«Обмен» отпуска на деньги допускается только в двух случаях:

1. при увольнении работника, если у него остаются неиспользованные отпуска;
2. при наличии дополнительных отпусков, превышающих 28 календарных дней.

В каждой ситуации бывают нестандартные вводные, поэтому остановимся на них подробнее.

Накопилась задолженность по отпускам — что делать?

Нередко у работников накапливаются задолженности по отпускам за несколько лет. И в таких случаях перед работодателем встает вопрос — как разобраться с этими «задолженностями»? Достаточно ли будет компенсировать их деньгами?

Как правило, через суд работодатель оспаривает такие действия налоговиков, ссылаясь на , которая говорит о том, что в соответствии с Трудовым кодексом он обязан выплатить компенсацию работнику за все неиспользованные отпуска.

Компенсация части отпуска при условии наличия дополнительного отпуска

Если работник собирается продолжать работать в компании, то заменить компенсацией ему можно только часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающего 28 календарных дней. То есть такая компенсация предусмотрена для тех категорий работников, которым по закону положен удлиненный основной отпуск — более 28 дней. К ним относятся:

• работники-инвалиды, продолжительность отпуска — не менее 30 календарных дней ();
• несовершеннолетние работники, продолжительность отпуска — 31 календарный день ();
• муниципальные служащие, продолжительность отпуска — 30 календарных дней ().

• работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда ();
• работники, имеющие особый характер работы ();
• работники с ненормированным рабочим днем ();
• работники, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям ().

Дополнительные оплачиваемые отпуска могут устанавливаться по усмотрению работодателя с учетом производственных и финансовых обстоятельств. При этом условия и порядок предоставления таких отпусков прописывается коллективными договорами или локальными нормативными актами.

Стоит отметить, что замена части отпуска денежной компенсацией является не обязанностью, а правом работодателя. Поэтому он может отказать в компенсации. Эта позиция сформулирована, в частности, в Определении Верховного Суда Республики Коми от 15.08. 2011 № 33-4410/2011).

Компенсация при увольнении

Правило исчисления компенсации при увольнении в Трудовом кодексе не установлено. Поэтому работодателям следует руководствоваться старым документом - « » (утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169).

В Правилах важно обратить внимание на , где указано, что «при исчислении сроков работы, дающих право на пропорциональный дополнительный отпуск или на компенсацию за отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца».

В связи с этим правилом может возникнуть вопрос: как отсчитывать половину месяца в феврале, в котором, как известно, 28 дней? Нужно ориентироваться не на календарный, а на рабочий месяц, так как отпуск предоставляется за рабочий год.

Допустим, вы приняли работника на работу 17 сентября 2018 года. С 30 ноября 2018 года он увольняется. Работодателю нужно посмотреть, сколько полных месяцев отработал сотрудник. Первые два месяца отработаны полностью: с 17.09.18 по 16.10.18 и с 17.10.18 по 16.11.18. А третий месяц сотрудник отработал с 17.11.18 по 30.11.18, поэтому, согласно п. 35 «Правил об очередных и дополнительных отпусках», компенсацию нужно платить только за два месяца.

5 нестандартных кейсов на тему компенсации отпуска

1. Работник отработал в организации 4 месяца, в этот период находился в отпуске без сохранения зарплаты 23 календарных дня. Положена ли ему компенсация при увольнении? .
2. Директор небольшой компании замещает несколько должностей. Он не был в отпуске уже 2 года. Можно ли ему выплатить компенсацию за отпуск? .
3. В компании единственный работник, его должность — генеральный директор. В отпуск он уйти не может. Должен ли он получить компенсацию за неиспользованный отпуск, чтобы не было проблем с ГИТ? .
4. Чтобы рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск, нужно определить средний заработок работника. Как быть с февралем? Считать ли только полные месяцы работы? .
5. Работник 12 месяцев был в отпуске без сохранения заработной платы. Как рассчитать сумму компенсации за неиспользованный отпуск? .

Алгоритм действий для оформления и получения компенсации за отпуск

Чтобы получить деньги взамен части отпуска, работнику необходимо написать соответствующее заявление. Можно воспользоваться .

Получив от работника заявление, работодатель издает приказ о замене части отпуска денежной компенсацией, составленный в произвольной форме.

В приказе нужно указать:

• ФИО и должность работника;
• количество дней отпуска, которые должны быть заменены денежной компенсацией, расчетный период;
• основание для издания приказа;
• реквизиты заявления работника.

Работник знакомится с приказом и ставить под ним подпись. После этого работодатель вносит в личную карточку работника (унифицированная форма Т-2) в раздел 8 «Отпуск» сведения о замене денежной компенсацией части ежегодного оплачиваемого отпуска.

Как заполняются остальные графы?

В графе 1 «Вид отпуска» уточняется, какой отпуск заменяется денежной компенсацией (основной, дополнительный).

Для заполнения граф 2 и 3 «Периоды работы» специфических замечаний нет — они заполняются по общим правилам.

Количество дней отпуска, которое подлежит замене компенсацией, указывается в графе 4 «Количество календарных дней отпуска».

В графах 5 и 6 вносится соответствующая запись «Замена отпуска денежной компенсацией».

В графе 7 «Основания» отражаются реквизиты приказа. Эту же информацию следует зафиксировать в графике отпусков — в графе 10 «Примечание». Просто внесите запись о том, что часть ежегодного отпуска заменена деньгами, укажите при этом количество компенсированных дней.

Расчет отпускных в 2019 году: калькулятор

Рассчитать отпускные можно с помощью бесплатного калькулятора от сервиса Контур.Бухгалтерия . Введите данные о периоде отпуска, расчетном периоде и массовых повышениях зарплаты, если они были (чтобы заработок сотрудника за месяцы до повышения проиндексировался и расчет выполнился по текущему заработку). Также укажите фактические начисления сотрудника за расчетный период, по которым выполняется расчет среднего дневного заработка. Сумма отпускных рассчитывается автоматически.

Бланк записка-расчёт о предоставлении отпуска по форме Т-60

Записка-расчёт о предоставлении отпуска – документ, подтверждающий факт предоставления сотруднику ежегодного оплачиваемого отпуска. Также форма Т-60 используется для расчёта отпускных.

Бланк двухсторонний. Лицевую сторону заполняет сотрудник отдела кадров на основании . На оборотной стороне фиксируются расчёты по отпускным выплатам.

Заполнение формы Т-60

Лицевая сторона должна содержать следующие сведения:

Наименование организации, код по ОКПО

Номер и дата составления документа

ФИО, должность, табельный номер сотрудника и название структурного подразделения, в котором он работает (при наличии)

Продолжительность основного или дополнительного отпуска

Если сотрудник уходит в иной отпуск, то по нему указываются соответствующие данные в таблице (вид, код, продолжительность, основание)

Подпись работника отдела кадров

ОБОРОТНАЯ СТОРОНА

Графа «Расчётный период». Если оформляется ежегодный оплачиваемый отпуск, то указываются все 12 календарных месяцев, даже если сотрудник ещё не отработал полностью год. Если же оформляется отпуск по беременности и родам или по уходу за ребёнком, тогда эту графу оставляем пустой.

Графа 3. Отражается общая сумма выплат сотруднику за каждый месяц расчётного периода. Если в каком-то месяце была повышена зарплата или были произведены какие-либо надбавки, то это всё учитывается в указываемой сумме (плюсуется). Полученное итоговое значение используется для расчёта среднего заработка в день в графе 6.

Графа 4. Указывается число календарных дней в расчётном периоде (за год). За количество календарных дней в каждом месяце принимается условное число – 29,3 дня. Это при условии полностью отработанного месяца. Если же месяц не был полностью отработан сотрудником, тогда расчёт календарных дней производится по формуле: (29,3 дня / Число календарных дней в месяце) * Число отработанных дней

Графа 5. Заполняется, если для сотрудника установлен суммированный учёт рабочего времени.

Графа 6. Указывается сумма среднего заработка в день. Рассчитывается по формуле:
Сумма начислений (строка «Итого» в графе 3) / Число календарных дней (графа 4 или 5)

Расчёт отпускных. Сумма рассчитывается по формуле:
Средний дневной заработок (графа 6) * Кол-во дней отпуска (графа 7) – НДФЛ и пр. удержания (графа 22)

Внизу бланка указывается: итоговая сумма отпускных прописью, номер и дата платёжной ведомости (или РКО), которая служит основанием для выплаты отпускных.

Каждый официально работающий сотрудник располагает правом на ежегодный отдых . Перед его уходом в отпуск составляется записка-расчет, которая является официальным подтверждением предоставления данного периода и применяется для начисления отпускных.

Данный документ в 2016 году составляется по форме Т-60, согласно письму Роструда № ПГ/1487-6-1 от 14.02.13, только в упрощенном виде .

Данный бланк имеет весомое значение для:

• Начисления отпускных, которые должны выдаться на руки работнику в течение 3 дней после начала отдыха;
• Предоставления расходов на отпускные во время расчета прибыльного налога для отчета в налоговых инстанциях;
• Бланк является доказательством обоснованного количества дней, начисленных на отпуск.

В распоряжении работника имеется отпуск в 28 календарных дней, при работе на предприятии от 6 месяцев.

Во время расчета отпускных берется «условное» количество календарных дней , которое в полном отработанном месяце соответствует 29,4 дням.

Если же месяц отработан не в полном объеме, то данное условное число делится на фактическое количество календарных дней в месяце и умножается на число отработанных.

Правила формирования бланка и образец документа

Записка-расчет заполняется с 2-х сторон – лицо заполняется кадровиком, оборотную сторону бухгалтер, где и вносится расчет.

Лицевая сторона

В верхней части бланка формируется шапочка из данных о предприятии :

• Порядковый номер формы;
• Табельный номер трудящегося;
• Данные о структурном подразделении, где закреплен работник;
• Указывается его должность;
• Поле «А» содержит сведения о стаже сотрудника, применяя который и высчитывают количество отпускных дней. Также здесь указываются первая и последняя дата отдыха;
• Поле «Б» – информация о дополнительных отпусках;
• Графа «В» содержит число предоставленных дней для отдыха и общая его продолжительность;
• В итоге заполняющий документ работник, подписывается.

Оплачивать покупки в интернет-магазинах с помощью электронных кошельков очень удобно. Какие преимущества это даёт и как подключить электронные читайте по ссылке.

Оборотная страница

На обороте фиксируются расчеты, применяя сведения кадровика:

• Графа «Расчет оплаты отпуска» содержит данные о начислениях за каждый месяц года, используемые в вычете отпускных. Кроме, указывается общее число дней стажа года по календарю и высчитывается эквивалент среднего заработка;
• Графа «Начислено» содержит расчетные начисления;
• При этом в гр. 8 указываются насчитанные средства за отдых, которая равна вычислению среднего заработка от количества отпускных дней;
• Гр. 7 – сумма дней для отдыха;
• Гр 6 содержит число среднего заработка;
• При наличии прочих начислений заполняются следующие графы;
• Итог записывается в графу 15;
• Поле «Удержано» содержит сведения об удержаниях:
• В гр. 16 удержания НДФЛ с начислений в гр.15;
• В гр. 22 идет подсчет всех удержанных сумм;
• 23 графа содержит данные о выплачиваемой сумме;
• Данную сумму указывают цифрами и расшифровывают прописью;
• В итоге ставит роспись бухгалтер.

Также ее необходимо правильно рассчитывать и заполнять , иначе инспектор может снять данную форму с учета при наличии ошибок.

О предоставлении очередных отпусков и расчёте отпускных смотрите в этом видео:

Современное законодательство РФ гарантирует гражданам право на осуществление трудовой деятельности и право на отдых. Минимальная длительность ежегодного оплачиваемого отдыха согласно действующим нормам не должна быть менее 28 дней, а для ряда льготных категорий работников это значение увеличивается.

Работодатель со своей стороны обязан обеспечить выход своих сотрудников в отпуск. На него также возлагается обязанность контроля над своевременным использованием служащими своего права на отдых. Законодательством закреплено недопущение не использования отпуска служащим в течение рабочего года. Исключением являются ситуации, когда сотрудник отказывается от заслуженного отдыха и просит выплатить ему денежную компенсацию за него. Однако и тут действует ограничение. Служащий имеет право воспользоваться данной возможностью не более 1 года подряд.

Если на предприятии ведется график отпусков, то трудящийся должен быть направлен на ежегодный отдых в установленный данным документом срок. Данный документ оформляется по форме №Т-7, в которую вносится информация относительно времени ухода в отпуск служащих фирмы. Документ оформляется не позднее 17 декабря текущего календарного года.

При разработке графика учитываются пожелания работников, а также мнение профсоюзной организации, если таковая действует на предприятии. Также принимается во внимание тот факт, что расчет отпускных дней сотрудников производится на основании их рабочего года, который не привязан к календарному, и начинается со дня трудоустройства гражданина.

Для направления служащего в отпуск руководство фирмы должно уведомить его о дате начала отпуска под роспись, не позднее, чем за две недели. После этого оформляется соответствующий приказ по форме №Т-6, на котором работник также должен поставить свою подпись.

Прежде чем сотрудник отправится в отпуск, ему должны быть выплачены положенные ему денежные средства, но не позднее, чем за 3 дня до начала отдыха. Чтобы произвести необходимые перечисления может быть использована специальная записка расчета. Данный документ имеет унифицированную форму №Т-60.

Записка расчета отпускных в 2015 году, образец которой утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, используется совместно бухгалтерским и кадровым отделом для оформления и перечисления отпускных. При этом законодательство не запрещает организациям разработать свою форму данного документа и использовать для осуществления денежных выплат. Данный бланк является подтверждением факта предоставления служащему ежегодного оплачиваемого отпуска и осуществления необходимых расчетов за дни отдыха.

Лицевая сторона заявления-расчета заполняется кадровой службой на основании изданного приказа о предоставлении служащему отпуска. На оборотной стороне сотрудники бухгалтерского отдела оформляют расчет отпускных.

Порядок оформления и применения записки-расчета

Записка-расчет оформляется уполномоченными сотрудниками предприятия по утвержденной форме №Т-60 или на индивидуальном бланке, разработанном на предприятии. На каждого служащего, уходящего в отпуск, заполняется отдельный документ.

Необходимо отметить, что оформление данного документа не является обязательным. Руководство предприятия самостоятельно принимает решение относительно его применения. На практике руководство фирм с небольшим количеством сотрудников зачастую не используют данные заявления. Более крупные компании для обеспечения учета отпусков и контроля за произведение необходимых выплат оформляют данные документы. Ряд специализированных программ, предназначенных для бухгалтерского учета имеют встроенную систему авто заполнения бланка Т-60 при направлении служащих в отпуск.

Как уже было отмечено ранее, лицевую сторону заполняет кадровик на основании приказа руководителя предприятия. По сути, первая станица заявления-расчета дублирует текст приказа об отпуске. После её заполнения уполномоченный сотрудник ставит свою подпись, подтверждая достоверность внесенных данных. Далее документ направляется в бухгалтерию для внесения информации относительно расчета отпускных.

Бухгалтер осуществляет выборку нужной ему информации, которую следует внести на оборотную сторону заявления. Производятся необходимые расчеты для определения величины выплат конкретному сотруднику. При этом отмечается не только общая информация относительно всей суммы отпускных, но и данные об отчислениях с этой суммы и денежные средства, выданные служащему на руки или перечисленные на карту.

После оформления записки-расчета и подписания её всеми уполномоченными лицами, она подшивается к расчетным документам по зарплате за текущий отчетный месяц, где оставляется на хранение. Ознакамливать сотрудника с ней не требуется. Однако по заявлению трудящегося, ему должны выдать копию данного документа.

Порядок заполнения формы № Т-60

Порядок заполнения данного документа утвержден действующим законодательством, как и его форма. Записка расчет о предоставлении отпуска работнику, образец заполнения которой закреплен в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, оформляется не позднее, чем за три дня до ухода сотрудника в отпуск, так как именно в этот срок с ним должны быть произведены необходимые расчёты. Рассмотрим подробнее процедуру заполнения документа.

Лицевая сторона

На первой странице записки информация вносится сотрудником кадровой службы. В ней указываются следующие данные:

• Наименование фирмы или организации, его код ОКПО;
• Личные данные служащего, направляемого в отпуск, а также занимаемая им должность на предприятии и табельный номер;
• Вид отпуска (основной или дополнительный) с указанием даты его начала и завершения, а также общее количество используемых дней отдыха,.

Каждой расчётной записке присваивается порядковый номер, проставляется дата её заполнения. Указанный номер фиксируется в книге учета.

Необходимо отметить, что в документе также должны быть указаны основания предоставления отпуска со ссылкой на соответствующие документы. Зачастую, в этой роли выступает приказ руководства организации о предоставлении отпуска конкретному служащему. В данном случае в записке должен быть указан номер и дата оформления данного документа.

В конце бланка кадровик ставит свою подпись, с указанием занимаемой им должности и ФИО. После завершения заполнения данной страницы, документ направляется в бухгалтерский отдел.

Оборотная сторона

На второй странице расчетной записки находится раздел, который называется «Расчет оплаты труда». В нем бухгалтер вносит информацию необходимую для произведения расчета среднечасового заработка служащего и определения общей суммы отпускных исходя из количества используемых дней отдыха.

В начале бланка заполняется таблица, в которой указывается заработная плата служащего за каждый месяц последнего расчетного периода. Тут учитывается не только его ставка, но и все дополнительные надбавки и премии, которые он получал. При этом вносится сразу скорректированная сумма, расчеты в бланке не производятся.

Заработок указывается без вычета налоговых сборов и иных отчислений, которые производились на основании действующего законодательства. Все надбавки, которые начислялись гражданину, должны отмечаться ниже, с пометкой о том, когда и на каком основании они были получены.

Заработки за предыдущий год суммируются, общее значение вносится в графу «Итого». На её основании будут производиться дальнейшие расчеты.

Во второй табличке на этой странице бухгалтер должен указать количество календарных дней в отчетном году, которые используются для определения среднечасового заработка. Если на предприятии используется почасовая система оплаты, то также должно быть указано общее количество отработанных служащим часов. Последняя графа в данной табличке определяется путем деления итогового значения заработка служащего из первой таблицы на количество рабочих дней или часов из второй.

Далее вносятся данные об отпуске сотрудника. Первое, что отмечает расчетчик – в каких месяцах он будет происходить. Для этого таблица делиться на две части, в первой половине указывается текущий месяц, в котором служащий уходит в отпуск, а вторая заполняется в случае, если отпуск будет продолжаться в следующем месяце. Для каждого периода расчеты производятся отдельно. В первом столбике указывается количество дней, которые трудящийся проведет в отпуске. Во втором – сумму отпускных положенную за них. Если сотруднику предусмотрены дополнительные начисления, они указываются в отдельном столбике. Информация из двух половин таблички суммируется, общее значение вносится в отдельную графу.

В следующей таблице производятся расчеты отчислений из отпускных выплат. Общее значение удержаний рассчитывается путем сложения сумм, указанных в столбцах 16-21 и заносится в графу 22.

В последнем 23 столбце указывается размер отпускных, который сотрудник получит на руки с учетом налоговых вычетов. Для его расчёта из суммы указанной в графе 15, вычитается размер отчислений из столбца 22.

Итоговая сумма выплат также указывается ниже прописью. Там отмечаются и реквизиты платежного поручения, его дату и номер.

В конце бухгалтер, ответственно за расчет и заполнение оборотной стороны записки, указывает свою должность и ФИО, ставить дату и подпись.

Нюансы

Благодаря тому, что расчетная записка имеет унифицированный бланк, проблем с её заполнением обычно не возникает. Однако необходимо обратить внимание, что при расчете отпускных не учитываются периоды, для оплаты которых использовался расчет среднего заработка служащего (командировок, отпусков и т.д). Если в каком-то месяце такие начисления были единственными, то на месте суммы ставится прочерк и это время вычитается из общего рабочего периода.

Каждый сотрудник может рассчитывать на возможность ухода в ежегодный и при этом оплачиваемый отпуск. Для подтверждения данного факта оформляется документ, который называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Он также служит для расчета размера начисляемых сотруднику отпускных.

Данная форма должна быть заполнена на обеих сторонах. На лицевой стороне данные вносит кадровик (основанием для заполнения формы является приказ на отпуск). На другой стороне необходимую информацию прописывает бухгалтер.

Каждый сотрудник имеет возможность уйти в заслуженный отпуск (по графику отпусков), написав заявление.

Еще одним документом, полезным для ознакомления является .

Как заполняется Форма Т-60?

• На лицевой стороне должна быть следующая информация:

– наименование организации;

– порядковый номер документа и дата заполнения;

– период, за который начисляются отпускные;

– продолжительность оплачиваемого отпуска;

– дополнительные дни, если таковые есть (их количество);

– подпись сотрудника кадровой службы;

Вся необходимая информация есть в приказе на отпуск.

• На второй стороне записки-расчета проводится расчет отпускных.

• За основу для расчета отпускных берется информация о доходах сотрудника за предыдущий год (12 календарных месяцев).

• Первая таблица должна содержать данные о выплатах сотруднику за период расчета (12 месяцев).

• Основываясь на общей сумме имеющихся выплат (за период в 12 месяцев), рассчитывается средняя сумма заработка в день.

• Из этой суммы уже просчитывается сумма отпускных за какое-то определенное количество дней.

• В качестве основания для выплаты отпускных выступает платежная ведомость и РКО. Порядковый номер платежного документа и дата заполнения записываются на оборотную сторону этого документа.

• Бухгалтер, ответственный за расчет обязан подписаться на оборотной стороне документа.

Скачать записку-расчет о предоставлении отпуска (форма Т-60)

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓