse, viivad läbi dokumentide edasist menetlemist.
Elektroonilise dokumenditöötluse lisaeelis on see, et süsteem toetab äriprotsesse. Sel juhul ei jälgi enam töötajad dokumentide olekut, vaid süsteem edastab dokumendi automaatselt töötajalt töötajale vastavalt määratud dokumenditöötluskorrale. See võimaldab veelgi vähendada dokumentide töötlemise tsüklit ja parandada selliseid näitajaid nagu poliisi väljastamise aeg.
Audit, aruandlus, kontroll
Dokumentide töötlemise oluline element on aruandlus- ja kontrolliprotseduur. Mugavad aruandlustööriistad on konfigureeritud koondandmete vastuvõtmiseks tabelite kujul Exceli vormingus. See võimaldab kasutajatel kopeerida esitatud arvud koondaruannetesse või kasutada neid edasiste arvutuste tegemiseks.
Aruandlussüsteemi kasutatakse ka kontrollimiseks:
- dokumendid, mis on teatud elutsükli olekus kauem kui eeskirjadega määratud päevade arv;
- dokumendid, mille originaalid puuduvad;
- konkreetse asutuse poolt süsteemi sisestatud dokumendid;
- tulemuslikkuse distsipliin rakendustega töötamiseks;
- poliisid ei ole kindlustusvõtjale kätte toimetatud jne.
internetiühendus
Üha enam on ettevõtte süsteemide kohustuslik atribuut võime pakkuda kliendile teavet Interneti kaudu. See funktsioon võimaldab teil lühendada aega, mille jooksul kliendid teabele ligi pääsevad, ja parandada teabe edastamise kvaliteeti.
Ettevõtte sisuhaldustööriistade kasutamine ettevõtte ettevõtte infosüsteemi osana muudab teabe postitamise ettevõtte veebisaidile lihtsamaks. See võib olla kas teadete ja teabekirjade kujul klientidele edastatava uudisteabe automaatne avaldamine või klientidele veebipõhise juurdepääsu korraldamine nende isikukindlustuslepingutele. Veebijuurdepääs annab klientidele võimaluse jälgida kindlustuspoliiside seisu ja otsuseid kindlustusmaksete kohta, edastada nõutud infot ettevõtte töötajatele, saata kindlustuslepingu muutmise avaldusi ja muud kiiret suhtlemist eeldavat infot.
Kasutamise mõjud
Ülaltoodut kokku võttes võime märkida järgmisi kindlustusseltsis elektrooniliste arhiivide kasutamise mõjusid:
- spetsialistide töö optimeerimine;
- dokumentide kadumise võimaluse välistamine;
- kindlustuspoliiside väljastamise tsükli kiirendamine;
- kindlustusmaksete otsustustsükli kiirendamine;
- kõnekeskuse spetsialistide klientide päringutele vastamise kiirendamine;
- ettevõtte infosisu ja klientidele avatuse suurendamine;
- dokumentide töötlemise ja läbimise kontroll.
Analüüsides elektroonilise arhiivi ja dokumendiautomaatika kasutamise mõjusid kindlustusseltsis, võime julgelt väita, et dokumendihaldussüsteemide kasutamine kindlustusäris toob käegakatsutavat majanduslikku kasu ja konkurentsieeliseid. Töödeldava teabe mahu aastane kasv muudab peagi ilma nende tööriistadeta töötamise lihtsalt mõeldamatuks.
O. M. Pašin
Juht
süsteemsed lahendused
"KORUS Consulting"
Allkirjastatud pitsatile
10.12.2007

29. oktoober 2012 20:19

Ivan Nagornov, ettevõtte ekspertDIRECTUM-M

Ülaltoodud raskuste vältimiseks kaasaegsed süsteemid elektrooniline dokumendihaldus (ECM-süsteemid) võimaldavad kasutada integreerimis- ja vöötkoodimehhanisme. Selleks on vaja korralikult korraldada dokumentide menetlemise ja nende elektroonilisele vormistamise protsess. See artikkel tutvustab materjale, mis põhinevad ettevõtte DIRECTUM tegelikel kogemustel.

Allpool toon näite dokumendi sisestamise protsessi korraldamisest. Kõik klientidelt saadud dokumendid (näiteks KASKO leping seotud dokumentidega) on tähistatud vöötkoodiga, mis sisaldab kordumatut dokumendinumbrit (ID) ja selle dokumendi tüüpi. Mõnikord soovivad ettevõtted lihtsuse huvides panna dokumentide komplektile vöötkoodi, ka see on võimalik, kuid siis kaob võimalus automaatselt kontrollida dokumentide täielikkust ja salvestada automaatselt paberarhiivist eemaldatud originaaldokumentide tegelik asukoht. Saate dokumente vöötkoodiga märkida mitmel viisil:

● vöötkoodiga sildi kleepimine dokumendile. Sel juhul eeldatakse, et silte saab trükkida kohapeal etiketiprinteri abil või eeltrükkida (rullidele);

● vöötkoodide printimine otse dokumentidele, kasutades tavaliselt printerit, kui dokumendi esi- või tagaküljel on vaba ruumi;

● vöötkoodiga eraldi lehe printimine;

● vöötkoodi esialgne printimine koos teatud vormidega dokumentidega, näiteks KASKO poliitikaga.

Kindlustusseltsi raamatupidamissüsteemi integreerimine jaECM-süsteemid pakuvad täiendavaid eeliseid. Pärast kõigi dokumentide vöötkoodiga märgistamist sisestavad kindlustusseltsi töötajad kindlustuslepingu või kindlustusjuhtumi andmed kindlustusseltsi raamatupidamissüsteemi samamoodi nagu alati. Järgmisena kantakse osa töötaja sisestatud andmetest automaatselt üle kindlustusdokumentide elektrooniliste kujutiste säilitamise süsteemi (ECM süsteem). Selleks on vaja vaid kahte täiendavat nupuvajutust: esimene - kindlustusarvestussüsteemis, et alustada sisestatud andmete ülekandmist, teine ​​- vöötkoodiskanneril nende lugemisel dokumentidest (vöötkoodiskanner näeb välja sarnane toidupoes olevate vöötkoodiskanneritega kauplused). Pärast ülaltoodud toiminguid kuvatakse kindlustusdokumentide elektroonilises arhiivis kõik vajalikud andmed, sealhulgas vöötkoodi kodeeritud unikaalne dokumendinumber.

Seejärel skannib vastutav töötaja dokumendiskaneerimisjaamas dokumendid tavalisel skanneril, mis salvestab dokumendid spetsiaalsesse kausta, kust DIRECTUM kindlustusdokumentide säilitamise süsteemi teenus võtab failid ja jagab need eraldi dokumentideks vöötkoodi abil. , lisab selle vastavatele kaartidele, mis täideti automaatselt raamatupidamissüsteemist. Seega sisenevad skannerist dokumendid ilma käsitsi tööd kasutamata automaatselt kindlustusdokumentide elektroonilisse arhiivi koos kaartidel täidetud andmetega. Lisaks saab automaatselt salvestada ka dokumendi skaneerimise kellaaja/kuupäeva ja skaneeriva töötaja osakonna/nime.

Järgmisena läheb skannitud dokument spetsiaalsesse kausta, mis on mõeldud skaneeritud dokumentide kontrollimise eest vastutava töötaja jaoks. Kontrollimise eest vastutav isik kontrollib skannitud dokumentide kvaliteeti ja kui see ei ole rahuldav, saab dokumendi uuesti skaneerimisjaama tagasi saata.

Esialgu mittepaberdokumentide, näiteks õnnetuspaiga elektrooniliste fotode arhiivi sisestamist saab teha pärast kõigi paberdokumentide sisestamist, samuti ühe nupuvajutusega “fotod”. Need salvestatakse mitmeleheküljelise dokumendina ja neid saab hõlpsasti võrrelda näiteks auto kindlustuseelsete fotodega.

Nii moodustub kindlustusdokumentide arhiiv, mille dokumente saab kindlustusarvestussüsteemist ühe nupuvajutusega avada (selleks saab kasutada erinevaid integreerimismehhanisme nagu com-objekte või veebiteenuseid). Nüüd on kõik kliendidokumendid kiiresti leitavad. Vajadusel võivad töötajad saada erinevaid meeldetuletusi, näiteks lepingute lõppemise või mõne dokumendipaketi mittetäielikkuse kohta. Vöötkoodiskanneri kasutamine muudab arhivaari elu lihtsamaks ka siis, kui on vaja fikseerida originaaldokumentide arestimine ja tagastamine paberarhiivi – selleks tuleb lihtsalt skaneerida väljastatava/tagastatava dokumendi vöötkood ja näidata, et kellele see välja antakse ja kui kauaks.

Kui ettevõttel on mugav elektrooniline kindlustusdokumentide arhiiv, saab juba mõelda erinevate äriprotsesside automatiseerimisele, näiteks kahjude lahendamisele. Sel juhul on kahjude tasaarveldamise protsess juhtide ja töötajate ning vastavalt ka klientide jaoks läbipaistev, see tähendab, et on võimalik näha, kellel ja millises etapis on kliendi taotluse läbivaatamise protsess. Kinnitusprotsessi on võimalik kaasata "alalised töövõtjad", nagu sõltumatud eksperdid ning remondi- ja hooldusjaamad, võimaldades neile juurdepääsu dokumentidele veebiliidese kaudu või laadida need üles spetsiaalsesse portaali. Samuti saab pidada tüüpiliste kahjude registrit, et koguda statistikat ja teha seda statistikat arvesse võttes kontrolltoiminguid jne. Süsteemi edasiarenduseks võiks olla mitte ainult dokumentide, vaid ka “juhtumite” kogumine erinevate kindlustusjuhtumite analüüsimiseks.

Marina Khudomyasova, rühma 302 õpilane, eriala "Kindlustus"

Ettekanne teaduslik-praktilisel konverentsil "XXI sajand – infotehnoloogia sajand"

Lae alla:

Eelvaade:

Riigieelarve haridusasutus Moskva piirkonna "Kolomensky Agraar College" keskeriharidus

ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE VOOLU KORRALDAMINE KINDLUSTUSETTEVÕTES

Kolomna 2014

Sissejuhatus…………………………………………………………………………………
Põhiosa……………………………………………………………….
1. Mobiilsed lahendused kindlustusagentidele………………………………
2. Elektrooniline dokumendivoog ettevõtte finants- ja analüütilises tegevuses……………………………………………………………
3. Dokumendivoo automatiseerimine kahjude tasaarveldamisel……
Järeldus ………………………………………………………………………
Bibliograafia …………………………………………………………….

Sissejuhatus

Kindlustus on ärivaldkond, kus töödeldakse suurt hulka erinevat tüüpi dokumente: lepinguid, kindlustuspoliise, avaldusi, tõendeid, arstitõendeid, kinnisvara omandiõigust tõendavaid dokumente, uuringutulemusi ja muid dokumente, mille sortide arv. keskmise kindlustusseltsi jaoks ületab saja. Kõik need dokumendid vormistatakse toimikuteks, toimikud moodustavad arhiividesse paigutatud köiteid, millele juurdepääs toimub kindlustusjuhtumite toimumise hetkel, lepingutingimuste muutudes, selle kehtivusaja lõppedes ja muudes dokumentides. juhtudel. Mida suurem on kindlustusselts, seda suuremat valikut kindlustusprogramme see pakub ja seda mitmekesisem on tema dokumentatsiooniarhiiv.

Püüdes jõuda võimalikult paljude klientideni, avab kindlustusselts esindused teistes piirkondades ja linnades, mis lahendavad hajutatud arhiivide korrastamise või dokumentide transportimise probleeme. Peakontor. Suuremahuliste dokumentidega tegelemine kindlustusseltsis on osa tema tegevusest, seega võib dokumentide menetlemise probleemide lahendamine reaalselt parandada ettevõtte efektiivsust, klienditeeninduse kiirust ja kvaliteeti.

Elektrooniliste arhiivide ehitamine ja dokumenditöötlusprotsesside automatiseerimine toimub reeglina spetsialiseeritud süsteemide baasil, mida ühiselt nimetatakse "Ettevõtte sisuhaldussüsteemideks (ECM)". See süsteemide klass hõlmab tööstuslikke platvorme, millel on mitmeid omadusi, alates võimalusest salvestada suuri dokumente mitmes hajutatud hoidlas, mis asuvad erinevates linnades või isegi riikides, kuni võimaluseni simuleerida dokumenditöötlusprotsesse ja nende integreerimist e-postiga. , veebisaite ja muid süsteeme. Seda tüüpi süsteemide kasutamine on õigustatud juhtudel, kui tegemist on suure infomahuga, korraldades usaldusväärse salvestuse ja tagades teabele kiire juurdepääsu.

IN kaasaegne maailm Iga kindlustusseltsi töö on võimatu ilma info- ja kommunikatsioonitehnoloogiat kasutamata. Traditsiooniline paberdokumendivoog asendub elektroonilisega, kuna esimene ei vasta enam ärinõuetele ega suuda tagada andmetöötluse kiirust. Esitatud aruandes kirjeldatakse probleem elektroonilise dokumendihalduse ja tööalgoritmide korraldamine selle kasutamisel.

Selle probleemi aktuaalsus on viimasel ajal muutunud väga oluliseks, sest karmi konkurentsi tingimustes võimaldab just dokumendivoo automatiseerimine kiirendada kindlustusseltsi erinevate osakondade tööd ning teha olulisi operatiivseid ja strateegilisi otsuseid. tehtud.

Aruande eesmärk on välja selgitada elektroonilise dokumendihalduse kasutamise eelised kindlustusseltsides.

Aruande põhieesmärk on uurida ja süstematiseerida materjale elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutamise kohta Soglasie kindlustusseltsi poolt.

Põhiosa

1. Mobiilsed lahendused kindlustusagentidele

Kindlustusseltside üheks strateegiliseks algatuseks on jaemüügi tugevdamine läbi arendustegevuse agentide võrgustik. Tööd agentide müügikanaliga tihendades seisavad kindlustusandjad silmitsi mitmete probleemidega. Üks neist on see, et kindlustusseltside tariifisüsteem on nii keeruline ja mitmetahuline, et sellega töötamine on keeruline. paberkandja Agendi jaoks on see üsna raske ja see ei vasta tema töö iseloomule: müüja peab ennekõike müüma, mitte jändama paberimajandusega.

Kaasaegne ettevõte saavutab edu, luues uusi väärtusi töös nii „väliskliendi“ kui ka „sisekliendiga“, kes kindlustusandja jaoks on agent. Seetõttu varustavad kindlustusandjad müügivõrku “elektrooniliste assistentidega” ja mitte ainult preemiakalkulaatoriga, vaid seadmetega ettevõttega teabe vahetamiseks. Need annavad agendile võimaluse distantsilt läbida kogu kindlustuslepingu sõlmimise protseduur: määrata kindlustuspoliisi number, kanda ettevõttele andmed kindlustusobjekti ja omaniku kohta, auto ülevaatusakt, selle fotod jne. , samuti kiiresti ja täpselt määrata kindlustusmakse summa, teatada koheselt kasutatud poliisivormide ja kviitungite numbrid jne. See võimaldab agentil olla vähem "seotud" ettevõtte kontoriga ja pääseda kliendi asukohale võimalikult lähedale.

Ettevõte on omakorda huvitatud mitte ainult agendi lojaalsuse tugevdamisest atraktiivsete tingimuste loomise kaudu, vaid ka agentuuri taseme tõstmisest. infoturbe kindlustuslepingute sõlmimise kord. Käsitsi kirjutatud kindlustuspoliisi väljastamisel on teatud tsükkel, mille jooksul kliendi poolt poliisi ilmumise ja sama poliisi kindlustusandja raamatupidamissüsteemi ilmumise vahele jääb märkimisväärne ajavahemik. Kaasaegne konkurentsiolukord (konkurents teenuse kvaliteedi tasemel) aga eeldab, et teenus oleks hetkeline ja hakkaks toimima kohe, kui klient on kindlustatud. Kuid tegelikkuses võtab mõnes ettevõttes uue lepingu registreerimise protsess aega 1,5-2 kuud. Kindlustusagendi mobiilsed lahendused võimaldavad edastada sõlmitud kindlustuslepingu kohta info internetis kindlustusseltsi üldandmebaasi,“ ning kaotavad sellega ajavahe agendi kindlustuslepingu sõlmimise hetkest kuni teenusevõimaluste avanemiseni.

Uue tehnoloogia abil teenindatav klient saab olulisi eeliseid, mis ei seisne ainult kiirendatud noteerimises ja tariifiseerimises. Tegelikult on kõik teenindusosakonnad (kõnekeskus, tehniline tugiteenus jne) kohustatud kindlustuspoliisi numbri süsteemi sisestama ja kuni numbri sisestamiseni pole klienti nende jaoks olemas. See tähendab, et tegelikult hakkavad teenindusprogrammid tööle alles siis, kui kindlustusandja saab sellise kliendi olemasolust teada. Lepingu registreerimine süsteemis kindlustusagentide mobiilsete lahenduste kaudu võimaldab teil selle probleemi lahendada 1-2 minutiga. Lepingu täitmise aeg selle seadme kasutamisel võtab KASKO lepingu puhul 6-7 minutit ja liikluskindlustuslepingu puhul 4-5 minutit.

Kindlustusandjal on lisaks aja säästmisele agendi müüdavate poliiside kohta teabe hankimisel kasu ka sellest, et see aitab ära hoida kindlustuspettusi: kui kindlustusmakse laekub agendile, usub klient, et ta on kindlustatud. , ja kindlustusandjal pole poliisi, preemiat, ei ole infot, kuni klient tuleb tema juurde kahjuga. Objekti pildistamine mobiilseadmetes suurendab ka kontrolli, kuna agent jääb ilma võimalusest kindlustada juba kahjustatud auto.

Üks põhiküsimusi on ka teabe kaitse: erilist tähelepanu pööratakse klientide isikuandmete kaitsele nii teabe sisestamise kui ka töötlemise etapis.

Mobiilne kindlustuskontor võimaldab kindlustusagendil salvestada ja kiiresti leida infot kliendi, tema teenusega seotud sündmuste kohta, pidada ja säilitada elektroonilist kirjavahetust ega unustada lepingute lõppemise kuupäevi ja muid olulisi sündmusi.

Kindlustusseltsis CONSENT korraldatakse tegevuste automatiseerimine spetsiaalse andmebaasihaldussüsteemi abilDiasoft ja elektroonilised dokumendihaldussüsteemid (EDMS).

Kindlustuslepingud sõlmitakse mitte ainult otse kindlustusseltsi kontoris, vaid ka kindlustusobjekti asukohas, s.o.kindlustusagent töötab eemalt. Kord saavutatudnõusolek lepingu sõlmimiseks, kindlustuspoliisi elektrooniline versioon sisestatakse EDMS-i abil Diasofti süsteemi ja leping registreeritakse koheselt.

Näide. Kui olin praktikal, pöördus kindlustusandja Soglasie ettevõtte poole palvega kindlustada tema auto Renault-Duster Varguse ja Kahju riskide vastu (KASKO kindlustus), läksin koos kindlustusagendiga tema juurde. elukohast. Agent kasutas oma töös Mobile Office'i komplekti, mis sisaldas Diasofti andmebaasiga suhtlemiseks sülearvutit, mobiilset printerit ja USB-modemit.

Kindlustusmakse arvutamine, avalduse ja kindlustuspoliisi vormistamineTegin seda programmis 1C: Kindlustus. Elektroonilised versioonid dokumendid saadeti peakontorisse, peale lepingusüsteemis registreerimist sai kindlustusvõtja mobiilsele printerile prinditud poliisi. Auto ülevaatamiseks, pildistamiseks ja lepingu sõlmimiseks kulus ca 20 minutit.

Selle lepingu sõlmimise meetodi eeliseks on kindlustuspoliisi kohene registreerimine ettevõtte andmebaasis.

Muide, programmis 1C: Kindlustus kindlustusvahendaja vahendustasu (tema palk) arvutatakse automaatselt, kui sisestate kindlustuspoliisi andmebaasi.

1. Elektrooniline dokumendihaldus

ettevõtte finants- ja analüütilises tegevuses

Pärast jõustumist muutub iga leping raamatupidamise, sealhulgas raamatupidamise objektiks. See sisaldab laekuvaid makseid (raamatupidamine), nende laekumise plaani kontrollib ta (kindlustusosakond), selle tingimused on vajalikud kahjude lahendamise osakonnale kindlustusjuhtumi korral jne. Kuid nii või teisiti liigub dokumendivoog finants- ja analüütilisele tasandile.

Lisaks pakub see teave kokkuvõtlikul kujul huvi ettevõtte tippjuhtidele tegevuste operatiivseks analüüsiks erinevates aspektides (klientide, piirkondade, vastutavate täitjate jne poolt).

Kõrgeim tase on strateegilise planeerimise ja juhtimise plokk. Need on eelarve koostamise, kindlustustoodete kontekstis tegevuste analüüsimise ja tariifide arvutamise ülesanded.

Kui andmebaasi info on kogunenud, jõuab ettevõte automatiseerituse kõrgeimale tasemele. Tippjuhtidel on võimalik lahendada juhtimisarvestuse, analüüsi ja planeerimise probleeme. Näiteks iga lepingu kohta arvutatakse automaatselt tasuvusnäitajad (laekunud kindlustusmakse summa, kindlustusaktide alusel väljamaksete summa, edasikindlustusseltsidelt saadud summad jne).

Juhil on võimalus määrata piirkondlike müügiosakondade planeeritav aastatulu. Müügiosakonnad omakorda arvutavad nende andmete põhjal välja oma kindlustusportfelli ja saavad kasumlikkuse näitajad.

Lisaks jälgitakse ettevõtte eelarve täitmist. See moodustatakse filiaalides ja osakondades ning läheb peakontorisse konsolideerimiseks ja kinnitamiseks.

Kinnitatud eelarve tagastatakse osakondadele täitmiseks. Eelarve täitmist jälgitakse kasutades nn. "sularaha" meetod iga jaotuse kontekstis. Hälbe fakti jälgitakse ja seda saab analüüsida.

1. Dokumendivoo automatiseerimine

kahjude tasaarveldamisel

Kindlustusseltsi põhitegevuseks on kahjude tasumine pärast kindlustusjuhtumi toimumist. Kui kujutame seda protsessi ette etapiviisiliselt, näiteks kindlustuse rakendamisel sõidukit kahju eest, siis saate aru, kui palju dokumente on vaja täita, mitu kontorit läbida, et asi lõpuks lõpetada.

Kujutagem ette seda protsessi etappide jadana:

• Kindlustusjuhtumi avalduse täitmine;
• Kindlustusvõtja poolt kõik vajalikud dokumendid, mis kinnitab kindlustatu/soodustuse saaja omandiõigust kindlustusobjektile, samuti kindlustusmakse saamise õigust (sõiduki passi koopiad, sõiduki registreerimistunnistus, tehnoülevaatuse kupong, volikiri, vara ostu-müügileping, kindlustuspoliisi koopia, kviitungid järgmise kindlustusmakse tasumise kohta jne);
• Suunamine tekitatud kahju sisemisele või sõltumatule uurimisele;
• Kindlustatu esitab kõik vajalikud dokumendid, mis kinnitavad kindlustatu vara kahjustamise põhjustanud sündmuse fakti (tõendid liikluspolitseilt, siseministeeriumilt, eriolukordade ministeeriumilt, meditsiiniasutustelt jne) ;
• Kahjude hindamise tulemuste esitamine;
• Makseotsuse tegemine kindlustushüvitis või kindlustatu kahju hüvitamise viisi kohta;
• Kindlustushüvitise väljamaksmine, selle makse arvestus või tanklaga omavaheliste arvelduste läbiviimine ja taastamisremondi maksumuse kalkulatsioonide esitamine/arvestamine/koordineerimine;
• Kahju hüvitamise juhtumi lõpetamine.

Sarnane on see järjestus ka teiste kindlustusliikide – näiteks elukindlustuse – puhul: erinevad ainult esitatavate dokumentide komplektid ja isikute ring, kes kontrollib nende esitamise ja juhtumi kohta otsuste tegemise protsessi. Kahjude hüvitamise protsess toimub tavaliselt järjestikku.

Selle käigus tehakse järgmised otsused:

• kahju hüvitamise juhtumi avamisel;
• kahjustuste ekspertiisi läbiviimisel;
• Pettuste puudumise kohta;
• Kahjude hüvitamise dokumentide esitamise täielikkuse kohta;
• Positiivse otsuse kohta kahju hüvitamisel ja arveldusviisil;
• Kahjusumma suurendamisest varjatud kahjustuste avastamisel (sõidukil) või remondiarvestuse muutumisel vms;
• Juhtumi lõpetamise kohta.

Rakenduse marsruudi läbimise igas etapis, et teha piisav otsus, juurdepääs täispakett kahju tõendavad dokumendid, sh kindlustuslepingu/poliisi koopia, mis tuleb lisada Süsteemi kohe pärast kliendi poolt allkirjastamist. Sest Kindlustusfirmad sageli geograafiliselt hajutatud struktuur, omandab igas heakskiitmisetapis juhtumi kohta täieliku dokumentide komplekti esitamine erilise tähtsuse: see välistab kliendipoolse pettuse või pettuse võimaluse. kindlustusagent, samuti tagada juhtumi läbivaatamise kiirus.

Kindlustusseltsis CONSENT toimub kahjude lahendamise protsessi dokumendivoo automatiseerimine järgmiselt:

Kindlustusfirma spetsialist helistab kliendile elektroonilisest järjekorrast.

Seejärel täidab kindlustusvõtja koos kindlustusseltsi töötajaga avalduse kindlustusjuhtum, kontrollib spetsialist esitatud dokumentide andmete vastavust ja täielikkust.Kõik need dokumendid skaneeritakse ja sisestatakse andmebaasi, kliendi kausta jne.Pärast seda koostatakse vastuvõtutunnistus-dokumentide üleandmine deklareeritud sündmuse kohta. Järgmisena väljastatakse saatekiri sõiduki ülevaatuseks ning sõltumatu ekspert vaatab sõiduki üle ning koostab sõiduki ülevaatuse akti.

Kui kõik dokumendid on täidetud, võite alustada tööd teabeprogrammidega, eriti peate registreerima deklareeritud sündmuse Diasofti süsteemis.

Pärast avalduse registreerimist Diasoftis hakkab kindlustusfirma spetsialist täitma EDMS-i kahju tekkimise kohta.

Pärast EDMS-i täitmist suunatakse maksejuhtum ekspertiisiosakonna staadiumisse, kus lahendatakse autoremondi või kindlustushüvitise maksmise küsimus.

Loodud maksejuhtumiletelefoninumber ühendatudklient, kes saab SMS-sõnumeid kindlustusjuhtumi seisu kohta.

EDMS võimaldab selgelt jälgida, millises etapis konkreetne kahjude lahendamise juhtum on, vaadata neid, mille arveldamisele ülemineku aeg on möödas järgmine olek, teavitage vastutavaid täitjaid.

Samuti koostatakse standardnimekirjad kahju hüvitamise protsessi läbiviimiseks vajalikest dokumentidest. Ja kuna dokumentide skannitud koopiad paigutatakse otse Diasofti andmebaasi, saab pärast taotluse komisjonile läbivaatamiseks esitamist kogu teave arveldus- või keeldumisotsuse tegemiseks kättesaadavaks. Sellest lähtuvalt võimaldab süsteem teil taotluse tasumiseks raamatupidamisosakonda üle kanda või kliendile keeldumise kohta teatise koostada. Samuti on võimalik algatada regressiooniprotseduur.

Järeldus

Olles tutvunud Soglasie kindlustusseltsi elektroonilise dokumendihalduse korraldamise süsteemiga, võime järeldada, et elektrooniline dokumendihaldus:

1. vastab kaasaegse kindlustusäri nõuetele ja tagab kiire andmetöötluse;
2. võimaldab kiirendada kindlustusseltsi erinevate osakondade tööd;
3. võimaldab teha õigeaegselt olulisi operatiivseid ja strateegilisi otsuseid;
4. võimaldab agendil distantsilt läbida kogu kindlustuslepingu sõlmimise protseduuri;
5. aitab vältida kindlustuspettusi;
6. aitab kaasa juhtimisarvestuse, analüüsi ja planeerimise probleemide lahendamisele;
7. võimaldab selgelt jälgida, millises etapis konkreetne kahju hüvitamise juhtum on, näha neid, mille puhul on järgmisse staatusesse ülemineku aeg möödas, ja teavitada vastutavaid täitjaid.

Bibliograafia

1. Vene Föderatsiooni 27. novembri 1992. aasta föderaalseadus N 4015-1 “Kindlustustegevuse korraldamise kohta Eestis Venemaa Föderatsioon"(koos hilisemate muudatuste ja täiendustega).
2. Ermasov S.V., Ermasova N.B. Kindlustus: õpik / S.V.Ermasov, N.B.Ermasova. – M.: Kõrgharidus, 2008. – 317 lk.
3. Mikheeva E.V. Infotehnoloogia V ametialane tegevus majandusteadlane ja raamatupidaja: õpik. abi õpilastele institutsioonid prof. haridus / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. – M.: “Akadeemia”, 2013. – 240 lk.
4. Mikheeva E.V. Infotehnoloogiate töötuba majandusteadlaste ja raamatupidajate kutsetegevuses: õpik. abi õpilastele institutsioonid prof. haridus / E.V. Mikheeva, E. Yu. Tarasova. – M.: “Akadeemia”, 2014. – 352 lk.
5. Mikheeva E.V. Infotehnoloogiad kutsetegevuses: õpik. abi õpilastele institutsioonid prof. haridus / E.V. Mihheeva. – M.: “Akadeemia”, 2013. – 384 lk.
6. Kindlustus: õpik / toim. L.A.Orlanjuk-Malitskaja, S.Yu.Yanova. – M.: kirjastus Yurayt; Kirjastus Jurayt, 2011. - 643 lk.
7. SC "Nõusolek". http: //www.soglasie.ru
8. Elektrooniline ajakiri "Kindlustuspettuste kohta"http://i-news.narod.ru/criminal.html