Информационная система учет в аптечных организациях. Курсовая работа: Информационная система учета продукции и оказания услуг в фармацевтической области
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ВЯТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»
Курсовой проект
по дисциплине проектирование информационных систем
РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ЗАПАСОВ МЕДИКАМЕНТОВ АПТЕКИ
ВВЕДЕНИЕ
За последние время значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.
В автоматизированные системы поступает информация, которая перерабатывается, и полученные результаты также представляются в виде информации. При создании единой системы обработки информации проектировщик обязан стремиться обеспечить целостность системы, используя для этого специальные системообразующие компоненты. Свойство целостности состоит в создании новых функций, присущих системе, в формировании новых знаний.
Преодоление организованной сложности (присущей любой системе) состоит в упрощении, оптимизации и многоуровневом и многоаспектном моделировании. При этом не следует забывать о свойстве целостности, так как каждый специалист-функционер создает свою аспектную модель.
Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета.
Компьютерный учет имеет свои особенности и радикально отличается от обычного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него - никакой особой математики в компьютере не содержится - но на расчеты уйдет столько времени, что они уже ни на что не будут нужны; или ими придется занять такое количество расчетчиков, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их расчетов.
Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли. В данном курсовом проекте, нам придется автоматизировать систему учета запасов медикаментов, то есть внедрить информационные технологии в процесс его работы.
Реализация проекта автоматизированной системы «Учет запасов медикаментов» значительно облегчит работу сотрудников в аптеке и обеспечит возможность уменьшить расходы на управление за счет освобождения человеческих ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, хранить и анализировать данные за любой промежуток времени, осуществлять поиск нужной информации по различным критериям отбора.
Целью курсовой работы является анализ деятельности аптечного учета запасов медикаментов, внедрение информационных технологий в процесс работы аптеки. Результатом выполнения работы является создание готовой информационной системы учета запасов медикаментов на складе.
При выполнении курсовой работы были поставлены следующие задачи:
описание предметной области;
проектирование концептуальной модели данных;
моделирование бизнес-процессов;
проектирование физической структуры базы данных.
Решение этих задач предусматривает создание базы данных учета запасов медикаментов на складе.
1.ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА АВТОМАТИЗАЦИИ
1.1 Постановка целей и задач автоматизации
Основное преимущество автоматизации - это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т.д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.
Под автоматизированной системой понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.
Применение автоматизированных систем позволило представить в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта для реализации и организации социальных процессов. При этом предполагается экономия затрат труда, времени и других материальных ресурсов, необходимых для осуществления этих процессов. Поэтому автоматизированные системы играют важную стратегическую роль, которая постоянно возрастает.
Это объясняется рядом свойств, присущих автоматизированным системам, которые: позволяют активизировать и эффективно использовать информационные ресурсы общества, что экономит другие виды ресурсов; реализуют наиболее важные, интеллектуальные функции социальных и экономических процессов; позволяют оптимизировать и во многих случаях автоматизировать информационные процессы в период становления информационного общества; обеспечивают информационное взаимодействие людей, что способствует распространению массовой информации.
Информационные системы быстро ассимилируются культурой общества, снимают многие социальные, бытовые и производственные проблемы, расширяют внутренние и международные экономические и культурные связи, влияют на миграцию населения по планете; занимают центральное место в процессе интеллектуализации общества, в развитии системы образования, культуры и новых (экранных) форм искусства, популяризации шедевров мировой культуры и истории развития человечества; играют ключевую роль в процессах получения, накопления, распространения новых знаний; позволяют реализовать методы информационного моделирования глобальных процессов, что обеспечивает возможность прогнозирования многих природных ситуаций в регионах повышенной социальной и политической напряженности, экологических катастроф, крупных технологических аварий.
Структура конкретной автоматизированной системы для своей реализации предполагает наличие трех компонентов: комплекса технических средств, состоящего из средств вычислительной, коммуникационной и организационной техники; системы программных средств, состоящей из системного (общего) и прикладного программного обеспечения; системы организационно-методического обеспечения, включающей инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной автоматизированной системы обеспечения управленческой деятельности.
1.2 Инструментальные средства проектирования
В современном мире практически любая организация, будь то бизнес-предприятие или государственное учреждение, сталкивается с проблемой структурирования получаемой информации, анализа и управления различными информационными системами (ИС). С каждым годом разработка и внедрение таких ИС заметно усложняются. При этом на первоначальном этапе разработки подобных систем всегда осуществляется детальный анализ самой деятельности и ставящихся перед ИС задач. Поэтому в настоящее время применяются специальные CASE-средства (Computer Aided Software/System Engineering), помогающие в разработке и поддержке сложных программных систем - от простого моделирования бизнес-процессов на предприятии до полной поддержки всего жизненного цикла создания и сопровождения информационных систем.
CASE - это инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов. Они позволяют получить описание работы создаваемой системы раньше, чем ее построили. Затем с их помощью можно анализировать работу системы и оптимизировать подготавливаемые решения. С помощью CASE-инструментария создаются аналитические схемы, которые не только показывают понимание требований заказчика, но и заставляют понять всю глубину разрабатываемой системы, обнаружить пропущенные детали.
Сегодня CASE-средства успешно применяются практически во всех областях деятельности человека, где возникает необходимость в автоматизации процессов и детальном анализе информации. Они включают в себя определенный набор инструментария для обслуживания процессов проектирования и сопровождения ИС, создания баз данных и приложений, тестирования, документирования, структурно-функционального анализа и прочее.
CASE-средства - эффективная поддержка мышления и развития логики. На базе чего возможности аналитиков значительно расширяются. С помощью CASE-средств возможно разработать информационную модель и на ее основе концепцию автоматизации предприятия.
Инструментальные средства, предназначенные для моделирования ИС, могут быть отнесены к одной из следующих категорий:
локальные, поддерживающие один-два типа моделей и методов;
малые интегрированные средства моделирования, поддерживающие несколько типов моделей и методов (ERwin, BPwin);
средние интегрированные средства моделирования, поддерживающие от 4 до 10-15 типов моделей и методов (Rational Rose, Paradigm Plus, Designer/2000);
крупные интегрированные средства моделирования, поддерживающие более 15 типов моделей и методов (ARIS Toolset).
Из всех представленных нам больше подходит BPwin. BPwin является достаточно развитым средством моделирования, позволяющим проводить анализ, документирование и улучшение бизнес процессов. С его помощью можно моделировать действия в процессах, определять их порядок и необходимые ресурсы. Модели BPwin создают структуру, необходимую для понимания бизнес процессов, выявления управляющих событий и порядка взаимодействия элементов процесса между собой.
Сравним BPwin с другими CASE-средствами (Таблица 1):
Таблица 1 - Сравнение CASE-средств
1.3 Описание предметной области
В данной работе предметной областью автоматизации являются складские операции аптеки.
Прежде всего, склад имеет дело с движением материальных и информационных потоков. Первые представлены движением товара от поставщиков на склад и со склада к сотрудникам центра, а информационные потоки представлены документацией, необходимой для этих операций.
Склад принимает и складирует медикаменты, которые сопровождаются товарной накладной и счет-фактурой. Товарная состоит из двух частей: общей (в которую входят номер и дата товарной накладной, наименование и реквизиты поставщика) и спецификации (в нее входят наименования и количество и цена передаваемой продукции). Счет-фактура - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа покупателя, суммы платежа, товарности данной хозяйственной операции или принятия, или отказа от него в счете-фактуре. Общая часть включает реквизиты поставщика и покупателя, а в спецификации указываются наименование товара, единицы измерения, цена и сумма.
2. РАЗРАБОТКА ФУНКЦИОНАЛЬНЫХ МОДЕЛЕЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ УЧЕТА ЗАПАСОВ МЕДИКАМЕНТОВ АПТЕКИ
BPwin - мощный инструмент моделирования, который используется для анализа, документирования и реорганизации сложных бизнес-процессов. Модель, созданная средствами BPwin, позволяет четко документировать различные аспекты деятельности - действия, которые необходимо предпринять, способы их осуществления, требующиеся для этого ресурсы и др. Таким образом, формируется целостная картина деятельности предприятия - от моделей организации работы в маленьких отделах до сложных иерархических структур. При разработке или закупке программного обеспечения модели бизнес-процессов служат прекрасным средством документирования потребностей, помогая обеспечить высокую эффективность инвестиций в сферу IT. В руках же системных аналитиков и разработчиков BPwin - еще и мощное средство моделирования процессов при создании корпоративных информационных систем (КИС).
BPwin совмещает в одном инструменте средства моделирования функций (IDEF0), потоков данных (DFD) и потоков работ (IDEF3), координируя эти три основных аспекта бизнеса для соответствия потребностям бизнес-аналитиков и системных аналитиков. BPwin позволяет повторно использовать ключевую информацию моделирования с точки зрения базовых аспектов, чтобы определить точки конфликтов и, в конечном счете, достичь их согласования.
С помощью функционального моделирования (нотация IDEF0), можно провести систематический анализ деятельности предприятия, сосредоточившись на регулярно решаемых задачах (функциях), свидетельствующих об их правильном выполнении показателях, необходимых для этого ресурсах, результатах и исходных материалах (сырье).
Моделирование потоков данных (DFD), часто используемое при разработке программного обеспечения, сосредоточено вокруг потоков данных, передающихся между различными операциями, включая их хранение, для достижения максимальной доступности и минимального времени ответа. Такое моделирование позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.
Моделирование потоков работ (нотация IDEF3) позволяет рассмотреть конкретный процесс, проанализировать операции, из которых он состоит, а также точки принятия решений, влияющих на его ход.
Контекстная диаграмма - это верхний уровень модели, представляющий систему как набор иерархических действий, в которой каждое действие преобразует некоторый объект или набор объектов. Высшее действие иерархии называется действием контекста - это самый высокий уровень, который непосредственно описывает систему. Уровни ниже называются порожденными декомпозициями и представляют под процессы родительского действия.
Контекстная диаграмма изображает деятельность самого верхнего уровня и обозначает границу моделирования относительно цели, возможностей и точки зрения.
В данной курсовой работе на основе нотации IDEF0 была разработана контекстная диаграмма, которая показывает входные и выходные ресурсы, правила управления и механизм управления (рисунок 1).
Рисунок 1 - Контекстная диаграмма «Автоматизированная система учета запасов медикаментов аптеки (IDEF0)
Взаимодействие системы с окружающей средой описывается в терминах, необходимых для нормального функционирования аптечного хозяйства:
Входом является товар от поставщика с сопроводительными документами. Для товара от поставщика это товарная накладная и счет-фактура.
Действующее законодательство и инструкции - регламентирующие правила, которыми управляется процесс функционирования аптечного хозяйства.
В функционировании аптеки важнейшую функцию выполняют ресурсы. Персонал аптеки участвует во всех функциональных подсистемах. Информационные ресурсы выполняют прямую функцию (обеспечение информацией о поставщике, товаре и т.п.). Без медикаментов в настоящее время невозможно представить ни одно функционирующее медицинское учреждение.
После описания контекстной диаграммы проводится функциональная декомпозиция - система разбивается на подсистемы, и каждая подсистема описывается отдельно (диаграммы декомпозиции). Затем каждая подсистема, при необходимости, разбивается на более мелкие и так далее до достижения нужной степени подробности. В результате такого разбиения, каждый фрагмент системы изображается на отдельной диаграмме декомпозиции (рисунок 2).
Рисунок 2 - Диаграмма декомпозиции IDEF0. Учет запасов медикаментов
Весь процесс учета запасов медикаментов подразделяется на:
Приемку товара (принятие товара по сопроводительным документам).
На данном этапе товар с сопроводительными документами поступает на склад аптеки и подвергается подсчету (просмотр сроков годности). Если результат подсчета товара положительный, то часть товара передается на отгрузку, остальное - на хранение. Если результат подсчета товара отрицательный, то составляется акт и товар с документами передается на хранение до выравнивания результатов.
Отгрузку медикаментов.
Данный этап подразумевает комплектование медикаментов и их отгрузку.
Хранение - основная и самая сложная функция склада аптеки, подразумевает все остальные действия с товаром, не описанные выше, например, складирование, учет товара, оформление документации на товар.
Каждый подпроцесс подлежит дальнейшей декомпозиции. В результате дальнейшего разбиения функций получаем диаграммы декомпозиции (рисунок 3, 4, 5):
Рисунок 3 - Диаграмма декомпозиции IDEF0. Прием медикаментов
Процесс приема медикаментов подразделяется на:
разгрузку (медикаменты выгружаются на склад);
пересчет (медикаменты пересчитываются, просматривается срок годности медикаментов, и получившееся количество сверяется с количеством, указанным в приходных документах).
Далее декомпозируем функциональный блок «Пересчет (проверка сроков годности)», который в свою очередь является элементом декомпозиции блока «Прием медикаментов» и подразделяется на пять действий (рисунок 4):
прием медикаментов для сверки;
сверка с договором на поставку;
осмотр внешнего вида;
проверка даты изготовления и истечения срока годности;
передача на комплектовку медикаментов.
Рисунок 4 - Диаграмма декомпозиции IDEF3. Пересчет (проверка сроков годности)
Рис.5: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Отгрузка товара
Процесс отгрузки товара подразделяется на:
Комплектование медикаментов.
Отгрузка медикаментов. Принятые и отбракованные медикаменты отгружается с соответствующими документами.
Рис.5: Диаграмма декомпозиции IDEF0. Хранение
Процесс хранения, в свою очередь подразделяется на:
Складирование (Непосредственное размещение медикаментов на аптечном складе).
Учет медикаментов.
3. РАЗРАБОТКА ИНФОРМАЦИОННЫХ МОДЕЛЕЙ АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ «УЧЕТА ЗАПАСОВ МЕДИКАМЕНТОВ АПТЕКИ»
Построение информационной модели предметной области предполагает выделение сущностей, их атрибутов и первичных ключей, идентификацию связей между сущностями. Общепринятым видом графического изображения реляционной модели данных является ER-диаграмма, на которой сущности изображаются прямоугольниками, соединенные между собой связями. Такое графическое представление облегчает восприятие структуры базы данных по сравнению с текстовым описанием.
IDEF1X описывает собой совокупность/набор экземпляров похожих по свойствам, но однозначно отличаемых друг от друга по одному или нескольким признакам. Каждый экземпляр является реализацией сущности, т.о. сущность в IDEF1X описывает конкретный набор экземпляров реального мира, в отличие от сущности в IDEF1, которая представляет собой абстрактный набор информационных отображений реального мира. Сущность - это множество экземпляров реальных или абстрактных объектов (человек, место, вещь, событие, состояние, концепция, идея, предмет и т.п.), обладающих общими атрибутами или характеристиками, и о которых необходимо хранить информацию.
Сущность - это множество индивидуальных объектов - экземпляров, причем все эти объекты являются различными.
Связь - это функциональная зависимость между сущностями. Например, "служащий" совершает "продажи".
Каждая сущность обладает атрибутами. Атрибут - это свойство объекта, характеризующее его экземпляр.
В ERwin существуют два уровня представления и моделирования - логический и физический. Логический уровень означает прямое отображение фактов из реальной жизни. Например, люди, столы, отделы, компьютеры являются реальными объектами. Они именуются на естественном языке, с любыми разделителями слов (пробелы, запятые и т.д.). На логическом уровне не рассматривается использование конкретной СУБД, не определяются типы данных (например, целое или вещественное число) и не определяются индексы для таблиц.
Диаграмма уровня сущностей и атрибутов, в нотации IDEF1X логического уровня модели ERwin (Рис.6):
Рис.6. ERD - диаграмма в нотации IDEF1X логический уровень
аптека медикаменты данные база
Сущность покупатель содержит информацию о коде покупателя, ФИО покупателя, а также его адрес.
Сущность заказ содержит номер заказа, дату заказа, форму оплаты, оплату, наименование и количество.
Сущность поставщик содержит код поставщика, ФИО поставщика, а также его адрес.
Сущность полка содержит номер полки.
Сущность медикаменты содержит информацию о коде медикамента, партии, наименовании медикамента, классификации медикамента, описание, единиц измерения, дату поставки, наличие, количество, а также цену.
Физический уровень модели ERwin составляют целевая СУБД, имена объектов и типы данных, индексы. ERD-диаграмма (физический уровень) физического уровня модели ERwin (Рис.7):
ERwin предоставляет возможности создавать и управлять этими двумя различными уровнями представления одной диаграммы (модели), равно как и иметь много вариантов отображения на каждом уровне.
Рис.7 ERD - диаграмма в нотации IDEF1X физический уровень.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Анализ деятельности складского учета, внедрение информационных технологий в процесс работы склада. Создание информационной системы учета движения материалов на складе. Моделирование бизнес-процессов. Проектирование физической структуры базы данных.
курсовая работа , добавлен 22.06.2014
Разработка базы данных для информационной поддержки деятельности аптеки с целью автоматизированного ведения данных о лекарствах аптеки. Проектирование схемы базы данных с помощью средства разработки структуры базы данных Microsoft SQL Server 2008.
курсовая работа , добавлен 18.06.2012
Архитектура и функции информационной системы для автоматизации учета ремонта электрооборудования. Построение модели прецедентов, потоков данных и процессов в стандарте IDEF0. Проектирование концептуальной и логической модели интегрированной базы данных.
курсовая работа , добавлен 06.08.2013
Опыт создания автоматизированных информационных систем. Разработка автоматизированной информационной системы для строительного предприятия ООО "СТК Дело". Этапы проектирования базы данных для учета хранения строительных материалов на складе предприятия.
курсовая работа , добавлен 15.03.2015
Роль оптовой торговли в рыночной экономике. Сортовой и партионный способы учета товаров. Организация бухгалтерского учета и документооборота на предприятии. Разработка базы данных для автоматизации учета переоценки стоимости товаров на оптовом складе.
дипломная работа , добавлен 15.01.2012
Проектирование программного продукта для использования в организации учета медикаментов в аптеке. Построение функциональной модели автоматизированной системы; разработка и тестирование иерархии классов в соответствии с объектно-ориентированным подходом.
курсовая работа , добавлен 21.02.2013
Описание особенностей подсистемы обеспечения медикаментами. Разработка структуры базы данных, схемы алгоритма и программного модуля, структуры реестра. Обоснование выбора языка программирования. Оценка надежности и классификация ошибок программы.
дипломная работа , добавлен 25.12.2014
Разработка реляционной базы данных информационной системы для учета доходов потребительского общества средствами программного продукта СУБД MS SQL Server 2012. Преобразование концептуальной модели данных к реляционной. Набор предварительных таблиц.
курсовая работа , добавлен 06.10.2014
Анализ существующих разработок и выбор стратегии автоматизации делопроизводства взаимоотношении поставщиков лекарственных препаратов с аптекой. Разработка проекта базы данных аптеки "Ригла". Обоснование экономической эффективности разработки базы данных.
дипломная работа , добавлен 19.09.2013
Проектирование приложения для базы данных "Оптовый склад" средней сложности с типовым пользовательским интерфейсом. Изучение особенностей ведения учета поставщиков, покупателей, продаж, движения товара на складе. Выборка, удаление таблиц из базы данных.
Одна из особенностей учета в торговых организациях, имеющих сеть филиалов - необходимость структурировать доходы и расходы в разрезе подразделений и видов деятельности. Эта задача иногда осложняется тем, что филиалы осуществляют виды деятельности как облагаемые, так и необлагаемые ЕНВД. В данной статье мы рассмотрим, как эти задачи были решены в МП "Нижегородская аптечная сеть" - крупнейшей сети аптек г. Нижний Новгород. Внедрение было выполнено компанией "ЭКОС", г. Нижний Новгород, на платформе "1С:Предприятие 7.7".
Методология учета
Первоочередной задачей при автоматизации МП "Нижегородская аптечная сеть" было четкое разделение структуры доходов и расходов. Это, в конечном итоге, должно было помочь получить ясную картину прибыльности каждой из аптек в разрезе видов деятельности.
|
Кроме того, необходимо было обеспечить правильный расчет и начисление налогов, ведь в крупной организации учет, как правило, на порядок сложнее, чем в небольшой фирме, а многоуровневая структура предприятия приводит к усложненным расчетам по распределению затрат и определению доходности подразделений (в МП "Нижегородская аптечная сеть" их около 60-ти.
Предприятие, осуществляющее виды деятельности, облагаемые единым налогом на вмененный доход (далее - ЕНВД) и подпадающие под общий режим налогообложения, сталкивается с проблемой организации учета в рамках двух кардинально отличных друг от друга систем налогообложения. Их совмещение приводит к необходимости распределения как затрат, так и налогов, которые в момент начисления не всегда можно идентифицировать с конкретным видом деятельности.
При анализе структуры центров доходности становится очевидной первая проблема - необходимость нормирования оплаченного "входящего НДС" как по товарам, так и по прочим материальным ценностям и услугам. Стоит заметить, что база нормирования для каждого центра и уровня затрат своя. Анализируя валовую прибыль, в каждом конкретном случае можно определить, какая часть НДС подлежит возмещению:
Дебет 68.2 Кредит 19,
а какая будет включена в себестоимость (по проданным товарам):
Дебет 90.2.2 Кредит 19,
или взатраты (по прочим ТМЦ и услугам):
Дебет 44.1.2 Кредит 19 либо Дебет 26 Кредит 19 .
Основная сложность при неавтоматизированном учете связана с колоссальным объемом данных, которые на крупном предприятии могут многократно перегруппировываться и систематизироваться, прежде чем эту информацию можно будет использовать для принятия решений и составления отчетности.
Подобные проблемы возникают при расчете и начислении налогов с фонда оплаты труда (далее - ФОТ), которые приходится распределять по видам деятельности, облагаемым и необлагаемым ЕНВД. В данном случае наиболее приемлемым решением представляется следующее:
- в полной мере начислить все налоги с ФОТ на счета затрат вне зависимости от видов деятельности;
- в конце месяца, когда будет известна валовая прибыль по аптекам в разрезе видов деятельности, сторнировать излишне начисленные налоги в части, приходящейся на виды деятельности, облагаемые ЕНВД.
Проблема усугубляется при начислении взносов на обязательное пенсионое страхование по страховой и накопительной части. Предприятие имеет право уменьшить свои платежи по единому налогу на вмененный доход за счет платежей в Пенсионный фонд РФ (страховой и накопительной части), но лишь в объеме, не превышающем 50 % данного налога. Эта часть сторнируется со счета затрат, например:
Точно такие же схемы применяются при распределении затрат со счета 44.1.3 "Издержки обращения, подлежащие распределению", и счета 26 "Общехозяйственные расходы".
В конечном итоге при закрытии счета 90 "Продажи" определяется прибыль или убыток в разрезе аптек и видов их деятельности. Это и являлось одной из основных задач данного проекта.
Автоматизация
На практике в процессе разработки и внедрения системы автоматизации к методологическим проблемам добавились чисто технические нюансы. Нужно было осуществить состыковку тринадцати удаленных баз данных с центральной базой.
Данная проблема была решена частично с помощью компоненты "Управление распределенными базами данных", а частично - с помощью технологии обмена данными в XML- формате.
В конфигурации реализован учет в разрезе филиалов по всем участкам бухгалтерского учета. Вследствие того, что учет товаров на предприятии ведется в розничных ценах, был внесен ряд изменений, связанных с суммовым учетом в рознице (см. рис. 1).
Рис. 1. Поступление товаров.
Основной проблемой при реализации проекта был большой объем данных, вводимых в систему. Например, количество документов, поступающих от поставщиков, составляет порядка 30 тысяч в месяц. Это приводит к невозможности использования ряда типовых документов конфигурации из-за снижения быстродействия системы. Так, для автоматического формирования книги покупок было принято решение о разделении учета НДС по поступившим товарам и НДС по прочим ТМЦ и услугам. Кроме того, для уменьшения объема одновременно обрабатываемых данных и повышения оперативности работы регламентный документ "Формирование записей книги покупок" вводится в систему ежедневно, обрабатывая данные только за определенную дату и по определенному участку учета. Следует отметить, что книга покупок за месяц в стандартном формате занимает около 500 страниц.
Аналогичным образом был проработан блок взаиморасчетов с поставщиками и покупателями. По сути, на справочнике "Договоры" была организована "подокументная оплата".
Автоматизация двустороннего обмена с системами "Клиент-Банк" позволила практически полностью автоматизировать процесс ввода информации по состоянию банковских счетов, а документ "Выписка" с табличной частью в 300-700 строк вводить за 10-15 минут (см. рис. 2). Это существенно облегчило работу сотрудников, уменьшило вероятность ошибки.
Рис. 2. Документ "Выписка".
Все основные расчеты и обработки (загрузка данных из филиалов, заполнение книги покупок и книги продаж, расчет и корректировка налогов, распределение затрат, закрытие счетов) в основном выполняются запуском задач в фоновом режиме в нерабочее время. Подобное решение проблемы позволяет использовать на 100 % не только время сотрудников, но и "машинное" время.
Как результат проведенной работы может быть составлена сводная отчетная форма по составу прибыльности предприятия в разрезе подразделений - аптек (см. рис. 3).
Рис. 3. Отчет о прибыли.
Таким образом, в процессе автоматизации удалось выполнить все поставленные задачи. Сотрудникам бухгалтерии стало гораздо проще оперировать информацией - теперь они могут быстро и достоверно формировать требуемые отчеты как для внутренних, так и для внешних пользователей. Полнота и оперативность ввода информации позволяет с достаточной точностью говорить о наличии и размере дебиторской и кредиторской задолженности, о состоянии взаиморасчетов с контрагентами, а на основе анализа состава активов и пассивов предприятия - о его финансовом состоянии, что является информацией первостепенной важности для любого руководителя.
Успешное взаимодействие сотрудников бухгалтерии предприятия и сотрудников компании-внедренца на данном этапе дало повод для продолжения сотрудничества. В настоящий момент ведутся работы по автоматизации налогового учета, кадрового учета и расчета зарплаты, планируются работы по автоматизации финансового планирования на предприятии.
Информационное обеспечение работы аптечных предприятий является одним из важнейших инструментов не только повышения их конкурентноспособноти, но и необходимым условием самого их существования.
Информационное обеспечение аптечных предприятий включает в себя несколько основных аспектов:
Маркетинговые исследования;
Обеспечение нормативной базой;
Учет движения товара;
Анализ и планирование;
Взаимодействие с внешними отраслевыми информационными системами;
Новые информационные технологии, получившие развитие и широкое применение за последние годы, дают новые формы в организации каждого из перечисленных направлений
Важнейшей составляющей маркетинговых исследований розничного рынка лекарственных средств и изделий медицинского назначения являются справочные службы о наличии лекарств в аптеках города. В настоящее время практически каждая аптечная сеть в городе имеет собственную справку, которая дает информацию только по ограниченному кругу аптек. Это повышает привлекательность для самих сетевых аптек, но снижает ценность для населения и специалистов.
В аптеке установлена система «1С:Аптека»
"1С:Аптека" расширяет функциональные возможности типового решения"1С:Розница" для работы со специфическим ассортиментом (лекарственные средства, товары медицинского назначения) и бизнес-процессами (посерийный учет лекарственных средств, контроль фальсификатов и сроков годности, контроль правил ценообразования и т.д.) аптек, как в варианте одиночной аптеки, так и сети аптек.
Основные функциональные возможности отраслевого решения:
· Оформление прихода лекарственных средств от контрагента на склады аптек, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;
· Оформление перемещения лекарственных средств между аптеками, внутренними складами аптек, аптеками и складами предприятия, в том числе в двухфазовом (ордерном) режиме;
· Оформление возвратов товаров от покупателей (реализованы механизмы автоматического создания необходимых документов при возврате "Не День в День" в режиме РМК);
· Оформление документов инвентаризации лекарственных средств ("Инвентаризация товаров", "Списание товаров", "Оприходование товаров");
· Оформление приходных и расходных кассовых ордеров непосредственно в аптеках;
· Оформление документов перемещения денежных средств между аптеками, внутренними кассами аптек, аптеками и кассами предприятия;
· Оформление чеков продажи, и по окончании смены сводного отчета по контрольно-кассовой машине, с учетом возвращенных товаров в смену;
· Работа с эквайринговыми системами, учет оплат товаров по платежным картам, учет договоров эквайринга и условия возвращения / не возвращения торговой уступки эквайрером при возврате товаров;
· Возможность использования процентных скидок по дисконтным картам (накопительные скидки), скидки с разделением по аптекам, скидки контрагентам, скидки на сумму чека, скидки по времени действия, по количеству товара, по виду оплаты;
· Поддержка торгового оборудования: фискальные регистраторы, терминалы сбора данных, сканеры штрих кодов, весовое оборудование, дисплеи покупателя, платежные терминалы, ридеры магнитных карт.
Применение отраслевого решения для автоматизации аптек, аптечных киосков и сетей аптек позволит существенно сократить затраты и сроки ввода системы в эксплуатацию, по отношению к универсальным решениям, благодаря реализации в нем основных бизнес-процессов, свойственных успешным предприятиям этой отрасли.
В конфигурации "Розница 8. Аптека" ведется учет по сериям для лекарственных средств. Серийный учет лекарственных средств реализован на базе механизма характеристик.
Решение позволяет вести учет жизненно необходимых и важных лекарственных средств, обязательного аптечного ассортимента и специализированных групп, учет аналогов лекарственных средств, позволяющий найти замену отсутствующему лекарственному средству или товару. Реализован механизм загрузки/выгрузки документов из внешнего файла (форматы txt, dbf, xls, mxl).
Сервис загрузки/обновления информации о препаратах и сериях, предписанных к изъятию из аптечной и розничной сети (фальсификатах) позволяет использовать данные с официального сайта Федеральной службы по надзору в сфере здравоохранения и социального развития. В документах осуществляется контроль фальсифицированных препаратов, а также серий с истекшим сроком годности.
Информационные базы, созданные на основе отраслевого решения "1С:Аптека", имеют возможность работы в режиме распределенных информационных баз (РИБ) с четким разделением документооборота по аптекам, где в главном узле РИБ консолидируется информация по всем аптекам сети. Предусмотрены механизмы автоматического инициирования обмена.
Предусмотрены механизмы администрирования пользователей информационной базы удаленных узлов РИБ из главного узла "1С:Аптека" администратором системы, например, в главном узле РИБ, администратор системы может создать (редактировать, назначать роли, интерфейсы, сбрасывать пароль) пользователя информационной базы удаленного узла, а также иметь доступ к актуальной информации о настройках пользователей ИБ, сделанных в режиме конфигуратора (или предприятия) непосредственно в узлах РИБ.
В "1С:Аптека" наряду с многоаптечным учетом, реализован многофирменный учет, где каждый склад (торговый зал) может быть отнесен к определенной организации.
"1С:Аптека" может использовать ордерные схемы перемещения, реализации и поступления товаров на склады предприятия или аптек. Ордерная схема представляет собой перемещение в буферный список товаров, необходимых к принятию или отгрузке со склада, фактическая же операция с товарным остатком на складе производится расходным или приходным ордером.
В системе реализована возможность контроля установки цен на лекарственные средства в соответствии с законодательством для каждой серии в отдельности. Есть возможность работы с типами цен номенклатуры, которые в случае использования управляющей системы могут выступать в роли рекомендованных цен к розничной торговле, но быть скорректированными для розничной продажи в зависимости от географического положения аптеки Также реализованы механизмы создания макетов ценников и этикеток и их печати из любых видов "товарных" документов.
Отраслевое решение "1С:Аптека" аккумулирует в себе методические решения и лучшие практики предприятий розничной торговли, представленные в программном продукте "1С:Розница 8" и накопленный опыт компании 1С-Рарус на рынке автоматизации аптек
Система: «1-С Аптека» на рабочем компьютере
Поисковые возможности
Скорость и качество обслуживания покупателя, оптимизация учета и пополнения товарных запасов, возможность оперативно отслеживать и регулировать уровень розничных цен и многие другие аспекты, влияющие на конечный результат работы аптеки, актуальны всегда. Без учета этих факторов выжить нельзя. Что же тогда говорить о современной ситуации, когда проблема борьбы за покупателя давно уже стала самой насущной. Резко возросло стремление руководителей использовать любую возможность для повышения конкурентоспособности своего бизнеса. В частности, заметно усилился спрос на различные компьютерные и программные решения, позволяющие комплексно автоматизировать весь цикл деятельности аптеки.
Для аптеки как торгового учреждения характерна высокая степень отчетности. Учитывая значительный объем и темпы оборота товара, специфические требования к его хранению и реализации, здесь очень важно наладить быстрый и качественный сбор, обработку и анализ информации, относящийся к коммерческой деятельности аптеки. Сделать это возможно путем внедрения автоматизированных систем управления, позволяющих объединить весь процесс оборота товара - от заказа очередной партии у поставщика и до момента реализации и учета поступающих от нее средств.
Программные продукт представляет собой информационную систему, предназначенную для всеобъемлющего автоматизированного учета и анализа движения всех категорий товара в аптеках или аптечных сетях. Они охватывает все стороны деятельности аптеки и учитывает все особенности ее работы.
Вот какие достоинства системы отмечают работники аптек давно и успешно использующие программный продукт в повседневной практике. Во-первых, это полный учет товаров в реальном времени с ведением необходимой финансовой документации. Вы всегда точно знаете прибыль и остаток товара в любом отделе своей аптеки, можете контролировать закупки, отпуск, ассортимента и розничные цены товара. Естественно все это снижает трудозатраты, упрощает работу провизоров, а руководству аптеки позволяет оптимизировать ассортиментную политику предприятия, избавившись от "балластных" позиций и сведя к необходимому минимуму количество товарных запасов. Скажем, инвентаризацию, при необходимости, можно провести всего за несколько часов. Отчёты, формируемые системой, позволяют своевременно выявлять возможные ошибки, упрощать ведение бухгалтерского учёта и предоставлять аналитическую информацию для руководителя аптеки. Любой отчёт можно составить за несколько минут.
Благодаря автоматизированной системе ускорилась работа провизора-информатора. Информация о наличии ЛС и ценах поступает на городскую справку и в лечебно-профилактические учреждения. Система проста в использовании, это позволяет быстро обучить персонал без отрыва от работы. Кроме того, система предоставляет аптеке большие аналитические возможности для планирования своей деятельности. Например, можно осуществить полный расчет рейтингов всех препаратов за год менее чем за 5 минут. Такая высокая скорость функционирования достигается, в частности, за счет того, что при работе система не создает никаких временных, ненужных файлов, что характерно для многих компьютерных программ. Обычно эти файлы остаются на диске и замедляют работу программы. Сравнительный анализ ассортимента проводится с учетом "точки безубыточности" отдельных групп товаров, определяется структура объемов продаж, рентабельность товарных позиций. Таким образом, становится возможным планировать объемы продаж, товарно-денежные потоки, прибыли и затраты.
Наиболее предпочтительными и выгодными для аптеки является интегрированные программно - аппаратные комплексы, или автоматизированные системы управления. Такие системы позволяют всесторонне учитывать и контролировать финансово-хозяйственную деятельность аптеки или аптечной сети, т.е. формировать полную и достоверную информацию о хозяйственных процессах и результатах деятельности предприятия. А это, в свою очередь, означает освобождение руководителей и бухгалтеров от утомительных расчетов, позволяя им полностью сосредоточиться на анализе и планировании бизнеса. На протяжении последних лет разработка информационных продуктов связана с использованием экономико-математических методов для осуществления маркетинговых функций по прогнозированию потребления товаров аптечного ассортимента, а также для тестирования рынка.
Автоматизированная система позволяет обеспечить точное знание прибыли и остатка товара в любом отделе в любой момент времени (это необходимо для того, чтобы свести к минимуму товарный запас на складе, сохраняя при этом неснижаемые запасы медикаментов, установленных специальными перечнями).
С недавних пор в аптеке применяется программный комплекс «Поставщики». Система предназначена для автоматизированного учёта и анализа движения товаров аптечного ассортимента. Она охватывает все стороны деятельности - от прихода товара на склад до его реализации в торговом зале. Эта программа учитывает особенности работы аптеки, позволяя вести предметно-количественный учёт товаров, финансовый контроль и оперативный мониторинг товарных остатков. С помощью программы поддерживаются контакты с поставщиками и проводится актуализация заказа. Быстрое определение реальных остатков - одно из главнейших достоинств. Кроме того, применение кассовых аппаратов с использованием штрихового кодирования в составе программного комплекса упрощает процесс отпуска лекарств и их учёта, значительно облегчает работу провизоров, повышая качество контроля и снижает затраты на ошибки персонала. Поступление товара в аптеку от поставщиков составляет несколько часов.
Аптеки, приобретающие программное обеспечение прекрасно знают, насколько важную роль в этом случае начинает играть сервисное обслуживание. В общем, система решает практически любые задачи современной аптеки. Но главное, как считают ее пользователи, она позволяет делать лекарственную помощь действительно "экстренной".
1Управление аптечной организацией требует от руководителя умелое сочетание использования финансо-вых показателей, полученных на основании анализа данных бухгалтерской отчетности, с другими пока-зателями для обоснования управленческих решений на временных промежутках, когда еще нет законченной отчетности. Это составляет основу управленческого учета, который рассматривается как внутренняя информационная система, предоставляющая информацию для принятия управленческих решений и осуществления контроля деятельности организации. Информация для управленческого учета формируется на одной и той же базе, что и информация для финансового и налогового учета. Отличие заключается в группировках предоставляемой информации для принятия управленческих решений. От-сутствие единого стандарта по ведению управленческого учета позволяет формировать различные под-ходы к разработке системы управленческого учета и к методам его веления.
MANAGERIAL ACCOUNTING IN PHARMACY ORGANIZATIONS AS INFORMATION SYSTEM FOR ADMIN-ISTRATIVE DECISION-MAKING
Gavrilina N.I. 11 Pyatigorsk State pharmaceutical Academy
Abstract:
Pharmacy management organization requires the head of a skilful combination of financial indicators obtained on the basis of the analysis of accounting data, with other indicators to support management decisions at time intervals, when there is no more complete reporting. This is the basis of managerial accounting, which is considered as an internal information system that provides information for management decision-making and oversight of the Organization’s activities. Information for managerial accounting is formed on the same basis as the information for financial and tax accounting. The difference consists in grouping information for management decision-making. The lack of a single standard for managerial accounting enables you to generate a variety of approaches to developing managerial accounting system, and its dictates.
Keywords:
Библиографическая ссылка
Гаврилина Н.И. УПРАВЛЕНЧЕСКИЙ УЧЕТ В АПТЕЧНЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ КАК ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ДЛЯ ПРИНЯТИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ // Научное обозрение. Фармацевтические науки. – 2014. – № 1. – С. 17-17;URL: http://pharma.science-review.ru/ru/article/view?id=12 (дата обращения: 01.02.2020). Предлагаем вашему вниманию журналы, издающиеся в издательстве «Академия Естествознания»