С 2013 года (после вступления в силу нового Закона о бухучете 402-ФЗ) организации получили право самостоятельно разрабатывать и утверждать используемые формы первичных документов. Для этого необходимо соблюсти требования к обязательным реквизитам (п. 2 ст. 9 402-ФЗ) и утвердить используемый бланк локальным нормативным актом.

Но многие компании по-прежнему в своей практике используют формы документов, утвержденные Госкомстатом. Или же на их основе разрабатывают свои, дополняя их необходимыми строками, столбцами, иными реквизитами. Это относится и к первичке по учету начисления заработной платы сотрудникам.

Формы, применяемые для расчета заработной платы, утверждены .

Порядок использования унифицированных форм

Для расчета и выплаты зарплаты Постановлением № 1 предусмотрены три формы ведомостей:

• Т-49 — расчетно-платежная;
• Т-51 — расчетная;
• Т-53 — платежная.

Если организация приняла решение использовать для расчета и выплаты зарплаты форму Т-49, то в составлении документов по формам Т-51 и Т-53 нет необходимости. Такой порядок не совсем удобен. Ведь документ содержит сведения о начислениях и выплатах всем сотрудникам, поэтому при получении денег любой работник получает доступ к сведениям о размере оплаты труды всех остальных сотрудников.

В свою очередь, если для начисления оплаты труда используется бланк Т-51«Расчетная ведомость», то для выплаты зарплаты через кассу предприятия необходимо оформить платежную ведомость Т-53. Для оформления выплат безналичным путем оформляются документы в соответствии с требованиями банка, в котором организация открыла зарплатный проект для своих сотрудников.

Форма Т-51 (расчетная ведомость)

Сегодня рассмотрим порядок оформления расчетной ведомости. Как было сказано выше, ее форма установлена

Скачать бланк: форма Т-51

Оформляется расчетная ведомость в одном экземпляре ответственным за начисление заработной платы сотрудником бухгалтерии. Расчет сумм к начислению производится на основании первичных документов, к которым могут относиться:

• трудовые договоры;
• табели учета рабочего времени;
• положения о начислении заработной платы и премировании;
• приказы о начислении премий и надбавок;
• иные документы, установленные внутренним документооборотом компании.

Заполняем титульный лист

Расчетную ведомость можно заполнять от руки, а можно в печатной форме, используя ПО. Составляется она отдельно на каждый месяц и состоит из титульного листа и табличной части, в которой, собственно, и отражаются сведения о зарплате. Понять все этапы заполнения поможет наш образец расчетной ведомости по зарплате.

Начинаем заполнение с титульного листа. В нем необходимо прописать:

• наименование организации;
• номер документа и его дату;
• период, за который формируется документ.

Если организация имеет сложную структуру, а численность работников очень велика, то можно заполнять по каждому структурному подразделению отдельную расчетную ведомость. В этом случае необходимо заполнить сведения об отделе организации также в титульном листе.

Заполняем сведения о сотрудниках

Сведения о начислениях и удержаниях отражаются построчно по каждому сотруднику. Если сотрудников компании немного, то порядок заполнения не так важен. При большей численности удобно формировать перечень в алфавитном порядке.

О каждом работнике указываем:

• Ф.И.О.;
• должность;
• табельный номер.

Данные об окладе или тарифной ставке указываются в соответствии с трудовым договором, который заключен с работником. Именно в нем оговариваются основные условия об оплате труда.

На этом же этапе отражаем сведения об отработанном времени за расчетный месяц. Они заполняются на основании табеля учета рабочего времени.

Считаем начисленную оплату труда

Переходим непосредственно к расчетам. Для это заполняется раздел «Начислено». В нем производится расчет сумм. Каждый вид начисления целесообразно отражать в отдельном столбце. Это позволит проконтролировать правильность расчетов и провести анализ начислений.

В нашем случае всем работникам установлена повременно-премиальная система оплаты труда. Все работают по пятидневной рабочей неделе. В ноябре по графику 21 рабочий день. Двое из работников отработали не весь месяц, поэтому им необходимо рассчитать оклад за отработанное время.

Все остальные начисления (премии, надбавки) указываем на основании приказов руководителя, иных распорядительных документов, трудовых договоров.

Отражаем удержания

Следующим этапом является вычисление удерживаемых у сотрудника сумм. Удержания могут быть обязательными: НДФЛ, алименты, иные взыскания по исполнительным листам. А также могут производиться по заявлению сотрудника: например оплата займа. Все их отражаем в разделе «Удержано и зачтено». Не забываем также вывести итоговую сумму.

Выводим сумму к выплате и завершаем оформление

Завершается заполнение табличной части расчетной ведомости выведением суммы к выплате. Если на начало месяца у организации перед работником была задолженность по выплате заработной платы или наоборот, их тоже нужно учесть при расчете.

После завершения всех расчетов и проверки результата лицо, ответственное за заполнение, прописывает свои должность и Ф.И.О. и ставит подпись.

Расчетная ведомость формы Т-51 составляется в том случае, если сотруднику перечисляется заработная плата на платежную карту одного из банков. Для расчета работника она использоваться не может (в отличие от расчетно-платежной). Заполнение платежной и расчетно-платежных форм при этом необязательно.

ФАЙЛЫ

Кем проводится

Обязанности по заполнению этой бумаги в подавляющем большинстве случаев ложатся на бухгалтера по заработной плате. Если в компании бухгалтер один, то на него. Каждой формирующейся ведомости он обязан присвоить порядковый номер. Удобнее делать это с начала года или отчетного периода, создавая новые каждый календарный месяц.

Какие документы создаются на ее основе

Информация из расчетной ведомости поступает в платежную ведомость, а уже согласно ей производятся начисления заработной платы. В этом процессе принимает участие только последняя графа Т-51. Для того чтобы ее сформировать, необходим табель учета рабочего времени. Все эти документы оформляются по каждому работнику отдельно.

Периодичность заполнения

В большинстве случаев зарплата работникам выдается два раза в месяц. Такие условия указаны в Трудовом кодексе Российской Федерации, за его нарушение компания рискует понести административную ответственность. Причем первая выплата считается авансовой (обычно это процент от оклада), а вторая – основной (оставшаяся часть суммы). Таким образом, для аванса будет оформляться простая платежная ведомость (в ней указывается сумма, которая выплачена в первой половине месяца).

Форма Т-51 служит для иллюстрации и документального оформления основной части выдачи заработной платы сотрудникам учреждения.

Столбец «Удержано и зачтено» в табличной части документа при этом должен учитывать и авансовую часть — данные из первой бумаги.

Кем утверждена

Этот документ был утвержден Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5.01.2004 г. №1. Упоминание об этом факте должно присутствовать на бланке, в верхней правой части.

Форма

Удобнее всего заполнять графы документа в электронном виде, в программе 1С. Обязательно нужно переводить ведомость в бумажный вариант не реже раза в месяц. Но допустимо и ее ведение целиком в бумажном виде.

Если работа ведется в 1С и требуется какая-либо корректировка даты (нужно создать не текущим числом), то для этого в «Параметрах» выбирается нужное число либо выбирается «Таблица», затем «Вид» и «Редактирование» и меняются данные нужной ячейки в ручном режиме.

Алгоритм заполнения

Для полноценной функциональности бумага может быть оформлена и в единственном экземпляре. В верхней части документа заполняются:

• Основные реквизиты. Код по ОКПО уже вписан в бланк — 0301010. ОКУД заполняется.
• Полное наименование фирмы, при наличии – структурного подразделения компании, внутри которой заполняется форма.
• Название ведомости, ее номер, дата постановки подписей.
• Период, за который производились вычисления.

Дата составления документа может быть выбрана произвольно, но при условии, что этот день не будет раньше последнего дня в текущем месяце и не позже фактического дня списания денежных средств с кассы организации.

Помимо этого, на второй странице ведомости располагается таблица, каждый столбец которой должен быть заполнен (в противном случае в ячейке таблицы ставится прочерк).

Всего документ содержит 18 столбцов со следующими наименованиями:

• порядковый номер сотрудника, которому предназначается выплата;
• табельный номер этого же работника;
• фамилия, имя и отчество (последние сокращаются до инициалов);
• занимаемая должность, профессия или специализация, которой занимается сотрудник;
• оклад либо тарифная ставка;
• сколько дней или часов было отработано в указанный период (отдельно указываются выходные и будние дни);
• сумма, которая начислена организацией этому сотруднику за месяц (столбец разделяется на разные виды плат, включая «общий» столбец, который обобщает данные);
• какая сумма была удержана и зачтена ранее (аванс, налог на доходы и пр.);
• долги работника перед организацией или, наоборот, точная сумма;
• сколько всего денежных средств положено выплатить работнику по этой ведомости.

Кем подписывается

На распечатанном документе обязательно должна быть указана должность, подпись и расшифровка подписи того должностного лица, которое составляло документ. Это может быть главный бухгалтер или бухгалтер по кадрам.

ВНИМАНИЕ! Ведомость не будет действительна без печати организации на последней странице.

Кстати, по нормам допустимо заполнять столько строк ведомости, сколько необходимо. У нее может быть два, три, четыре и более листов, составленных согласно образцу табличной части бумаги.

Работник перед получением заработной платы имеет право в любой момент ознакомиться со сформированным документом.

Нюансы заполнения

Табельный номер работника при заполнении автоматически берется из его . Бумага может быть распечатана в единственном экземпляре. Она помещается в архив организации. Никаких исправлений на уже заполненной бумаге быть не должно. Все необходимые корректировки выполняются в электронном виде.

Если выполнение служебных обязанностей не предполагает нахождение сотрудника во , то ведомость поступает в архив компании. Она должна храниться там, согласно установленным требованиям, минимум 5 лет.

Сроки выплат

После заполнения ведомости денежные средства должны поступить сотруднику как можно раньше. Максимально допустимый срок задержки при этом – 5 рабочих дней. Если выплата не была произведена в срок, то на ведомости проставляется отметка «Депонировано».

Важный момент! Данные столбца документа «К выплате» должны точно совпадать с столбцом в форме Т-49 «Сумма». Если они не равны, значит, в бухгалтерские расчеты по выплате заработной платы закралась ошибка.

При начислении заработной платы сотрудникам, бухгалтеру предприятия приходится работать с первичными документами, одним из которых является расчетная ведомость. Что это за документ, какая информация отражена в нем, как он заполняется и кем утверждается?

Расчетно-платежная ведомость. Что это за документ?

Расчетная ведомость: информационная справка

Расчетно-платежная ведомость - это удобный и незаменимый составляющий элемент первичного документооборота, применяемого в учете финансовых операций по начислению и выплате денежных средств за выполненную работу. Документ позволяет доступно расшифровать расходный кассовый ордер с преимущественной возможностью использования на протяжении временного периода, идентифицируемого в качестве операционных дней.

Виды документов

В зависимости от используемого механизма осуществления выплат, субъект предпринимательской деятельности вправе выбрать вид ведомости для ведения учета начислений и выплат по статье «оплата труда и материальная помощь». Различают три типа документов, оформляемых по статистическим формам:

• Т-53, в котором указываются только размеры сумм с отметкой о факте происшедшего события либо об оформлении процедуры депонирования;
• Т-49, с расшифровками информации, касающейся общей суммы начисления, удержания из него, а также отметкой о выдаче;
• Т-51, включающая данные, необходимые для осуществления процедуры расчета полагающейся выплаты.

Популярностью пользуется форма Т-51, поскольку она отличается наибольшей информативностью, позволяющей понять порядок проведения расчетных операций, определяющих итоговую сумму к выплате. Зато Т-49 отличается универсальностью, поскольку при применении такой формы отсутствует необходимость дополнительного оформления к Т-51 формы Т-53.

Форма ведомости Т-51

Нюансы начисления денежных выплат работникам

Процедура по начислению денежных средств, относящихся к категории оплаты труда, требует ответственного отношения бухгалтера, специализирующегося в данной сфере, к проведению расчетов и заполнению документации. Каждая цифра в ней должна быть обоснована действующими нормативно-правовыми актами, принятыми на правительственном уровне или руководителем субъекта хозяйствования. Допущенные ошибки придется исправлять только после оплаты штрафных санкций, поскольку неправильно проведенные расчеты влекут за собой неактуальность обязательных платежей в уполномоченные органы.

Читайте также: Образец приказа о распределении обязанностей по охране труда

Первичная документация, учтенная в расчетах

Выдача денежных средств, относящихся к статье расходов субъекта предпринимательства, начисленных за оплату труда наемным работникам, может осуществляться ответственным сотрудником по платежной ведомости. При ее составлении учитываются данные из расчетной документации. Для упрощения финансовой процедуры были объединены несколько документов.

Форма ведомости Т-53

Бланк расчетной ведомости по заработной плате заполняется на основании первичной документации:

• табеля учета рабочего времени;
• распорядительных документов, регламентирующих применяемый вид оплаты труда и порядок проведения расчетов параметра;
• приказов, определяющих порядок назначения дополнительных материальных поощрений, а также удержаний с заработной платы.

Расчетная ведомость: заполнение и утверждение документа

Форма документа официально утверждена Постановлением Госкомстата. Она успешно применяется субъектами предпринимательской деятельности с 2014 года.

Расчетная ведомость Т-51 заполняется и подписывается бухгалтером организации, назначенным ответственным за оформление документа распоряжением главного бухгалтера или руководителя предприятия.

Документ не требует утверждения директором, поскольку он не является основанием для проведения финансовых операций, связанных с выдачей средств. Он составляется в единственном экземпляре и подлежит ответственному хранению на протяжении пяти лет.

В ведомости отображены финансовые данные, касающиеся выплат денежных средств за выполненную работу наемными работниками компании. Документ состоит из нескольких страниц. На титульном листе должна быть размещена информация, идентифицирующая субъект предпринимательской деятельности, а также дата проведения расчетных операций и период за который были произведены вычисления. Для наглядности рекомендуется указать общую сумму финансирования по статье «оплата труда».

Форма ведомости Т-49

Расчетно-платежная ведомость, образец заполнения которой поможет компетентно оформить документацию, может состоять из нескольких пронумерованных листов, на которых размещена информационная таблица. Ситуация характерна для субъектов хозяйствования, в штате которых для реализации предпринимательской идеи предусмотрено много наемных работников. Общее количество страниц должно быть отражено в специальной графе ведомости.

Что учитывается в таблице

Вся информация о доходах граждан и расходах предприятия на обеспечение фонда оплаты труда, рассмотрена в таблице документа. Образец заполнения расчетной ведомости Т-51 поможет бухгалтеру ее заполнить, учитывая все нюансы регламентируемых разделов.

В таблице должна быть отражена информационная информация, идентифицирующая личность работника, а также состояние и характеристики его рабочего статуса и финансового состояния. В регламентируемых разделах следует также указать:

• табельный номер, отслеживаемый по личной карточке;
• должность;
• величину оклада или тарифную ставку;
• количество дней работы в регламентируемое рабочее время, в праздники и выходные;
• все виды начислений, указанные раздельно и в суммированном виде;
• стоимость предоставленных благ;
• удержания, учитывая обязательные отчисления в уполномоченные органы, а также алименты и платежи, вмененные судебным решением;
• долговые обязательства предприятия перед работником и работником перед предприятием;
• сумма к выплате.

Каждая работа должна быть оценена и своевременно оплачена. Работа на чистом энтузиазме осталась в советское время.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Размер зарплаты зависит от прожиточного минимума региона и оценки необходимости и сложности выполняемых сотрудником трудовых функций. Для выдачи составляется ведомость по начислению заработной платы и на основании ее происходят соответствующие выплаты.

Понятия

Дадим определение.

Ведомость по зарплате – это бухгалтерский документ, в котором указаны все данные о зарплате каждого сотрудника.

Назначение документа

Процедура расчета заработной платы начинается с заполнения табеля рабочего времени и заканчивается выдачей денег или переводом на расчетный счет сотрудникам.

Немаловажную роль в этом процессе выполняет платежная ведомость. Она является конечным документом, куда заносится итоговая сумма к выдаче каждого работника. Оформляется при выдаче денег через кассу или переводом на расчетный счет.

Ведомость имеет четко структурированную форму. Составляется в целом на предприятие или по подразделениям, если штат сотрудников довольно большой.

Сведения в нее вносятся из расчетных листков по заработной плате, составляемых на каждого сотрудника.

Действующие нормативы и формы ведомостей

В законодательстве закреплены следующие формы ведомостей:

• Т-51 – расчетная;
• Т-49 – расчетно-платежная;
• Т-53 – платежная.

Расчетная Т-51

Расчетная ведомость по форме №Т-51 относится к первичной бухгалтерской документации.

Такая форма подходит для сотрудников, получающих заработную плату на расчетный счет.

Сумма, указанная с фамилией сотрудника, должна быть точно перенесена в расходно-кассовый ордер, составленный на него.

При выборе в организации безналичной формы расчета с сотрудниками заполнение других форм ведомости заработной платы не требуется.

Платежная Т-53

Форма платежной ведомости №Т-53 включает в себя суммы выплат сотрудникам организации и зарплату наемных работников.

Отличие от формы №Т-51 заключается в том, что в него не заносится количество реально рабочих часов.

Расчетно-платежная Т-49

Платежная ведомость по форме №Т-49 представляет собой документ, по которому начисляется и выплачивается зарплата работникам организации.

Такая форма упрощает и сокращает документооборот в бухгалтерии. Она представляет собой сочетание первых двух ведомостей. Применяется при выплате сотрудникам зарплаты наличными денежными средствами.

Совет: при расчете с сотрудниками безналичным способом используйте ведомость по форме №Т-51.

Для ИП

Ведомости по зарплате для ИП аналогичны составлению их на предприятиях.

При выдаче своим сотрудникам денег из кассы должна быть сформирована расчетная и расчетно-платежная ведомость. Это основной документ при начислении зарплаты. В них должны быть указаны начисленные за отчетный период суммы и удержания за нарушения.

В графе к выплате сумма будет стоять, полученная путем вычитания из начисления правонарушений.

Случаи составления

Из названия следует, что ведомость составляется при выплате заработной платы.

Она включает все начисления и удержания, которые были у сотрудника за последний отчетный период (месяц).

Ведомость является обязательным документом для бухгалтерской отчетности.

При выдаче денег через кассу в ней каждый сотрудник проставляет свою подпись о получении. Подтверждается факт выплаты в установленный срок.

Ведомости выдачи и начисления заработной платы в документообороте

Оформление и заполнение

Форма платежной ведомости позволяет включить в список несколько сотрудников, поэтому на каждого оформлять расходно-кассовый ордер не нужно.

К минусам можно отнести открытость зарплаты каждого сотрудника для других.

После оформления ведомость проверяет руководитель. Проставив подпись, директор передает документ кассиру. Только после этого можно начать выдавать деньги.

Каждый сотрудник проставляет свою подпись в строке напротив своей фамилии.

При отсутствии сотрудника на рабочем месте и невыдаче его зарплаты кассир депонирует общую невыплаченную сумму.

Если в организации принято применять форму №Т-49, то другие формы не составляются.

При безналичном расчете с сотрудниками составляется только форма №Т-51.

Ведомость по зарплате составляется бухгалтером в 1 экземпляре.

Основания для заполнения – табель учета рабочего времени, штатное расписание, заявления на отпуск, личные карточки сотрудников и т.д.

Заполняется с двух сторон:

• 1 страница – титульный лист. Указываются полное наименование организации, дата составления, период, за который составлен документ, и общая сумма к выдаче.
• 2 страница – таблица со списком сотрудников (должность, табельный номер) , рядом с каждой фамилией зарплата и общая сумма по документу к выдаче.

После составления бухгалтером документ передается руководителю для заверения. Только после всех подписей кассир имеет право начать выдачу зарплаты.

Нумерация

При большом количестве сотрудников документ распечатается на нескольких страницах.

Каждой присваивается свой номер. Листы скрепляются в один документ. Количество листов указывается в соответствующей графе.

Ответственные лица

При составлении ведомости по зарплате ответственными лицами выступают руководитель организации и главный бухгалтер.

При невыплате доплаты или выплате большей суммы на главного бухгалтера будет наложено административное взыскание. Без подписи должностного лица ведомость считается юридически недействительной.

Ответственность кассира: принятие, хранение, выдача и сдача денежных средств по платежной ведомости. При отсутствии кассира, трудовые функции возлагаются на бухгалтера.

Кто подписывает?

Право подписи ведомости по зарплате налагаются на составителя ведомости (главного бухгалтера) и проверяющего лица (руководителя).

При отсутствии главного бухгалтера в день выдачи зарплаты приказом назначается другой бухгалтер для оформления и подписи ведомости.

При отсутствии руководителя, подписывает его заместитель или другое должностное лицо, наделенное правом подписи.

Можно ли вносить исправления?

Исправления вносить разрешено.

Необходимо учитывать следующие правила:

• неверная информация зачеркивается одной чертой;
• сверху пишется правильный вариант;
• для заверения ставятся подписи ответственных лиц;
• указывается дата внесения исправлений.

Бланки

Скачать бесплатно бланки ведомостей можно на нашем сайте:

Сроки выдачи

Срок выдачи зарплаты по платежной ведомости ограничен сроком в 3 дня с момента заполнения формы.

При неполучении сотрудником денежных средств в течение 3 дней с момента оформления ведомости:

• сотрудник с заявлением обращается к кассиру, чтобы ему выдали зарплату;
• ожидает следующей выдачи денежных средств на предприятии (аванс или зарплата);
• получение денежных средств в день депонированных выплат, если такой предусмотрен.

Хранение и учет

Хранится в бухгалтерии. Сшивается в архив вместе с другими кассовыми документами.

Сроки хранения

Согласно ФЗ «О бухгалтерском учете» документ относится к первичной документации и хранится 5 лет.

Действия при утере

Согласно Письму МинТруда от 27 ноября 2001г №8389-ЮЛ, ответственность за хранение ведомости по зарплате возлагается на работодателя.

При утере необходимо оформить приказ о создании комиссии для расследования происшествия. В нее входят работники бухгалтерии, кадровый отдел и т.д. Комиссия должна запросить объяснительные записки у всех сторон, которые несли ответственность за хранение. Проведя расследование, составляется акт. В нем указываются причины, которые привели к утере ведомости и рекомендации по мероприятиям для ее восстановления.

Расчётная ведомость оформляется в том случае, когда зарплату сотрудникам предприятие перечисляет на банковские карты.

Образец заполнения расчетной ведомости. Форма Т-51

Посмотреть образец зарплатной ведомости по форме Т-51: стр. 1 , стр. 2 , стр. 3

Бланк расчетной ведомости по зарплате. Форма Т-51

Посмотреть бланк зарплатной ведомости по форме Т-51: стр. 1 , стр. 2 , стр. 3

Бланк расчётной ведомости унифицирован, имеет форму Т-51. Форма Т-51 является первичным расчетным бухгалтерским документом.
При необходимости для выдачи указанной в зарплатной ведомости Т-51 суммы наличными оформляется платёжная ведомость по форме Т-53 .

В случае, если зарплата сотрудникам выдается наличными через кассу предприятия, используется бланк расчётно-платёжной ведомости по форме Т-49 .
Согласно законодательству каждое предприятие само определяет, каким видом ведомости ей пользоваться.

Правила заполнения расчетной ведомости по форме Т-51

Бланк расчетной ведомости заполняется сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре с использованием табеля учета рабочего времени (форма Т-13), штатного расписания, больничного листа, заявления на отпуск и других необходимых для начисления зарплаты документов.

Ведомость начисления заработной платы Т-51 состоит из титульной и табличной частей.

В «шапке» указываются:

• наименование организации, её код по ОКПО, структурное подразделение, если выплаты происходят в нем;
• номер ведомости и дата её составления;
• отчётный период, за который производится начисление денег;

В таблице указываются:

• порядковый номер записи, табельный номер работника, если присвоен;
• ФИО работника, его должность;
• тарифная ставка (оклад) работника;
• количество отработанных за отчетный период дней (рабочих, выходных и праздничных);
• суммы, начисленные каждому работнику за текущий месяц по разным видам оплат (виды оплат прописываются бухгалтером);
• суммы, удержанные (или зачтённые) из зарплаты работника;
• задолженности организации перед работником или работника перед организацией;
• окончательные суммы к выплате;

Под табличной частью указывается должность и ФИО заполнившего ведомость лица, заверенные его подписью.

Вместе с расчетной ведомостью на сумму, подлежащую перечислению, составляется