Корпоративные карты — самое удобное средство расчетов с подотчетными лицами. Как их оформить и получить в банке, расскажем в статье.

Выдавать деньги под отчет можно разными способами. Один из них — использовать корпоративные банковские карты.

Что такое корпоративная банковская карта

Корпоративная карта — универсальное средство расчетов, альтернатива чековой книжки. Карта может быть выпущена к специальному карточному счету либо к расчетному счету компании.

Преимущества работы с корпоративными картами

Корпоративные карты облегчают жизнь и руководителям, и бухгалтерам, и кассиру, и подотчетным лицам.

Примечание. Для каких целей можно использовать корпоративную карту

Корпоративную карту удобно использовать для оплаты товаров, расчетов с поставщиками, командировочных, представительских, хозяйственных расходов. Нельзя использовать корпоративные карты для оплаты личных покупок или получения зарплаты.

Двойное назначение. Корпоративные карты работник может использовать как для получения наличных денег, так и для безналичных расчетов.

Сокращается документооборот. Чтобы выдать под отчет наличные, как правило, их необходимо снять с расчетного счета. Для этого руководитель подписывает чек. По нему кассир получает деньги в банке, оформляет кассовый приходный ордер (п. 3.1 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденного Банком России 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение ЦБ РФ N 373-П), делает запись в кассовой книге (унифицированная форма N КО-5, утверждена постановлением Госкомстата России от 18.08.98 N 88).

При пополнении специального карточного счета руководителю достаточно подписать обычное платежное поручение. А если карта выпущена к расчетному счету компании, то и этого делать не нужно.

Пунктом 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П предусмотрено, что для получения подотчетных сумм работник обязан оформить заявление. К нему должен приложить руку руководитель компании, указав сумму и срок, на который работнику выдаются деньги.

Примечание. Работодатель вправе по своему усмотрению обязать подотчетников оформлять заявления для контроля, например, сроков представления авансовых.

При использовании корпоративных банковских карт подотчетному лицу нет необходимости писать заявление на выдачу денег.

Из цепочки документооборота исключаются расходные кассовые ордера, которые обязательно нужно оформлять при выдаче подотчетных сумм наличными (п. 4.1 Положения ЦБ РФ N 373-П).

Вторичное использование одним подотчетным лицом корпоративной карты никак не увязано с предоставлением им авансового отчета по первому случаю расходования подотчетных сумм, как это требуется при расчетах наличными (п. 4.4 Положения ЦБ РФ N 373-П). Если иное не установлено внутренним локальным нормативным актом, работник может отчитаться однократно по всем подотчетным тратам.

100 000 руб. — не предел. При оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты не надо соблюдать лимит расчетов (100 000 руб.), установленный пунктом п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У для расчетов наличными в рамках одного договора.

Примечание. В компании может быть установлен свой лимит расчетов корпоративными картами.

Какие виды карт бывают

Прежде чем оформить корпоративные карты для расчетов с подотчетниками, необходимо определиться, какие именно карты удобнее использовать вашей компании.

Банки могут выпустить корпоративные карты разных видов (п. 1.5 Положения об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием, утвержденного Банком России от 24.12.2004 N 266-П, далее — Положение N 266-П): дебетовые (расчетные) и кредитные. На дебетовой (расчетной) карте — собственные деньги компании, на кредитной — заемные средства.

Примечание. Овердрафт к дебетовой карте

В некоторых случаях к дебетовой карте открывается овердрафт — кредит, предоставляемый банком-эмитентом карты клиенту при недостаточности или отсутствии на ее банковском счете денежных средств (п. 1.5 Положения N 266-П).

И те и другие корпоративные карты могут быть как именными, так и неименными. Именные карты выпускаются на конкретного сотрудника компании. Кроме имени и фамилии держателя, эмбоссируется наименование компании.

Неименные — выпускаются на компанию. Такой корпоративной картой может пользоваться любое из избранных подотчетных лиц.

Примечание. Эмбоссирование — нанесение данных на карточке в виде рельефных знаков.

Лимит карты

Для каждой корпоративной карты может быть установлен индивидуальный лимит расходования средств. Компания может установить как постоянные, так и временные лимиты расходования средств по картам. Кроме того, при использовании корпоративных карт можно определить лимиты на разные категории трат: снятие наличных, предельный размер однократного безналичного списания, операции за рубежом и др.

Примечание. Срок действия корпоративных карт — три года.

Какие карты чаще применяют для расчетов с подотчетниками

Как показывает практика, компании в основном используют дебетовые неименные корпоративные карты с установлением лимита для каждой карты на разные категории трат и овердрафтом.

К какому счету привязать корпоративные карты

Эмиссию карт осуществляет кредитная организация — банк (п. 1.5 Положения N 266-П).

Банк-эмитент с учетом действующих нормативных актов, изданных ЦБ РФ, устанавливает условия выпуска корпоративных карт — перечень необходимых документов, тарифы за обслуживание и пр.

Как мы отметили выше, дебетовые корпоративные карты могут быть привязаны к расчетному или специальному карточному счету.

Примечание. Выпущенные банком карты принадлежат ему на праве собственности.

Опасности привязки корпоративных карт к расчетному счету

Если корпоративная карта привязана к расчетному (текущему) счету компании, держатель карты (подотчетное лицо) имеет открытый доступ к денежным средствам компании.

Обезопасить остаток на расчетном счете можно, установив лимит по карте.

Преимущества специального карточного счета

При использовании специального карточного счета банк открывает компании на основании договора специальный банковский счет. Средства, переведенные на него, которые предполагается выдавать под отчет, отделены от основных денег компании.

Расходование денег с такого счета допускается только с использованием карты (за исключением случая перечисления остатка при закрытии счета). Счет может быть открыт организацией в рублях или иностранной валюте.

Об открытии нового счета в течение семи рабочих дней нужно уведомить налоговую инспекцию (подп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ), а также ПФР и ФСС РФ (подп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Если же компания оформляет карты к уже открытому карточному счету, то уведомлять никого не нужно. Корпоративная карта сама по себе не является самостоятельным видом банковского счета. Она представляет собой средство платежа, с помощью которого компания распоряжается деньгами на счете (п. 1.12 Положения ЦБ РФ N 266-П).

Примечание. Специальный карточный счет — в рублях или валюте?

Удобнее открыть рублевый специальный карточный счет. При наличии рублевого карточного счета открывать валютный карточный счет не обязательно. Ведь в соответствии с пунктом 2.4 Положения N 266-П операции с корпоративной картой могут проводиться в валюте, отличной от валюты счета. При получении иностранной валюты по рублевой корпоративной карте банк просто сконвертирует необходимую сумму.

Какие документы нужны для оформления корпоративных карт

Заметим, что список документов для оформления корпоративных карт в банке, где открыт расчетный счет компании, отличается от списка, который предложит вам другой, незнакомый банк. На с. 61 приведены для сравнения два варианта.

Список документов для оформления корпоративных карт с применением специального карточного счета

N	Для банка, где открыт расчетный счет в банке	N	Для банка, где нет расчетного счета компании
1	2	3	4
	Х	1	Учредительные документы юридического лица (устав)
	Х	2	Решение о создании (реорганизации) юридического лица
	Х	3	Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН)
	Х	4	Свидетельство о постановке на налоговый учет в налоговом органе на территории РФ (ИНН); уведомление Федеральной службы государственной статистики, подтверждающее регистрацию в органах статистики
	Х	5	Протоколы, решения, приказы (или выписки из них) об избрании (назначении) должностных лиц, имеющих право первой и второй подписи, а также при необходимости доверенности или распорядительные акты на указанных лиц
	Х	6	Документы, удостоверяющие личности лиц, имеющих право первой и второй подписи (паспорт (страницы первая и с пропиской))
	Х	7	Лицензии в случае осуществления лицензируемого вида деятельности
1		8	Выписка из Единого государственного реестра юридических лиц (срок действия — один месяц)
2		9	Заявление на открытие специального карточного счета
3		10	Доверенность на предполагаемого держателя карты с правом распоряжения денежными средствами на специальном карточном счете предприятия с использованием банковской карты и получения корпоративной банковской карты, ПИН-конверта (доверенность от имени юридического лица в простой письменной форме, доверенность от имени индивидуального предпринимателя в нотариальной форме)
4		11	Заявление на предоставление расчетной карты предполагаемому держателю карты
5		12	Документ, удостоверяющий личность предполагаемого держателя карты (паспорт (страницы первая и с пропиской))
6	Карточка с образцами подписей и оттиском печати (если набор прав лиц, указанных в аналогичной карточке к расчетному счету, отличен от необходимого для СКС)	13	Карточка с образцами подписей и оттиском печати

Обратите внимание: перечень документов, которые запросит выбранный вами банк, может отличаться от представленного на с. 61.

Оформление корпоративных карт

Как видно из таблицы на с. 61, для заключения договора на открытие специального счета и выпуск корпоративных банковских карт нужны разные документы. Рассмотрим, как составить некоторые из них.

Список сотрудников

Компании необходимо определить круг работников, имеющих право использовать неименные корпоративные карты. Список сотрудников необходимо утвердить приказом (распоряжением) руководителя компании (образец на с. 62).

Образец 1. Приказ об утверждении списка сотрудников, которым разрешено использование неименных корпоративных банковских карт

Закрытое акционерное общество «Сладости Востока»

(ЗАО «Сладости Востока»)

Приказ N 62

об утверждении списка сотрудников, имеющих право

использовать корпоративные банковские карты

Г. Москва

9 января 2014 года

В связи с переходом на безналичные расчеты с подотчетными лицами

Приказываю:

Утвердить список сотрудников, имеющих право использовать корпоративные банковские карты и распоряжаться денежными средствами на них:

В случае увольнения одного из перечисленных сотрудников, поступления на работу нового подотчетного лица, расширения списка документ, представленный в банк, придется обновить.

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты

Заявление на выпуск корпоративной банковской карты (по форме банка) составляется от имени работника компании, уполномоченного получить ее в банке. Он получает статус держателя карты.

Примечание. Отдельное заявление составляется для открытия специального карточного счета.

Единой формы заявления нет, его форму каждый банк разрабатывает самостоятельно.

Сообщаем об открытии счета контролирующим органам

В налоговую инспекцию нужно направить сообщение по форме N С-09-1.

За непредставление (несвоевременное представление) сообщения об открытии специального карточного счета налоговая инспекция может взыскать с организации штраф в размере 5000 руб. (п. 1 ст. 118 НК РФ).

Территориальное отделение ФСС РФ необходимо уведомить об открытии специального карточного счета, направив сообщение. Примерная форма такого сообщения приведена в письме ФСС РФ от 28.12.2009 N 02-10/05-13656.

Аналогичное сообщение необходимо послать в Пенсионный фонд. Его рекомендованная форма приведена на сайте ПФР.

На главной странице сайта нужно найти раздел «Работодателям» и далее поочередно открыть вкладки: «Уплата страховых взносов и представление отчетности» / «Отчетность и порядок ее представления» / «Рекомендуемые образцы документов» / «Сообщение об открытии (закрытии) счета плательщика страховых взносов для представления в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации».

Корпоративная банковская карта – это современное мобильное средство платежа, которое позволяет работникам совершать покупки и оплачивать счета в интересах организации практически в любом месте и в любое время. Рассказываем, что из себя представляют корпоративные банковские карты, чем отличаются от обычных, а также о порядке их оформления и использования.

Что такое корпоративные карты

Сотрудникам постоянно приходится что-либо оплачивать от имени и в интересах своих организаций: представительские и командировочные расходы, счета поставщиков, коммунальщиков, офисные принадлежности, проездные билеты и т.п.

Чтобы не оплачивать подобные расходы за свой собственный счет, работники вынуждены обращаться в кассу организации за выдачей подотчетных денежных сумм, а также представлять отчеты по уже истраченным средствам. При этом должен быть соблюден установленный п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У лимит на выдачу средств из кассы в рамках одного договора (100 000 рублей).

Шпаргалка по статье от редакции БУХ.1С для тех, у кого нет времени

1. Корпоративная карта - разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

2. Деньги на корпоративной карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета.

3. Корпоративные карты бывают дебетовые и кредитные, именные и на предъявителя, рублевые и валютные.

4. Информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт организации не обязаны.

5. Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов.

6. Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно.

Таким образом, стандартная выдача денег под отчет сопряжена с известными неудобствами: временные издержки, бумажный документооборот и ограничение по сумме денежных средств. Гораздо более удобной и современной альтернативой данному способу выдачи денег сотрудникам служит использование ими корпоративных банковских карт.

Корпоративная карта представляет собой разновидность дебетовых и кредитных банковских карт, которая позволяет сотрудникам предприятия самостоятельно оплачивать представительские, командировочные и прочие расходы, непосредственно связанные с хозяйственной деятельностью организации.

Деньги на такой карте – это деньги самой организации, и при использовании карты происходит автоматическое расходование денег с ее расчетного счета. Как вариант – с карточного счета, к которому привязана корпоративная карта. Поэтому на корпоративных картах зачастую установлен лимит на снятие и расходование средств в целях предотвращения крупных растрат.

Правом на применение корпоративных карт может обладать как один сотрудник организации (например, главный бухгалтер), так и несколько. Обычно корпоративными картами располагают директор, бухгалтер, секретарь, а также те работники, чья деятельность связана с регулярными командировками.

Корпоративные карты бывают следующих видов:

Дебетовые – при расчетах используются собственные денежные средства организации. При этом предусматривается возможность подключение овердрафта – если закончились собственные средства, организации банк предоставляет заемные средства в определенном объеме.

Кредитные – сотрудники снимают и расплачиваются деньгами не самой организации, а заемными средствами, принадлежащими кредитному учреждению.

Также карты могут быть именные (оформляются на конкретного сотрудника и могут быть использованы только им) и карты на предъявителя (неименные, рассчитываться и снимать деньги с таких карт разрешается любым лицам, предъявляющим карту к оплате).

Кроме того, различают рублевые и валютные корпоративные карты. Оформление последних оправдано, в частности, при возникновении необходимости оплаты расходов, связанных с зарубежными командировками сотрудников.

Оформление корпоративных карт

Порядок выпуска и получения корпоративных карт регулируется Положением ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии платежных карт и об операциях, совершаемых с их использованием». Оформление корпоративных карт производится банками на основании соответствующего заявления организации.

Корпоративная банковская карта не является банковским счетом, а представляет собой всего лишь средство платежа (п.1.12 Положения ЦБ РФ от 24.12.2004 № 266-П). Поэтому заведение корпоративной карты возможно лишь при наличии у организации существующих банковских счетов. Без действующего счета получить карту невозможно.

Корпоративную карту можно привязать как к уже имеющемуся расчетному счету, так и открыть отдельный счет под такую карту. Если организация открывает специальный карточный счет, деньги на нем будут храниться автономно и независимо от денег на расчетном счете. К одному счету можно привязать несколько корпоративных карт.

Организации не обязаны информировать налоговиков и внебюджетные фонды об оформлении корпоративных карт. Впрочем, не обязаны они уведомлять и об открытии карточных счетов, поскольку данная обязанность была отменена Федеральным законом от 02.04.2014 № 52-ФЗ.

При открытии карточного счета под корпоративную карту к заявлению об его открытии (от имени юрлица) обычно прикладывается выписка из ЕГРЮЛ, заявление будущего держателя корпоративной карты о выпуске карты, его паспорт, а также доверенность на держателя карты с правом распоряжения средствами по карте. Конкретный перечень документов устанавливает банк.

Также банк предлагает установить определенные лимиты на списание денег с карты. По каждой карте могут быть установлены индивидуальные лимиты. Они могут быть постоянными или временными. Например, по договоренности с организацией банк может запретить держателям корпоративных карт списывать с карты более 10 000 рублей в неделю.

Корпоративные карты

Что по вашему мнению мешает широкому использованию корпоративных банковских карт?

Использование корпоративных карт

Корпоративные карты могут быть использованы как для снятия наличных, так и для осуществления безналичных расчетов. При этом для осуществления этих операций работникам не нужно писать никакого заявления, а руководству издавать отдельный распорядительный документ (пп.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Не требуется переводить деньги из банка в кассу предприятия и выдавать их под отчет. При снятии с корпоративной карты наличных также не требуется проводить эти деньги через кассу.

Деньги при помощи карты могут быть сняты и переведены на другой счет самим работником в любое время при появлении соответствующей необходимости. Частным случаем такой необходимости является служебная командировка.

Отправляясь в командировку, сотрудник при помощи корпоративной карты может оплатить проездные билеты, ГСМ, гостиничные номера, услуги столовых и кафе, а также все сопутствующие представительские расходы. Кроме того, при наличии валютной корпоративной карты работник, находящийся за пределами России, беспрепятственно может снять с такой карты иностранную валюту.

Все списанные таким образом с корпоративной карты деньги автоматически считаются выданными под отчет командированному сотруднику. Возвратившемуся из командировки сотруднику требуется лишь отчитаться о произведенных затратах по унифицированной форме № АО-1.

При этом составлять отчеты по всем случаям расходования средств с карты не требуется. Законодательство таких правил не содержит. Поэтому сотрудник вправе предоставить единый авансовый отчет по всем случаям снятия и расходования денег с карты. Предоставление подтверждающих документов (кассовых чеков, проездных билетов и т.д.) происходит в общем порядке.

Порядок отчетности по снятым и переведенным с корпоративной карты деньгам организация утверждает самостоятельно. Периодичность сдачи в бухгалтерию таких авансовых отчетов также устанавливает сама организация с учетом характера своей хозяйственной деятельности.

Чтобы иметь возможность воспользоваться корпоративной банковской картой, сотрудник должен иметь именную корпоративную карту или числиться в списке работников организации, имеющих право на использование неименных корпоративных карт. Данный список утверждается руководителем организации.

По общему правилу, обусловленному самой сущностью корпоративной карты, не допускается ее использование в следующих целях:

• выплата сотрудникам зарплаты;
• выплата сотрудникам пособий и компенсаций;
• приобретение товаров и услуг для личных целей, не связанных с хозяйственной деятельностью организации.

Но данное правило не означают, что деньги с корпоративной карты не могут быть использованы в вышеуказанных целях. На самом деле, могут, так как никаких ограничений на использование корпоративных карт законодательство не содержит. При этом снятие денег с карты в целях, не обусловленных потребностями самой организации, нужно должным образом оформить. Так, для выплаты зарплаты бухгалтер может снять деньги с карты и внести их в кассу организации, используя приходно-кассовый ордер.

Сотрудники также могут использовать корпоративные карты в личных целях (вовремя отследить и предотвратить это не получится), но при этом образуется растрата. Ее необходимо восполнить за счет зарплаты сотрудника.

БУХ.1С открыл канал в мессенджере Telegram. Этот канал ежедневно с юмором пишет о главных новостях для бухгалтеров и пользователей программ 1С. Чтобы стать подписчиком канала, необходимо установить мессенджер Telegram на телефон или планшет и присоединиться к каналу: https://t.me/buhru (или набрать @buhru в строке поиска в Telegram). Новости о налогах, бухучете и 1С - оперативно в вашем телефоне!

Если у вас на руках есть банковская карта, то это совсем не означает, что вы её собственник или владелец. Вы всего-навсего держатель карты – клиент банка, которому дали ей попользоваться на время, равное (3-5 лет). Почему это так, поговорим в нашей статье…

Держатель карт. Кто это?

Если вы загляните в договор банковского обслуживания (ДБО) физических лиц любого банка, то в разделе «Термины, применяемые в договоре» напротив термина «Держатель карты» вы увидите примерно такое определение: физическое лицо, на имя которого выпущена карта, получившее право на пользование картой в соответствии с настоящим ДБО (выдержка из УДБО ПАО Сбербанка). Если совсем просто, то держатель банковской карты – это лицо, на имя которого банк выпустил карту.

Почему владелец счёта не становится владельцем карты, «привязанной» к счёту?

Почему же такое несоответствие: держатель карточки является собственником счёта, к которому «привязана» карта, но не является собственником самой карты, даже если он платит немаленькие деньги на её выпуск и годовое обслуживание? Честно говоря, автор статьи некоторое время никак не мог сформулировать ответ на заданный вопрос, но ответ всплыл внезапно.

Всё просто! Представьте, что вы покупаете обычную шариковую ручку. Это изделие, с помощью которого вы можете писать или рисовать, оно выполняет свою основную функцию на 100% без каких-либо условностей. А если мы купим холодильник, но у нас не будет дома электричества, или машину, но на заправках исчезнет бензин, наконец, сотовый телефон без сим-карты. Во всех этих случаях вы будете владельцами этих вещей, но вещи сами по себе при вышеуказанных ограничениях будут бесполезными.

Такие аналогии можно провести и с банковской картой. Она не является «вещью в себе». Карта – это только самая верхушка айсберга, который состоит из множества составных звеньев (оборудование и программы), которые позволяют проходить всем этим бесконечным банковским платежам (). А центральным звеном здесь является вовсе не банк, а международная платёжная система (всем известные Visa, MasterCard и др.), которая связывает банки между собой и даёт нам возможность расплачиваться в любой точке земного шара деньгами, которые лежат на наших карточных счетах в банке-эмитенте. И ключевой элемент любой карты – это не наименование банка, а логотип платёжной системы, без которой любая карта не имела бы особого смысла.

Без подобных международных систем, банки были бы вынуждены строить всю систему оплаты (платёжную инфраструктуру) самостоятельно, договариваясь с каждой торговой точкой об установке там собственного POS-терминала и прочего оборудования. В этом случае касса была бы завалена терминалами различных банков, да и стоимость карты наверняка возросла бы в разы. Если вы ознакомитесь с , то увидите, как всё это начиналось ещё без компьютерных технологий, и какое это было дорогое удовольствие…

Человек не может быть её владельцем, так как карточка является частью сложнейшей платёжной инфраструктуры, и без этой «части айсберга» становится просто бесполезным куском пластмассы. Вот когда вы разорвёте договор с банком (в случае, если банк не затребует свою карточку назад, на что он имеет полное право), то вы становитесь владельцем куска пластмассы, применение которому даже с ходу и найти не получится.

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", 2010, N 1

Корпоративная карта - это одна из форм выдачи денежных средств под отчет сотруднику предприятия. Как такового определения корпоративной карты в нормативных документах Центрального банка РФ нет. Положение Банка России от 24.12.2004 N 266-П "Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт" определяет особенности осуществления кредитными организациями операций с банковскими картами. Поскольку корпоративная карта - тоже банковская, только получают ее предприятия, то указанное Положение и будет регулировать все вопросы, связанные с выпуском и обслуживанием такой кредитки.

Корпоративная банковская карта позволяет ее держателям проводить операции по счету юридического лица. Держателями корпоративной карты могут быть одно или несколько лиц, как правило, сотрудников фирмы. Поэтому на корпоративной карте, кроме названия организации, выбивается имя держателя, так что применять ее может только один человек, которому при оплате товаров, работ или услуг придется подтвердить свою личность. Эти карты используют для оплаты командировочных, представительских или других служебных расходов.

В Положении Банка России от 24.12.2004 N 266-П сказано, что "на территории Российской Федерации кредитные организации - эмитенты осуществляют эмиссию банковских карт, являющихся видом платежных карт, как инструмента безналичных расчетов, предназначенного для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридический лицами (далее - держатели), операций с денежными средствами, находящимися у эмитента, в соответствии с законодательством Российской Федерации и договором с эмитентом".

Другими словами, для того чтобы получить банковскую карту, юридическое лицо должно заключить договор с банком.

С помощью корпоративной карты можно:

получать наличные в рублях и рассчитываться ими по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

безналично рассчитываться картой по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью предприятия, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

получать наличные в валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

безналично оплачивать по банковской карте в валюте за пределами РФ командировочные и представительские расходы;

совершать другие операции, на которые валютным законодательством не установлен запрет или ограничение на их совершение.

А можно ли снимать деньги с корпоративной карты для выдачи заработной платы или, скажем, социальных выплат? В ответ на запрос специалисты Центрального банка РФ сообщили следующее. Использование корпоративных банковских карт для выплаты заработной платы сотрудникам не является основной целью, для которой указанные карты выпускают. Ведь прежде всего они нужны для безналичных расчетов. Поэтому Центральный банк РФ рекомендовал для выдачи сотрудникам жалованья использовать "зарплатные" карты.

Как получить корпоративную карту

Чтобы получить корпоративную карту, организация заключает с банком-эмитентом договор на выпуск или обслуживание корпоративной карты. На основании этого договора открывается специальный карточный счет. К договору прикладывают список сотрудников организации на выдачу корпоративных карт с указанием (в случае необходимости) расходного лимита в рублях или в иностранной валюте, а также заявление-обязательство на получение международной корпоративной карты.

Обычно организации заказывают корпоративные карты в том же банке, через который ведут основные свои расчеты. Некоторые банки ставят условием выпуска корпоративных карт наличие у себя расчетного счета организации.

Если организация не имеет расчетного счета в банке-эмитенте, для открытия специального карточного счета нужно предоставить:

копию устава, заверенную нотариально или органом, осуществляющим регистрацию;

нотариально заверенные копии учредительного договора, свидетельства о государственной регистрации юридического лица и о постановке на учет юридического лица в налоговом органе;

копию решения о создании юридического лица (решение учредителя, протокол N 1 и т.д.), заверенную печатью организации;

заверенные печатью организации копии документов, подтверждающих полномочия лиц, указанных в карточке с образцами подписей (решение, протокол, приказ, доверенность и т.п.);

нотариально заверенную карточку с образцами подписей - на каждый счет;

копию кодов Госкомстата России, заверенную печатью организации;

список сотрудников на выдачу корпоративных карт с указанием расходного лимита (установленного формата) на электронном носителе и в бумажном виде, заверенный печатью и подписями ответственных лиц;

анкету клиента (установленного формата), подписанную руководителем, главным бухгалтером и заверенную печатью организации;

заявление на открытие счета - на каждый счет;

доверенность на открытие счета и получение соответствующих документов - при открытии счета третьим лицом (кроме лиц, указанных в карточке с образцами подписей);

заявление-обязательство с указанием имени каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта;

копию паспорта каждого сотрудника организации, на имя которого выпускается карта, подписанная руководителем и скрепленная печатью организации.

На основании представленных документов банк-эмитент и организация заключают договор на обслуживание счета для расчетов по операциям с использованием международных корпоративных карт.

Если у предприятия уже открыт расчетный счет в данном банке, то необходимо предоставить только недостающие документы, обычно это:

договор об использовании корпоративной пластиковой карты;

заявление на получение корпоративной пластиковой карты.

В некоторых договорах на использование корпоративной пластиковой карты может оговариваться условие, что банк открывает клиенту два счета. Один счет для расчетов (специальный карточный счет), другой счет - "страхового депозита" (так называемый счет гарантийного покрытия).

Специальный карточный счет служит для учета денежных средств и операций, связанных с использованием корпоративных пластиковых карт, а счет "страхового депозита" - для обеспечения операций с использованием пластиковых карт.

В связи с тем что при совершении операций с использованием пластиковых карт международных платежных систем возможно превышение кредитного лимита и возникновение дебетового сальдо на счете держателя карты (вопреки условиям договора), некоторые банки требуют наличия "страхового депозита". Превышение суммы операции над остатком по счету может произойти, скажем, когда магазин не осуществляет авторизацию, если сумма покупки меньше определенного лимита, установленного для данной торговой точки. В нашей стране все операции проходят с использованием авторизации. В Европе же некоторым торговым точкам устанавливают лимиты. Поэтому при выезде за границу существует большая вероятность превысить доступный лимит по карте. То есть банк не может контролировать расходы держателя карты. В данном случае "страховой депозит" как раз и предназначен для удовлетворения требований банка, и сумма сверх остатка на специальном карточном счете будет покрываться за счет страхового депозита. Для держателя карты создается стимул к исполнению обязательств и непревышению лимита расходуемых средств, поскольку сумма задолженности будет списана в случае несвоевременного исполнения обязательств перед банком со страхового депозита со штрафами. Сумма страхового депозита не используется в расчетах и возвращается на счет клиента при закрытии пластиковой карты. На сумму страхового депозита могут начисляться проценты, что должно быть оговорено в договоре.

Альтернативой страхового депозита может являться неснижаемый остаток на специальном карточном счете. Он также используется в качестве обеспечения исполнения обязательств. Для установления неснижаемого остатка в договоре об использовании пластиковой карты должен быть внесен пункт, согласно которому клиент не имеет права распоряжаться денежными средствами в определенном размере суммы, что впрочем не мешает банку списывать суммы совершенных операций клиентом за счет средств неснижаемого остатка. При пополнении счетов с неснижаемым остатком рекомендуется перечислять средства, превышающие сумму неснижаемого остатка.

Все вышеперечисленные условия оговариваются в договоре об использовании пластиковых карт. Также в договоре прописываются тарифы на их использование. Договорами может быть предусмотрено ограничение на количество выпущенных на предприятии карт. При этом фирма сама определяет лимиты для тех сотрудников, на чье имя за счет средств предприятия будут изготавливаться корпоративные пластиковые карты.

Операции по карточным счетам и документооборот

Организациям, открывшим специальные карточные счета, предоставлена возможность расходования обеспеченных корпоративной картой средств на проведение лишь ограниченного круга операций в зависимости от того, где используется корпоративная карта - на территории РФ или за ее пределами.

В соответствии с п. 2.3 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П юридические лица вправе:

получать наличные в валюте РФ для осуществления на территории РФ расчетов, связанных с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов;

оплачивать расходы в валюте РФ, связанные с хозяйственной деятельностью, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов, на территории РФ;

получать наличные денежные средства в иностранной валюте за пределами территории РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

оплачивать командировочные и представительские расходы в иностранной валюте за пределами территории РФ;

совершать иные операции в иностранной валюте с соблюдением требований валютного законодательства РФ.

С корпоративной карты можно снимать наличные (рубли) для оплаты общехозяйственных и командировочных расходов, но получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается.

Также за границей валютные корпоративные карты можно использовать только для оплаты командировочных и представительских расходов, а вот оплачивать товары (работы, услуги) для хозяйственных нужд организации не разрешается.

Операции с использованием банковских карт предусматривают обязательное составление документов на бумажном носителе. Это могут быть слип, квитанция электронного терминала и (или) в электронной форме (документ из электронного журнала терминала или банкомата). Документ по операциям с использованием платежной карты является основанием для осуществления расчетов по указанным операциям и (или) служит подтверждением их совершения. Об этом сказано в п. 3.1 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Особенности учета операций с корпоративными картами

Так как при организации открывается дополнительный карточный счет, все расчеты по корпоративным картам учитываются на счете 55 "Специальные счета в банках". Аналитический учет в случае оформления кредитной банковской карты целесообразно вести в разрезе держателей карт.

Наличие и движение денежных средств в иностранных валютах учитываются на счете 55 обособленно. Пересчет стоимости средств на счетах в кредитных организациях, средств в расчетах с юридическими и физическими лицами, выраженной в иностранной валюте, в рубли должен производиться на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на отчетную дату составления бухгалтерской отчетности. Такое правило установлено в п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учет активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте" (Приказ Минфина России от 27.11.2006 N 154н).

Эти операции отражаются в бухгалтерском учете следующими проводками:

Д-т сч. 55 К-т сч. 51 - отражено зачисление денежных средств в рублях на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;

Д-т сч. 55 К-т сч. 52 - отражено зачисление денежных средств в иностранной валюте на специальный карточный счет при использовании расчетной (дебетовой) корпоративной карты;

Д-т сч. 55 К-т сч. 66 - отражено зачисление кредита на специальный карточный счет при использовании кредитной корпоративной карты;

Д-т сч. 66 К-т сч. 51 - отражены суммы погашения задолженности банку по кредитной линии, открытой в соответствии с договором о выпуске и обслуживании кредитной банковской карты, и процентов по этой кредитной линии;

Д-т сч. 91 К-т сч. 51 - отражены расходы по оплате услуг банка, связанных с открытием и обслуживанием специального карточного счета.

Для целей бухгалтерского учета комиссии банка за открытие и обслуживание карточных счетов признаются в составе операционных расходов организации (п. 11 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н), а для целей налогового учета - в составе внереализационных расходов (пп. 15 п. 1 ст. 265 Налогового кодекса РФ).

Использовать корпоративную пластиковую карту особенно удобно при направлении работников в командировки за рубеж. В этом случае у организации нет необходимости приобретать наличную валюту. Пластиковая карта удобна и для самого работника - сумму на карте декларировать при пересечении границы не нужно.

Когда работник в командировке оплачивает расходы в валюте или же просто снимает валюту из банкомата, банк продает эту валюту по своему коммерческому курсу, снимая с рублевого счета ее эквивалент. В этот момент возникает разница, образующаяся вследствие отклонения курса продажи иностранной валюты коммерческим банком от официального курса Банка России на дату продажи. Кроме того, возникают курсовые разницы, если курсы Банка России на дату утверждения авансового отчета и дату совершения операции в валюте различны.

Денежные средства, списанные со специального карточного счета, считаются выданными под отчет материально ответственному лицу и учитываются на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

По возвращении из командировки держатель корпоративной карты должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет со всеми необходимыми оправдательными документами, в том числе оригиналы слипов, квитанции электронных терминалов, чеки ККТ или квитанций банкоматов. В бухгалтерском учете снятие денежных средств с корпоративной карты отражается следующей записью:

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - отражена сумма денежных средств, снятая держателем карты для оплаты товаров, работ, услуг.

Пример. Организация командировала сотрудника на книжную выставку за границу и выдала ему корпоративную карту. 19 сентября 2006 г. на специальный счет с текущего валютного счета организации было перечислено 2000 евро. Вернувшись 23 сентября из загранкомандировки, сотрудник представил авансовый отчет. Корпоративной картой были оплачены авиабилет и счет из гостиницы.

По данным выписки банка средства списаны со счета корпоративной карты: 20 сентября - 430 евро, 22 сентября - 400 евро.

Официальный курс евро составил:

В бухгалтерском учете организации сделаны бухгалтерские записи:

Д-т сч. 55 К-т сч. 52 - 69 556,4 руб. (2000 евро x 34,7782 руб/евро) - переведены деньги с текущего валютного счета на счет корпоративной банковской карты.

Д-т сч. 91, субсчет "Прочие расходы", К-т сч. 55 - 573,3 руб. (2000 евро x (34,7782 руб/евро - 34,4913 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - 14 831,26 руб. (430 евро x 34,4913 руб/евро) - оплачены корпоративной картой авиабилеты.

Д-т сч. 55 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 205,57 руб. ((2000 евро - 430 евро) x (34,4913 руб/евро - 34,6222 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 71 К-т сч. 55 - 13 848,88 руб. (400 евро x 34,6222 руб/евро) - оплачен корпоративной картой счет гостиницы.

Д-т сч. 55 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 26,56 руб. ((2000 евро - 430 евро - 400 евро) x (34,6222 руб/евро - 34,6449 руб/евро)) - отражена курсовая разница;

Д-т сч. 26 К-т сч. 71 - 28 755,27 руб. ((430 евро + 400 евро) x 34,6449 руб/евро) - утвержден авансовый отчет;

Д-т сч. 71 К-т сч. 91, субсчет "Прочие доходы", - 75,13 руб. (430 евро x (34,4913 руб/евро - 34,6449 руб/евро) + 400 евро x (34,6222 руб/евро - 34,6449 руб/евро)) - утвержден авансовый отчет.

Нужно ли сообщать об открытии карточного счета в инспекцию

Организация получила корпоративную пластиковую карту, и у бухгалтера сразу возникает вопрос: "Должна ли она сообщать в налоговую инспекцию по месту своего учета о том, что ей открыли такой счет?"

В п. 2 ст. 23 Налогового кодекса РФ сказано: налогоплательщики-организации обязаны письменно сообщать в налоговый орган о том, какие счета они открыли и закрыли. На то, чтобы проинформировать инспекцию о счете, фирме отводится десять дней. На какие именно счета распространяется требование ст. 23 Налогового кодекса РФ? Для этого нужно проанализировать определение ст. 11 Налогового кодекса РФ. Там сказано, что счет - это открытый на основании договора банковского счета расчетный (текущий) или иной счет, куда зачисляются деньги и с которого их можно снимать.

Другими словами, сообщать в налоговую инспекцию нужно только в том случае, если счет открыт на основании договора и он позволяет зачислять и расходовать деньги.

Банковские карты представляют собой инструмент безналичных расчетов и предназначены для совершения физическими лицами, в том числе уполномоченными юридическими лицами, операций с денежными средствами, находящимися у эмитента. Такое определение приведено в п. 1.4 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П.

Эмиссия банковских карт для юридических лиц осуществляется кредитной организацией на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт (п. 1.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П). То есть первое условие выполняется.

Используя расчетные, кредитные карты, держатель совершает операции по банковскому счету юридического лица, открытому на основании договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием расчетных карт, кредитных карт, заключаемого в соответствии с требованиями законодательства РФ. То есть и второе условие выполняется.

Таким образом, если корпоративная карта была выдана организации в связи с открытием нового банковского счета на основании заключенного договора банковского счета, предусматривающего совершение операций с использованием банковских карт, то в этом случае организация должна была сообщить в налоговую инспекцию об открытии счета.

В случае если корпоративная карта была выдана на уже существующий счет, т.е. специальный счет для обслуживания карты в банке не открывался, информировать об этом налоговую инспекцию не надо.

Получается, если организация не сообщит об открытии карточного счета, ее ждет штраф по ст. 118 Налогового кодекса РФ. Нарушение налогоплательщиком установленного срока представления в инспекцию информации об открытии или закрытии им счета в каком-либо банке влечет взыскание штрафа в размере 5000 руб. Более того, на должностных лиц может быть наложен еще штраф в размере от 1000 до 2000 руб. Таково требование ст. 15.4 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Впрочем, надо сказать, что в арбитражной практике есть прецеденты, когда штрафа удавалось избежать. Скажем, ФАС Северо-Западного округа в Постановлении от 21.06.2005 N А52-46/2005/2 признал смягчающим обстоятельством то, что об открытии карточного счета предпринимателю было сообщено в день, когда истекал предусмотренный Налоговым кодексом РФ срок сообщения. При таких обстоятельствах суд штраф отменил.

Н.Н.Парасоцкая

кафедры "Бухгалтерский учет"

Финансовой академии

при Правительстве РФ

————————————————————————— ¦ 3. Порядок использования корпоративных банковских карт ¦ ¦ ¦ ¦ 3.1. Корпоративная банковская карта предназначена для оплаты¦ ¦работниками командировочных и хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.2. Выпуск корпоративной банковской карты производится согласно¦ ¦распоряжению руководителя компании. ¦ ¦ 3.3. Корпоративные карты для осуществления хозяйственных расходов¦ ¦выдаются только уполномоченным работникам, с которыми заключен договор о¦ ¦полной материальной ответственности. ¦ ¦ Сотрудник, которому выдана карта, получает возможность распоряжаться¦ ¦деньгами на специальном карточном счете компании. Денежные средства на¦ ¦корпоративной карте принадлежат компании. ¦ ¦ 3.4. Список сотрудников, на имя которых оформлены именные¦ ¦корпоративные карты, приведен в приложении N 1. ¦ ¦ 3.5. Список должностей, замещение которых дает право пользоваться¦ ¦неименными корпоративными картами и распоряжаться денежными средствами¦ ¦компании, приведен в приложении N 2 (образец на с. 91). ¦ ¦ 3.6. Для получения карты работник должен написать заявление на выдачу¦ ¦корпоративной карты на имя руководителя компании. ¦ ¦ 3.7. Учет приема и выдачи карт ведется в журнале учета корпоративных¦ ¦карт (приложение N 3). ¦ ¦ 3.8. Ответственность за сохранность корпоративной банковской карты, а¦ ¦также за расходование средств по ней в пределах установленных расходных¦ ¦лимитов несет держатель корпоративной карты. ¦ ¦ Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан¦ ¦незамедлительно сообщить в кредитную организацию, выдавшую карту, с целью¦ ¦блокирования операций. Если по вине держателя карты счет не будет¦ ¦своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с¦ ¦держателя карты. ¦ ¦ 3.9. Сведения о ПИН-коде карты являются конфиденциальной информацией.¦ ¦Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим¦ ¦лицам.

Использование корпоративных банковских карт

¦ ¦ 3.10. Основанием для использования корпоративной банковской карты¦ ¦является приказ о командировании работника, служебная записка или¦ ¦утвержденная смета хозяйственных расходов компании. ¦ ¦ 3.11. Операции по карте работник — держатель карты может проводить¦ ¦только в пределах лимита, установленного для карты по договору с¦ ¦банком-эмитентом. ¦ ¦ 3.12. При приобретении канцелярских товаров, нормативно-справочной¦ ¦литературы и оплаты иных хозяйственных расходов размер разового платежа¦ ¦корпоративной картой не может превышать 50 000 руб. по одному договору¦ ¦(счету). ¦ ¦ 3.13. Лимит для снятия наличных на территории РФ устанавливается в¦ ¦размере 100 000 руб. в день. Снимать наличную иностранную валюту на¦ ¦территории РФ не разрешается. ¦ ¦ 3.14. Лимит для снятия наличных за пределами территории РФ¦ ¦устанавливается в размере, эквивалентном 100 000 руб. в день. ¦ ¦ 3.15. За пределами территории РФ корпоративные карты разрешается¦ ¦использовать только для оплаты командировочных и представительских¦ ¦расходов. Оплата корпоративной картой за пределами РФ хозяйственных¦ ¦расходов не допускается. Суммы, израсходованные на эти цели, к возмещению¦ ¦не принимаются, они удерживаются из зарплаты работника, нарушившего¦ ¦данный пункт. ¦ ¦ 3.16. Сотрудники, чья работа связана с постоянными командировками,¦ ¦имеют право не сдавать корпоративную карту в течение трех месяцев. Для¦ ¦других работников срок определяется индивидуально, но не более одного¦ ¦месяца. ¦ ¦ 3.17. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных¦ ¦посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и¦ ¦сроки, предусмотренные п. п. 2.2 и 2.3 настоящего Положения. ¦ ¦ 3.18. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое¦ ¦использование корпоративной банковской карты, взимание с виновного¦ ¦работника использованной не по назначению суммы осуществляется в¦ ¦соответствии со ст. ст. 238, 241 и 248 Трудового кодекса Российской¦ ¦Федерации. ¦ ¦ 3.19. Вернуть израсходованную не по назначению сумму работник должен¦ ¦в кассу компании в течение 10 рабочих дней со дня утверждения авансового¦ ¦отчета. В противном случае она будет удержана из зарплаты. ¦ —————————————————————————

Источник — "Зарплата", 2014, № 4

Главная — Статьи

Открытие корпоративной пластиковой карты

Решите вопросы, связанные с оформлением карты

Карта оформляется после того, как с банком подписан соответствующий договор. Однако прежде чем идти в банк, определитесь со следующими важными моментами.

Сколько карт нужно и на кого оформлять

Корпоративная карта может быть только именной. То есть картой имеет возможность пользоваться лишь один сотрудник фирмы. Тот, на кого эта карта оформлена. Если работник передаст карту другому, ответственным за любые злоупотребления по карте все равно будет он сам. Поэтому, если нужно, чтобы доступ к деньгам фирмы по карте имели несколько человек, для каждого оформляется индивидуальный "пластик".

К какому счету выпустить

Банк может выпустить карту к расчетному счету. Тогда держатель карты фактически будет иметь доступ ко всем средствам фирмы. Это небезопасно, если карта, допустим, оформлена на рядового сотрудника. Хотя, конечно, на карте может быть установлен лимит, но все же… Поэтому многие прибегают к другому варианту — карта оформляется к специальному карточному счету. Переводить деньги на него можно в том объеме, который нужен. Тем самым средства, которые нужно выдать под отчет, будут отделены от основных денег компании.

Есть нюансы. Корпоративную карту можно выпустить к расчетному счету фирмы. Но удобнее — к специально открываемому карточному счету.

Заметьте, карту можно открыть не только к рублевому счету, но и к валютному. Например, для случаев, когда сотрудники ездят в командировку за границу и там оплачивают расходы в валюте. Хотя, правда, иметь валютный счет именно для оплаты расходов за границей нет необходимости — ведь можно всегда расплачиваться и рублевой корпоративной картой. Возникнут лишь дополнительные расходы на конвертацию (п.

Положение о корпоративных картах образец

2.6 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

За счет каких средств будет пополняться

Корпоративная карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной. Расчеты по дебетовой карте можно совершать, если на счете, к которому карта привязана, есть денежные средства. По кредитной карте наличие средств на счете не обязательно. Банк сам предоставит требуемую сумму. Разумеется, за плату и в пределах оговоренного лимита. А потом уже ваша компания погасит долг перед банком.
Имейте в виду, что не все банки открывают корпоративные карты разных видов. Так, например, кто-то предоставляет и кредитные, и дебетовые карты, а кто-то — только дебетовые. Поэтому этот момент лучше уточнить заранее, после чего уже обращаться в банк. Он сам определит перечень документов, которые нужно будет оформить. В любом случае от вас потребуется заявление, и в нем вы укажете тех сотрудников, на имя которых надо выпустить карты.

Важное обстоятельство. Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. Для этого в банк представляется заявление с указанием его Ф.И.О.

Подписывая договор, обратите внимание на условия использования карты, которые предлагает банк. Так, банки часто устанавливают лимит суммы, которую можно снять с карты в течение дня. А также комиссию за снятие наличных. Все это важно выяснить сразу, чтобы можно было планировать траты.
Отметим еще такой момент. Чтобы активировать карту, часто требуется перевести на счет определенную сумму денег, особенно если речь идет о специальном карточном счете. За счет переведенных денег оплачиваются расходы по выпуску и обслуживанию карты.

Уведомите налоговиков и фонды об открытии специального карточного счета

Если у вас корпоративные карты привязаны к уже существующему расчетному счету, никого об их открытии информировать не нужно. Другое дело, когда карта выпущена с открытием специального карточного счета либо потребовалось открыть новый расчетный счет. Тогда об этом обязательно нужно уведомить налоговиков и внебюджетные фонды. Сделать это нужно в течение семи рабочих дней после открытия (пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ, пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Памятка. Об открытии специального карточного счета нужно уведомить налоговую инспекцию и внебюджетные фонды в течение семи рабочих дней.

Сообщение в налоговую инспекцию подайте по форме N С-09-1, приведенной в Приказе ФНС России от 09.06.2011 N ММВ-7-6/362@. В ФСС РФ — по форме, утвержденной Приказом ФСС РФ от 12.04.2011 N 67. А в ПФР — по форме, которую найдете на официальном сайте фонда (www.pfrf.ru). Для этого в строке поиска на главной странице сайта введите запрос "Сообщение об открытии счета". У вас появится ссылка, пройдя по которой сможете скачать нужный бланк.

Пропишите порядок работы с корпоративными картами во внутреннем документе

Когда карты получены и учтены, вы можете выдавать их тем работникам, на которых они оформлены. Но прежде порядок выдачи и использования карт пропишите в отдельном положении и утвердите его в качестве внутреннего документа приказом руководителя. После чего ознакомьте с ним всех сотрудников под подпись. В частности, в положении целесообразно предусмотреть следующие моменты.

Какие расходы можно оплачивать картой

Укажите, для оплаты каких затрат предназначена карта. Это могут быть затраты, связанные с командированием работников, представительские, а также хозяйственные расходы (п. 2.5 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П).

В каком порядке карты выдаются работнику

Вы можете выдать карту сотруднику один раз, и он будет пользоваться ею по мере необходимости, пока работает в вашей организации. А можете выдавать карту только на время выполнения конкретных заданий, оформленных приказом руководителя.
В любом случае заведите специальный регистр, в котором вы будете фиксировать выдачу карт и их возврат. В регистре предусмотрите следующие поля:

• номер карты и Ф.И.О. сотрудника — держателя карты;
• дата выдачи карты сотруднику;
• подпись сотрудника в получении карты;
• дата возврата карты сотрудником;
• подпись лица, ответственного за ведение регистра, при возврате карты сотрудником.

Совет. Заведите журнал или ведомость выдачи корпоративных карт сотрудникам. В документе фиксируйте выдачу карт и их возврат.

Такой контроль за движением карт необходим, чтобы исключить случаи их утери или хищения.

Как пользоваться картой

Закрепите в положении, что карта должна использоваться непосредственно сотрудником. И передавать ее третьим лицам нельзя.
Предусмотрите, что является основанием для использования карты. Например, приказ руководителя на выполнение служебного задания. В приказе целесообразно указать конкретные виды расходов и их допустимый размер.
При любом использовании карты — снятии наличных или расчетах по ней — работник должен получать документы, подтверждающие произведенные расходы, и сохранять их для отчета (чеки, счета, билеты на проезд, квитанции, накладные и т.д.).

Как отчитываться работникам

Об израсходованных денежных средствах сотрудник отчитывается в бухгалтерию, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие произведенные расходы. Срок представления авансового отчета также пропишите в положении. Каких-то временных рамок для случаев безналичного расчета закон не устанавливает, поэтому можете ориентироваться на сроки, установленные при работе с наличностью. А именно подотчетное лицо обязано отчитаться за израсходованные средства в течение трех дней после истечения срока, на который выданы деньги под отчет, или с момента выхода на работу (абз. 2 п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций, утвержденного Банком России от 12.10.2011 N 373-П, далее — Положение N 373-П). Отчет должен утвердить руководитель организации.

Каждый факт использования карты отражайте в учете

Выдача корпоративной карты сотруднику еще не влечет за собой какую-либо запись в учете. Данную операцию вы лишь фиксируете в журнале учета корпоративных карт. А вот если сотрудник рассчитался картой или снял с нее наличные, то данное обстоятельство уже нужно отразить на счетах бухучета. Проводки при этом зависят от того, к какому счету привязана корпоративная карта. Если к расчетному, то любое расходование средств с карты отразите на основании выписки из банка следующей проводкой:

Дебет 71 Кредит 51

• выданы сотруднику деньги под отчет с расчетного счета.

А если карта открыта к специальному карточному счету, запись будет такой:

Дебет 71 Кредит 55

• выданы сотруднику деньги под отчет со специального карточного счета.

Основанием и в том, и в другом случае послужит банковская выписка.
Заметьте: выписки из банка по счетам могут поступать к вам не каждый день. В таком случае о снятии денег с карты вы можете быстрее узнавать от сотрудников. Ведь они должны сохранять и прилагать к авансовому отчету не только первичные учетные документы, но и квитанции банкоматов и терминалов о выдаче (снятии) денег. Если вы оказались в такой ситуации, выдачу денег под отчет отражайте с использованием счета 57 "Переводы в пути". То есть на основании авансового отчета делайте следующую запись:

Дебет 71 Кредит 57

А уже после поступления выписки спишите денежные средства со счета, к которому привязана карта:

Дебет 57 Кредит 51 (52, 55)

• отражено списание денежных средств со счета.

Задолженность с подотчетного лица спишите на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Повторим, к отчету должны быть приложены документы, подтверждающие понесенные расходы. В зависимости от вида расходов выберите нужный дебетовый счет, а корреспондирующим всегда будет счет 71 "Расчеты с подотчетными лицами". Запись будет следующей:

Дебет 20 (08, 23, 26, 44, 91) Кредит 71

• отражены расходы, оплаченные подотчетником.

Суть вопроса. Деньги, израсходованные по карте, списывайте в дебет счета 71 на основании выписок банка. А после того, как сотрудник подаст авансовый отчет, вы закроете его задолженность перед организацией.

Суммы расходов, определенные на основании авансового отчета, запишите в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов, если вы применяете УСН с объектом налогообложения "доходы минус расходы". И вид затрат, оплаченных работником, поименован в перечне, приведенном в п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
При этом не забывайте про правила списания, установленные для конкретных видов расходов. Так, например, если подотчетник приобрел основное средство, то потраченную сумму включите в расходы с момента ввода объекта в эксплуатацию, распределив сумму поквартально до конца года (пп. 1 и абз. 8 пп. 3 п. 3 ст. 346.16, пп. 4 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Если сотрудник снял деньги с карты и израсходовал их не полностью, остаток оприходуйте в кассу, оформив приходный кассовый ордер. В учете операцию отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 71

• внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

Пример. Использование корпоративной карты
ООО "Персона", применяющее УСН с объектом "доходы минус расходы", в августе 2013 г. оформило корпоративную карту на своего сотрудника О.Н. Галкина. Карта выпущена с открытием специального карточного счета. 30 августа счет пополнен на сумму 30 000 руб. Данную операцию на основании банковской выписки бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 55 Кредит 51

• — 30 000 руб. — перечислены деньги на корпоративную карту.

В сентябре 2013 г. приказом руководителя организации О.Н. Галкину поручено купить для организации канцелярские принадлежности. Для оплаты этих расходов 9 сентября сотрудник получил корпоративную банковскую карту. Запись о выдаче карты была сделана в журнале учета корпоративных карт.
10 сентября О.Н. Галкин снял с корпоративной карты 5000 руб. На данную сумму он приобрел канцелярские принадлежности.
О покупке сотрудник отчитался 11 сентября, представив в бухгалтерию авансовый отчет и учетные документы, подтверждающие покупку. Этой же датой отчет был утвержден руководителем.
10 сентября на основании банковской выписки бухгалтер сформировал следующую запись:

Дебет 71 Кредит 55

• — 5000 руб. — выданы деньги под отчет безналичным способом на корпоративную карту.

Дебет 10 Кредит 71

• — 5000 руб. — оприходованы приобретенные работником канцелярские принадлежности.

Также 11 сентября сумму расходов в размере 5000 руб. бухгалтер записал в графу 5 разд. I книги учета доходов и расходов на основании пп. 17 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.
В день утверждения авансового отчета О.Н. Галкин вернул корпоративную карту. Данный факт бухгалтер отразил в журнале учета корпоративных карт.

Нюансы, требующие особого внимания. Деньги, снятые с корпоративной карты, считаются средствами, выданными под отчет. За каждый расход средств по карте сотрудник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет. К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие произведенные расходы.
Выдача сотруднику корпоративной карты сама по себе не является основанием для записи в учете. Проводки бухгалтер делает только при движении средств по карте.
Для контроля за движением корпоративных карт ведите специальный регистр учета карт. Его можно назвать журналом или ведомостью.

Какие документы нужно оформлять, если деньги под отчет выдаются через корпоративную карту

Марина Марчук, налоговый консультант

• Нужно ли руководителю издавать приказ о выдаче денег под отчет на каждое использование карты ?
• В п. 4.4 Положения N 373-П сказано о том, что только для получения наличных денег подотчетному лицу необходимо оформлять заявление. А руководителю в свою очередь указывать на этом заявлении сумму и срок подотчета. О безналичных же перечислениях подотчетных сумм, в том числе на корпоративную банковскую карту, в Положении N 373-П не говорится ничего. А значит, директору нет необходимости каждый раз визировать заявление сотрудника, если деньги под отчет перечисляются на карту.На практике сумма подотчета регулируется лимитом. Это может быть либо лимит карты, либо лимит расходов, прописанный во внутренних документах компании.
• А что с заявлением подотчетного лица? Оно тоже необходимо только при выдаче наличных ?
• Именно так. А если вы используете карту, то есть выдаете деньги под отчет безналичным способом, можно обойтись без заявлений от сотрудников. Корпоративные карты как раз и созданы для того, чтобы минимизировать объем документации и упростить процедуру расчетов с подотчетниками.
• Нужен ли приказ руководителя на каждую выдачу карты ?
• При выпуске корпоративной карты такой приказ необходим, но в дальнейшем выдача карты работнику и ее возврат регулируются нормами локального акта. Например, положением о корпоративных картах. В этом документе целесообразно решить данный вопрос наиболее удобным образом в соответствии со спецификой компании.
• Требуется ли приказ руководителя на пополнение специального карточного счета ?
• Думаю, и это необязательное требование, поскольку при безналичном переводе руководитель непременно должен подписать платежное поручение. То есть оформить документально свое распоряжение о выплате средств по указанному назначению. Соответственно, приказ на пополнение счета в таком случае будет излишним.
• Может ли подотчетник выполнять новое задание с расчетом по карте, не оформив авансовый отчет по предыдущему заданию ?
• На практике это может быть допустимо. Ведь есть только запрет на выдачу наличных денег под отчет лицу, не отчитавшемуся по ранее выданному авансу. Об этом сказано в уже упомянутом п. 4.4 Положения N 373-П. Однако данное требование не относится к расчетам посредством корпоративных карт. Кроме того, за его нарушение никаких санкций не предусмотрено. Это подтверждает, например, Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 N 09АП-10884/2013.
• Корпоративная карта оформляется на конкретного сотрудника. А что будет, если ее дать другому ?
• За любые злоупотребления картой все равно будет ответственен тот, на кого она оформлена.
• Должно ли подотчетное лицо, рассчитывающееся картой, соблюдать лимит расчетов в 100 000 руб. в соответствии с п. 1 Указания Банка России от 20.06.2007 N 1843-У?
• Нет, это необязательно, ведь лимит установлен только для наличной оплаты, а при использовании корпоративной карты расчеты производятся безналичным способом.

Ноябрь 2013 г.

Примерное положение о порядке использования корпоративных банковских карт

УТВЕРЖДАЮ Наименование организации ________________________________ ПОЛОЖЕНИЕ Наименование должности руководителя организации __________ N _____ _________ _____________________ Подпись Расшифровка подписи __________________ ________________________________ Место составления дата О порядке использования корпоративных банковских карт

1. Сведения о ПИН-коде корпоративной карты являются конфиденциальной информацией. Держатели карты не имеют права разглашать эту информацию любым третьим лицам.

Корпоративная карта: как правильно выдать и использовать

Отчет о целевом расходе денежных средств по корпоративной банковской карте представляется в бухгалтерию организации:

— при использовании корпоративной карточки исключительно для получения наличных денег — не позднее 3 рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, а при выдаче карты для оплаты командировочных расходов — не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия (для работников подразделений организации, расположенных в населенных пунктах вне места нахождения организации, представляющих отчет в бухгалтерию организации, — не позднее 5 рабочих дней);

— при использовании корпоративной карточки для безналичной оплаты расходов — не позднее 15 рабочих дней с даты проведения оплаты в безналичной форме, исключая день оплаты, либо при проведении оплаты частично в безналичной форме, частично в наличной форме, исключая день оплаты.

К отчетам кроме документов, подтверждающих расходы, должны прилагаться чеки, подтверждающие оплату картой.

3. Если нет документов, подтверждающих целевое использование денежных средств, или если директор не утвердил авансовый отчет, то списанные с корпоративной карты суммы взыскиваются с держателя карты и будут удержаны из его заработной платы.

4. Список работников, на имя которых оформлены корпоративные карты, приведен в приложении N 1.

5. Выдача и возврат карт ведется в журнале учета корпоративных карт по форме согласно приложению N 2.

6. В случае утраты или хищения корпоративной банковской карты держатель карты обязан незамедлительно сообщить об этом в банк, выдавший карту, для блокирования операций по ней. Если по вине держателя карты счет не будет своевременно заблокирован, сумма причиненного ущерба взыскивается с держателя карты.

Приложение N 1
к положению от _______ N __

Список работников _______________________________ (наименование организации) на имя которых оформлены корп оративные банковские карты —————————————————————————- ¦N ¦ Ф.И.О. ¦ Паспортные данные ¦Тип карты¦ Номер карты ¦ ¦п/п¦ работника ¦(номер, кем и ког да выдан)¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+—————-+—————————+———+—————+ ¦3 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+—————-+—————————+———+—————-

Приложение N 2
к положению от _______ N __

Журнал учета корпоративных карт ___________________________ (наименование организации) ————————————————————————— ¦Номер ¦Ф.И.О. ¦Срок, на который¦Дата ¦Подпись ¦Дата ¦Подпись ¦ ¦карты ¦держателя ¦карта выдана ¦выдачи ¦держателя¦сдачи ¦держателя¦ ¦ ¦карты ¦работнику ¦карты ¦ ¦карты ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +———+———-+—————-+——-+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ———+———-+—————-+——-+———+———+———-