Kui kaua säilitada esmaseid dokumente, maksuaruandeid, arveid, raamatupidamisandmebaase? Kuidas dokumente säilitada ja hävitada. Rosarhiv. Vastutus dokumentide säilitamise eest. ORGANISATSIOONIDE TEGEVUSES TOODETUD STANDARDHALDUSDOKUMENTIDE LOETELU, MIS MÄRGIB SÄILITAMISE TINGIMUSED Venemaa föderaalarhiiviteenistus Reeglid dokumentide säilitamiseks raamatupidamises.

Tekib küsimus, mitu aastat raamatupidamisdokumente säilitada.

Mõnede dokumentide järgi - 5 aastat.

Seevastu maksukontrolli nn “sügavus” on 3 aastat.

Samal ajal sätestab 6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ 1. osa, et esmaseid raamatupidamisdokumente, raamatupidamisregistreid, finantsaruandeid ja ka nende kohta käivaid auditiaruandeid tuleb säilitada arhiveerimisreeglitega kehtestatud perioodi jooksul. . Aga vähemalt viis aastat. Standardsete arhiividokumentide säilitamise tähtajad on määratud nimekirjas, mis on kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 558.

Vältimaks karistamist 6. detsembri 2011. aasta seadusega nr 402-FZ kehtestatud reeglite rikkumise eest, säilitage maksudeklaratsioone, arvutusi, registreid ja muid dokumente vähemalt viis aastat. Pikemad - ainult need, mille jaoks seadus määrab pikema perioodi.

Säilitage kinnistesse kottidesse pakituna kasutatud rangete aruannete vormide (käskude) koopiaid, mis kinnitavad saadud sularahasummasid, vähemalt viis aastat. Pärast selle perioodi lõppu ja viimase inventuuri kuupäevast on möödunud vähemalt üks kuu, võib kasutatud blankettide koopiad nende mahakandmise akti alusel hävitada. Sellised eeskirjad on kehtestatud eeskirjade lõikes 19, mis on kinnitatud Vene Föderatsiooni valitsuse 6. mai 2008. aasta dekreediga nr 359.

menüüsse

Personalidokumentatsiooni säilitusajad

Personalidokumentide säilitamise perioodid on sätestatud 22. oktoobri 2004. aasta seaduse nr 125-FZ artiklis 22.1 ja Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjas. Algus dokumentide säilitamise perioodiks loetakse nende koostamise aastale järgnev aasta 1. jaanuar (Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 4 kinnitatud nimekirja punkti 1.4 punkt 4). 558).

Personali töölevõtmise, üleviimise, vallandamise ja muid korraldusi tuleb üldjuhul säilitada vähemalt 75 aastat, kui need on koostatud enne 2003. aastat. Kui need dokumendid on loodud pärast 2003. aastat, tuleb neid säilitada vähemalt 50 aastat.

Samuti tuleb töölepinguid, isikukaarte ja töötajate toimikuid säilitada 75 aastat, kui need on loodud enne 2003. aastat, või 50 aastat, kui need on loodud pärast 2003. aastat. Kõiki dokumente personali kohta, mis on moodustatud avaliku teenistuse ajal, mis ei ole riigi avaliku teenistus, tuleb säilitada 75 aastat, olenemata nende loomise kuupäevast.

Ajavahemik, mille jooksul on vaja säilitada dokumente, mis kinnitavad, et töötaja sai organisatsiooni kulul haridust, määratakse maksuseaduste nõuetega. Fakt on see, et Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 264 lõikes 3 on sätestatud, et nende kulude mahakandmiseks maksustatava kasumi vähendamiseks peab organisatsioon säilitama kõik koolitust tõendavad dokumendid (leping õppeasutusega, asutuse korraldus). pea töötaja koolitusele saatmiseks, teenuste osutamise akt, diplom, tunnistus, tunnistus jne). Nende säilitusaeg on piiratud koolituslepingu kestusega ja töötaja ühe aasta tööajaga, kuid mitte vähem kui neli aastat.

Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010 korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirjas on lisaks personali puudutavatele dokumentidele nimetatud ka muid dokumente. Need on rühmitatud osadeks sõltuvalt nende rakendusalast.

Hoidke tööeeskirjad alles ka pärast nende asendamist uutega. Säilivusaeg on üks aasta. Ka puhkusegraafikutele kehtestatakse üheaastane säilivusaeg.

Hoidke oma ajalehti viis aastat. Ja rasketes, kahjulikes ja ohtlikes töötingimustes - 75 aastat.

Dokumentide säilitamise perioodi algus

arvestada nende koostamise (arvestusse vastuvõtmise) aasta 1. jaanuariks (Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 558 kinnitatud nimekirja punkti 1.4 punkt 4). Näiteks kui dokument on koostatud 2017. aastal, siis hoiutähtaega hakatakse arvestama 1. jaanuarist 2018. Sellest reeglist on kaks erandit.

1. Käibemaksu mahaarvamiseks vajalikud registrid. Eelkõige ostu- ja müügiraamat, samuti väljastatud ja vastuvõetud arvete päevikud. Nende säilitusaja algus määratakse nendesse viimase sissekande kuupäevast. See tuleneb Vene Föderatsiooni valitsuse 26. detsembri 2011. aasta määruse nr 1137 3. lisa II jao punktist 13, 4. lisa II jao punktist 24, lisa 5 II jao punktist 22.
2. Dokumendid, mis kinnitavad amortiseeritava vara esialgset maksumust. Nende säilivusaega arvestatakse hetkest, mil amortisatsiooni enam ei arvestatud (Venemaa Rahandusministeeriumi kiri 26.04.2011 nr 03-03-06/1/270).

Seega algab nelja-aastane periood pärast seda aruande(maksu)perioodi, mil dokumenti viimati maksuaruannete koostamiseks, maksude arvestamiseks ja tasumiseks kasutati.

Näiteks põhivara algmaksumust kinnitavate dokumentide puhul algab hoiuperiood pärast seda, kui põhivara maksumust ei võeta enam amortisatsioonimehhanismi kaudu arvesse “kasumlikes” kuludes. Need. kui OS on täielikult amortiseerunud, likvideeritud või müüdud (Rahandusministeeriumi kiri 02/12/2016 nr 03-03-06/1/7604).

menüüsse

Dokumentide kaotsimineku korral on maksumaksjal kohustus need taastada nelja eelneva aasta kohta

Kui ettevõte on üleujutuse tagajärjel kaotanud oma esmase dokumendi, siis on ta kohustatud dokumendid taastama. Kaasa arvatud viimase nelja aasta jooksul, mitte ainult 2011. aastal. Venemaa rahandusministeeriumi spetsialistid tuletasid seda meelde 08/11/11 kirjas nr 03-02-07/1-288.

Mis viitab lõike 5 sätetele. Mis ütleb, et maksurevisjoni käigus ei ole inspektoritel õigust nõuda ettevõttelt dokumente, mis on eelnevalt (laua- või kohapealse kontrolli käigus) inspektsioonile esitatud. Erandiks on need paberid, mis varem esitati originaalidena, kuid mille maksuamet tagastas ning seejärel jäi firma vääramatu jõu asjaolude tõttu neist ilma.

Dokumentide taastamise põhjus on ka see, et maksude arvestamiseks vajalike dokumentide säilitusaeg on neli aastat. See on sätestatud Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 lõike 1 punktis 8.

Kuidas kaotatud dokumenti taastada

Formaalselt on protseduur järgmine:

1. Anda välja korraldus, millega määratakse komisjon maksudeklaratsiooni puudumise põhjuste uurimiseks.
2. Viige kadunud dokumendi uurimine läbi. Saate selle ohutuse eest vastutavatelt töötajatelt kirjalikke selgitusi - memod.
3. Uurimise tulemuste põhjal koostada protokoll. Selles märkige dokumendi kaotamise põhjused, meetmed, mida tuleb selle taastamiseks võtta.
4. Taasta dokument esmaste dokumentide ja maksuregistrite alusel.
5. Allkirjastage see töötajaga, kes on täna selleks volitatud. Isegi kui dokumendi algse koostamise ajal oleks pidanud sellele alla kirjutama mõni teine ​​töötaja.
6. Tehke deklaratsioonile märge "Duplikaat". Praktikas järgivad kolleegid seda protseduuri harva. Raamatupidamisandmete järgi täidavad nad deklaratsiooni uuesti, kui seda raamatupidamisprogrammi ei salvestata.

Mitu aastat tuleb säilitada esmast dokumenti, mis tuludeklaratsioonis kahjumit kinnitab?

Maksuseadustik ütleb: kahju tõendavaid dokumente tuleb säilitada kogu perioodi jooksul, samal ajal kui kahjum vähendab tulumaksubaasi. See on maksimaalselt 10 aastat. Pluss veel neli aastat pärast kahju tasumist.

Aga kuidas on nõuete dokumentidega? Kas ainult eelmiste aastate deklaratsioonid või kogu eelvalimine?

Venemaa rahandusministeerium nõuab: kõik esmased dokumendid tuleb säilitada (kiri 23. aprillist 2009 nr 03-03-06/1/276).

menüüsse

ERINEVATE DOKUMENTIDE SÄILITAMISAJAD(tabel)

Ajavahemik, mille jooksul organisatsiooni ja üksikettevõtja dokumente tuleb säilitada, sõltub nende tüübist. Kui hävitate paberid varem, ootavad ettevõtet trahvid ja lisatasud.

menüüsse

Raamatupidamise ja muude dokumentide säilitamise korraldus ja reeglid

Raamatupidamisdokumentide säilitamiseks peate varustama spetsiaalsed ruumid, seifid või kapid (eeskirja punkt 6.2, kinnitatud NSVL Rahandusministeeriumi kirjaga 29. juuli 1983 nr 105). Selliste hoidlate ehitamise nõuded on toodud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldusega nr 526 kinnitatud eeskirjades.

Rangeid aruandlusvorme hoitakse seifides, metallkappides või spetsiaalsetes ruumides nende ohutuse tagamiseks (Vene Föderatsiooni valitsuse 6. mai 2008. aasta dekreediga nr 359 kinnitatud eeskirjade punkt 16). Sularaha orderid, avansiaruanded, pangaväljavõtted koos seotud dokumentidega kogutakse kronoloogilises järjekorras ja köidetakse.

Ärisaladuse märgistusega dokumente hoitakse seifides.

Muid dokumente saab hoida spetsiaalsetes ruumides või lukustatud kappides pearaamatupidaja poolt volitatud isikute vastutusel.

Märkus: NSVL Rahandusministeeriumi 29. juuli 1983. aasta kirjaga nr 105 kinnitatud reglemendi punktid 6.2–6.4 ning Venemaa Föderaalse Väärtpaberikomisjoni 16. juuli 2003. aasta otsusega kinnitatud määrustiku punktid 3.2 ja 3.6. nr 03-33/ps.

Organisatsioonil on õigus säilitada raamatupidamisdokumente elektroonilisel kujul.

Raamatupidamist käsitlevate õigusaktide kohaselt võib raamatupidamise esmaseid ja koonddokumente koostada paberkandjal või elektroonilisel kujul (6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ artikli 9 5. osa). Maksuarvestuse registreid saab pidada ka paberkandjal, elektrooniliselt ja (või) mis tahes arvutikandjal (). Lõpuks saab ja mõnel juhul tuleb maksudeklaratsioonid (arvutused) esitada elektrooniliselt (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 80).

Ja kuna esmaseid dokumente, raamatupidamis- ja maksuarvestuse dokumente, aga ka maksudeklaratsioone (arvestusi) saab koostada elektroonilisel kujul, siis saab neid säilitada samas vormingus. Pole vaja printida. Ainus tingimus on, et sellised dokumendid peavad olema kõigi reeglite kohaselt kinnitatud elektroonilise allkirjaga.

Märkus: Venemaa Rahandusministeeriumi kirjad 22. augustist 2012 nr 03-02-07/1-202 ja 24. juulist 2008 nr 03-02-07/1-314.

Reguleerivate asutuste, sealhulgas maksuinspektsiooni nõudmisel tuleb elektrooniliste dokumentide koopiad enne kontrollimiseks esitamist välja printida ja isiklikult kinnitada (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 252 punkt 1, artikli 93 punkt 1). ). See järeldus põhineb 6. detsembri 2011. aasta seaduse nr 402-FZ artikli 9 6. osa sätetel, Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artiklitel 313 ja 314.

Dokumentide elektroonilisel kujul säilitamise korraldamisel kohaldada NSVL Rahandusministeeriumi 29. juuli 1983. a kirjaga nr 105 kinnitatud määrustikku (osas, mis ei ole vastuolus seadusega), ja NSVL korraldusega kinnitatud Eeskirja. Venemaa Kultuuriministeerium 31. märtsil 2015 nr 526. Tehke seda kuni föderaalse raamatupidamisstandardi heakskiitmiseni, millega kehtestatakse nõuded dokumentidele ja dokumentide liikumisele raamatupidamises. See on kirjas Venemaa rahandusministeeriumi teabes nr PZ-13/2015.

Organisatsiooni arhiivis säilitamiseks mõeldud elektroonilised tekstidokumendid tuleb esitada PDF/A-vormingus. Kontrollige vähemalt kord viie aasta jooksul elektrooniliste dokumendikandjate seisukorda ja seda, kas dokumendid ise on taasesitavad. Need on reeglite punktide 2.31 ja 2.32 nõuded, mis on kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. aasta korraldusega nr 526.

menüüsse

Dokumentide hävitamine

Kui dokumentide säilitusaeg lõpeb, tuleb need hävitada (Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015. a korraldusega nr 526 kinnitatud eeskirjade punkt 2.3). Dokumentide hävitamise dokumenteerimine on kasulik organisatsioonile endale. Lõppude lõpuks võib kontrollide või kohtuvaidluste ajal vaja minna hävitamistoiminguid, kui organisatsioonilt nõutakse dokumente. Hävitamise kord on ette nähtud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldusega nr 526 kinnitatud eeskirja punktides 4.6–4.13.

Hävitamisele kuuluvad dokumendid valib ekspertkomisjon. Ekspertkomisjoni võivad kuuluda organisatsiooni töötajad (sekretär, raamatupidaja, ametnik jne).

Valitud dokumentide hävitamine tuleb vormistada aktiga vastavalt eeskirja lisa 21 vormile (.xls 35Kb), mis on kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. märtsi 2015 korraldusega nr 526. Aktis kirjutage kõigi dokumentide üksikasjad. Sarnased dokumendid võib olla loetletud ühise pealkirja all. Märkige sarnaste dokumentide esitamise tähtajad. Näiteks „2009. aasta eelaruanded, tähtajad on 20.01.2009–12.01.2009”.

Organisatsioon saab dokumente hävitada järgmistel viisidel:

• töötlemiseks (käitlemiseks) üleandmine. Dokumentide töötlemiseks (utiliseerimiseks) üleandmisel täitke arve, märkides ära üleandmise kuupäeva, paberite kaalu ja koguse;
• Hävitage dokumendid ise – põletage, purustage purustajaga, visake minema jne.

Valitud hävitamisviis tuleb aktis ära näidata.

menüüsse

Trahvid ja vastutus dokumentide säilitamise reeglite ja tähtaegade rikkumise eest

Kui raamatupidamisdokumendid puuduvad, näiteks läksid kaduma, on tegemist tulude ja kulude arvestuse reeglite jämeda rikkumisega. Organisatsiooni ähvardab 10 000 rubla trahv. vastavalt Vene Föderatsiooni maksuseadustikule. Sama karistus saab ka siis, kui te ei järgi dokumentide säilitamise korda ja tähtaega.

Kui dokumentide puudumine toob kaasa maksubaasi alahindamise, ootab maksumaksjat trahv 20 protsenti tasumata maksusummast, kuid mitte vähem kui 40 000 rubla.

Ametniku suhtes võidakse kohaldada järgmisi karistusi:

• trahv 5000 kuni 10 000 rubla. – esimese rikkumise eest;
• 10 000 kuni 20 000 rubla. või diskvalifitseerimine üheks kuni kaheks aastaks – korduva rikkumise eest.

Sellised sanktsioonid on ette nähtud Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku raamatupidamisnõuete, sealhulgas finantsaruannete jämeda rikkumise eest.

Dokumentide turvalisust kriminaalõiguses eirata. Vene Föderatsiooni kriminaalkoodeksi artikli 325 lõike 1 alusel võib ametlike dokumentide varguse, hävitamise, kahjustamise või varjamise eest isiklikust huvist lähtudes karistada kuni üheaastase vangistusega. Kuid loomulikult peavad õiguskaitseorganid sellist huvi tõestama.

menüüsse

Nagu näitab praktika, genereerib peaaegu igas kaasaegses kodumaises ettevõttes suurima hulga dokumente raamatupidamisosakond. arusaadavalt: just selles osakonnas töötavad nad rahaga ja iga selline toiming tuleb ametlikult paberil registreerida. Lisaks on organisatsioonis esmaste dokumentide säilitamise periood kehtestatud, mis tähendab, et te ei saa "paberitest" lihtsalt lahti saada, peate neid säilitama vähemalt mitu aastat ja alles siis hävitama. Muide, vanapaberist vabanemise protsess pole samuti lihtne ja sellel on mitmeid spetsiifilisi omadusi. Sellest kõigest lähemalt.

Dokumendid, dokumendid...

Kui anname statistika toodetud dokumentide hulga kohta, selgub, et peaaegu kõigis kaasaegsetes kodumaistes ettevõtetes on raamatupidamine 80–90% paberdokumentide allikas. Neid tuleb mingil põhjusel säilitada. Piirangud ei määra mitte ainult esmaste raamatupidamisdokumentide õiget minimaalset säilitamisperioodi (tavaliselt viiest aastast kuni kümnendini), vaid ka tingimused, mille alusel neid objekte tuleks hoida. Samal ajal tuleb meeles pidada, et dokumentatsioon on jagatud ajutise ladustamise ja alalise ladustamise jaoks.

Kuid nagu praktika näitab, ei ole iga ettevõtte juhid huvitatud esmaste dokumentide säilitamise tähtaegade keerukusest. Peavalu säästmiseks võite kasutada spetsialiseeritud arhiveerimisettevõtete teenuseid. Selline ettevõte teab täpselt, mis tüüpi dokumente kui kaua, mis tingimustel ja reeglite järgi tuleb säilitada. Lisaks on sellisel organisatsioonil tehniline suutlikkus tähtaegade lõppedes hävitada säilitamiseks usaldatud dokumendid. See on tõesti mugav, kuid see maksab raha. Kui soovite raha säästa, peate arhiivi jaoks eraldama spetsiaalse ruumi ja süvenema sellesse, milline on raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise seaduslik periood organisatsioonis.

Ma tahan - ma ei taha

Probleem, muide, ei teki tühja koha pealt. Kehtivad seadused kehtestavad raamatupidamise esmaste dokumentide säilitamise tähtajad ja igas ettevõttes tuleb neid järgida. Õigusaktidest tuleneb, et dokumentatsiooni säilitamise kohustus on igal olemasoleval juriidilisel isikul. See tähendab, et tegevusvorm ei oma tähtsust – olgu tegu üksinda ettevõtlusega tegeleva eraettevõtja või suure kontserniga, raamatupidamisaruannete ja muu dokumentatsiooni säilitamise eest tuleb ikkagi hoolt kanda. Oluline on tutvuda õigusaktidega, mis puudutavad elektrooniliste esmaste ja paberdokumentide kehtestatud säilitustähtaegu, et töövõtjaga konfliktiolukorras või reguleeriva asutuse kontrolli käigus ei satuks te end ebamugavasse olukorda. . Lisaks võib seadusega kehtestatud ajavahemike mittejärgimine põhjustada kontrollimisel märkimisväärse trahvi. Kehtivad õigusaktid sisaldavad standardeid, mis reguleerivad esmaste raamatupidamisdokumentide minimaalset säilitusaega. See on oluline, et äri oleks turvaline ning äritegevus meie riigis oleks seaduslik ja järgiks kehtestatud reegleid.

2004. aasta oktoobris vastu võetud 125. föderaalseadus ütleb meile, milline elektrooniliste esmaste dokumentide, paberdokumentide, säilitamisaeg on praegu kehtestatud. Nimest lähtuvalt on see pühendatud arhiividele ja asjaajamise korrektsele läbiviimisele. Just selles ametlikus dokumendis käsitletakse raamatupidamisosakonna koostatud ametlike paberite säilitamise funktsioone. Siit leiate nii funktsioonid, mis võimaldavad teil eristada ajutise ja püsiva ladustamise dokumentatsiooni, kui ka sellele või sellele paberitüübile iseloomulikke tähtaegu.

Kellele see kehtib?

Esmaste dokumentide minimaalsete säilitustähtaegade järgimise eest vastutavad:

• kohaliku omavalitsuse asutused;
• valitsusagentuurid;
• ettevõtjad;
• ettevõtted;
• äritegevusega tegelevad isikud.

Seadust tuleb järgida arhiividokumentatsiooni, sealhulgas personali käsitleva dokumentatsiooni osas. Kogu seaduses märgitud ajavahemik tuleb hoida kindlas kohas. Lisaks föderaalseadustele käsitletakse esmaste dokumentide ja raamatupidamisregistrite säilitustähtaegade spetsiifikat mitmetes regulatiivdokumentides, mis kehtivad nii riigis tervikuna kui ka igas piirkonnas. Kõige olulisem dokument on aga ülalmainitud seadus 125, mis annab täieliku loetelu raamatupidamispaberite säilitamise kestust reguleerivatest dokumentidest.

Seadus number 129

1996. aastal anti välja föderaalseadus raamatupidamise eripärade kohta. Seal on kirjas, et raamatupidamine saab oma dokumentatsiooni genereerida nii paberil kui ka erinevate arvutitööriistade abil. Samal ajal peab ettevõte iseseisvalt tegema dokumentidest koopiad paberkandjal, et kõik tehingutes osalejad saaksid juurdepääsu nende kohta käivatele andmetele. Kui reguleeriv asutus taotleb juurdepääsu dokumentidele, peavad ettevõtte esindajad selle esitama. Selleks on õigus nii prokuröridel kui ka kohtute esindajatel.

Raamatupidamise esmaste dokumentide koostamine, säilitamine vastavalt säilitustähtaegadele, nõudmisel esitamine peab vastama määrustes kehtestatud vormidele. Dokumendid tuleb saata taotlejale paberkandjal. Kui töös kasutatavate masinate võimalused seda võimaldavad ja kui kõik osalejad on nõus, võib aruande saata elektroonilisel kujul. Seda lubavad ka meie riigi kehtivad seadused.

Ladustame vastavalt reeglitele

Föderaalseadus 129 sisaldab viidet kohustusele järgida esmaste raamatupidamisdokumentide säilitustähtaegu. Eelkõige mainitakse artiklis 17, et iga juriidiline isik peab tingimata säilitama selliseid dokumente, sealhulgas registreid ja aruandeid. Ajaperioodi kestus kehtestatakse riiklikul tasandil arhiivitööd reguleerivate eeskirjadega. Selle perioodi kestus ei tohi olla lühem kui 5 aastat.

Arvestuspoliitikat reguleerivatele dokumentidele ja mõnele muule kategooriale (infot töötlevatel masinatel kasutatavad programmid, töökontoplaan) kehtestatakse esmaste dokumentide spetsiaalne säilitusaeg. Muidugi on ka siin kestus viis aastat (mõnel juhul saab selle perioodi määrata pikemaks), kuid perioodi hakatakse lugema hetkest, mil ettevõte viimati seda dokumenti kasutas. Juriidilise isiku juht on isik, kellele on seaduslikult usaldatud kogu nõutava dokumentatsiooni ajavahemike täitmine. See tähendab, et iga haritud ja vastutustundlik ülemus peab teadma esmaste dokumentide säilitusaega raamatupidamises, kui soovib hoida olukorda ettevõttes enda kontrolli all.

Nagu praktika näitab, viivad paljud organisatsioonid regulaarselt läbi ametliku dokumentatsiooni inventuuri ning kohalike eeskirjadega kehtestatakse dokumentide säilitamise eest vastutavad isikud, kellega kontrolliasutused arhiveerimisreeglite järgimise jälgimisel tegelikult suhtlevad.

Loomine ja ladustamine: kõik vastavalt reeglitele

Vastavalt kehtivale seadusandlusele saavad raamatupidajad koostada nii esmast kui ka koonddokumentatsiooni mitte ainult paberkandjal, vaid ka elektroonilisel kujul; paberkoopiate tegemise kohustus lasub sel juhul juriidilisel isikul ning huvitatud isiku või kontrolliasutuse nõudmisel on ettevõte kohustatud esimesel võimalusel saatma paberdokumendid aadressile. Koostamine ja säilitamine peab toimuma kehtivate määrustega kehtestatud vormis.

Dokumentide loend, mis uurib mis tahes ettevõtte tegevuse käigus tekkinud standardseid juhtimispabereid, ütleb meile, milline on esmaste dokumentide säilitamise tähtaeg raamatupidamisosakonnas ja selle protsessi protseduur. Need kehtestati 2010. aastal rahandusministeeriumi ja föderaalarhiivi kinnitatud dokumendiga. Lisaks on vaja arvestada maksuseadustiku nõuetega, mis reguleerivad, et iga meie riigi kodanik vastutab raamatupidamise dokumentatsiooni säilitamise eest nelja aasta jooksul. Seda nii kulu- ja tulukomponentide arvestusega seotud paberite kui ka maksude tasumise kinnitamise kohta.

Läheneme asjadele targalt

Protsessi korrektne korraldamine vastavalt raamatupidamise esmaste dokumentide säilitustähtaegadele eeldab professionaalset lähenemist, dokumentatsiooni fikseerimise eest vastutavate töötajate kaasamist ja tööprotsessi enda korraldust puudutava arhiiviinfo töötlemist. Praegu puuduvad arhiivitöö eriväljaõppe kohad praktiliselt puuduvad, mistõttu on tõeliselt kvaliteetse spetsialisti leidmine sageli keeruline. Teisalt nõuab progressiivne seadusandlus esmaste raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtaegadest kinnipidamist, vastasel juhul võite oodata kategooriliselt ebameeldivaid trahve. Parim variant küllaltki mahuka dokumendivoo jaoks on luua ettevõtte sees arhiivisäilitamise eest vastutav osakond ja korraldada dokumentatsiooni eest vastutavatele töötajatele regulaarset koolitust kasutades sisemisi ressursse. See võimaldab teil hoida kontrolli seadustes kehtestatud uuenduste üle ja täita kõiki nõudeid.

Alternatiivne võimalus, mis võimaldab arvestada ka esmaste dokumentide säilitusajaga ja seda oma töötegevuses järgida, on teha koostööd vahendajaga, kes kohustub säilitama kliendi pabereid. Endale arhiivifirma valimine pole aga ka kõige lihtsam ülesanne. Tuleb hoolikalt analüüsida kõiki olemasolevaid võimalusi, et eelistada usaldusväärset ettevõtet ja mitte muretseda, et see võib sulgeda või hoone maha põleda.

Teatud tüüpi dokumentide säilitamise omadused

Kehtivast seadusandlusest tulenevalt tuleb arhiivi üle anda esmane dokumentatsioon, samuti registrid, aruande- ja bilansidokumendid. Kõiki neid kategooriaid ametlikku dokumentatsiooni tuleb hoida raamatupidamisruumides kuni arhiivi saatmiseni, samas kui juriidiline isik on kohustatud tagama kõik paberite ohutuse tingimused: kapid peavad olema lukustatud, järgima tule- ja muid ohutusmeetmeid. Ettevõttesiseselt määratakse spetsiaalse dokumendiga dokumentide ohutuse eest vastutav isik.

Kui ettevõte seda kasutab, tuleb neid dokumente seaduse järgi hoida seifis või spetsiaalses kapis, ruumis, mis on lukustatud ja tagab dokumentatsiooni ohutuse. Käsitsi töödeldud jooksva ajaperioodi esmane dokumentatsioon tuleb kronoloogiat arvestades koguda registritesse, mis saadetakse seejärel arhiivi alaliseks säilitamiseks.

Millele veel tähelepanu pöörata?

Pangaväljavõtete, kassaorderite ja avansiaruannete säilitamisel on vajalik kogu dokumentatsioon kronoloogiat arvestades säilitada ja siduda ühiseks süstemaatiliseks säilitamiseks. Teatud kindlate kategooriate dokumente (vahetuste aruanded, töökäsud) saab salvestada köitmata, kuid salvestada kaustadesse, et midagi ei läheks kaduma ega kasutataks ebaausatel eesmärkidel.

Dokumentatsiooni ohutuse, aga ka õigeaegse arhiivi saatmise eest vastutab eelkõige pearaamatupidaja, kuigi vajadusel võivad kohalikud regulatsioonid sisaldada volituste delegeerimist teisele isikule. Esmadokumentatsiooni, aruandluse ja bilansidokumentide väljastamine on võimalik ainult teatud juhtudel pearaamatupidaja ametlikul korraldusel. Üldjuhul puudub struktuuriüksustel juurdepääs raamatupidamisdokumentidele. Dokumentide arestimine on võimalik ainult uurimisorganite, kohtute või muude seaduse alusel vastavate volitustega asutuste eritaotluse korral. Sel juhul on vaja esitada ametlik otsus, mis on koostatud vastavalt seadusele. Arestimisel on vaja koostada protokoll, millest üks eksemplar antakse allkirja vastu organisatsiooni esindajale üle.

Esmaste dokumentide säilitusaeg on kajastatud allolevas tabelis.

Dokumendivoo omadused

Mõistet "dokumendivoog" kasutatakse tegurite kompleksi kohta, mis on seotud dokumentide liikumisega alates paberi loomise hetkest kuni selle arhiivi üleandmiseni. Graafiku koostamine on pearaamatupidaja kohustus, kuigi mõnes ettevõttes on see delegeeritud dokumendihaldusspetsialistile. Kuid nagu praktika näitab, on kõige õigem lisada selline ajakava organisatsiooni raamatupidamispoliitikasse, mis seejärel kinnitatakse spetsiaalselt välja antud korraldusega, millele on alla kirjutanud ettevõtte tegevjuht.

Ajakava abil saate planeerimisülesannet ettevõttes koordineerida ja lihtsustada. Esmase dokumentatsiooni dokumendivoo ajakava on esitajate nimekiri, ajavahemikud, mille jooksul tuleb paberid raamatupidamisele saata, samuti ajavahemik, mille jooksul raamatupidajad neid töötlevad. Aruandeperioodid, sealhulgas bilansid, tuleb kirjeldada. Sageli sisaldavad arvestuspõhimõtted regulatsioone esmaste dokumentide säilitamise aja kohta ning see tähtaeg on kas võrdne seaduses sätestatuga või määratakse pikem periood, kui seda nõuab ettevõtte tegevuse spetsiifika. Aasta aruande esitamisel vormistatakse dokumentatsioon kehtestatud korras ja antakse üle arhiivihoiule. Arvesse võetakse, et tulevikus võib tekkida vajadus salvestamiseks üleantud mahust kasulikke andmeid ammutada. Selleks on tavaks jagada juhtumid kaustadesse ning rühmitamist seletatakse sisuga. Kindlasti määrake igale kaustale asjakohane pealkiri.

Korpuse hoidmise omadused

Kogu ettevõtte tegevuse käigus tekkinud dokumentatsioon, nagu eespool öeldud, jaguneb ajutiseks ja alaliseks säilitamiseks mõeldud dokumentideks. Paberite arhiivi ülekandmisel tuleb esitada kõik need kategooriad eraldi, samades kaustades ametlikke pabereid segamata. Sel juhul tuleb koopiaid säilitada originaalidest eraldi. Samuti peate eraldi kaustadesse sorteerima dokumentatsiooni, mis näitab aruandlust, plaane aastate, kvartalite ja kuude kaupa. Üks fail peaks sisaldama üht dokumentatsiooni.

Ühe juhtumi rühmitamiseks saab kasutada ühe perioodi (kvartal, aasta, kuu) kohta genereeritud dokumente. Erandiks on nn üleminekukategooriad – näiteks isikutoimikud, mille sulgemine ei piirdu kalendriaastaga. Kui juhtum sisaldab mitme kuu jooksul koostatud dokumentatsiooni, tuleb iga kuu teistest eraldada spetsiaalse lehega, kuhu märgitakse, millist perioodi sellele järgnev plokk dokumenteerib. Sel juhul on lubatud ühte faili grupeerida kuni 250 lehte. Kausta paksus võib olla 4 cm või vähem.

Millele veel tähelepanu pöörata?

Nagu nähtub arhiivi pidamise eeskirjast, tuleb juhul, kui dokumentatsioonil on lisad, (olenemata sellest, millal need täpselt koostatud) lisada kaasasolevale dokumentatsioonile. Üldiselt on raamatupidamisdokumentide arhiivi järjepidevus väga oluline, seega tuleb seda rangelt järgida. Reeglina postitatakse esmalt väljavõtted, seejärel seletuskirjad ja seejärel bilanss, mida täiendavad lisatud dokumendid.

Ettevõtte töötajate isiklike kontode säilitamise korraldamisel on vaja selleks eraldada eraldi fail, milles dokumentatsioon on paigutatud aastate kaupa, järgides rangelt kronoloogiat. Iga-aastane kirjavahetus vormistatakse kalendriaastat tähistavatesse kaustadesse ning süstematiseeritakse ka kuupäevade järgi. Igale päringule peab järgnema vastus.

Mõned funktsioonid

Maksuseadustikus ettenähtud säilitusajad võivad erineda raamatupidamise tegevust reguleerivates seadustes sätestatud standarditest. Sellise lahknevuse jälgimisel on soovitatav esmalt jälgida pikemat ajavahemikku – see võimaldab vajadusel ligi pääseda dokumentatsioonile, seda kasutada ka siis, kui mõne kehtiva reegli kohaselt on tähtaeg juba möödas. aegunud. Lisaks pole kontrolliasutustel millegi üle kurta. Samuti on vaja meeles pidada 2000. aastal avaldatud spetsiaalset loendit, mis näitab mõne konkreetse dokumendirühma säilitamise kestust. Nimekirja uuendatakse ja täiendatakse regulaarselt, mistõttu peavad ettevõtte pearaamatupidaja ja dokumendivoo eest vastutav osakond jälgima värskeimat teavet.

Laotähtaegade ületamise korral lasub vastutus selle eest ettevõtte juhil, hoolimata sellest, et ohutuse küsimus on eelkõige pearaamatupidaja pädevuses. Ladustamise korra ja kestuse rikkumisel trahvitakse ettevõtet. Ametniku jaoks jääb karistus tavaliselt kahe ja kolme tuhande rubla vahele. Kuid kui esmast dokumentatsiooni üldse ei peeta, võib neid karistada viie tuhande rubla või suurema rahatrahviga.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad organisatsioonis määratakse raamatupidamise seaduse ja erinimekirjaga. Meie artiklist saate teada nende säilitusperioodi kestuse, samuti üksikute dokumentide säilitustähtaegade määramise funktsioonide kohta erinevates olukordades.

Miks säilitada raamatupidamisdokumente?

Iga raamatupidaja teab, et igal ettevõttes koostatud või vastaspooltelt saadud dokumendil on oma väärtus ja seda tuleb säilitada. Esmastes dokumentides sisalduva teabe alusel viiakse läbi raamatupidamine ja koostatakse raamatupidamisaruanded. Raamatupidamis- ja raamatupidamisandmete kontrollimine kõigi reguleerivate asutuste poolt toimub esmaste dokumentide abil.

Kõik esmased raamatupidamisdokumendid ja aruanded tuleb säilitada seaduslikult määratletud perioodide jooksul.

Raamatupidamisdokumentide säilitusajad on reguleeritud 6. detsembri 2011. aasta seadusega "Raamatupidamise kohta" nr 402-FZ ja Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 kinnitatud loeteluga.

Mis on tähtsam - nimekiri või seadus nr 402-FZ

Võrreldes loendis ja seaduses nr 402-FZ toodud raamatupidamisdokumentide säilitusaegu, võib teha järgmised järeldused:

• loetelus on kehtestatud erinevad säilitusajad olenevalt raamatupidamiseks liigitatud dokumentide liigist ja tähtsusest;
• Seadus nr 402-FZ näeb raamatupidamisdokumentidele ette 5-aastase säilitusaja, kuid ei täpsusta tingimusi dokumentatsiooni liikide kaupa;
• artikli lõikes 1 Seaduse nr 402-FZ artiklis 29 on sätestatud, et dokumentide säilitustähtaegade määramise aluseks on loetelu.

Seega tuleb arve, bilansi või raamatupidamistõendi saatuse otsustamisel lähtuda eelkõige nimekirjas märgitud tähtaegadest. Kuid nende säilivusaeg ei tohi olla lühem kui 5 aastat.

Artiklis sätestatud raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtaeg. Seaduse nr 402-FZ artikkel 29 puudutab ka ettevõtte raamatupidamispõhimõtteid ja -standardeid, sealhulgas elektroonilisel kujul olemasolevaid dokumente. Viimast ei saa ka 5 aasta jooksul hävitada. Säilitamisperiood algab nende viimase kasutamise aastale järgnevast aastast (seaduse nr 402-FZ artikkel 2, artikkel 29).

Materjalist saate teada, milline digitaalallkiri tuleb elektroonilises esmases dokumendis allkirjastada "Elektroonilised esmased dokumendid peavad olema allkirjastatud UKEP-i poolt" .

Mõistame tähtaegu näite abil

Mitu aastat tagasi asutatud Landscape Design LLC on oma turusegmendis stabiilselt jalad alla võtnud. Töö raamatupidamisliku osa teostas 4-liikmeline meeskond. Igale spetsialistile määrati konkreetsed raamatupidamisvaldkonnad ning pearaamatupidaja vastutas aruandluse ja kontrolleritega suhtlemise eest.

Viimase tööperioodi jooksul on raamatupidamine kogunud kappidesse ja olmeruumidesse lugematul hulgal kaustu dokumentatsiooniga. On aeg nendega tegeleda.

Suurem osa esmastest andmetest olid tehtud töötoimingud - nende alusel määrati regulaarselt ettevõtte tulud, mis kajastusid selle finantsaruannetes.

Loe tehtud tööde tõendite koostamise kohta siit artiklit .

Märkimisväärsed mahud paberihoiustest koosnesid ostetud materjalide arvetest, makselehtedest, palgalehtedest ja nendega seotud arvestustest.

Eraldi riiul täitus täielikult raamatupidamisdokumentide, deklaratsioonide, pensionifondi ja sotsiaalkindlustuse aruannetega ning statistiliste blankettidega.

Iga raamatupidaja koostas oma valdkonna kohta juhtumite nimekirja koos ning pearaamatupidaja süstematiseeris kogu teabe ühtsesse tabelisse, mille üks veerg oli pühendatud nimekirjast võetud dokumentide standardsetele säilitustähtaegadele.

Tabel “Raamatupidamisdokumentide säilitustähtajad organisatsioonis”

Dokument Landscape Design LLC-st	Kõlblikkusaeg vastavalt nimekirjale, korraldusega nr 558 kinnitatud
Põhitegevuse lepingute alusel tehtud tööde tõendid	5 aasta jooksul pärast lepingu sõlmimise tähtaja lõppu
lepingud ja nendega seotud lisakokkulepped	5 aasta jooksul pärast aegumist (kui loendi teistes artiklites ei ole sätestatud teisiti)
Volikirjad raha ja kaupade ja materjalide vastuvõtmiseks	Vähemalt 5 aastat
Väljavõtted palkade, hüvitiste, rahalise abi ja muude maksete väljastamiseks	Vähemalt 5 aastat ja isiklike kontode puudumisel - vähemalt 75
Üksikisikute sissetulekute andmete register	Vähemalt 75 aastat vana
Töölepingud ja töötajate isiklikud kaardid	75 aastaks
Tööajalehed, tööajapäevikud	Vähemalt 5 aastat (vähemalt 75 aastat ohtlikes, rasketes ja kahjulikes töötingimustes)
Teave üksikisikute sissetulekute kohta	Vähemalt 5 aastat ja kui isiklikke kontosid või palgaarvestusi pole - vähemalt 75 aastat
Raamatupidamise aastaaruanded (finants)aruanded	Pidevalt*
Raamatupidamise põhimõtted, kontoplaan, raamatupidamise esmaste dokumentide vormid	Vähemalt 5 aastat
Pearaamat, käibelehed, kontokaardid jne.	Vähemalt 5 aastat
Põhivara arvestuskaardid	Vähemalt 5 aastat pärast rajatise likvideerimist
Käibemaksu, transpordi, maa, kasumi deklaratsioonid	Vähemalt 5 aastat
Sotsiaalkindlustusfondile aruandlus	Iga-aastased arvutused on konstantsed* ja kord kvartalis 5 aasta jooksul
Aruandlus pensionifondile	Vähemalt 5 aastat ja kui organisatsioonil ei ole isiklikke kontosid ja palgaarvestust, siis vähemalt 75 aastat
Individuaalne info pensionifondis töötajatele	Vähemalt 75 aastat vana
Aruandlus statistikale: - iga-aastane; - poolaasta ja kvartaalne; - üks kord; - igakuine	Pidevalt*. 5 aastat või iga-aastaste puudumisel alaliselt*. Pidevalt*. Iga-aastane või pidevalt* muude aruannete puudumisel
Kirjavahetus ettevõttele määratud karistuste ja trahvide kohta	Vähemalt 5 aastat

Ärge ignoreerige tabelis olevat *-märki. See tähendab, et dokumenti tuleb säilitada kogu ettevõtte tegevusaja.

Kõik tabelis näidatud dokumendid on otseselt või kaudselt seotud raamatupidamisega, seetõttu suurendas Landscape Design LLC pearaamatupidaja seaduses nr 402-FZ sätestatud 5-aastast säilitusaega ületavaid perioode loendis näidatud piirini.

Arvestades, et ettevõttel pole tööde alustamisest veel 5. juubelit tähistatud, ei saa ükski tabelis toodud dokument hävitada. Paberist risustatud ruumide puhastamiseks eraldas raamatupidamine spetsiaalse kabineti, kuhu paigutati aegumist ootavad dokumendid.

Raamatupidamise dokumentatsiooni säilitamisperioodide arvestuse nüansid

Landscape Design LLC praktilises tegevuses tuli ette põhivara kahjumi müügi juhtumeid. Põhivara arvestuse ja maksuarvestuse läbiviimisel kasutatakse samu dokumente. Erinevus seisneb ainult nende võõrandamisega seotud kulude kajastamises. Seda asjaolu tuleb arvestada ka dokumentide säilitusaja määramisel.

Näiteks ostis ettevõte 2 aastat tagasi sõiduauto VAZ-21102 (OKOF kood 15 3410010). Lähtudes sellest, et põhivara liigituse järgi kuulub see 3. amortisatsioonigruppi, määrati kasulikuks elueaks (USI) 5 aastat. Pidevate rikete tõttu otsustati auto müüa iga pakutava hinnaga. Müügist saadud tulu osutus väiksemaks kui vara jääkväärtus ning tulumaksu arvestamisel võetakse ühtlaselt arvesse 3 aasta maksuarvestuse standardite järgi müügist saadud kahju (ülejäänud SPI).

TÄHTIS!Põhivara müügist tekkinud kahjude maksuarvestuse nüansid on kajastatud art. 268 Vene Föderatsiooni maksuseadustik.

Kulude maksuarvestuse eesmärgil rühmitamise eripärade kohta loe siit. materjalist .

Seega tuleb säilitada kõik alg- ja jääkväärtuse kujunemise, ühisettevõtte tähtaja, lepingute ja müügiaktidega seotud dokumendid, samuti tõendid ja arvestused põhivara müügist tekkinud kahjude arvestamiseks vähemalt 4 aastat pärast nimetatud kahjumi maksubaasi arvestamise lõppu. See on tingitud asjaolust, et maksuhalduril on auditi käigus õigus tutvuda auditile eelnenud 3 aasta dokumentidega. Seega tuleb nimetatud põhivara dokumente säilitada vähemalt 9 aastat.

Käsitletav juhtum ei ole ainus, kus dokumentide säilitusaega pikendatakse. Järgmises osas tutvustame muid olukordi.

Muud esmatoodete säilivusaja pikendamise juhtumid

Kui Landscape Design OÜ töötaks kahjumiga ja võtaks seda siis tulumaksu arvestamisel arvesse, tuleks dokumente säilitada kogu kahjumi ülekandmise aja pluss 4 aastat pärast kahju täielikku mahakandmist. Sel juhul on võimatu vabaneda ei saadud kahju tõendavast esmasest dokumendist ega ka muudest tõenditest ja arvutustest, mille alusel see kahju kanti.

Näiteks 2018. aastal tekkinud ja järgmise 10 aasta jooksul arvestatud kahjude raamatupidamis- ja maksudokumente tuleb säilitada 2032. aasta lõpuni.

Raamatupidamisdokumentide säilitusaega tuleb pikendada ka järgmisel juhul. Landscape Design LLC osutas teenuseid kliendile, kes ei tasunud viivitamatult tehtud tööde eest ega vastanud kirjadele ja kaebustele. Ettevõtet riiklikust registrist välja ei arvatud, kuid võlga ei tasunud. Landscape Design LLC sai halbade nõuetega arvestada alles 2018. aastal ning organisatsioon peab säilitama kõiki selle olukorraga seotud dokumente kuni 2022. aasta lõpuni.

Tulemused

Arved, tõendid tehtud tööde kohta, palgamaksete väljavõtted, aruanded - maksumaksja on kohustatud säilitama neid ja paljusid muid raamatupidamisdokumente spetsiaalse nimekirjaga kehtestatud perioodide kohta. Neid tähtaegu ei saa vähendada, kuid teatud juhtudel tuleb neid suurendada (kahjumi edasikandmisel, halbade nõuete mahakandmisel, põhivara kahjumiga müümisel).

Dokumente tuleb säilitada vähemalt seni, kuni maksuinspektorid võivad neid auditi käigus nõuda. Vastavalt Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 89 lõikele 4 võib kontrolli läbi viia kuni kolme kalendriaasta jooksul, mis eelneb kontrollimise otsuse tegemise aastale. See tähendab, et alles tuleb hoida eelmise kolme aasta dokumente.

Vahepeal lisab maksuseadus sellele perioodile veel ühe aasta. Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 23 lõike 1 lõike 8 kohaselt peavad maksumaksjad tagama maksude arvutamiseks ja maksmiseks vajalike dokumentide turvalisuse nelja aasta jooksul. Nende hulka kuuluvad raamatupidamise ja maksuarvestuse andmed, samuti tulude, kulude laekumist ja maksude tasumist (kinnipidamist) kinnitavad dokumendid. Samasugune nõue on kehtestatud maksuagentidele (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 24 alapunkt 5, punkt 3, artikkel 24). Mis hetkest hakkate nelja-aastast perioodi lugema?

Maksud arvutatakse maksustamisperioodide tulemuste põhjal (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 1, artikkel 55). Selgub, et nelja-aastast perioodi tuleb arvestada järgmisest päevast pärast maksustamisperioodi lõppu. Näiteks võtame käibemaksu: mis kuupäevani peaksime säilitama selle maksu arvestusega seotud dokumente 2012. aasta IV kvartali kohta? Nelja-aastane ametiaeg algab 1. jaanuaril 2013 ja lõpeb 31. detsembril 2016. Selgub, et 2016. aastal on vaja säilitada dokumente alates 2012. aastast. Ehk siis aasta, mis ei kuulu kohapealsele kontrollile.

Sellest reeglist on kaks erandit. Esimene on käibemaksu mahaarvamiseks vajalikud registrid: osturaamat ja müügiraamat, samuti väljastatud ja laekunud arvete kajastamise päevikud. Määrata nende säilitusaja algus nendesse viimase sissekande tegemise kuupäevast (VV 2001. a. 2010. a. 2010. a. 2010. a. 2010. a. 2010. a. Vene Föderatsiooni 26. detsembri 2011. a nr 1137). Teiseks erandiks on dokumendid, mis kinnitavad amortiseeritava vara esialgset maksumust. Nende säilivusaega arvestatakse hetkest, mil nad lõpetasid amortisatsiooni kogumise (Venemaa Rahandusministeeriumi kiri 26.04.2011 nr 03-03-06/1/270).

Raamatupidamisdokumentide säilitamise tähtajad on samuti kehtestatud raamatupidamist käsitlevates õigusaktides. 6. detsembri 2011. aasta föderaalseaduse nr 402-FZ "Raamatupidamise kohta" (edaspidi raamatupidamisseadus) artiklist 29 tuleneb, et:
- raamatupidamise esmaseid dokumente, raamatupidamisregistreid ja raamatupidamisaruandeid tuleb säilitada riigiarhiivinduse eeskirjaga kehtestatud perioodid, kuid mitte vähem kui viis aastat. (Tüüpsete arhiividokumentide säilitusajad on määratud nimekirjas, mis on kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. a korraldusega nr 558);
- raamatupidamispoliitika dokumente, majandusüksuse standardeid, muid raamatupidamise korraldamise ja pidamisega seotud dokumente, sealhulgas vahendeid, mis tagavad elektrooniliste dokumentide taasesitamise, samuti elektroonilise allkirja õigsuse kontrollimise, tuleb säilitada vähemalt viis aastat pärast aastat, mil neid viimast korda finantsaruannete koostamiseks kasutati.

Seega, et mitte saada karistada 6. detsembri 2011. aasta seadusega nr 402-FZ kehtestatud reeglite rikkumise eest, säilitage maksudeklaratsioone, arvutusi, registreid ja muid dokumente vähemalt viis aastat.

Mõned erandid üldreeglist

Nii et üldreeglina tuleb pabereid säilitada vähemalt viis aastat. See on raamatupidamise seadusega kehtestatud maksimaalne periood. Samas on maksurevisjoni maksimaalne sügavus kolm aastat. Seetõttu on sellel perioodil eriti oluline säilitada maksude arvestamisega seotud paberite turvalisus. Kui teil pole piisavalt näiteks viie aasta taguseid dokumente, saate dokumentide säilitamise reeglite rikkumise eest trahvida.

Vahepeal määratakse raamatupidamisdokumentide säilitusaeg mitmel juhul erireeglite alusel. Seetõttu võib paberite puudumine isegi näiteks kuus aastat tagasi kaasa tuua trahve maksude alahindamise eest. Vaatame selliseid olukordi eraldi.

"Esmane" omandatud vara jaoks. Põhivara ja immateriaalse põhivara soetamise dokumente tuleb säilitada sõltumata nende objektide kasulikust elueast. Algse maksumuse kinnitamiseks on vaja ju pabereid amortisatsiooni ja ka kinnisvaramaksu arvutamiseks. Lisaks ei saa ettevõte ilma “esmase” dokumendita kinnisvara väärtust selle müümisel kinnitada. Pealegi kehtib see nii põhivara kui ka muu vara kohta. Seetõttu tuleb pabereid säilitada neli aastat pärast vara bilansist mahakandmise või müümise aruandeperioodi (periood, mil vara bilansist maha kanti või müüdi (alapunkt 8, punkt 1, artikkel 23). Vene Föderatsiooni maksuseadustiku 26. aprilli 2011. aasta kiri nr 03-03-06/1/270).

Erinõue kahjumis ettevõtetele. Tulumaksumaksjal on õigus vähendada jooksva perioodi maksubaasi eelmiste maksustamisperioodide kahjumilt MKS §-s 283 ettenähtud viisil. Kahjudega saab arvestada järgmised 10 aastat.

Kui aga ettevõte kannab kahjud tulevikku, siis on ta kohustatud kogu selle soodustuse kasutamise aja säilitama tekkinud kahju suurust kinnitavaid dokumente (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 283 punkt 4). See säte võimaldab maksuhalduril nõuda dokumente varasemate kahjude kohta, mida ettevõte deklareerib jooksva perioodi deklaratsioonis. Sellest lähtuvalt on kahjumi mahakandmine võimalik ainult saadud majandustulemust kinnitavate esmaste dokumentide esitamisel.

Nõue säilitada dokumente kahjude kohta kogu nende mahakandmise aja jooksul kehtib ka ühtse põllumajandusmaksu maksjatele (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 346.6 punkt 5) ja "lihtsustatud töötajatele" (punkt 7). Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 346.18).

Kahjulike nõuete mahakandmine. Seda tuleb säilitada neli aastat pärast perioodi, mil vastaspoole võlg tunnistati halvaks. Sel juhul hoiutähtaeg pikeneb, kui kohustuse aegumistähtaeg katkes ja hakkas uuesti kulgema .

Tuletame meelde: vastavalt Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 265 lõike 2 lõikele 2 võrdsustatakse lootusetute võlgade summad maksumaksja mittetegevuskuludega aruandes saadud kahjuna (maks). periood. Sellised kulud vähendavad tulumaksu arvutamisel maksubaasi. Loomulikult koos tõendavate dokumentidega.

Seega iseloomustavad esmased nõuete suurust põhjendavad raamatupidamisdokumendid võõrandatud omandiõiguse väärtust ehk kulude suurust. Seetõttu tuleb selliste dokumentide säilitusaja arvestamist alustada uuesti lootusetu võla kustutamise hetkest. Kui hävitate dokumendid enne tähtaega, kaotab ettevõte õiguse võlgnevusi kuludena kajastada, kuna ta ei saa nende suurust maksuhaldurile kinnitada.

Raamatupidamis-, maksu-, personali- ja muude dokumentide säilitamise tähtajad on erinevad. Kui teil pole föderaalse maksuteenistuse nõutud dokumente, hindavad inspektorid täiendavaid makse koos trahvidega ja määravad trahvi.

Tähelepanu! 2019. aasta dokumentide säilitustähtaegade tabeli saate tasuta alla laadida lingi kaudu:

Dokumentidega on mugav töötada . See sobib organisatsioonidele ja üksikettevõtjatele. Programm genereerib ja prindib automaatselt kõik vajalikud esmased andmed. See hõlmab ka tehingute üleslaadimist 1C-sse, mis tahes aruandluse automaatset genereerimist ja palju muud.

Dokumentide säilitamise tähtajad

Raamatupidamis- ja maksudokumentide säilitamise tähtajad, nende hävitamise kord ning vastutus säilitamise ja hävitamise rikkumise eest on kehtestatud seadusega. Põhireeglid on sätestatud Vene Föderatsiooni maksuseadustikus, Vene Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korralduses nr 558 ja kahes föderaalseaduses. Need on 22. oktoobri 2004. aasta seadused nr 125-FZ “Arhiveerimise kohta Vene Föderatsioonis” ja 6. detsembri 2011. aasta seadused nr 402-FZ “Raamatupidamise kohta”. Parem on neid mitte rikkuda. Sellel lingil on nimekiri kõige olulisematest dokumentidest, mis igal ettevõttel peaksid olema >>>.

Tabel. Dokumentide säilitusajad 2019. aastal

Dokument	Kui kaua säilitada
Raamatupidamisdokumendid
Ostu-müügi dokumendid (leping, arve, akt, saateleht TORG-12, UPD, volikiri, lepitusakt)	5 aastat
Saateleht
Panga dokumendid (väljavõtted, maksekorraldused, tšekiraamat)	5 aastat
Sularaha dokumendid (kassaraamat, avansiaruanne, PKO, kassatšekk)
OS-i laokaart	5 aastat pärast põhivara võõrandamist
Arvestuspoliitika	5 aastat
Raamatupidamisinfo
Tellimused põhitegevuste kohta	Enne ettevõtte sulgemist
Raamatupidamisregister (konto käive, SALT, pearaamat)	5 aastat
Finantsaruanded (bilanss, kasumiaruanne, omakapitali muutuste, rahavoogude aruanne ja muud vormid) ja IFRS aruanded	Enne ettevõtte sulgemist
Auditi aruanne	Enne ettevõtte sulgemist
Maksudokumendid
Maksuarvestuse registrid	5 aastat
Maksuaruandlus (maksudeklaratsioon, ettemaksete arvutamine, kindlustusmaksete arvutamine, 2-NDFL-i sertifikaadid koos registriga, 6-NDFL-i arvutamine ja muud aruanded föderaalsele maksuteenistusele)
Maksuaruannete elektroonilise saatmise kviitung
Manuste loend ja kättesaamise teatis föderaalsele maksuteenistusele posti teel dokumendi saatmisel
Arve	4 aastat
Ostu-müügi raamatud koos lisalehtedega	4 aastat
Tulude ja kulude arvestusraamat KUDiR lihtsustatud maksusüsteemi kohta	Enne ettevõtte sulgemist
Lepitusaruanne föderaalse maksuteenistusega
Dokument kahju ja maksubaasi vähendamise summa kohta	maksubaasi vähendamise perioodil varem saadud kahjude summa eest
Dokumendid kindlustusmaksete kohta
Tasud sissemaksete ülekandmise eest	6 aastat
Arvutus 4-FSS	Kord kvartalis - 5 aastat aruande sotsiaalkindlustusfondile vastuvõtmise päevast aastane – enne ettevõtte sulgemist
Teave SZV-M	6 aastat
Iga-aastane isiklik aruandlus pensionifondile (SZV-STAZH, ODV-1 ja kviitung pensionifondile saatmise kohta)	Enne ettevõtte sulgemist
Aruande fondi saatmist kinnitav dokument (kviitung aruande kättesaamise kohta elektroonilisel kujul, lisade loetelu ja kättesaamise teatis dokumendi posti teel saatmisel)	Salvestage koos aruandega
Personali dokumendid
Töötaja dokumendi originaal (tööraamat)	Töötaja nõudmisel(kuid mitte rohkem kui 50 aastat ja kui töötaja oli registreeritud enne 2003. aastat, siis mitte rohkem kui 75 aastat)
Isiklik kaart ja töötaja dokumentide koopiad*	- 50 aastat, 2003. aastast ja hiljem registreeritud töötajale; - 75 aastat vana, enne 2003. aastat registreeritud töötajale.
Tööleping ja selle muudatused
HR tellimused
Ajaleht
Haigusleht ja arvutused selle kohta	5 aastat
Töötaja puhkuste ajakava	1 aasta pärast kasutamist
Personalilaud	Enne ettevõtte sulgemist

* Töötaja dokumentide koopiate säilitamiseks on parem omada töötaja kirjalikku nõusolekut tema isikuandmete töötlemiseks. See aitab vältida vaidlusi inspektoritega ja trahve.

Mida teha, kui dokumentide säilitamise tähtaeg on möödas?

Aegunud dokumendid tuleb hävitada. Dokumentide hävitamiseks koosta akt, kuhu kirjutad üles hävitamist vajavate dokumentidega juhtumite nimetus ja arv. Sellele aktile peab alla kirjutama erikomisjon, mille koosseisu kinnitab peadirektor oma korraldusega.

Trahv dokumentide puudumise eest

Esmaste dokumentide, arvete ja maksuregistrite puudumise eest saavad föderaalse maksuteenistuse töötajad LLC-d trahvida summas 10 000 kuni 30 000 rubla(Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikkel 120), sealhulgas need, mis kohaldavad maksuseadustiku alusel lihtsustatud maksusüsteemi.

Lisaks arvavad inspektorid ilma äritehinguid kinnitavate dokumentideta maha tulukulud (või ühekordse maksu) ja käibemaksu mahaarvamise. Või arvutavad nad tasumisele kuuluva maksusumma arvutusmeetodi abil (Vene Föderatsiooni maksuseadustiku artikli 31 alapunkt 1, punkt 7, artikkel 31).