Шишкоедова Н. Н. , доцент кафедры "Бухучет и аудит",
Курганский филиал АТ и СО

В конце года начинается подготовка данных годовой отчетности, важной составной частью которой является имущества строительной компании. В связи с этим напомним, как проводить инвентаризацию и отражать ее результаты в бухгалтерском и налоговом учете.

Основные правила

Необходимость проведения инвентаризации имущества и обязательств перед составлением годовой отчетности с целью обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета установлена в пункте 2 статьи 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Однако это не значит, что все имущество нужно пересчитывать и переписывать именно 31 декабря 2008 года. Начать годовую инвентаризацию можно и раньше (после 1 октября).

ПРИМЕР

При инвентаризации товарно-материальных ценностей в ООО «Монолит» обнаружена недостача строительного песка на общую сумму 36 000 руб. Виновные лица не установлены. Недостача в пределах норм естественной убыли по расчету составляет 7250 руб. Руководителем принято решение о списании суммы недостачи на финансовые результаты. Бухгалтер запишет:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10
- 36 000 руб. - списан недостающий песок на основании сличительной ведомости;

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 94
- 7250 руб. - списана недостача песка в пределах норм естественной убыли;

ДЕБЕТ 91 КРЕДИТ 94
- 28 750 руб. (36 000 - 7250) - списана недостача песка сверх норм естественной убыли.

В налоговом учете расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены, включаются в состав внереализационных расходов. Но для этого факт отсутствия виновных должен быть подтвержден уполномоченным органом государственной власти документально (подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ). В противном случае убытки в целях исчисления прибыли не учитываются.

ЗАЧЕТ ПО ПЕРЕСОРТИЦЕ

В соответствии с пунктом 5.3 Методических указаний по инвентаризации строительная компания может производить взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы.

Однако сделать это можно только в виде исключения в случае, если одновременно обнаружены излишек и недостача товарно-материальных ценностей одного и того же наименования:

За один и тот же проверяемый период;
- у одного и того же проверяемого лица;
- в тождественных количествах.

Поэтому, например, если имеется излишек песка и недостаток щебня, провести зачет по пересортице нельзя. Нельзя произвести зачет и в том случае, если обнаружен излишек песка на одной стройплощадке и недостача - на другой.

Чтобы упростить годовую инвентаризацию, редакция разработала для вас руководство. Мы разложили процедуру инвентаризации имущества и обязательств учреждения по полочкам. И предлагаем вам алгоритм проверки.

Как подготовиться к годовой инвентаризации

Создайте комиссию. Состав комиссии утвердите приказом руководителя (форма № ИНВ-22). Зарегистрируйте его в журнале учета контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (форма № ИНВ-23).

Определите остатки. До начала проверки председатель визирует последние приходные и расходные документы и делает в них запись с указанием даты: «до инвентаризации на ». Отразите в регистрах учета эти документы, определите остатки имущества и обязательств к началу проверки.

Возьмите расписки. Материально ответственные сотрудники в состав комиссии не входят, но присутствуют при проверке. Возьмите с них расписки, что все расходные и приходные документы сотрудники сдали в бухгалтерию или передали комиссии и что все ценности, которые поступили на их хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Такие же расписки должны дать подотчетники, у которых на момент проверки числится задолженность по данным бухгалтерского учета.

Годовая инвентаризация основных средств, непроизводственных и нематериальных активов

Когда проводить. Инвентаризацию проводите ежегодно, а основные средства проверяйте не реже одного раза в три года. Срок закрепите в учетной политике.

Что проверять. Проверьте:

• инвентарные карточки учета нефинансовых активов (ф. 0504031) и группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032);
• технические паспорта (формуляры) и другую документацию, в которой отражено техническое состояние объектов основных средств;
• документы на право оперативного управления на недвижимое имущество, нематериальные активы (патенты, свидетельства и т. д.);
• документы на право пользования объектами основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, которые учитываются на забалансовых счетах.

Как оформлять. Составьте инвентаризационные описи (сличительные ведомости) (ф. 0504087).

Машины, оборудование и транспортные средства внесите в описи индивидуально. По каждому объекту укажите заводской инвентарный номер по техпаспорту, год выпуска, назначение, мощность и т. д.

Однотипные предметы хозинвентаря, инструменты, станки и так далее одинаковой стоимости в описях отразите по наименованиям. Укажите их количество, если они поступили одновременно и на них открыта одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032).

При инвентаризации нематериальных активов проверьте правильность и своевременность их отражения в учете.

На основные средства, полученные в безвозмездное пользование, аренду и находящиеся на ответственном хранении, составьте отдельные описи в трех экземплярах. Сделайте в них ссылки на подтверждающие документы.

На объекты основных средств, пришедшие в негодность и не подлежащие восстановлению, составьте отдельную инвентаризационную опись.

• Важная статья:

Годовая инвентаризация материальных запасов

Когда проводить. Один раз в год перед годовой бухгалтерской отчетностью.

Что проверять. Материальные запасы, которые находятся в учреждении и распределены между материально ответственными лицами, и те, которых нет в учреждении (в пути, отгруженные, не оплаченные в срок, на складах других организаций). Вторые проверьте на обоснованность сумм на соответствующих счетах бухучета.

Как оформлять. Составьте инвентаризационные описи (ф. 0504087) по материальным запасам.

Материальные запасы (в том числе товары и готовую продукцию) занесите в описи по каждому наименованию. Укажите вид, группу, количество, артикул, сорт и другие данные.

Поступившие во время проведения инвентаризации материальные запасы занесите в отдельные описи. В них, в частности, укажите следующие данные:

• дату поступления;
• наименование поставщика;
• дату и номер приходного документа;
• наименование материальных запасов;
• количество, цену и суммы.

На приходных документах поставьте отметку «после инвентаризации», заверьте ее подписью председателя комиссии. Это будет основанием для МОЛ оприходовать данное имущество.

Если отпускаете матзапасы во время инвентаризации, занесите их в отдельную опись, а на расходных документах сделайте отметку «материальные запасы, отпущенные во время инвентаризации». Заверьте ее подписью председателя комиссии.

Отдельно отразите результаты инвентаризации материальных запасов:

• отгруженных, но не реализованных;
• находящихся в пути;
• находящихся на складах других организаций (в частности, переданных на хранение);
• переданных на переработку другим организациям.

Годовая инвентаризация расчетов и обязательств

Когда проводить. Ежегодно

Что проверять. Обоснованность сумм, которые числятся на счетах 205 000, 206 00, 208 00, 209 00, 210 00, 301 00, 302 00, 303 и 304 00.

Используйте данные аналитического учета, первичные документы, акты сверки расчетов. Последние нужны, чтобы подтвердить задолженность и ее суммы.

Когда проверяете задолженность по заработной плате перед работниками, выявляйте невыплаченные суммы, которые нужно перечислить на счет депонентов, а также суммы переплат и их причины.

При проверке подотчетных сумм проверяйте отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу: даты выдачи и целевое назначение.

Перед инвентаризацией расчетов с покупателями и поставщиками подпишите с ними акты сверки. Суммы, которые в них отражены, сверьте с данными бухучета.

Проверьте обоснованность задолженности по недостачам, хищениям и ущербам. Определите сроки, когда возникла задолженность.

Если есть неучтенная задолженность или, наоборот, числится задолженность, которой фактически нет, отразите это в инвентаризационной описи.

Перед инвентаризацией расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами также подпишите акты сверки. Данные сопоставьте с остатками на счетах 303 00.

Как оформлять. Результаты инвентаризации расчетов по счету 205 00 отразите в инвентаризационной описи расчетов по поступлениям (ф. 0504091).

Данные по остальным счетам расчетов занесите в инвентаризационную опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Выделите в ней задолженность с истекшим сроком исковой давности.

Сверьте данные инвентаризации со сведениями (ф. 0503169).

Годовая инвентаризация денег, денежных документов и бланков строгой отчетности

Когда проводить. Ежегодно

Что проверять. Деньги в кассе, денежные документы (почтовые марки, оплаченные путевки в дома отдыха и санатории, авиа- и железнодорожные билеты, карты оплаты услуг связи, топливные карты и др.), бланки строгой отчетности (БСО), путевки, полученные безвозмездно.

Когда пересчитаете наличность, в том числе по видам валют и денежных документов полистно, результат сверьте с данными учета по кассовой книге (ф. 0504514).

Денежные документы по их видам сверяйте также с данными аналитического учета, который ведете в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Фактическое наличие БСО сверяйте с данными книги учета бланков строгой отчетности (ф. 0504045) и забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».

Фактическое наличие денежных документов сверяйте с данными учета операций с денежными документами в листах кассовой книги (ф. 0504514) с записью «Фондовый».

Фактическое наличие путевок, полученных безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, сверяйте с данными карточки количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041).

Кроме того, проверьте суммы на лицевых счетах, открытых в органе казначейства или финансовом органе, на расчетных (текущих) счетах, открытых в кредитных организациях, и средства в пути.

Как оформить. Наличные деньги, которые находятся в кассе учреждения, отразите в инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088).

Результаты инвентаризации денежных документов и БСО укажите в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Поскольку нет унифицированных форм инвентаризационных описей и сличительных ведомостей для путевок, полученных безвозмездно, разработайте такие формы самостоятельно и утвердите их в учетной политике.

Результаты проверки денег на лицевых счетах, открытых в органе казначейства или финансовом органе, и счетах, открытых в учреждении Банка России и кредитных организациях, а также денежных средств в пути оформите инвентаризационной описью остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

Оформление результатов годовой инвентаризации

Зафиксируйте расхождения. Если есть расхождения данных учета с данными инвентаризации, оформите ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В них зафиксируйте недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомости подписывает главбух и исполнитель. Затем передайте ведомости в инвентаризационную комиссию.

По всем недостачам и излишкам, пересортице возьмите письменные объяснения с МОЛ, отразите это в инвентаризационных описях (актах). На основании объяснений и результатов инвентаризации комиссия определит причины и характер выявленных отклонений.

В статье рассматривается:

• порядок подготовки к инвентаризации;
• случаи;
• сроки ее проведения;
• документальное оформление.

В кратком виде рассмотрим нюансы проведения инвентаризации расчетов, денежных средств, а также отдельных видов имущества (ОС и ТМЦ).

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации

Инвентаризация — это проверка наличия имущества организации и состояния ее финансовых обязательств на определенную дату путем сверки фактических данных с данными бухгалтерского учета.

Случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации, определяются субъектом самостоятельно, за исключением обязательного проведения инвентаризации, предусмотренного законодательством, федеральными и отраслевыми стандартами (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Этапы проведения инвентаризации

Общая схема проведения инвентаризации

Подготовка к инвентаризации

Руководитель организации должен утвердить персональный состав инвентаризационной комиссии (в том числе председателя). Для этого необходимо подготовить соответствующий приказ (постановление или распоряжение).

В состав инвентаризационной комиссии должны быть включены:

• представители администрации организации;
• работники бухгалтерской службы;
• другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.)

До того как началась инвентаризация:

• МОЛ должен подтвердить, что все расходные и приходные документы на имущество переданы инвентаризационной комиссии;
• председатель комиссии должен зарегистрировать все расходные и приходные документы с пометкой «до инвентаризации на «__________» (дата)» (для бухгалтерии это является основанием определения остатков имущества по учетным данным);
• руководитель организации должен создать все условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Проведение инвентаризации

МОЛ должно присутствовать на инвентаризации в обязательном порядке.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Если имущество хранится в неповрежденной упаковке поставщика, фактическое количество может быть установлено на основании выборочной оценки (пересчете) части данного имущества (т.е. для проверки может быть выборочно вскрыто несколько упаковок).

Инвентаризацию навалочных материалов допускается производить путем технических расчетов и обмеров.

При инвентаризации большого количества ценностей путем взвешивания МОЛ и один из членов комиссии ведут учет в отдельных ведомостях. Затем данные сверяются и результат указывается в инвентаризационной описи.

Если инвентаризация проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, то имущество, которое проверяли после 01 октября текущего года, не подлежит дополнительному пересчету. Используются данные уже проведенной сверки.

В межинвентаризационный период компания вправе проводить выборочные инвентаризации.

Оформление результатов инвентаризации

Итоги сверки фактических и учетных данных отражаются в инвентаризационных описях или актах инвентаризации (составляются не менее, чем в двух экземплярах).

Организация должна утвердить формы первичных документов в учетной политике, в т.ч. документы по проведению инвентаризации. В 1С используются унифицированные формы. Так, например, результат инвентаризации товарно-материальных ценностей будет отражен формой ИНВ-3.

В инвентаризационную опись необходимо включить следующее:

• наименование объектов, подлежащих проверке;
• количество имущества (в ед. измерения, принятых в учете);
• общее количество в натуральных показателях (вне зависимости от единицы измерения, в которой учитывалось имущество);
• число порядковых номеров материальных ценностей (прописью, на каждой странице);
• отметка о проверке цен, таксировки, итогах;
• подписи членов комиссии, председателя, МОЛ;
• подтверждение МОЛ (инвентаризация проводилась в его присутствии, отсутствующих членов комиссии не было, претензий к проведению инвентаризации нет).

Если на последних страницах инвентаризационной описи есть незаполненные строки, то указываются прочерки.

Исправление неточностей в описи производится путем зачеркивания. Над неправильной записью указывают верные данные. Все члены комиссии, а также МОЛ должны поставить свои подписи рядом с исправлением ошибки.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных составляется Сличительная ведомость, например, по форме ИНВ-19.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации объектов производится согласно рыночным ценам, а степень износа — исходя из реального технического состояния объекта.

Имущество, находящееся на ответственном хранении или аренде (за балансом), также подлежит проверке при инвентаризации.

Особенности инвентаризации отдельных видов имущества

Инвентаризация ОС

При инвентаризации ОС в инвентаризационной описи (форма ИНВ-1) указывается:

• полное наименование;
• назначение;
• инвентарные номера;
• основные технические показатели;
• заводской инвентарный номер.

При инвентаризации недвижимого имущества комиссия проверяет наличие документов, которые подтверждают право собственности.

В случае выявления расхождения учетных и фактических данных, комиссия включает в опись правильные технические показатели.

ОС включаются в опись по наименованию согласно своему прямому назначению. В результате модернизации функции объекта могут измениться. В таком случае в описи отражается новое назначение ОС.

Непригодные к использованию ОС включаются в отдельную опись, где указывается:

• дата ввода в эксплуатацию;
• причины, по которым ОС невозможно использовать в работе.

Инвентаризация ТМЦ

Если ТМЦ хранятся в разных помещениях, то инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После завершения инвентаризации какого-либо участка ТМЦ, доступ к помещению должен быть ограничен до тех пор, пока не завершится вся сверка ТМЦ.

Если ТМЦ поступают на склад во время проведения инвентаризации, то сведения по ним заносятся в отдельную опись, где указывается:

• наименование;
• количество;
• цена и сумма;
• дата и номер приходного документа (председатель комиссии должен зарегистрировать приходные документы с пометкой «после инвентаризации «__________» (дата)»);
• наименование поставщика.

При длительном проведении инвентаризации ТМЦ могут отпускаться МОЛ в присутствии членов инвентаризационной комиссии (при наличии письменного разрешения руководителя и главного бухгалтера). Сведения по таким ТМЦ отражаются отдельно в описи «ТМЦ, отпущенные во время инвентаризации».

Инвентаризационная комиссия должна проверить данные по ТМЦ, которые:

• в пути;
• находятся на складах других организаций (на ответственном хранении);
• отгружены, но не оплачены;
• не находятся в подотчете МОЛ.

В некоторых случаях при инвентаризации разрешается использовать групповые описи (малоценные, быстроизнашивающиеся ТМЦ и др.). Малоценные ТМЦ, которые пришли в негодность, но не были учтены в расходах компании, не включаются в опись. По ним заполняется акт с указанием:

• времени эксплуатации;
• причин негодности;
• возможности использования в хозяйственных целях.

Тара указывается в описи по:

• виду;
• целевому назначению;
• качественному состоянию:
  • новая;
  • бывшая в употреблении;
  • требующая ремонта.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Проверке подлежат:

• 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
• 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»;
• 63 «Резервы по сомнительным долгам»;
• 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам»;
• 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам»;
• 68 «Расчеты по налогам и сборам»;
• 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению»;
• 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 71 «Расчеты с подотчетными лицами»;
• 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»;
• 75 «Расчеты с учредителями»;
• 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»;
• 79 «Внутрихозяйственные расчеты».

При проверке оценивается правильность расчетов, наличие сальдо и причины его образования.

Для того чтобы оценить насколько корректно отражены обороты по счетам расчетов, нужно сверить показатели в акте сверки, полученном от контрагента с проверяемыми учетными данными.

Задолженность, по которой истек срок исковой давности, и другие долги, нереальные для взыскания, списываются отдельно по каждому обязательству по приказу руководителя.

Инвентаризация денежных средств

Инвентаризация кассы производится с учетом положений Указания Банка РФ от 11.03.2014 N 3210-У .

При инвентаризации кассы осуществляется пересчет:

• наличных денежных средств (далее ДС);
• ценных бумаг;
• денежных документов:
• почтовые марки;
• марки госпошлины;
• вексельные марки;
• путевки в дома отдыха (санатории);
• авиабилеты;
• прочие денежные документы.

Инвентаризация на расчетном счете осуществляется путем сверки остатков на счетах учета с данными, указанных в выписке банка на соответствующую дату.

Инвентаризация активов, которые не имеют материально-вещественной формы

При инвентаризации НМА комиссия проверяет:

• наличие документов, подтверждающих права организации на его использование;
• правильность и своевременность отражения нематериальных активов в балансе.

При инвентаризации финансовых вложений комиссия проверяет фактические затраты на ценные бумаги и прочие вложения. Оценивается:

• правильность оформления ценных бумаг;
• реальность стоимости учтенных ценных бумаг;
• своевременность и полнота отражения в учете полученных доходов по ценным бумагам;
• сопоставляется фактическое наличие ценных бумаг с учетным.

Инвентаризация ценных бумаг осуществляется одновременно с инвентаризацией ДС в кассе.

Унифицированная форма инвентаризационной описи ИНВ-16 предназначена для отражения данных по ценным бумагам. В ней указывается:

• название;
• серия и номер;
• номинальная и фактическая стоимость;
• срок гашения;
• общая сумма.

Если на момент проведения инвентаризации ценные бумаги находятся на хранении в специализированных организациях, то сверяется сальдо по соответствующим счетам учета с данными, указанных в выписках.

Помимо вышеперечисленного, инвентаризационная комиссия должна проверить финансовые вложения в уставный капитал сторонних организаций, а также займы компании (при их наличии).

Учет результатов инвентаризации

Результатом инвентаризации могут быть:

• излишек – превышение фактического количества ТМЦ над данными бухгалтерского учета;
• недостача – физическая нехватка ТМЦ, расхождение между фактическим количеством ТМЦ и данными бухгалтерского учета.

Порядок учета результатов инвентаризации зависит от разных факторов.

Если Вы являетесь подписчиком системы «БухЭксперт8: Рубрикатор 1С Бухгалтерия», тогда читайте дополнительный материал