Просроченная дебиторская задолженность приводит к. Эффективная работа с дебиторской задолженностью

Оборотной стороной роста объема продаж практически всегда является увеличение дебиторской задолженности. В современной посткризисной ситуации увеличение производства, сбыта уже не являeтся ключевым фактором развития компании. Основным показателем стабильности становится грамотный контроль, планирование и управление дебиторской задолженностью.

На этапе принятия решения о предоставлении кредита покупателю первоочередное значение имеют:

срок действия договора на отсрочку платежа (как правило, используются типовые договоры с заранее предусмотренным сроком кредитования);
уровень платежеспособности и надежности клиента, при этом особое внимание при сборе информации уделяется не только открытым источникам, но и неофициальным (например, личные связи в контролирующих и правоохранительных органах);
создание системы резервов на случай возникновения безнадежной задолженности. Самый надежный и честный клиент на основании любого типового договора освобождается от ответственности в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств, и хотя обстоятельства непреодолимой силы достаточно редко являются настоящей причиной неплатежей, сбрасывать со счетов их не стоит;
создание надежного механизма работы с проблемными плательщиками. Как правило, эта обязанность возлагается на службу безопасности предприятия. Кроме того, используются финансовые инструменты, такие как начисление пени за каждый день просрочки, включая день оплаты, пересмотр условий договора в целом;
предоставление скидки, размер которой обратно пропорционален сроку кредитования. Тем самым у клиента возникает заинтересованность, как можно быстрее погасить задолженность.

Однако, как показывает практика, самая совершенная система фильтрации заказчиков, покупающих товар на договорных условиях, не способна обеспечить стопроцентный результат. Дебиторская задолженность сама по себе не является злом для компании, хотя при этом надо точно знать, какие размер, качество и период задолженности приемлемы или неприемлемы для поставщика. Для этого разработан определенный механизм.

Вначале анализируются уровень и динамика задолженности в предшествующем периоде с помощью формулы:

Кдз = З/А,

где Кдз - коэффициент, показывающий уровень вовлеченности оборотных средств в дебиторскую задолженность;

З - сумма задолженности;

А - общая сумма оборотных средств.

Важным показателем качества дебиторской задолженности является скорость обращения оборотных средств, вложенных в ДЗ, которая рассчитывается по следующей формуле:

КО = ОР/З,

где КО - количество оборотов ДЗ в рассматриваемом периоде;

ОР - сумма оборота в рассматриваемом периоде;

После этого определяется уровень безнадежной задолженности по формуле:

Кпр = Зпр/З,

где Кпр - коэффициент, выражающий уровень просроченной задолженности;

Зпр - задолженность, не оплаченная в рамках договора в рассматриваемом периоде;

З - сумма задолженности в рассматриваемом периоде.

Затем определяется коэффициент эффективности вложения оборотных средств в дебиторскую задолженность:

Эдз = Пдз - Здз - Пдз,

где Эдз - коэффициент эффективности вложенных средств в дебиторскую задолженность;

Пдз - прибыль, полученная благодаря реализации на договорных условиях;

Здз - затраты, связанные с осуществлением кредитования (проверка, работа с должниками и пр.);

Пдз - сумма финансовых потерь от невозврата долгов.

Сдз = Ор + Кс х (Пдн + Ппр),

где Сдз - сумма средств, инвестируемых в дебиторскую задолженность;

Ор - запланированный объем сбыта в кредит;

Кс - соотношение себестоимости и цены продукции;

Пдн - средневзвешенный показатель количества дней, на которые товар отгружается в долг;

Пдр - период просрочки платежей, дней.

Когда компания не может инвестировать необходимые средства в дебиторскую задолженность, необходимо произвести корректировку планируемой выручки и прибыли, получаемых от реализации в долг.

Одним из новых методов управления задолженностью является рефинансирование дебиторской задолженности, основными формами которой являются факторинг, форфейтинг, вексельный учет.

Особый интерес для компании представляет факторинг как инструмент, покрывающий значительное количество рисков поставщика. К тому же увеличивается срок оборачиваемости капитала, за сравнительно небольшой процент компания оптимизирует структуру финансов, не несет дополнительных расходов по работе с проблемными заказчиками.

Одним из ключевых условий предоставления кредита является определение срока действия договора. Благодаря увеличению срока действия договора растут объем реализации и выручка, однако вырастает количество средств, которые необходимо инвестировать в дебиторскую задолженность, и увеличивается финансовый цикл компании. Устанавливая лимит кредитного договора, необходимо учитывать все изложенные моменты.

Определяя для себя важность каждого из факторов, взвешивая все потенциальные риски, компания выстраивает свою кредитную политику, которая и определяет кредитный лимит для каждого отдельно взятого периода.

В сочетании со сроком, на который предоставляется кредит, особое значение имеет его стоимость. Определяется системой ценовых скидок при немедленных расчетах за поставку продукции. Исходя из этих показателей, рассчитывается норма процентной ставки за предоставленный кредит:

Пг = Цс х 360/Сп,

где Пг - норма процентной ставки на предоставляемый кредит;

Цс - скидка при немедленной оплате без отсрочки;

Сп - срок действия кредитного договора.

Особенностью установления названной нормы является ее привязка к процентной ставке по банковскому кредиту. В любых ситуациях она должна быть ниже, чем в финансовых организациях. В противном случае контрагенту выгоднее брать кредит в банке и рассчитываться за поставку на условиях предоплаты.

Основываясь на опыте работы отечественных компаний, можно составить некий алгоритм, показывающий степень ответственности каждого сотрудника в процессе управления дебиторской задолженностью. Как правило, коммерческое подразделение компании (отдел сбыта) курирует вопросы продаж и поступления денежных средств, финансовая служба отвечает за информационную и аналитическую работу. Юридическая служба несет ответственность за безупречное состояние документооборота по проблемным отгрузкам (необходимое условие в случае судебного разбирательства). Если задолженность становится проблемной, то к работе подключается служба безопасности компании.

Кроме того, важно, чтобы функции исполнителей при работе с клиентом не дублировались. В противном случае возникает несогласованность действий между отделами, приводящая к снижению эффективности деятельности. Поэтому необходимо не только четко распределять функции между подразделениями, но и ясно описать их действия на всех этапах работы с проблемным клиентом (см. таблицу).

Распределение функций исполнителей при работе с клиентами

Этап управления дебиторской задолженностью	Действия подразделений по управлению дебиторской задолженностью	Ответственное подразделение
Установление срока оплаты в пределах действия договора	Подписание договора	Финансовый директор
	Выписывание счета на оплату	Отдел сбыта
	Отгрузка товара и сопровождение отгрузки (выписывание расходных накладных, получение подтверждения от клиента о получении товара в надлежащих количестве и качестве)	Отдел сбыта
	Напоминание о дате платежа (за три рабочих дня до окончания срока действия договора)	Отдел сбыта
Контроль за просроченными платежами до 7 рабочих дней	Выяснение причин задержки платежа	Отдел сбыта
	Согласование графика погашения просроченной задолженности	Финансовый отдел
	Прекращение дальнейших отгрузок	Коммерческий директор
	Письменное уведомление о начале применения штрафных санкций	Финансовый директор
от 7 до 30 рабочих дней	Начисление штрафа	Финансовый директор
	Ежедневные звонки с напоминанием о необходимости уплаты	Отдел сбыта
	Личная встреча с руководителем или собственником компании должника	Коммерческий директор, отдел сбыта
	Письменное уведомление о подготовке к судебному разбирательству	Юридическая служба
от 30 до 60 рабочих дней	Повторная личная встреча с руководителем или собственником компании должника, принятие всех возможных мер к поиску компромиссного решения	Начальник службы безопасности, отдел сбыта
от 30 до 60 рабочих дней	Официальная претензия (письменно)	Юридическая служба
более 60 рабочих дней	Подача иска в суд	Юридическая служба

Дополнительным стимулом, который может снизить количество проблемных задолженностей, является такая непопулярная мера, как установление зависимости между премиальными выплатами сотрудникам отдела сбыта и состоянием общей дебиторской задолженности в компании. Несмотря на то что в процессе оценки платежеспособности потенциального клиента, его надежности принимают участие все без исключения подразделения компании, именно специалисты отдела сбыта являются первым звеном в цепочке начала договорных отношений, они всегда обладают более достоверной и оперативной информацией о состоянии рынка, платежеспособности тех или иных контрагентов. Именно на основании информации, переданной отделом сбыта в иные подразделения компании, принимаются решения подписывать или не подписывать договоры на отсрочку платежа.

Неменьшую ответственность несет финансовый отдел компании, в обязанности которого входит проведение безошибочного анализа состояния общей дебиторской задолженности в целом по компании. Системные ошибки, которые могут быть допущены при этом, не менее опасны для деятельности компании, чем возникновение безнадежной задолженности из-за сбора неверной информации о потенциальных клиентах.

Учет и своевременный анализ состояния дебиторской задолженности в настоящее время невозможны без использования специальных компьютерных программ и автоматизации учета денежных поступлений. Связано это с ростом объемов отгрузок, количества выписываемых счетов и договоров на отсрочку платежа. При этом возможно делать анализ не только по контрагентам и периодам, но и выявлять, по каким именно товарным группам, в каком ценовом сегменте наиболее часто возникают безнадежная и проблемная задолженности. Это в свою очередь позволяет более точно оценивать риски при принятии решения о подписании договора с тем или иным покупателем.

В заключение добавим, что в процессе управления дебиторской задолженностью большое значение имеют профессионализм и высокая степень мотивации персонала, вовлеченного в этот процесс. Оформление всех необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки, возложение на контрагента обязательств должны быть выполнены точно в установленные сроки и надлежащим образом. Практика знает немало примеров, когда должник в ходе судебного разбирательства освобождался от платежей из-за того, что истец не представил все необходимые, правильно оформленные документы, подтверждающие факт отгрузки и предоставление кредита.

11.09.2012

В производственно-технологической организации с многообразием продукции, услуг и постоянно расширяющейся базой клиентов непросто отслеживать, насколько четко заказчики исполняют свои обязательства. Опытом построения системы контроля дебиторской задолженности в подобных организациях делится в своей статье Елизавета Иванова , финансовый директор ООО «Дизельные технологии».

Построение системы контроля дебиторской задолженности

– важный компонент оборотного капитала любой организации. «Дизельные технологии» не исключение. Мы предоставляем услуги по эксплуатации и ремонту дизельной топливной аппаратуры. Автобизнес развивается, а с ним увеличивается и количество профильных компаний. Постоянно нужно быть в тонусе. Использование такого стимулятора продаж, как предоставление торгового кредита и отсрочки платежа, является отнюдь не лишним инструментом в борьбе за потенциальных клиентов. Управление дебиторской задолженностью непосредственно влияет на прибыльность компании и определяет политику предоставления кредитов и скидок клиентам.

К основным элементам системы контроля дебиторской задолженности относятся: контроль и учет договоров с покупателями, контроль оформления реализации товара, установление характера дебиторской задолженности. Кроме того, в число задач финансового специалиста нашей компании при управлении дебиторской задолженностью входят:

1) определение степени риска неплатежеспособности покупателей,

2) расчет прогнозного значения резерва по сомнительным долгам,

Важно отметить, что система контроля дебиторской задолженности должна охватывать все этапы продажи товара – от момента заключения договора с покупателем до фактической реализации товара.

В нашей компании построение системы контроля дебиторской задолженности началось с создания кредитного комитета. Опыт формирования такого подразделения в организации я получила, работая в сфере продаж пиломатериалов. Это довольно узкий рынок, и конкуренция на нем очень высока. Кредитный отдел позволил контролировать взаимоотношения с клиентами, создавая при этом комфортные условия сотрудничества. Когда проблемные клиенты появились в «Дизельных технологиях», идея разработать аналогичную систему, только с учетом особенностей этого конкретного бизнеса, вначале показалась нереализуемой. Слишком разные структуры организаций и разный профиль деятельности. Однако в итоге концепция все же была разработана, и сейчас проект находится в стадии активной реализации.

В функции кредитного отдела компании «Дизельные технологии» входят организация и внедрение системы контроля дебиторской задолженности, а также дальнейшее её поддержание на должном уровне. Начали с определения уровней ответственности при принятии решений, требующих согласования с членами кредитного комитета.

Юристы разработали унифицированную форму договора поставки товара с отсрочкой платежа, обязательную для всех подразделений компании.

Данная форма договора была введена в действие отдельным приказом генерального директора организации. Договора поставки с отсрочкой платежа, заключенные в иной форме, прекратили свое действие и подлежали перезаключению. Об этом клиенты были предупреждены отдельным информационным письмом, направляемым в адрес контрагента вместе с новой формой договора.

Помимо прочих унифицированный договор поставки товара с отсрочкой платежа содержит следующие положения (извлечение):

4.3. Расчеты за Товар производятся в следующем порядке:

В течение ___ (___________) рабочих дней от даты выставления счета-фактуры/накладной/спецификации Покупатель перечисляет на расчетный счет Поставщика сумму в размере 100% от стоимости Товара, указанную в спецификациях, накладных, счет-фактурах.

4.4. Отсрочка платежа в соответствии с п.4.3. Договора предоставлена контрагенту при условии ежемесячного объема закупок Товара в рамках данного Договора на сумму не менее ____________ (_____________) рублей в месяц.

4.5. Лимит задолженности Покупателя перед Поставщиком за поставленный Товар не может превышать _____________ (_____________) рублей.

4.6. При невыполнении условия, оговоренного в п.4.4., отсрочка платежа может быть уменьшена или заменена на 100% предоплату.

Данное изменение порядка расчета за поставленный Товар должно быть оформлено отдельным Приложением.

4.7. В случае пользования товарным кредитом Покупатель обязуется предоставить надлежаще заверенные копии следующих документов юридического лица (выписка из ЕГРЮЛ, свидетельство о регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет, письмо банка об открытых расчетных счетах, бухгалтерскую отчетность (форма 1, форма 2), доверенность на подписание договора). Все документы должны содержать надпись «копия верна» и быть заверены подписью генерального директора и печатью Покупателя.

4.8. Обязательство Покупателя по оплате Товара считается исполненным после зачисления денежных средств на счет Поставщика».

Кроме того, на последнем листе нашего экземпляра договора предусмотрено обязательное визирование несколькими представителями компании: коммерческим и финансовым директорами, генеральным директором. Ответственность за подписание унифицированной формы договора и комплектность сопроводительной документации была возложена на ответственного менеджера по продажам.

Далее мы внесли соответствующие изменения в алгоритм регистрации сделки в информационной системе компании. В отличие от договоров с предоплатной системой, которые регистрировали сами менеджеры по продажам, регистрация договоров с отсрочкой платежа относилась к компетенции финансового менеджера. При этом он проверяет комплектность предоставленной сопроводительной документации, наличие подписей ответственных лиц и устанавливает соответствующие условия товарного кредита (кредитный лимит, отсрочка в днях) в информационной системе. При установке указанных ограничений – превышение кредитного лимита или наличии просрочки по оплате – товар автоматически не мог быть отгружен.

Следующим этапом создания четкой системы контроля дебиторской задолженности стало внесение в число ключевых показателей деятельности менеджеров по продажам пункта «Доля просроченной дебиторской задолженности, %». Этот показатель контролируется ежемесячно и участвует в расчете при начислении месячного бонуса.

Дебиторская задолженность ООО «ХХХХХХ» по состоянию на ___________ 2012 г.

Специалист финансового отдела ежемесячно до 1-го числа месяца, следующего за отчетным, составляет отчет о состоянии дебиторской задолженности, в том числе просроченной. Полученные результаты финансовый менеджер предоставляет финансовому и коммерческому директорам. В свою очередь, коммерческий директор доводит результаты проведенной проверки до ответственных менеджеров по продажам, с целью контроля дебиторской задолженности и определения дальнейших действий по погашению долгов.

Также были определены этапы истребования просроченной дебиторской задолженности и ответственные лица на каждом этапе данной процедуры.

Таким образом в организации была построена система контроля дебиторской задолженности, охватывающая все этапы реализации товара от момента ее возникновения до фактического поступления денежных средств на расчетный счет компании при истребовании просроченной дебиторской задолженности.

Несколько слов по поводу контроля обоснованности размера предоставленного кредитного лимита. Ежемесячно, на последнюю дату текущего месяца председателю кредитного комитета поступает отчет о состоянии дебиторской задолженности, который содержит информацию не только о текущих сделках с отсрочкой платежа, но и данные по объему продаж накопительным итогом с начала года и среднемесячный объем продаж по каждому клиенту:

Данный отчет позволяет оценить, насколько хорошо клиент выдерживает условия предоставления товарного кредита, установленные по договору (см. пункт 4.4. договора) и при необходимости внести соответствующие коррективы.

I. Регламент продаж как инструмент контроля дебиторской задолженности

Важным этапом построения системы контроля дебиторской задолженности стала разработка и внедрение регламента по управлению продажами.

Целью внедрения данного внутреннего нормативного документа являлась минимизация ошибок при продаже товара и разделение зон ответственности сотрудников при реализации данного бизнес-процесса. Так как предоставление товарного кредита является одним из инструментов продаж, алгоритм контроля дебиторской задолженности также вошел в состав указанного регламента.

Организация продаж по четкой схеме дает возможность оперативно управлять процессом продаж и общения с клиентами.

Регламент по управлению продажами включает в себя:

описание бизнес-процесса продажи товаров, при этом учитывается вариативность существующих в организации способов реализации товара:
поставка товара на условиях предоплаты;
поставка товара с отсрочкой платежа;
реализация товара на экспорт.
структурную схему процесса продажи товаров и обслуживания клиентов;
основные и второстепенные обязанности менеджеров по продажам, а также сотрудников склада и бухгалтерии;
мероприятия по контролю дебиторской задолженности.

В регламенте устанавливаются условия предоставления коммерческого кредитования покупателям. В них оговорено, что данная операция осуществляется только в отношении клиентов, имеющих положительную историю закупок в течение не менее 6 предшествующих месяцев, при наличии постоянных оборотов и отсутствии необоснованных возвратов и претензий со стороны покупателя. Максимальный срок предоставляемой клиенту отсрочки платежа не может превышать 45 календарных дней с момента отгрузки товара.

Здесь же определяются пределы ответственности руководителей разных уровней при принятии решения о величине кредитного лимита для клиента. Решение о предоставлении кредитного лимита на сумму свыше 50 000 и до 500 000 рублей согласовывается с финансовым и коммерческим директорами. Свыше 500 000 рублей – с генеральным директором.

Важно отметить, что регистрация условий договора поставки с установленным кредитным лимитом в информационной системе компании относится к обязанностям финансового менеджера, а не менеджера по продажам. При превышении того или иного условия процесс реализации товара автоматически блокируется системой и отгрузка товара становится невозможной. Изменять условия кредитования клиента в информационной базе компании может только финансовый менеджер, у остальных сотрудников компании данные права отсутствуют.

Подчеркну, что отладка информационной системы компании под соответствующие требования к обеспечению контроля задолженности является обязательным условием создания работающей системы управления дебиторской задолженности.

Этап реализации товара с отсрочкой платежа также не оставлен без внимания. При наличии просрочки платежа за предшествующую отгрузку менеджер по продажам обязан приостановить все последующие отгрузки клиенту до момента погашения просроченной задолженности, либо производить последующие отгрузки с предварительной оплатой. В соответствии с регламентом, обязанность контроля за поступлением денежных средств при осуществлении отгрузки товара с отсрочкой платежа возложена на менеджера по продажам.

II. Превентивная работа и механизм изъятия просроченной дебиторской задолженности

Помимо регламентации этапов заключения договора поставки, реализации товара, возврата товара покупателем и внутреннего перемещения товаров, регламент по управлению продажами содержит алгоритм действий сотрудников при изъятии просроченной дебиторской задолженности и ведению превентивной работы по её возникновению.

Так, менеджеры по продажам обеспечивают соблюдение следующих процедур управления дебиторской задолженностью:

1) С 1 по 30 день со дня возникновения задолженности ответственный менеджер по продажам один раз в неделю (каждый понедельник) направляет напоминание об оплате.

2) За 2-3 дня до наступления срока оплаты менеджер по продажам по телефону напоминает клиенту об окончании периода отсрочки и необходимости погашения долга.

3) При неоплате в срок менеджер по продажам осуществляет ежедневные звонки с целью выяснения причин и формирования графика погашения задолженности.

4) Одновременно с этим в период от 1 до 60 дней просрочки ответственный менеджер по продажам один раз в неделю (каждый понедельник) направляет в адрес клиента первое требование об оплате. В течении 2-х дней после отправки требования менеджер обязан созвониться с клиентом, чтобы проконтролировать факт получения данного требования и запросить информацию о предпринятых клиентом действиях.

В случае просрочки оплаты более 60 дней действия по погашению задолженности осуществляются финансовым и юридическим отделами центрального офиса. Финансовый менеджер предпринимает все возможные меры по досудебному урегулированию и возврату просроченной дебиторской задолженности, в том числе направляет в адрес клиента второе требование об оплате.

При достижении 180-дневного срока просрочки юридический отдел формирует пакет документов для передачи дела в арбитражный суд либо агентству по сбору дебиторской задолженности, предварительно направив соответствующее письмо клиенту.

Все вышеуказанные способы изъятия просроченной дебиторской задолженности постепенно адаптируются под сферу «Дизельных технологий». Предложенная методика позволяет контролировать дебиторскую задолженность на всех этапах её возникновения и существования, а также значительно снижает риски, сопутствующие торговому кредитованию клиентов.

Важно отметить, что для большей эффективности необходимо также увязать систему мотивации менеджеров по продажам с системой контроля дебиторской задолженности. Например, ввести в качестве одного из ключевых показателей деятельности объём (долю) просроченной дебиторской задолженности в общем объеме «дебиторки» по состоянию на отчетную дату.

Некоторые организации прибегают ещё к страхованию кредитов – мере против непредвиденных потерь безнадежного долга. Но я бы посоветовала, до принятия окончательного решения о приобретении такой защиты, оценить ожидаемые средние потери безнадежного долга, финансовую способность компании противостоять этим потерям и непосредственную стоимость страхования.

Елизавета Иванова, финансовый директор ООО «Дизельные технологии»

Контролировать дебиторскую задолженность по предприятию необходимо не только ради анализа и отслеживания необходимой информации по должникам, но и для того, чтобы руководство предприятия всегда имело доступ к реальной информации о состоянии оборотных средств на тот или иной период.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Такие долги со стороны физических, юридических лиц или даже государственных учреждений грозят предприятию финансовыми потерями, рисками утраты материальных ценностей. Поэтому они обязательно должны быть на контроле, а как это сделать, следует изучить способы и схемы подробнее.

Что это такое

Контроль дебиторской задолженности – это урегулирование, управление и бухгалтерский учет суммы долгов по предприятию, образованных пользователями оборотных средств юридического лица – дебиторами (должниками), которыми могут быть другие предприятия, компании, организации, а также физические лица.

Важность такого контроля актуальна не только для крупных корпораций, концернов или производств, но также и для предприятий малого и среднего уровня бизнеса. Что будет, если не контролировать, так называемую, «дебиторку» по предприятию?

В этом случае возможно развитие следующих сценариев:

Суммы денежных средств могут потеряться, причем, во внушительных объемах, найти которые будет очень сложно. Придется дополнительно нанимать специалистов, аудиторов, экспертов, чтобы провел расследование по финансам предприятия. Особенно утрата сумм может оказаться при сотрудничестве с компаниями-однодневками, например.
Будет фиксироваться из месяца в месяц финансовая нестабильность по предприятию. Это, в свою очередь, будет сказываться на регулярности оплаты труда рабочим, погашению обязательств перед государством – налоговые или коммунальные платежи и так далее.
Возникает неэффективность расходования ресурсной базы предприятия. За счет того, что потребуется задействовать силы всех ключевых должностных лиц (директора, бухгалтеров, менеджеров, юристов и прочих) новые проекты будут притормаживаться, а затраты на судебные издержки при тяжбах с должниками будут попросту уменьшать доходные средства предприятия.
Деловая репутация предприятия может пострадать перед лицом новых заказчиков, которые поймут, что им угрожают просрочки по поставкам или изготовлению заказов из-за снижения денежно-ресурсной базы предприятия его должниками.
Степень конкурентоспособности снижается по причине того, что из-за дебиторской задолженности предприятие терпит лишние расходы.

Как видно, все идет как по цепочке – из-за чьих-то долгов предприятие начинает утрачивать свою активность, стабильность, надежность и производительность.

Но главная опасность при игнорировании данного пункта бухучета и аудита заключается в том, что предприятие попросту придет к неизбежному и неуправляемому росту задолженности и материальных потерь. А это, в свою очередь, создаст большие препятствия для развития бизнеса, его роста.

Дебиторскую задолженность воспринимают как актив (то есть возвратные средства считаются пополнением кассы, частью имущества предприятия) и различают по следующей классификации:

Краткосрочная задолженность предполагает получение предприятием обратно платежей в течение 1 календарного года, если брать точкой отсчета отчетную дату.

При долгосрочном варианте – сроки увеличиваются и переваливают за 12 месяцев после отчетных дат. Когда определена текущая задолженность, то это говорит о том, что платежи ожидаются в течение того отрезка времени, который указан в договоре.

При сомнительных долгах само предприятие уверено, что получит обратно свои денежные средства, несмотря на то, что сроки их выплат были дебитором уже пропущены.

Безнадежная задолженность свидетельствует о невозможности возврата долгов и отсутствии реальных способов и возможностей для возврата долга.

Обратите внимание! Крупные корпорации или компании, либо, наоборот, малые предприятия, вполне могут установить свои собственные типы дебиторской задолженности. Все зависит от масштабов деятельности юридического лица.

Как контролировать

Разумный подход к ведению хозяйственной деятельности заключается в том, чтобы максимально точно и постоянно, методично измерять и учитывать все финансовые показатели, в том числе и дебиторскую задолженность.

Для того, чтобы обеспечит грамотный контроль дебиторской задолженности, каждый руководитель предприятия обязан знать целый ряд важных мероприятий, которые при этом должны быть проведены.

Контролировать «дебиторку» следует по определенному алгоритму действий, которые выражены в следующих этапах:

Назначение должного лица, уполномоченного вести регулярный контроль над состоянием дебиторской задолженности. Такая должность часто называется просто – ревизор.
Выявление дат для проведения контрольных действий.
Если применяется такой механизм, как отсрочка платежа, тогда – ввести конкретный и понятный регламент по передаче продукции и проконтролировать его выполнение.
Учетные действия объемов, размеров задолженности.
Установление лимитов отсрочек платежей и их длительности для всех контрагентов без исключения.
Взвешивание состава задолженности – какой величины долг, когда он образовался.
Проведение сравнительного анализа между сроками устранения задолженности и сроками получения кредитования.
Проведение инкассационных расчетов по специальным коэффициентам, которые бы показали, какова доля оплат, которые были сделаны за текущий период времени до того, как продукцию отгрузили.

Очень важно при всем этом обязательно вести постоянный учет компаний, предприятий, организаций и даже физических лиц, с которыми так или иначе предприятие ведет партнерскую деятельность.

При этом не важно, насколько сотрудничество между сторонами окажется долгосрочным или краткосрочным. Параллельно ведется учет всех контрагентов, причисляемых уже к тем, что задолжали предприятию.

Такие маневры позволят вовремя отслеживать сроки, того, кто задолжал и сколько. А такая своевременность на выходе дает возможность вовремя принять те или иные меры, чтобы долги были возвращены в максимально короткие сроки или имели бы высокую степень возвратной гарантии.

Процедурные этапы контроля дебиторской задолженности заключаются в следующих шагах:

отгрузка потребителю готовой продукции;
контроль над тем, чтобы оплаты за отгруженную продукцию осуществлялись вовремя;
инвентаризация задолженности;
выставление штрафных санкций нарушителю договорных обязательств при задержках оплат;
судебные разбирательства с целью истребования долгов из должников;
подключение резервных средств.

Методы

За последнее время большинство предприятий ощущают на себе все более и более растущую дебиторскую задолженность. По мнению экспертов и исследователей, такое положение вещей чаще всего показывает себя из-за замедленных темпов платежных операций (оборотов) между организациями, фирмами, предприятиями.

Для этого, чтобы не опускать подобные явления требуется управлять задолженностью постоянно. При этом наряду с управлением должно проводить корреспондирование «дебиторки» с другими пунктами общей финансовой политики предприятия.

При этом контроль и управление такой задолженности в обязательном порядке должно согласовываться еще и с маркетинговой политикой.

Существуют вполне оптимальные методы контроля дебиторской задолженности, которые заключаются в следующем:

Контроль за состоянием дебиторских счетов.
Ранжирование дебиторов, где выявляются должники с большими долгами.
Анализирование долгов по видам продукции, выгодных, невыгодных товаров.
Реальное оценивание бумаг, возможностей их выгодной реализации.
Проведение работ с должниками в судебном и досудебном порядке.
Отслеживание баланса кредиторской и дебиторской задолженностей.
Расширение рынка, увеличение потребителей.
Нахождение способов, как оптимизировать кредитную политику.
Мотивировать сотрудников, работающих на сбыт продукции.
Способствовать и стимулировать досрочную и своевременную оплату за продукцию.

При решении контролирующих «дебиторку» задач пользуются специальными показателями, которые представлены в относительных величинах, да еще и в динамике за определенный период времени – кварталов, годов.

Самыми ключевыми показателями являются следующие:

коэффициент инкассации – благодаря нему можно определять величину и время поступления денег от продаж в конкретный отрезок времени, это ожидаемые поступления от реализации продукции;

коэффициент оборотов «дебиторки»;

период, когда «дебиторка» погашается;

коэффициент нормальной погашаемости «дебиторки».

Результаты от расчетов, которые делаются по таким формулам, можно даже использовать при отслеживании и управлении кредитной политики организации.

Есть также способы рефинансирования «дебиторки», которые заключаются в следующих методах – факторинге, форфейтинг, учеты и подача в залог векселей, а также другие формы финансирования «дебиторки» на недлительный период времени.

Когда изучается состав задолженности, обязательно учитывается результаты анализа по резервным данным, сомнительным долгам, потерях, что зафиксированы фактическими.

Чтобы не допустить роста дебиторской задолженности, можно принять во внимание и использовать следующие методы ее оптимизации:

Требовать предоплату с новых покупателей до отгрузки продукции.
Обеспечить гарантию выплат потребителем в виде залогового имущества, поручительства, либо какой-нибудь банковской гарантии.
Перекрыть «дыры» дебиторской задолженности кредиторской.
Подключить аккредитив – третью сторону, способную решить вопрос платежеспособности потребителя продукции.
Получение кредита в качестве рефинансирования задолженности.

Обратите внимание! Услуга аккредитива весьма дорогостоящая, поэтому ею пользуются крайне редко, и из-за этого она не славится особой популярностью при решении вопросов с дебиторской задолженностью.

Внутренний контроль дебиторской задолженности

Необходимо отметить, что нет каких-либо универсальных методов борьбы с ростом «дебиторки».

Все настолько относительно и каждый случай в отдельности имеет свою специфику, что приходится специалистам каждый раз подыскивать все новые и новые способы контроля и управления дебиторской задолженностью.

Во многом большую роль играет сама хозяйственная деятельность предприятия, какие сумм проходят между бухгалтерией и заказчиками или клиентами, а также ситуации на самом рынке, в нише которого ведет свою деятельность организация.

Но есть уже проверенные способы, которые при стандартной ситуации выступят классическим методом внутреннего контроля «дебиторки»:

Должен существовать всегда плановый уровень задолженности. При выходе за рамки запланированного уровня предпринимаются меры по снижению роста долгов.
Использование отсрочек платежей либо кредитов, но не всем клиентам, а тем, которые гарантированно выплатят свой долг. При этом всегда следует устанавливать конкретный срок отсрочки и закрепить это дополнительным соглашением к договору сотрудничества. Обычно используют 15 или 30 дней отсрочки.
Мотивировать работу сотрудников с целью повышения производительности. Здесь желательно использовать такую систему, которая могла бы сделать выплату заработка сотрудникам в тесной зависимости от сроков дебиторской задолженности.
Разработать саму схему, по которой будет проходить процедура отсрочки платежей, предоставляемые клиентам.
Важно определить параметры и оценить предоставляемую потребителем информации о ценном имуществе, которым можно перекрывать дебиторскую задолженность в случае ее интенсивного роста.
Следует грамотно распределить ответственность, которую несут юридические, коммерческие и финансовые службы, отделы корпорации при контроле за дебиторской задолженностью.

Технология эффективного бесконфликтного истребования дебиторской задолженности

Недисциплинированные клиенты должны вашему предприятию различные суммы денег. Некоторые суммы настолько велики, что это наносит серьёзный ущерб вашему бизнесу, да и множество «мелких» долгов, неуплата которых вызывает недоумение, тоже складывается в большую сумму. Чтобы истребовать их и не испортить отношения с дебиторами, необходима соответствующая технология.

Дальнейшее изложение основано на том, что у вас хороший товар, и вы надлежащим образом выполнили обязательства перед должником в рамках договора и действующего законодательства.

Почему возникает просроченная дебиторская задолженность

У должника есть надуманные основания для того, чтобы не платить вам.
У него нет денег, чтобы оплатить долг.
Дебитор выбирает другие приоритеты расходования средств.
Должник – недисциплинирован или непорядочен.
Работники вашего предприятия не совершили требуемых действий для своевременного востребования задолженностей.

Во всех этих случаях главным вашим инструментом должен быть договор с дебитором. К сожалению, обычно договоры между предприятиями – формальные бумажки, не защищающие ни одну из сторон от произвола другой.

Договор, снижающий риск возникновения дебиторской задолженности

Чтобы договор был залогом бесконфликтного сотрудничества сторон, он должен содержать подробные алгоритмы действий контрагентов в различных ситуациях.

Перед заключением договора стороны заверяют друг друга в своей надёжности и обязательности. И какими тщательными не были бы переговоры, всё равно все нюансы предусмотреть не удаётся. Часть представлений участников переговоров и понимание ими тех или иных деталей остаётся различным. При этом все важные для каждого из переговорщиков представления воспринимаются ими как данное другой стороной обязательство.

Если какие-то из деталей тщательным образом не отразить в договоре, то различные понимания заключают в себе риск потенциального конфликта. Часто в договор включается никогда не вызывающий возражений пункт следующего содержания: «Стороны признают полноту настоящего договора и замену им всех предыдущих соглашений между ними в письменной или устной форме». Эта правильная фраза отменяет право сторон сказать о чём-то не попавшем в договор: «А вы обещали». Этот пункт равноценен тому, что никаких переговоров до подписания договора не было. Поэтому не надейтесь, что как вам кажется, дебитор что-то ещё обещал. Если это и было, то не имеет значения. Должник заботится только о своих интересах, что естественно. Вы тоже обязаны позаботиться о своих. Кстати, ваши устные обещания также аннулированы. Мало ли что в запале ляпнули ваши продавцы.

Почему должник не платит и как с этим бороться

У него нет денег;
У него другие приоритеты;
Он не считает себя должником:
Ему это выгодно;Он уверен в своей безнаказанности.

Чтобы он не мог не платить, договор надо снабдить условиями, когда выгоднее заплатить. То есть необходимо предусмотреть санкции за нарушение обязательств, которые бы вынудили должника изменить его платёжные приоритеты, или взять кредит, либо продать дорогой его сердцу актив, но расплатиться с вами.

Во время переговоров о заключении договора вопрос о применении санкций следует рассматривать в качестве проверки обязательности контрагента. Возражения против включения в договор положений о серьёзных санкциях за просрочку платежей должны восприниматься как тревожный звонок. Преодолеть эти возражения можно указанием на заверения в порядочности, сделанные контрагентом, и включением «зеркальных» санкций за невыполнение обязательств вашим предприятием.

Бесконфликтность применения санкций обеспечивается включением в договор легко принимаемого пункта следующего содержания: «Стороны осознают выставление счёта на оплату пени в качестве надлежащего выполнения штрафующей стороной обязательств по договору».

Кстати, не забывайте включать в договоры пункты, предусматривающие ограничения, приостановку или прекращение выполнения обязательств вашего предприятия перед дебитором при возникновении просроченной задолженности.

Алгоритм исполнения обязательств, информационное наполнение договора

В мире ничего очевидного для всех нет. Что очевидно вам, не является таковым для клиента и наоборот. Поэтому чем подробнее в договоре будут отражены действия сторон, их последовательность, сроки исполнения, условия совершения, порядок документарного оформления, тем точнее будут выполнены обязанности сторон и соблюдены их интересы.

Не экономьте на бумаге, на которой будет напечатан договор, она окупится мгновенно. Представители контрагента в состоянии прочитать и понять текст размером и в десятки страниц. Описывая алгоритм исполнения обязательств, стороны будут чаще «по мелочам» быстро приходить к согласию, что благотворно сказывается на установлении взаимопонимания и доверительных отношений. Скорее всего, такой подход позволит вам сократить время согласования договора в целом.

В ходе исполнения договора или применения его результатов нередко у клиентов возникают те или иные трудности, о которых они не могут догадаться заранее. Например, при внедрении технологии, о деталях которой написано ниже, может возникнуть сопротивление ваших работников. Причинами тому могут быть: страх перед изменениями порядка исполнения обязанностей, необходимость пересмотреть свои взгляды на взаимоотношения с представителями клиентов, личные материальные потери из-за исключения возможностей получения необоснованного дохода и другие.

Возникновение непредвиденных клиентом трудностей вызовет недовольство вашим товаром и вами с любыми возможными последствиями. Чтобы избежать негативных последствий для вас, клиент должен быть предупреждён обо всех потенциальных неочевидных для него трудностях, которые могут возникнуть даже при неукоснительном выполнении сторонами обязательств по договору. Для этого включите в договор информационные пункты, в которых будет отражено то, что клиент предупреждён и понимает природу потенциальных трудностей. Эти пункты не требуют согласования, не обязывают стороны к выполнению каких-либо действий, но они гарантируют вам отсутствие возникновения у клиента мнения, что вы его обманули. Понимание клиентом возможности возникновения трудностей обеспечивает ему более тщательный подход к эксплуатации вашего товара. А это выгодно и вам, ведь клиент может избежать эти трудности.

Шаблоны договоров

Рекомендую вам разработать набор шаблонов договоров для различных наиболее часто возникающих вариантов ваших взаимоотношений с клиентами. Это не только сэкономит время на составление и согласование конкретного договора, а и позволит не забыть отразить в нём принципиально важные для вас положения.

Шаблон – не догма. Никогда не говорите клиенту, что договор может быть заключён только в том виде, в котором его разработали вы. В противном случае вы потеряете большинство самых хороших потенциальных клиентов. Единственным исключением из этого может быть договор присоединения, который состоит из двух частей: собственно из договора и неподлежащих изменению со стороны клиента правил пользования его товаром. Но и в этом случае клиенту могут быть предоставлены права по включению в договор важных для него и приемлемых для вас положений.

В шаблонах договоров могут быть пункты, на незыблемости которых вы не только можете, а и должны настаивать. Это такие пункты, исключение которых практически неизбежно приведёт к конфликту с клиентом. Например, готовые программные продукты продаются по принципу «как есть». То есть, каким бы очевидным для клиента не было обязательное наличие в продукте той или иной функции, если разработчик её не реализовал, то никакие претензии по этому поводу от покупателей не принимаются.

Если потенциальный клиент настаивает на исключении такого пункта из договора, то выгоднее отказаться от клиента, чем потом с ним конфликтовать, когда он будет отказываться платить, пользуясь надуманными предлогами.

Почему ваши работники увиливают от истребования дебиторской задолженности

Почти всегда увиливание от истребования дебиторской задолженности связано с психологическими барьерами, выстраиваемыми работниками перед самими собой. Причинами обычно являются:

Воспитание. Деньги – одна из двух тем, обсуждая которые даже с самыми близкими, люди обычно испытывают дискомфорт. Религиозные заповеди, философская и художественная литература, пословицы, поговорки, анекдоты на протяжении тысячелетий посвящаются представлению денег в негативном свете. Поэтому даже потребовать отдать законно заработанные ими деньги людям зачастую трудно. Они стесняются того, что должны потребовать деньги у тех, кому их не хватает.
Страхи. Работники боятся получить отказ, сделать что-то не так, что приведёт к потере клиента, безвинно испытать негативную реакцию коллег на реальные или вымышленные действия и другие.
Негативное отношение к товару своего предприятия. Обратите внимание на то, как ваши работники воспринимают инциденты, связанные с использованием ваших товаров и предоставлением услуг. Они их бурно обсуждают, долго помнят, рассказывают новым коллегам. О штатных ситуациях молчат, считая, что так и должно быть. Выгоды и удовлетворённость клиентов, если и вспоминают, то рассматривают как рекламу и пиар. Поэтому многократно раздутые, пусть даже и немногочисленные, инциденты создают устойчивое плохое мнение о товарах и услугах своего предприятия. А раз так, то требовать за них деньги от дебиторов работники считают неприличным.
Личная меркантильная заинтересованность. Она проявляется двояко. Одним из проявлений является договорённость между работником (обычно продавцом) заинтересованном в проценте от суммы «продаж» и дебитором, которая выражается в росте дебиторской задолженности из-за наращивания отгрузок с отсрочкой платежа при неполной оплате предыдущих поставок. Вторым проявлением является получение работником, обязанным истребовать задолженность, личного «вознаграждения» от дебитора за ненадлежащее исполнение функций по требованию оплаты долга.

Разработка технологии истребования задолженности

Управленческие технологии, как и производственные, включают в себя строгие последовательности действий, совершаемых работниками. Построение цепочки шагов следует начать с формулировки последнего шага. В данном случае это – бухгалтерская проводка, закрывающая дебиторскую задолженность клиента. Сформулировав этот шаг в прошедшем времени «Совершена бухгалтерская проводка», необходимо также в прошедшем времени последовательно сформулировать все предшествующие шаги, включая шаг «Зафиксировано возникновение просроченной дебиторской задолженности».

Формулировка шагов в прошедшем времени – приём, позволяющий разработчику технологии продумать всё, чтобы гарантировать выполнимость каждого шага.

Чтобы фиксация возникновения просроченной задолженности происходила автоматически, надо продолжить формулировку шагов до момента «Заключён договор с клиентом». В их числе надо отразить движение документов и передачу информации об исполнении договорных обязательств.

Процесс истребования просроченной дебиторской задолженности будет включаться немедленно, когда ваши работники будут узнавать о её возникновении. Для этого надо предусмотреть информирование соответствующих работников об исполнении обязательств по договорам между вашим предприятием и клиентами. То есть ваши работники должны письменно сообщать друг другу о заключении каждого договора с клиентами, о сроках отгрузок и оплат товаров (услуг), о фактах поступления платежей, и другие особенности договоров. Для этого удобно использовать программные продукты класса CRM-систем. Это упростит и автоматизирует создание, хранение и передачу необходимой информации.

По мере каждого перехода к предшествующему шагу технологии её разработчик автоматически определяет, кто из имеющихся у него работников должен выполнять этот шаг. Выявляются точки перехода между отдельными работниками и подразделениями предприятия. Становятся очевидными процедуры передачи информации и документов, а также требования к контролю того, что получает принимающий. Отсюда вытекают критерии приёмки или отказа в ней. Таким образом, на каждом шаге каждый исполнитель обязан тщательно выполнить свои обязанности.

Нормативное обеспечение технологии

Кроме действующего законодательства в нормативное обеспечение технологии входит ряд документов. В том числе:

Договоры с клиентами;
Приёмо-сдаточные первичные бухгалтерские документы (акты, накладные);
Приказы по предприятию о вводе технологии в эксплуатацию и ответственности работников за её исполнение;
Шаблоны писем и претензий, направляемых должникам и распоряжений по предприятию о приостановке или ограничении выполнения обязательств перед должниками;
Технологические инструкции для работников, включающие и запреты на совершение тех или иных действий.

Шаблоны информационных и отчётных документов.

Эти документы необходимы не только для оформления взаимоотношений с клиентами, а и для формализации исполнения обязанностей вашими работниками. Наличие этих документов:

Нивелирует страхи работников, боящихся понести наказание за возможные ошибки.
Запрещает им совершать действия наносящие ущерб вашему предприятию. (Обычно многие запреты сами собой разумеются. Но так как они не отражены в действующем законодательстве и во внутренних документах предприятий, то разрешены. То есть работники могут оправдаться незнанием, что вредное действие запрещено).
Предписывает что, как и когда делать. (Работники не смогут вам сказать: «А я думал, что по-другому лучше»).
Обеспечивает обязанность работников письменно отчитываться о выполненных обязанностях. Липовые отчёты невозможны, так как должны быть представлены конкретные результаты действий.

Очень важный документ

Им является учебное пособие «Как продавать товар «Х»». Это не только важнейший инструмент для продавцов, а и психологическая опора для работников, в обязанности которых входит истребование дебиторской задолженности.

Дело в том, что обычно работники предприятий знают крайне мало о своих товарах и услугах. Проверьте своих сотрудников, могут ли они хотя бы чётко, не говоря уже о том, чтобы убедительно ответить на относящиеся к вашим товарам вопросы:

Каковы преимущества ваших товаров по сравнению с конкурентными?
Как они работают (эксплуатируются)?
Какие задачи решают ваши клиенты, пользуясь ими?
Какие выгоды получают клиенты, используя ваши товары?
Какие гарантии и при каких условиях предоставляет ваше предприятие клиентам?
Почему цена на ваши товары является справедливой?

Зная ответы на эти вопросы, работники не будут пренебрежительно относиться к вашим товарам. Они будут знать, что справедливо требуют заплатить честно заработанные деньги. Ведь продав вам своё время и пробездельничав в офисе, они с чувством попранной справедливости станут требовать зарплату, если вы её не выплатите им вовремя из-за того, что должники с вами не рассчитались.

Как разработать этот документ, можно прочитать в моём электронном сборнике пятидесяти статей «Секреты успеха», опубликованных в журнале «Станочный парк». Этот сборник я могу прислать бесплатно по вашей заявке. А о разработке технологии в целом подробнейше описано в моих книгах «Откровенно об управлении предприятием» и «Биороботизация работников».

Принципы и приёмы внедрения технологии истребования задолженности

Прежде чем внедрять технологию не поленитесь лишний раз всё тщательно проверить. Конечно, идеал недостижим, и без изменений в работе предприятия не обойтись, но технология изначально должна быть разработана так, чтобы в неё можно было не вносить изменения годами.

Соблюдение этого принципа обеспечит вам минимальное сопротивление работников внедрению технологии. У них не должно быть обоснованных доводов для её критики. Даже если какие-то шероховатости будут выявлены, то постарайтесь не вносить правок в технологию. Ведь если работники почувствуют, что что-то можно изменить, то усилят напор с целью отмены технологии в целом. Ну, не хотят они перемен в своей работе и в сознании, жизненно необходимых для вас.

Работники должны под подпись ознакомиться с вашим приказом о внедрении технологии. Подпись под документом обязывает. Она же лишает работника возможности сказать: «А я не знал».

Чтобы исполнять технологию надлежащим образом, работники должны хорошо знать содержание своих технологических инструкций. Объём каждой инструкции может составлять несколько десятков страниц. Оправдываясь мнимой нехваткой времени на изучение, они будут саботировать внедрение технологии. Для предотвращения этого необходимо организовать приёмку экзамена на знание инструкции у каждого работника. Двух – трёх дней для подготовки к экзамену достаточно, ведь инструкцию необязательно знать наизусть. Она – рабочий инструмент, который должен быть «под рукой» на случай, если понадобиться уточнить правильность выполнения обязанностей.

Проведение экзамена лишит работников возможности не знать, что и как они обязаны выполнять. Заодно вы проверите отношение задействованных в технологии на их отношение к вашим приказам и вообще к исполнению своих обязанностей.

В первые недели внедрения технологии вам необходимо ежедневно проверять отчёты работников о выполнении обязанностей по истребованию задолженностей. Они обязаны видеть и чувствовать вашу решимость, что это всерьёз и навсегда.

В течение трёх – четырёх недель со дня сдачи экзамена, а может быть и быстрей, ваши работники втянуться в исполнение требований технологии. Их ропот заметно ослабнет. Вы сможете дать поблажку себе лично в регулярности проверок ежедневной отчётности. Но работники должны всегда знать, что контроль не ослаб и никогда не будет прекращён.

Ваши работники должны хорошо знать и чувствовать, что вы не печатаете и не воруете деньги, что их зарплата выплачивается из тех средств, которые ваше предприятие получает от клиентов. Разработав и внедрив технологию истребования дебиторской задолженности, вы создадите базу для планомерного развития своего бизнеса.