Выдачу сотруднику аванса на командировку оформите записью:

Дебет 71 Кредит 50 (52)

Выданы сотруднику наличные деньги (дорожные чеки) для оплаты командировочных расходов.

Если деньги для оплаты командировочных расходов зачисляются на корпоративную пластиковую карту, сделайте записи:

Дебет 55 Кредит 51 (52)

Перечислены денежные средства на специальный карточный счет;

Дебет 71 Кредит 55

Учтена сумма аванса, выданного сотруднику для оплаты командировочных расходов.

Порядок отражения в учете расходов командированного сотрудника зависит от цели командировки.

Если командировка необходима для нужд основного (вспомогательного или обслуживающего) производства, то расходы сотрудника отразите проводкой:

Дебет 20 (23, 29) Кредит 71

Списаны расходы по командировке, необходимой для нужд основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы (например, проверка деятельности филиала, участие в собрании акционеров), то расходы отразите записью:

Дебет 26 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, необходимой для управленческих нужд.

Если командировка была связана с продажей готовой продукции или товаров, то расходы по ней отразите проводкой:

Дебет 44 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с продажей готовой продукции (товаров).

Затраты на командировку, связанную с покупкой того или иного имущества, увеличивают его стоимость. Эти затраты отразите так:

Дебет 08 (10, 41) Кредит 71

Списаны затраты по командировке, связанной с покупкой нематериальных активов или основных средств (материалов, товаров).

Если сотрудник ездил в командировку, связанную с возвратом и транспортировкой бракованной продукции, расходы по ней отразите записью:

Дебет 28 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с возвратом и транспортировкой бракованной продукции.

Если командировка связана с получением фирмой прочих доходов (например, заключение сотрудником договора о предоставлении имущества организации в аренду), то расходы командированного лица спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 71

Списаны расходы по командировке, связанной с получением организацией прочих доходов.

Такую же проводку делают, если сотрудник оплатил в командировке те или иные расходы непроизводственного характера (например, расходы на спортивные мероприятия, отдых, развлечения и т.п.) и ваша фирма их возмещает.

Сумму НДС по командировочным расходам спишите проводками:

Дебет 19 Кредит 71

Учтена сумма НДС по командировочным расходам;

Произведен налоговый вычет НДС.

Обратите внимание: списать НДС по командировочным расходам можно только при наличии счетов-фактур. Исключение - проездные билеты. Для вычета НДС по проезду их достаточно. Однако сумма налога должна быть выделена в них отдельной строкой.

Сумму НДС по расходам непроизводственного характера к налоговому вычету не принимают. Ее спишите проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19

Списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Пример

Сотрудник ООО "Пассив" Петров 22 декабря 2005 года направлен в командировку в Самару на 8 дней.

Расходы Петрова составили:

На покупку авиационных билетов - 3540 руб. (в том числе НДС - 540 руб.);

На проживание в гостинице - 7080 руб. (в том числе НДС - 1080 руб.);

На оплату услуг связи - 236 руб. (в том числе НДС - 36 руб.).

Все расходы подтверждены документально.

Приказом руководителя "Пассива" утверждены нормы суточных при командировках по территории России - 300 руб. в сутки. Петрову выданы суточные в сумме 2400 руб. (300 руб./дн. х 8 дн.).

Сумма аванса, выданного Петрову для оплаты расходов в командировке, составила 10 000 руб.

Ситуация 1

Петров направлен в командировку для заключения договора о покупке материалов.

Дебет 71 Кредит 50

Дебет 19 Кредит 71

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

Дебет 10 Кредит 71

9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в себестоимости материалов.

Ситуация 2

Петров направлен в командировку для заключения договора о продаже готовой продукции "Пассива".

Бухгалтер "Пассива" должен сделать записи:

Дебет 71 Кредит 50

10 000 руб. - выдан аванс на командировку;

Дебет 19 Кредит 71

1656 руб. (540 + 1080 + 36) - учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС"

1656 руб. - произведен вычет по НДС;

Дебет 44 Кредит 71

9200 руб. (3000 + 6000 + 200) - расходы по командировке учтены в расходах на продажу.

Подотчетные средства в сумме 856 руб. (10 000 - 3540 - 7080 - 236), перерасходованные Петровым, бухгалтер "Пассива" должен вписать в строку 625 (620) баланса за 2005 год.

При выдаче средств на командировку в иностранной валюте бухгалтеру следует:

Оприходовать наличную иностранную валюту, полученную в банке, по официальному курсу на день ее поступления;

Выдать иностранную валюту сотруднику по официальному курсу на день выдачи;

Отразить расходы командированного лица по официальному курсу на день утверждения авансового отчета;

Скорректировать (увеличить или уменьшить) задолженность подотчетного лица исходя из официального курса иностранной валюты, действующего на день утверждения авансового отчета или на день составления бухгалтерской отчетности (если к этому времени задолженность не была погашена).

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался выше, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает положительная курсовая разница.

Сумму положительной курсовой разницы отразите так:

Дебет 71 Кредит 91-1

Отражена положительная курсовая разница.

Если на дату утверждения авансового отчета (дату составления отчетности) курс валюты оказался ниже, чем на дату ее выдачи, то в учете возникает отрицательная курсовая разница.

Сумму отрицательной курсовой разницы отразите так:

Дебет 91-2 Кредит 71

Отражена отрицательная курсовая разница.

Как оплатить пребывание в командировке члена профсоюза, который является одновременно штатным сотрудником организации? Подробности в статье

Вопрос: Сотрудник предприятия направлен в командировку непроизводственного характера - обучение по линии профсоюза. За ним сохраняется средний заработок на время командировки, который начислен за счет членских взносов. Д-т 76.42 К-Т 70, что предусмотрено в коллективном договоре. Вопрос: Начисляется ли на данный вид дохода сотрудника отчисления в фонды: ПФР, ФСС, ОМС, НС?

Ответ: Да, начисляется. Оплата времени пребывания в поездках по делам профсоюза отсутствует в перечне выплат, освобожденных от обложения страховыми взносами. Поэтому на нее нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на травматизм (ст.421 и 422 НК РФ, п. 3 ст. 20.1 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

Обоснование

Как оплатить пребывание в командировке штатного сотрудника

Как оплатить пребывание в командировке члена профсоюза, который является одновременно штатным сотрудником организации

Если такой сотрудник направлен в командировку, то оплата труда зависит от того, связана командировка с его трудовой деятельностью или нет.

По общим правилам штатного сотрудника направляют в командировку для выполнения служебного задания. То есть трудовых обязанностей. Такому сотруднику нужно возместить расходы, связанные с командировкой , и выплатить средний заработок . Таким образом, если сотрудник - член профсоюза в командировке выполняет свои трудовые обязанности, выплатите ему командировочные и средний заработок.

А если сотрудник едет по делам профкома, то свои трудовые обязанности он выполнять не будет. Такие поездки не являются служебными командировками. Соответственно, ни зарплату, ни средний заработок за время поездки по делам профсоюза организация выплачивать не должна. Возмещать расходы на проезд, проживание и суточные также не обязательно.*

Выплаты в натуральной форме, то есть товарами, работами или услугами, учитывайте как их стоимость с учетом НДС и акцизов. Об этом сказано в пункте 7 статьи 421 Налогового кодекса РФ.

На какие выплаты нужно начислить взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний

Объект обложения взносами

Взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний облагаются выплаты и вознаграждения, которые начислены сотрудникам в рамках трудовых отношений или по гражданско-правовым договорам (если такая обязанность предусмотрена договором). Такой порядок действует как в отношении сотрудников, являющихся гражданами России, так и в отношении сотрудников-иностранцев и лиц без гражданства. Это следует из положений пункта 2 статьи 5, пункта 1 статьи 20.1 Закона от 24 июля 1998 № 125-ФЗ.

К выплатам и вознаграждениям, на которые начисляют взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний, в частности, относятся*:
- зарплата;
- надбавки и доплаты (например, за выслугу лет, стаж работы, совмещение профессий, работу в ночное время и т. д.);
- премии и вознаграждения, выплачиваемые в рамках трудовых отношений или гражданско-правовых договоров;
- оплата (полная или частичная) организацией за своего сотрудника товаров (работ, услуг);
- выплаты и вознаграждения в виде товаров (работ, услуг);
- компенсационные выплаты за неиспользованный отпуск (как связанные, так и не связанные с увольнением).

Согласно п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся следующие расходы на командировки:

• - проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• - наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
• - суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;
• - оформление и выдача виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• - консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Как следует из вышеизложенного, НК РФ для целей исчисления налога на прибыль организаций в части командировочных расходов нормирует только суточные и полевое довольствие. Все остальные командировочные расходы не нормируются.

В то же время для принятия командировочных расходов при исчислении налога на прибыль следует обратить внимание на ст. 252 НК РФ. В этой статье сказано, что расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. При этом под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме, а под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо в соответствии с обычаями делового оборота в том государстве, где такие расходы были произведены, или документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Другими словами, с этого года организации смогут уменьшать налогооблагаемую прибыль на основании любых документов, так или иначе подтверждающих произведенный расход.

Следует также отметить, что налоговики настаивают: командировочные расходы включаются в затраты предприятия, принимаемые для целей налогообложения, только при условии их связи с производственным процессом предприятия.

При этом арбитражной практикой (Постановления ФАС Московского округа от 13 марта 2002 г. № КА-А40/1219-02 и от 29 января 2001 г. № КА-А40/6458-00) указывается, что производственный характер командировки и ее целесообразность определяются, в частности, внутренними документами, утвержденными руководителем. Такими документами могут быть, например, приказы, а также оформленные в соответствии с установленными требованиями командировочные удостоверения, отчеты о результатах командировок, акты выполненных работ, переписка с российскими и иностранными фирмами, договоры с организациями, в которые направлялись работники, телефонограммы или данные АТС, свидетельствующие о неслучайном выборе пунктов командировок, заключенные контракты на поставку товаров, а также первичные платежные документы, подтверждающие затраты на командировки.

По непроизводственным командировкам затраты для целей налогообложения не учитываются. Непроизводственные командировки следует отличать от тех, которые не дали конкретного результата. Например, сотрудник был направлен в командировку для заключения договора покупки или продажи товара, однако договор заключен не был. Такая командировка носит производственный характер вне зависимости от достигнутого результата (Постановление ФАС Центрального округа от 21 октября 1999 г. № 81/10, Постановление ФАС Московского округа от 27 июня 2001 г. по делу № КА-А40/1255-01).

Таким образом, для целей исчисления налоговой базы по налогу на прибыль предприятие может включить понесенные командировочные расходы без каких-либо ограничений (за исключением суточных и полевого довольствия) при условии их документального подтверждения и производственной направленности.

Отдельно остановимся на документальном подтверждении расходов по найму жилья.

Если работник подтвердил расходы по найму жилья кассовым чеком и простым счетом, то данные расходы, бесспорно, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль. Однако как быть в том случае, если работник подтвердил наем жилья лишь бланком строгой отчетности - гостиничным счетом по форме № 3-Г или приходным кассовым ордером? Арбитражная практика здесь полностью на стороне тех организаций, которые учитывают данные расходы при исчислении налога на прибыль, поскольку НК РФ указывает, что расходы должны быть подтверждены документально, но не оговаривает, какими именно документами это можно сделать (Постановление ФАС Московского округа от 9, 16 ноября 2005 г. по делу № КА-А40/11019-05, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. № А56-14779/03, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. № А56-26589/02). Естественно, документы должны содержать все необходимые по Закону о бухгалтерском учете данные.

Особо следует обратить внимание на то, что в составе расходов по найму жилого помещения не включаются в налоговую базу по налогу на прибыль только расходы на обслуживание в барах и ресторанах, расходы на обслуживание в номере и расходы за пользование рекреационно-оздоровительными объектами. Все остальные дополнительные услуги, в том числе и бронирование номера, включаются в налоговую базу по налогу на прибыль организаций.

В отношении же нормируемой части командировочных расходов (суточные и полевое довольствие) следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией" (далее - Постановление № 93).

Так, Постановлением № 93 при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организаций на выплату суточных и полевого довольствия в пределах следующих норм:

• 1) за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации - суточные в размере 100 руб.;
• 2) ежедневное полевое довольствие, выплачиваемое работникам геолого-разведочных и топографо-геодезических организаций, выполняющим геолого-разведочные и топографо-геодезические работы на территории Российской Федерации, работникам лесоустроительных организаций, а также работникам старательских артелей и других коммерческих организаций, занятым на разработке россыпных и небольших рудных месторождений драгоценных металлов и драгоценных камней со сроком отработки до 7 лет, эксплуатируемых в полевых условиях:
  • - за работу на объектах полевых работ, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 200 руб.;
  • - за работу на объектах полевых работ, расположенных в других районах, - в размере 150 руб.;
  • - за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в Хабаровском и Приморском краях и Амурской области, - в размере 75 руб.;
  • - за работу на базах геолого-разведочных организаций, расположенных в других районах, - в размере 50 руб.

Менеджер нашей организации был направлен в командировку для заключения договора поставки продукции. Именно такая цель и значится в служебном задании. Однако желаемый результат достигнут не был. Можно ли в этом случае учесть расходы на такую командировку при расчете налога на прибыль?

Мы считаем, что расходы на поездку работника в командировку можно учесть при расчете налога на прибыль в любом случае. Даже если поставленные цели не были достигнуты. Приведем аргументацию нашей точки зрения.

Командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Цель командировки определяется руководителем организации и фиксируется в служебном задании, которое утверждается работодателем (п. 6 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее - Положение № 749).

Расходы на такую поездку работодатель обязан возместить работнику. Об этом прямо сказано в ст. 168 ТК РФ и в п. 11 Положения № 749. При этом ни Трудовой кодекс, ни Положение № 749 не содержат такого условия возмещения расходов, как достижение цели командировки.

Таким образом, с точки зрения трудового законодательства работодатель обязан возместить работнику затраты на служебную поездку вне зависимости от того, дала командировка положительный результат или нет. Теперь перейдем к налоговому учету.

По общему правилу расходы на командировки для целей налогообложения прибыли учитываются на основании подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией. В этой норме Кодекса не содержится требования о том, что расходы на служебные поездки работника по поручению работодателя можно учесть при расчете налога на прибыль только в том случае, если командировка была успешной (цели достигнуты и задание выполнено).

Для отражения таких расходов в налоговом учете компания должна только выполнить требования ст. 252 НК РФ, то есть затраты должны быть документально подтверждены, экономичес­ки обоснованы и осуществлены в рамках деятельности, направленной на получение дохода. Как видите, для признания в налоговом учете расхода важно иметь намерение получить доход. Отправляя работника в командировку, работодатель это требование выполняет. Ведь цель поездки указывается в служебном задании. Значит, понесенные расходы экономически обоснованы и могут быть учтены при расчете налога на прибыль вне зависимости от результата командировки.

Аналогичную точку зрения высказали и налоговики в письме УФНС России по г. Москве от 11.09.2009 № 16-17/082607.2. В своих разъяснениях специалисты налоговых органов отметили, что наличие у организации оправдательных документов, подтверждающих положительный результат от деятельности сотрудника в командировке (предварительные договоры, протоколы о намерениях), не предусмотрено законодательством РФ. Следовательно, отсутствие результата в виде заключенных договоров или иных подписанных документов не свидетельствует о непроизводственном характере командировочных расходов. Конечно, при условии, что у организации есть правильно оформленные подтверждающие документы (командировочное удостоверение, приказ о направлении работника в служебную поездку, служебное задание и отчет о его выполнении, авансовый отчет с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные расходы).

Однако, несмотря на наличие вышеназванных разъяснений налоговых органов, на практике встречаются случаи, когда проверяющие на местах не признают расходы по таким командировкам при расчете налога на прибыль. Об этом свидетельствует судебная практика. К счастью, она в пользу налогоплательщиков (см., например, постановления ФАС Поволжского округа от 11.07.2012 по делу № А55-17726/2011, Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 по делу № А27-16987/2010). В постановлении ФАС Уральского округа от 06.03.2008 по делу № А60-1376/07 судьи указали, что экономи­чес­кая обоснованность командировочных расходов не ставится в зависимость от фактического получения дохода по результатам командировки. Определением ВАС РФ от 14.07.2008 № 8483/08 отказано в передаче этого дела в Президиум ВАС РФ.

Таким образом, при возникновении претензий со стороны проверяющих доказать в суде правомерность учета спорных расходов компании не составит труда.

При налоговых проверках командировочным расходам уделяют особое внимание. Здесь всегда есть к чему придраться – то документы «не так» оформлены, то сами расходы «неподходящие». Рассмотрим наиболее спорные ситуации

Неформальные документы

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает – их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе неизвестный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы. По общему правилу при расчетах за наличные нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности – это следует из закона о контрольно-кассовой технике. В настоящее время действует приказ Минфина России от 13 декабря 1993 г. № 121, утвердивший форму гостиничного счета (форма № 3-Г). Если гостиница оформляет такой бланк, то ККМ она имеет право не использовать.

Но даже если гостиница не выдает ни счет по форме № 3-Г, ни чек ККМ, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер – все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что Налоговый кодекс не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета.

Пример 1

Во время выездной проверки ООО «Петромонтаж» инспекция решила, что некоторые командировочные расходы фирмы неправильно оформлены. Затраты на проживание в гостинице были подтверждены квитанцией, которая не является бланком строгой отчетности. При этом чека ККМ из гостиницы тоже не было. Инспекторы доначислили фирме налог на прибыль и пени. «Петромонтаж» платить отказался и подал иск в арбитражный суд.

Суд поддержал фирму и отменил требования ИМНС. Первичный документ, подтверждающий затраты на проживание, содержал все необходимые по закону «О бухгалтерском учете» реквизиты: наименование, дату составления, содержание операции, подписи должностных лиц. Следовательно, он может служить подтверждением расходов по найму жилья (постановление ФАС Северо-Западного округа от 16 февраля 2004 г. по делу № А56-14779/03).

На самом деле во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу. В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 июня 2003 г. по делу № А56-26589/02). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, наименование организации и стояла подпись.

Но все же лучше, если расходы на проезд и наем помещения подтверждены бланками строгой отчетности. Дело в том, что на основании БСО можно без вопросов принять к вычету НДС, который входит в стоимость гостиничных услуг.

Поездка «несотрудника»

Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не числится. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, «дружественной» фирмы или же он вообще получает неофициальную зарплату.

В таком случае инспекторы при проверке могут посчитать, что выплаты этому сотруднику (суточные, оплата проезда и проживания) – это не компенсация за командировку, а его доход. Фирме доначислят налог на прибыль и НДФЛ.

На первый взгляд инспекторы правы. Трудовой кодекс определяет командировку как «поездку работника по распоряжению работодателя» (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же трудового договора нет, то оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в затраты как расходы на командировку и на них не распространяется освобождение от НДФЛ.

Но рассуждать можно и по-другому. То, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он исполняет трудовые обязанности. А если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считается заключенным (ст. 67 ТК РФ). Поэтому, даже если фирма и сотрудник не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль и платить НДФЛ с них не надо. Этого же мнения придерживаются арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 5 декабря 2003 г. № КА-А40/9726-03, ФАС Волго-Вятского округа от 29 июля 2003 г. по делу № А31-541/1).

Конечно, чтобы избежать претензий при проверке, на время командировок можно оформлять срочные трудовые договоры. Но даже если этого не сделать, затраты на поездки по заданиям фирмы все равно следует считать командировочными расходами.

Командировка «наоборот»

Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт?

Зачастую проверяющие считают, что это невозможно. Один такой спор рассмотрел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа.

Пример 2

Фирма, зарегистрированная в Санкт-Петербурге, приняла на работу в должности консультанта Юрия Другова, живущего в Москве. По договору местом его работы значился город Москва, однако он должен был регулярно отчитываться перед фирмой и в случае необходимости приезжать в Санкт-Петербург лично. Такие поездки оформлялись как служебные командировки. Но инспекция при проверке решила, что поездки в место расположения фирмы считать командировками нельзя. Следовательно, фирма завысила свои расходы. Фирма с решением контролеров не согласилась и подала иск в арбитражный суд.

Спор был решен в пользу фирмы. Командировка – это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Поскольку поездки московского консультанта носили именно такой характер, фирма правомерно компенсировала их сотруднику (постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 января 2004 г. по делу № А56-14042/03).

Таким образом, в расходы включают затраты на проезд сотрудника от места его работы до места, где он должен выполнять командировочное задание. Место работы указывают в трудовом договоре с сотрудником, и оно может не совпадать с городом, в котором зарегистрирована фирма. А в отношении пункта назначения командировки вообще никаких ограничений не существует. Следовательно, сотрудник может поехать в командировку и в центральное подразделение фирмы, и в один из ее филиалов.

Поездка без результата

Не всякая командировка завершается выполнением поставленного задания. Например, может не состояться намеченное подписание договора. Вообще командировка может не закончиться неким «материальным» результатом. Но даже в этом случае командировочные расходы следует учитывать при расчете налога на прибыль, а платить НДФЛ с них не нужно. Иногда инспекторы пытаются это оспорить, но безуспешно.

Пример 3

Налоговая инспекция провела выездную проверку ЗАО «Гранма». Инспекторы выяснили, что в 2001 году фирма командировала сотрудников в регионы, в которых у нее не было контрагентов. Кроме того, по итогам командировок не было подписано никаких договоров, протоколов о намерениях и т. п. Инспекторы решили, что командировки носили непроизводственный характер, и доначислили фирме налог на прибыль. «Гранма» обратилась в суд и выиграла дело. Судьи указали, что отсутствие конкретных результатов не изменяет характера командировочных расходов. Поскольку командировка была правильно оформлена, фирма обоснованно включила ее в расходы (постановление ФАС Московского округа от 17 сентября 2003 г. по делу № КА-А40/6781-03).

Таким образом, независимо от результатов затраты на командировки уменьшают налоговую прибыль. Важно лишь, чтобы была сформулирована цель командировки (в приказе или в командировочном задании) и эта цель была связана с деятельностью фирмы.

На задание – со страховкой

Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета «в нагрузку» продают полис медицинского страхования. На самом деле страхование в этом случае – дело добровольное, и, покупая билет, от страхового полиса можно отказаться. Однако продающие билеты кассиры напомнить об этом «забывают». Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.

Стоимость полиса нельзя отнести к расходам на проезд. Тем не менее добровольное страхование сотрудников можно учитывать при налогообложении прибыли, если речь идет о страховке «исключительно на случай наступления смерти застрахованного лица или утраты застрахованным лицом трудоспособности в связи с исполнением им трудовых обязанностей» (п. 16 ст. 255 НК РФ). Полис, продаваемый вместе с билетом, предусматривает страхование как раз на такой случай, поэтому его можно включить в расходы.

Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять ЕСН также не придется (подп. 7 п. 1 ст. 238 НК РФ).

VIP-зал, питание и развлечения

Кроме проезда и проживания с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), мини-бар в гостинице, еда в ресторане и т. д. Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует – проводят это за счет чистой прибыли и удерживают НДФЛ. Но в некоторых случаях не нужно платить лишние налоги. Рассмотрим такие ситуации.

По поводу VIP-зала сейчас есть официальная позиция московского Управления МНС, основанная на разъяснениях МНС России (письмо УМНС по г. Москве от 7 августа 2003 г. № 27-08а/43214). Компенсируя эти расходы, фирма не удерживает НДФЛ в том случае, если использование VIP-зала предусмотрено Положением о командировках фирмы. Утвердите такое Положение – и платить налог на доходы физлиц не придется. Официальные разъяснения не касаются налога на прибыль, но, на наш взгляд, такие затраты можно учесть и в налоговом учете, так как VIP-зал непосредственно связан с поездкой.

В принципе, в Положении о командировках можно упомянуть расходы на питание в ресторане, мини-бар и прочие дополнительные услуги в гостиничном номере. В этом случае, оплачивая их, фирма будет компенсировать сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя» (ст. 168 ТК РФ). Платить НДФЛ в этой ситуации фирма не обязана. Но при проверке инспекторы вряд ли с этим согласятся, да и в налоговом учете такие расходы учесть нельзя (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если же командировка подразумевает переговоры с партнерами, обед в ресторане можно провести как представительские расходы. В пределах 4 процентов от фонда оплаты труда подобные расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Возможна еще одна ситуация. Дополнительные услуги могут быть упомянуты в гостиничном счете, но их стоимость отдельно не указана. В таком случае их нужно учитывать в стоимости проживания. Следуя этому принципу, как оплату командировочных можно провести даже расходы на экскурсии и развлечения, стоимость которых невозможно отделить от стоимости проживания или проезда.

Пример 4

Спортивная некоммерческая организация «Стинол» в 2000 году проводила тренировочные сборы в Турции. На эти сборы спортсмены выезжали по путевкам, в стоимость которых входили экскурсии и развлекательная программа. Во время проверки инспекторы отнесли стоимость путевок к доходам спортсменов и доначислили «Стинолу» взносы во внебюджетные фонды. Организация платить отказалась, и в суде ей удалось выиграть спор с инспекцией. Поскольку выделить стоимость экскурсий из цены путевок было невозможно, судьи решили, что «Стинол» правомерно отнес всю сумму на командировочные расходы (постановление ФАС Центрального округа от 20 ноября 2003 г. по делу № А36-69/16-03).

В. Калгин, эксперт ПБ