Что такое командировочные расходы

Командировка — это выезд сотрудника для выполнения служебного задания вдали от регулярного рабочего места. При этом если рабочие обязанности в принципе связаны с разъездами, то такие поездки командировкой не будут. Для отправки в командировку работник должен получить распоряжение руководства, в котором определен общий срок рабочего выезда.

Командировочные расходы, возмещаемые сотруднику, включают оплату:

• проезда;
• съема жилья;
• других издержек, обусловленных пребыванием вдали от места фактического жительства (суточных);
• иных трат, осуществляемых сотрудником с одобрения руководства.

Сколько составляет сумма (норма) выплат на 1 день командировочной поездки

Как уже было сказано, нормы суточных при командировках в 2019-2020 годах для федеральных госслужащих закреплены на уровне Правительства РФ и составляют:

• оплата за жилье — не более 550 руб. в сутки при наличии подтверждающих документов (если документов о найме нет, то компенсация за жилье составит 12 руб. в сутки);
• суточные — 100 руб. за командировочный день;
• оплата проезда туда и обратно, учитывая стоимость оформления документов и постельного белья, — в размере реально понесенных затрат, подтвержденных документально, но не более указанных цен на дорогу.

Затраты на проезд не должны превышать стоимость:

Не знаете свои права?

• поездок в купе скорого фирменного поезда;
• в каюте 5-й группы морских судов, 2-й категории речного транспорта и 1-й категории паромов;
• в общественном транспорте, исключая такси;
• полета в эконом-классе.

Для муниципальных служащих нормативы командировочных компенсаций установлены региональным законодательством.

Что касается сотрудников иных организаций, то нормы суточных в командировке (2019-2020) и их пределы определяются для них внутренними документами конкретного предприятия или коллективными договорами.

На уровне законодательства о таких границах говорит только НК РФ, определяя налогооблагаемый доход трудящегося. НДФЛ не облагаются суточные в командировке (2019-2020) по России в пределах не более 700 руб. за командировочный день (ст. 217 НК РФ). Нормы суточных при загранкомандировках (в 2019-2020 годах), не подлежащие налогообложению, равны 2500 руб. за каждые сутки. Плюс к перечисленным нормативам добавляются реальные издержки на проезд с учетом сборов, оплаты визы и т. п.

Расчет суточных при командировочных поездках, однодневных и загранкомандировках в 2019-2020 годах

Чтобы узнать размер суточных при командировках в 2019-2020 годах, необходимо определить продолжительность командировочной поездки. Датой отъезда считается день выезда из места нахождения регулярной работы, а датой возвращения — день прибытия в местность постоянной работы. При этом учитывается время, требуемое для проезда до вокзала, аэропорта, если они расположены в удалении от населенного пункта. Действительная продолжительность командировочной поездки рассчитывается по проездным документам, представленным сотрудником. А если их нет — по документам о съеме жилья.

Кроме суточных в командировочных расходах учитывается стоимость транспортных услуг, найма жилища и иные согласованные с работодателем траты. В случае заграничных поездок к этим суммам прибавляются расходы на визы, легализацию документов, сборы аэропортов и пр.

Если сотрудник командируется в такой населенный пункт, из которого есть возможность каждый вечер возвращаться обратно, а также при однодневной командировке суточные в 2019-2020 годах не выплачиваются.

Как производится оплата командировочных

При командировочной поездке по России аванс выдается в рублях. В случае рабочего выезда за рубеж командировочный аванс выплачивается в иностранной валюте с учетом положений законодательства о валютном регулировании.При организации поездки для выполнения служебных обязанностей в другой местности сотруднику выдается аванс, включающий в себя приблизительные издержки на дорогу, проживание и суточные.

По возвращении из командировочной поездки сотрудник должен не позднее 3 дней предъявить работодателю авансовый отчет с приложением документации, подтверждающей осуществленные траты. Исходя из фактической суммы понесенных командировочных расходов, работник и работодатель производят окончательный расчет.

По долгу службы все работники должны четко следовать должностным инструкциям и выполнять возложенные на них обязанности. На многих предприятиях нашей бескрайней родины эти трудовые обязанности выполняются, как правило, на стационарном рабочем месте, но случается такое, что некоторые специалисты отправляются в командировки.

На эти командировки работнику выделяется определенная сумма на суточные расходы. При командировках в 2017 году норму этих трат определит правительство Российской Федерации.

Как правило, оклад у “командировочных” сотрудников несколько выше, чем у тех, кто находится постоянно на стационарном рабочем месте. Это объясняется тем, что человек попадает в непривычную для него обстановку, отрывается от семьи и близких, проводит много времени в дороге. Размер командировочных зависит от обязанностей сотрудника, а также от их сложности.

В 2017 году руководство страны не станет изменять размер суточных выплат при командировках , даже учитывая, что бьет все рекорды.

Порядок осуществления выплат

На каждом предприятии нормы суточных выплат устанавливаются индивидуально. Руководство, отталкиваясь от действующего законодательства, может каждый год изменять размеры выплат в зависимости от финансового состояния фирмы.

Эти суммы должны быть прописаны в приказе или служебной записке предприятия. В зависимости от статуса работника и региона командировки, при расчете выплат может быть применен дифференцированный подход.

Суточные в 2017 году, так же как и в предыдущих периодах, учитываются в расходах учреждения. Если будет заметное увеличение подобных выплат, то руководство может заинтересоваться данным фактом, поэтому под рукой всегда должны быть аргументы, подтверждающие все произведенные расходы. Хотя документальное подтверждение потраченных денег не предусмотрено в действующем законодательстве.

Особенности расчета суточных в 2017 году:

• Во время определения суммы суточных выплат при командировках учитываются все дни, которые сотрудник пробыл в отъезде. Началом считается день непосредственного отправления транспортного средства на предполагаемое место работы.
• Если по дороге к вокзалу/аэропорту были потрачены какие-то дополнительные средства, они также могут быть возмещены. Концом командировки считается день, когда человек прибудет на основное место работы.
• При расчете учитываются также выходные и праздничные дни, если в это время работник был в служебной поездке. Выход на работу в нерабочие дни оплачивается в двойном размере. Даже если в этот выходной день, человек был в дороге, а не на “командировочном” рабочем месте, стоимость поездки возрастает в два раза. Это объясняется тем, что командируемый сотрудник тратит свое личное время.
• Средняя сумма командировочных выплат высчитывается исходя из размера оплаты за количество дней, проведенных в командировке, оплаты за проживание и начисление суточных.

Максимальный суточный размер расходов

Прежде чем начать высчитывать максимальный суточный размер командировочных расходов в 2017 году, для начала нужно понять, кого же можно отправлять в оплачиваемые рабочие поездки.

В пределах страны или заграницу следует посылать лишь того сотрудника, который заключил трудовой договор с компанией. Это значит, что человек должен быть официально зарегистрирован на своем рабочем месте. Если это условие не выполнить, то казенные поездки вряд ли могут посчитать командировкой и расходы на них работнику не вернут.

Стоит отметить, что к командировкам не относятся поездки служащих, если их работа связана с частыми разъездами и они оговорены в должностной инструкции.

К расходам на командировку относятся:

1. Выплата заработной платы — несмотря на то, что сотрудник находится в вынужденной командировке, ему все равно начисляется зарплата.
2. Оплата дороги туда и обратно за счет руководства фирмы. По возвращению из поездки, работнику будут возмещены все траты на общественный транспорт, кроме такси.
3. Оплата за проживание (в отеле или на съемной квартире). В эту сумму может быть включена оплата за питание.
4. Суточные выплаты. В том случае, когда командировка рассчитана не на один день, на каждый день работнику должны предоставлять определенную денежную сумму. Если произойдет факт превышения предписанных бюджетом, средств, то их возмещать не станут.
5. Возмещение сумм, потраченных на оформление документов для выезда за границу — визы, разрешения, загранпаспорт.
6. Оплата дополнительных расходов. В некоторых командировках, работник посещает различные выставки, конференции и другие платные мероприятия. Такие походы также должны оплачиваться в полном размере.

Все эти расходы следует вычитать из графы “Доходы” в официальном порядке, но следует учитывать то, что по закону, предписанном Российской Федерацией, размер суточных расходов по стране не превышает 700 рублей, а заграницей — не больше двух с половиной тысяч рублей. Если сотрудник потратил большие суммы, они будут подлежать налогооблажению согласно НК РФ.

Необходимые документы для оплаты рабочей поездки

Как только командировка заканчивается, сотрудник, который был в отъезде, должен предоставить руководству все чеки, подтверждающие факты трат казенных денег.

Если будет обнародовано документальное подтверждение растрат вложенных в поездку, то все суммы возместят в полном размере. Желательно сохранить все квитанции, дабы избежать дополнительных расспросов о том, куда была потрачена та или иная сумма.

К основным документам, которые требуют после служебного “путешествия” относятся:

• билет в оба конца, где четко прописана их стоимость;
• чеки суточных трат;
• стоимость командировочного жилья;
• квитанции со всех общественных транспортных средств;

Если во время командировки работник совершит траты личного характера, а также выйдет за рамки установленного предприятием суточного лимита, то такие расходы начальством не оплачиваются.

Заграничная командировка и выплаты

Если служебная поездка предполагает пересечение границы, то к главным расходам на проезд, питание и проживание могут добавиться дополнительные: на оформление заграничного паспорта, визы и остальных документов. Также по желанию начальника сотруднику могут оформить страховку. Все комиссионные сборы, связанные с обменом валюты, провозом багажа должны учитываться и оплачиваться руководством.

В перечень командировочных выплат могут включить расходы на телефонные разговоры или за пользование интернетом. Возмещение денежных сумм сотруднику происходит в валюте той страны, куда он ездил или в рублях.

Каждый человек может рассчитать сумму, которую он может потратить во время служебной поездки. Для этого следует знать какова стоимость билета, стоимость проживания и прибавить примерные суточные расходы, с учетом непредвиденных трат.

Слухи об отмене суточных выплат

В 2016 году руководство России пыталось аннулировать суточные выплаты на предприятиях . Связывали они это решение с ухудшением экономических показателей государства и бушующим . Однако до сих пор суточные не отменили, а это значит, что в 2017 году можно смело рассчитывать на денежное обеспечение каждого дня во время поездок, связанных с работой.

Суточные затраты представляют собой компенсацию работодателем расходов, которые сотрудник понес в рамках служебной поездки. В их число входят оплата проезда, проживания в гостинице или на съемной квартире, а также дополнительных, предварительно согласованных мероприятий (Постановление Минфина РФ №749).

Изменения и свежие новости об изменениях в командировочных затратах в 2017 году исключают необходимость составления работником авансового отчета по ним (Письмо Минфина № 03-03-06/1/206). При этом по всем понесенным затратам командировочный специалист представляет в бухгалтерию чеки ККТ, квитанции на бланках строгой отчетности.

Если имели место командировочные суточные расходы в бюджетных учреждениях – в 2017 году для их подтверждения также требуются квитанции на бланках строгой отчетности.

Как определяется размер суточных в 2017 году?

Размер суточных выплат организация определяет на основании сведений, прописанных в коллективном договоре и иных внутренних нормативных документах. При этом прописанные предельные значения должны учитывать на федеральном уровне лимиты:

• 700 рублей – при командировке по территории России;
• 2500 рублей – в случае выезда за пределы страны.

Организация может назначить меньший размер суточных. Если же они окажутся больше федеральных нормативов, то на сумму превышения будет начисляться подоходный налог.

В бухгалтерских документах необходимо отразить дату начала командировки. Ею может выступать:

• день отбытия с предприятия в точное время начала поездки;
• на следующий день с 00.00 часов.

Период пребывания сотрудника в командировке может включать не только рабочие, но также выходные и праздничные дни, а также время пребывания в пути, остановки и задержки в пути, имевшие место не по вине командированного специалиста. В связи с этим при начислении отпускных следует:

• отработанные в выходные и праздничные дни служебной поездки оценивать по двойной ставке;
• начислять командировочные выплаты не только на период выполнения трудовых обязанностей, но и на срок пребывания в дороге.

Командировка может быть прервана досрочно. Основанием для этого выступает приказ руководства компании, в котором прописывается не только дата окончания служебной поездки, но также причина такого решения (чаще всего необходимость присутствия сотрудника на предприятии).

При таком раскладе суточные начисляются не за запланированный период пребывания в служебной поездке, но за фактическое число дней командировки. Поскольку командировочные выплаты предоставляются сотруднику до его отъезда, то остаток средств он возвращает в бухгалтерию организации.

Если после этого командировка будет возобновлена, то все документы будут оформляться заново. Продления командировки в случае ее досрочного прерывания российское трудовое законодательство не допускает.

Суточные в командировке по России

В случае, если сотрудник выезжает в командировку в иные регионы РФ, то ему начисляются суточные выплаты в обычном порядке. В 2017 году размер суточных в командировках по России определяется также, как и в 2016 году – в зависимости от суммарной величины затрат, понесенных на проживание, проезд и дополнительные, согласованные с работодателем мероприятия.

При этом рассматриваются две альтернативных способа определения величины суточных, которые пока не закреплены на законодательном уровне.

1. Отказ от понятия «суточные выплаты» и одновременное расширение перечня затрат на обеспечение служебной поездки. В итоге неподтвержденные документами затраты не смогут быть вычтены предприятием из базы налога на прибыль;
2. Отказ от понятия «суточные выплаты с сохранением перечня затрат прежним. В этом случае дополнительные расходы работника, которые не были бы подтверждены документами могли бы быть учтены при расчете налога на прибыль.

Второй способ более удобен для организаций-налогоплательщиков, а первый – для контролирующих и надзорных органов.

Как считать суточные в командировке по России в 2017 году? В этом вопросе пока можно брать за основу правила расчета 2016 года, поскольку ни одна из представленных выше инициатив пока еще не нашла законодательного закрепления.

Как считать суточные при командировках за границу?

Когда мы оформляем и оплачиваем загранкомандировки в 2017 году, следует ориентироваться на такие нормативы российского трудового законодательства, как:

• Постановление №749, которое раскрывает основные аспекты расчета суточных выплат и затрат на служебную поездку;
• Постановление №812, которое раскрывает процесс расчета суточных выплат в иностранной валюте (главным образом, в долларах США).

Эти нормы в равной мере относятся к коммерческим и бюджетным организациям.

Руководство организации имеет право самостоятельно определить предельную величину суточных выплат по командировкам за границу и прописать их во внутренних нормативно-правовых документах.

В трудовом законодательстве РФ указана цифра в 2500 рублей. Однако данное предельное значение важно лишь для целей налогообложения (если фактический платеж будет превышать это значение, то на сумму превышения будет начисляться НДФЛ и платежи в ПРФ и ФСС).

Если за время пребывания в командировке специалист побывал в местах выполнения трудовых обязанностей как в России, так и за рубежом, то существует такой порядок учета этих периодов:

• Периоды пребывания на территории РФ и за рубежом рассматриваются отдельно;
• Командировочные по России рассчитываются в рублях, а за пределы страны – в валюте (чаще всего в долларах США);
• Основанием для разделения служат записи в загранпаспорте сотрудника;
• Путь в пункт назначения за границей оценивается в суточных для иностранных командировок (примерно 2500 рублей в день), а обратная дорога – в суточных по РФ (700 рублей в день).

Если гражданин выезжает в страны СНГ, то отметок в его загранпаспорте не делается¸ поэтому период пребывания за рубежом оценивается по сведениям из проездных билетов.

Если за один день работник посещает несколько стран, то норма суточных в этом случае равна оплате посещения одной страны назначения.

Особое внимание следует обратить на командировки, которые продолжаются всего одни сутки (день и ночь). Сложность учета состоит в том, что здесь даты отъезда и возвращения совпадают. Как поступить с начислением командировочных в данном случае?

• Взять суточную норму, рассчитанную на посещение иностранного государства (2500 рублей);
• Разделить ее на два.

Если командировочные выдаются в иностранной валюте, то здесь может возникнуть проблема перевода в рублевый эквивалент, поскольку:

• Средства предоставляются в дату отъезда сотрудника;
• Авансовый отчет составляется по прибытии.

В этом случае пересчет осуществляется на дату возвращения сотрудника.

Как рассчитать суточные при однодневных командировках?

Нередко сотрудник направляется фирмой в служебную поездку на один день. Чаще всего утром он покидает предприятие, а вечером уже возвращается назад. Как поступить с начислением суточных в данном случае?

• Суточных сотруднику при таких командировках не начисляются;
• Все расходы, связанные с проездом, проживанием, питанием, переговорами по телефону работодатель компенсирует;
• Командировочные сотрудник получает за такую поездку в размере среднего дневного заработка (если поездка имела место в выходной день – в удвоенном размере).

Если все расходы, которые работник понес в командировке будут подтверждены чеками ККТ, квитанциями на бланках строгой отчетности, то они могут быть исключены из базы по налогу на прибыль.

Если бумаг, удостоверяющих затраты, не оказалось, однако расходы составили менее 700 рублей при командировке по России и 2500 рублей при служебной поездке за рубеж, то они не будут облагаться подоходным налогом (ст. 217 НК РФ).

Работа сотрудника, которая связана с регулярными однодневными разъездами по России и за рубеж, не предполагает оформления однодневных командировок.

Какие документы подтверждают суточные выплаты?

В 2015 году в России была отменена процедура обязательного составления командировочного удостоверения. Как же ведется учет командировочных расходов в 2017 году?

• Во-первых, многие компании продолжают использовать командировочное удостоверение на добровольной основе;
• Во-вторых, понесенные в командировке затраты могут подтверждать чеки и квитанции из гостиницы, договор аренды квартиры, проездные билет и др.
• В-третьих, основанием для оплаты командировочных расходов в 2017 году может выступать служебная записка.

Последняя содержит сведения о датах отправки и возвращения, а также отметку о прибытии, которую ставит принимающая сторона (Постановление Правительства №771). Унифицированного образца служебной записки российской трудовое законодательство не предусматривает – этот документ составляется в произвольной форме.

Последствие и нюансы отмены командировочного удостоверения в России

С 8 января 2015 года в России был отменен обязательный порядок оформления командировочного удостоверения, представления работнику служебного задания, составления командированным специалистом отчета по завершении служебной поездки. Каковы последствия такого законодательного нововведения?

• Во-первых, отправка сотрудника в командировку оформляется приказом или распоряжением руководителя;
• Во-вторых, расходы, понесенные в ходе командировки, подтверждают проездные документы, служебная записка работника, чеки и квитанции;
• В-третьих, в журнале учета командированных специалистов прописываются номер и дата приказа, а не командировочного удостоверения;
• В-четвертых, в течение трех дней с момента возвращения из служебной поездки работник составляет авансовый отчет, в котором прописывает все понесенные издержки.

В приказе об отправке сотрудника в командировку прописывается цель поездки, ее сроки, цель, служебное задание.

Новые правила оформления суточных в условиях отсутствия командировочного удостоверения предполагают соблюдение таких нюансов, как:

1. Работодатель не обязан выплачивать суточные за задержку в пути, которая произошла по вине работника (если последний сумеет представить уважительные причины задержки, то суточные предоставляются в полном объеме);
2. В приказе об отправке сотрудника должно быть указано, что билеты приобретаются за счет работодателя: в дальнейшем по предъявлении проездных билетов в бухгалтерию работодатель сможет вычесть эти затраты из базы по налогу на прибыль;
3. Если специалист ездил в служебную поездку на собственном автомобиле, то работодатель обязан выплатить ему компенсацию в размере 1200-1500 рублей в зависимости от типа легкового авто;
4. Если в командировке сотрудник перемещался на служебном транспорте (легковое или грузовое авто, автобус и др.), то компания покрывает только затраты на ГСМ и ремонт машины;
5. В служебной записке работник указывает вид транспорта, который он использовал в рамках служебной поездки.

Отмена командировочного удостоверения ставит своей целью упрощение процедур оформления на уровне кадрового отдела организации. В этих условиях процесс учета суточных расходов по иным документам.

Таким образом, в 2017 году расчет суточных осуществляется на базе чеков и квитанций, предъявляемых работником с учетом установленных на федеральном уровне единых нормативов. Служебные поездки по России и в зарубежные страны учитываются отдельно. Важную роль при определении величины выплат играют служебная записка и авансовый отчет командированного специалиста.

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

Командировочные в 2017 году рассчитываются очень просто: суточные за сутки командировки, которые установлены в вашей организации, нужно умножить на количество дней командировки.

То есть если у вас установлен размер суточных в актах компании, допустим, 5000 руб., то данную сумму вы можете выплатить работнику и полностью учесть в расходах при УСН на объекте доходы минус расходы.

При УСН расходы на суточные в командировке 2017 учитываются в полном объеме, прописанном в локальном акте.

Cуточные в 2017 году по России и регионам действуют одинаковые. При этом командировочные расходы на суточные в 2017 году не нормируются по правилам Налогового кодекса. Но вот страховые взносы и НДФЛ с суточных в 2017 году взимаются по определенным правилам.

Что касается страховых взносов, то как мы сказали выше, в 2017 году лимит по взносам такой же, как и по НДФЛ - 700 руб. (командировка по РФ) и 2500 руб. (зарубежная командировка).

Суточные при командировках в 2017 году за границу - 2500 рублей в сутки не облагаются НДФЛ, суммы превышения облагаются.

Соответственно, если в организации суточные выплачиваются в большем размере, то сумма превышения должна облагаться НДФЛ. Причем всю сумму суточных, незивисмо от размеров, можно учесть при УСН в расходах. Но для этого размер сутоных утвердите в локальных актах компании.

При этом не забывайте, что хотя размер суточных для целей исчисления единого налога при УСН не нормируется, в пункте 3 статьи 217 НК РФ установлены нормативы суточных, которые применяются в целях исчисления НДФЛ (для командировок по России - 700 руб. в сутки, для зарубежных командировок - 2500 руб. в сутки).

Еще раз подчеркнем, что нормы суточных по регионам России действуют общие, то есть ограничений на суточные 2017 по регионам также нет.

Таким образом, организация (ИП) сама устанавливает норму суточных в 2017 году, как при российской командировке, так и при загранкомандировке, при этом всю сумму принимает в расходах по УСН. Размер суточных нужно закрепить в локальных актах работодателя.

Вы можете установить любой размер суточных при командировке в 2017 году - как по России во все регионы РФ, так и зарубеж. Командировочные расходы на суточные в 2017 году законами не ограничены. То есть нормирование суточных при командировках и других поездках работников в 2017 году не применяется (подп.13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому размер суточных при командировке 2017 компания или ИП могут устанавливать по своему усмотрению - и 700 рублей, и 2700 рублей - предела нет.

См. также: Суточные положены, даже если в цену билета входит питание

Как было: В 2016 году лимитов по взносам для суточных установлено не было. Поэтому любой размер суточных взносами не облагался.

Затем высчитал, какое количество денег из этой суммы не облагается взносами. Получилось 2100 руб. (700 руб. x 3 дн.). Получается, что взносами облагается сумма суточных в размере 900 руб. (3000 руб. – 2100 руб.). Бухгалтер умножил 900 руб. на ставку взносов в 2017 году, установленную в его компании для выплат работнику (допустим, льготную ставку 20%).

Допустим, компания выплачивает суточные по командировкам в РФ в размере 1000 руб. Работник в 2017 году был в командировке 3 дня. Бухгалтер рассчитал взносы с суточных в 2017 году так. 1000 руб. умножил на 3 дня = 3000 руб.

Как теперь: В 2017 году не облагаются взносами суточные 700 руб. по России и 2500 руб. за рубежом. Суточные, превышающие эту сумму, облагаются взносами. В каком месяце начислить взносы со сверхлимитных суточных, прочитайте в статье «Стало ясно, в какой момент начислять взносы с суточных».

С 1 января 2017 года нормы суточных по страховым взносам изменились (Федеральный закон от 03.07.2016 № 243-ФЗ). Изменение связано с обложением суточных страховыми взносами.

Изменения по командировкам - с 1 января 2017 года. Как поменялись нормы суточных по командировкам в 2017 году, читайте в статье.

Законодательство устанавливает обязанность руководства хозяйствующего субъекта при отправлении сотрудника в служебную поездку компенсировать утвержденные расходы, которые должны быть документально подтверждены. Однако, также работнику положены суточные в командировке, которые выдаются за каждый день нахождения в поездке.

Суточные командировочные - это дополнительные расходы работника, который осуществляет исполнение своих трудовых обязанностей вне своего основного места работы, на найм жилья, питание и т. д. Норма суточных на один день определяется в локальных документах предприятия.

Эти денежные средства выдаются работнику перед самой исходя из ожидаемой продолжительности поездки. Документально подтверждать расходование этих средств работнику не нужно.

Если на предприятии применяется , то количество дней командировки для исчисления суточных, можно определить по отметкам в нем.

Когда этот документ не оформляется, то число дней служебной поездки определяется по представленным работником документам на проезд (билетам) или квитанциям гостиниц и т. д.

Если во время командировки происходит задержка работника по независящим от него причинам, администрация должна за все эти дни при предоставлении подтверждающих данный факт документов, компенсировать работнику суточные. При этом суточные выплачиваются за выходные и праздничные дни, если такое время попадает на период командировки.

Внимание! ТК РФ устанавливает, что работодатель обязан компенсировать дополнительные расходы по командировке (суточные) своему работнику, поэтому не платить суточные в командировке нельзя. Их нужно оплачивать, даже если работник предоставляет документы на жилье и питание, потому что понятие дополнительные расходы включают в себя не только это.

Единственная возможность в этом случае снизить такие расходы – установить небольшой размер суточных в локальных документах фирмы. Но устанавливать величину суточных в размере 0 рублей тоже нельзя. Это будет приравнено к их невыплате.

Важные изменения в 2017 году

В 2017 году произошла передача администрирования страховых взносов от внебюджетных фондов в налоговые органы. В связи с этим произошли важные изменения и в отношении суточных.

Размер этих выплат определяется каждым субъектом бизнеса самостоятельно и закрепляется в его нормативных актах. Но при исчислении НДФЛ суточные не облагались только в пределах действующих норм. Данное правило не распространялось на страховые взносы.

Если оформлена командировка на 1 день суточные также нужно выплачивать, и это правило распространяется на компенсацию и этих расходов.

Внимание! С 2017 года, если размер суточных в командировке больше 700 рублей (по России) или 2500 рублей (иностранные командировки), то бухгалтер с превышения этих сумм должна исчислять не только НДФЛ, но страховые выплаты на пенсионное, медицинское и социальное страхование.

Не облагаются сверх норм суточные только страховыми взносами по травматизму. Здесь действуют старые правила.

Суточные при командировках по России

Новый год не принес ожидаемой многими работодателями отмены суточных. В настоящее время командировка сотрудников должна сопровождаться их выплатой. Кроме этого платить эти суммы надо и при однодневных поездках, а также при исполнении работником трудовых функций, если у него в определен разъездной характер работы.

Размер суточных – нормы по России

Администрация компании, по прежнему, размер суточных определяет самостоятельно, закрепляя его в , или другом компании. Верхних пределов, ограничивающих эти размеры не существует.

Внимание! При обложении НДФЛ и исчислении страховых взносов действует норматив в размере 700 рублей. С выше этой суммы суточные облагаются подоходным налогом.

Однодневная командировка

Так как ранее действовавшее Постановление было отменено, а новые нормы не устанавливают минимальный срок командировки, то ею признается и поездка на один день. ТК РФ устанавливает, что должно сопровождаться выплатой суточных.

Их размер также определяется локальными актами фирмы, и действует норматив в размере 700 рублей при налогообложении НДФЛ и страховыми взносами.

При разъездной работе

Разъездной характер работы сотрудников должен сопровождаться выплатой компенсации произведенных работником дополнительных расходов, то есть суточных.

Однако, работодатель, должен быть готов, что ему придется подтверждать разъездной характер такими документами как трудовой договор с работником, в котором обязательно данное условие должно быть указано, отчеты сотрудника о служебных поездках и т. д.

Нормативные акты предприятия определяют размер суточных, полагающиеся в этом случае работнику. При этом лимит в 700 рублей здесь также должен учитываться.

Суточные при командировке за границу

Командировка сотрудника может осуществляться за пределы страны, и при ней также надо ему выдавать суточные.

Нормы выплат при поезде за границу

Нормы суточных при заграничных командировках также устанавливаются хозяйствующим субъектом самостоятельно. Однако в этих случаях, если организация относится к бюджетной сфере следует учитывать Постановление Правительства № 812, которое устанавливает максимальные размеры суточных для каждой страны, выраженные в долларах США.

Остальные фирмы при установлении собственных нормативом, могут использовать положения этого акта.

Внимание! В целях налогообложения НДФЛ и исчисления страховых взносов действует норматив 2500 рублей. Свыше него выдаваемые суммы будут облагаться налогами.

В какой валюте выплачивать?

При решении вопроса в какой валюте, надо выдавать суточные по заграничным командировкам, следует учитывать дни когда работник будет находиться в своей стране, и дни когда он будет в заграничной поездке.

Законодательством установлено, что за дни нахождения на территории собственного государства работник суточные получает в рублях, а за дни заграничной командировке в валюте той страны, куда он направляется. Надо учитывать, что в день отбытия из страны суточные считаются в иностранной валюте, а день прибытия - в рублях.

Фирма имеет право в своих нормативных документах устанавливать иной порядок определения валюты суточных.

Порядок выплаты

Выплата суточных может производится как сразу в иностранной валюте, так и рублях в эквиваленте полагающейся валюте. Этот вопрос решается руководством компании самостоятельно.

Работнику в последнем случае придется самостоятельно обращаться в соответствующие учреждения, и обменивать полученные деньги на иностранную валюту.

Как учесть разницу курса

Курсовые разницы по заграничной поездке могут возникать в связи с тем, что ЦБРФ может устанавливать различные курсы валюты на день выдачи в подотчет денег и на день представления авансового отчета.

Если образуется отрицательная курсовая разница, то ее следует учитывать в составе прочих расходов компании, а положительную – в составе прочих доходов.

Сотрудник купил валюту в поездке

Организация может не выдавать работнику суточные в валюте, а дать распоряжение произвести обмен самостоятельно, по прибытию в страну назначения. Подтверждающим документом в этом случае является справка об обмене из банка, в которой указывается курс, и сумма приобретенной валюты. А вот затраты в валюте, например, на гостиницу, уже переводятся в рубли на основании установленного курса ЦБ.

Особенности поездок в страны СНГ

При поездках в страны, входящие в СНГ, штамп в паспорте не ставится. Поэтому дата пересечения границы в этом случае определяется по проездным билетам, исходя из даты и времени прибытия в страну назначения.

Таким образом, сутки, в которые транспортное средство (поезд, автобус, самолет и т. д.) прибыло в место назначения в иностранном государстве, считается сутками въезда.

Внимание! Суточные в командировке по СНГ выплачиваются по норме иностранной поездки. Сутки, в которые транспортное средство прибыло на место назначения в России, считаются сутками возвращения, и на них суточные выплачиваются по нормам поездок внутри страны.

Что если сотрудник заболел в командировке

Если работник заболел во время нахождения в командировке, компания обязана зачесть ему суточные в полном размере, даже если он не смог из-за болезни выполнить задание. Такую позицию определило Минздравсоцразвития.

Больничная выплата производится на основании листка нетрудоспособности. Разрешается открыть его на месте командировки, а закрыть уже по возвращению домой. Но в этом случае нужно будет пройти дополнительное обследование, после чего лечащий врач оформить новый больничный, который продлит предыдущий.

Кроме этого, за время болезни компания полностью оплачивает расходы на найм помещения. Но есть исключение - за дни нахождения в лечебном учреждении на стационаре жилье оплате не подлежит.

Отдельной проблемой является оплата больничного, если работник заболел в иностранной командировке. Больничный иностранного образца не признается на территории России и оплате не подлежит.

Внимание! Чтобы подтвердить факт болезни за рубежом, необходимо произвести нотариальный перевод документа с иностранного языка, и заверить его в консульстве той страны, где был оформлен оригинал.

На основании предоставленного перевода врач уже должен открыть российский больничный. Однако все эти операции работник должен будет выполнить самостоятельно и за свой счет.

Сотрудник вернулся из поездки и в этот же день уехал

При отправлении работника в командировку может возникать ситуация, при которой он утром возвращается из одной поездки, и уже вечером уезжает в другую.

Закон не запрещает это делать, правда и не устанавливает, как именно это необходимо оформить. В результате, могут использоваться два способа.

Первый способ - две разные командировки. Работодатель должен оформить на новую поездку полный пакет документов – , командировочное удостоверение, (оба – при необходимости). При таком варианте оформления отдельное внимание необходимо уделить суточным.

Эту выплату работодатель должен произвести за каждый день нахождения в командировке, включая дни нахождения в пути. День, в который будут пересекаться обе поездки, подлежит двойной оплате - поскольку это заключительный день предыдущей командировки и первый день следующей. Правда, в таком случае вероятно возникнет спор с налоговой из-за сверхнормативных выплат.

Второй способ - объединение поездок. Если сразу известно, что работнику придется посетить сразу несколько мест, то на командировку оформляется полный пакет документов. В него вносится вся информация, через запятую указываются пункты назначения, цели, проставляется общая длительность.

Внимание! При этом закон не ограничивает продолжительность поездки, оставляя это на усмотрение компании. Суточные рассчитываются и выплачиваются сразу на весь срок поездки. Если во время командировки предстоит посещение двух и более стран, поездка разбивается на отрезки, и суточные для каждого рассчитываются исходя из установленных норм для этой страны.

Как отчитаться по поездке

С 2015 года законом было разрешено не оформлять . В этом случае для подтверждения общей продолжительности поездки нужно использовать проездные билеты, посадочные талоны, счета из гостиницы и прочие бумаги.

Если работник не сумел предоставить их, то из принимающей компании можно запросить официальный документ, подтверждающие работу командированного, с оттиском печати и подписями.

С 2016 года разрешено при поездках на место командировки и обратно использовать личный автотранспорт. В качестве подтверждения периода поездки в этом случае применяются чеки заправки ГСМ и служебная записка на имя руководителя.

Таким образом, период дней, за которые выплачиваются суточные в командировке подтверждаются документально бланками, предоставляемыми сотрудником.

А вот предоставлять документы, которые подтверждали бы расходование суточных, и вообще сам факт, что ни были использованы, работник не обязан. Работодатель по закону должен произвести данную выплату, а вот на что их работник потратит - уже его личное дело.

Оплачиваются ли выходные дни?

Во время нахождения в командировочной поездке часть ее дней могут приходиться на выходные. Оплата таких дней производится в зависимости от условий поездки.

Если сотрудник в эти дни не выполнял никакой работы на месте командировки, то такие дни считаются как дни отдыха. Однако закон обязывает выплатить за них суточные, а также компенсировать прочие расходы (например, за гостиницу).

Оплату за выходной день необходимо произвести, если:

• Выполнял порученную работу;
• В этот день выехал в командировку или вернулся из нее;
• Находился в дороге.

При этом она должна быть начислена не менее чем в двойном размере. Либо по желанию самого сотрудника дни могут быть оплачены в одинарном размере, и еще в любой удобный для него день будет предоставлен отгул.

Внимание! Локальными актами фирмы, коллективным либо трудовым соглашением могут устанавливаться другие нормы оплаты , однако они не могут быть меньше, чем устанавливает ТК РФ.

Сотрудник вернулся после 24.00

Согласно положение о командировках №749, дни поездки за границу необходимо разделить на промежутки, с целью правильного расчета суточных.

При этом:

• День выезда из страны должен включаться во время нахождения за границей;
• День прибытия в страну должен включаться в период нахождения в России.

Точная дата определяется согласно штампу, проставленному на паспортном контроле.

Если самолет прилетел до 24:00, и в это же время был пройден паспортный контроль - датой прибытия в страну считается текущий день, и за него выплачиваются суточные по России.

Если самолет прилетел до 24:00, но таможенный контроль пройдет после 24:00 - датой пересечения границы будет считаться следующий день (в аэропорту границей считается таможенная зона). Таким образом за день прилета выплачиваются суточные в норме иностранной поездки, а за день пересечения границы - в норме поездки по России.

Внимание! Если самолет прилетел после 24:00, и в это же время был пройден контроль на таможне - день прилета и прохождения считаются днем нахождения в России, за этот день выплачиваются суточные по нормам поездок внутри страны.

Из этого правила есть исключение - при перемещении между странами СНГ штамп в паспорте не ставится. Даты выезда из страны и возвращения будут определяться по отметкам в командировочном удостоверении или датах на проездных документах. В этом случае всегда суточные за дату отъезда будут выплачиваться по норме заграничной поездки, а за дату возвращения - по норме поездок внутри страны.

Налогообложение суточных

Для целей налогового учета установлены следующие размеры суточных:

• 700 рублей за сутки - для командировок внутри России;
• 2500 рублей за сутки - для поездок в другие государства.

Суточные в командировке в пределах этих норм не подлежат обложению НДФЛ, и не отражаются в каких-либо отчетах. Если же размер выплат был больше, то на сумму превышения необходимо начислить налог. Это производится в заключительный день месяца, в котором был утвержден сданный авансовый отчет, а рассчитанная сумма удерживается из зарплаты работника.

Также, эти суммы необходимо будет отразить в отчетах и 6-НДФЛ.

С 2017 года, с передачей прав по управлению взносами в ФНС, сверхлимитные суммы суточных необходимо также облагать взносами во все фонды, кроме отчислений на травматизм. Производить расчет взносов нужно по итогам того месяца, когда был утвержден авансовый отчет, путем включения сумм превышения в общую базу.

Внимание! Применять нормы суточных при расчете налога на прибыль в 2017 году не нужно. Компания их принимает к учету в размерах, закрепленных локальными актами компании, и относит в число прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Они включаются в базу по определению налога на прибыль в день принятия авансового отчета.