Акт сверки взаимных расчетов с контрагентами нужен для анализа состояния взаиморасчетов между вами и вашими партнерами на текущий момент. Составить акт сверки взаиморасчетов за любой нужный вам период и по любым сделкам поможет этот материал.

Порядок сверки расчетов с контрагентами

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентами – это документ, фиксирующий на выбранную дату состояние взаимных расчетов между компаниями за определенный период. Проще говоря, акт сверки взаимных расчетов показывает, кто из вас с контрагентом кому и сколько должен. Акт сверки взаиморасчетов составляется при инвентаризации расчетов и служит для анализа дебиторской и кредиторской задолженности. Правильно оформленный акт сверки взаиморасчетов с контрагентами подтверждает ваши права:

• на признание дебиторской задолженности и требования ее погасить;
• на налоговый учет определенных сумм в составе задолженности.

При этом акт сверки расчетов не относится к первичным документам, поскольку не закрепляет собой никаких хозяйственных операций – не оформляет новых сделок и не свидетельствует о начале хозяйственных отношений. Он просто отражает ситуацию во взаиморасчетах с другой компанией.

Сверка с контрагентами взаимных расчетов возможна с любой удобной периодичностью. Логично приурочить сверки к проведению инвентаризации расчетов и сверять состояние дел с даты предыдущей подобной операции до текущего момента. Инициатор сверки расчетов определяет, какие операции будут указаны в акте. Можно составлять акт сверки взаимных расчетов:

• по конкретному договору или счету-фактуре;
• по группе договоров за период сверки;
• по всем взаимоотношениям.

Если у вас с контрагентом есть встречные требования друг к другу по разным договорам, удобнее составлять отдельно акты сверки взаиморасчетов по дебиторской и по кредиторской задолженности. В такой ситуации одна из сторон может предложить взаимозачет и направить партнеру заявление о зачете взаимных требований.

Заполнение акта сверки взаиморасчетов с контрагентами

Для сверки расчетов с бюджетом (с налоговой) или внебюджетными фондами утверждены соответствующие формы. Бланки таких актов сверки расчетов и образцы их заполнения вы можете получить в налоговой или фонде (посмотреть на их сайтах). Однако образец акта сверки взаиморасчетов не утвержден законом. Поэтому компании самостоятельно разрабатывают формы актов сверок расчетов с контрагентами.

Важно, чтобы акт сверки взаимных расчетов подписали не только главбухи (бухгалтеры) обеих компаний, но и вы, а также ваш коллега – руководитель фирмы-контрагента. Без директорских подписей акт сверки взаиморасчетов становится просто справочным документом, выражающим мнение бухгалтеров о состоянии дел. Идти с таким бланком акта сверки расчетов в суд бесполезно.

Возможно подписание акта сверки взаиморасчетов уполномоченным лицом по доверенности. В таком случае реквизиты (дату и номер) доверенности нужно указать рядом с подписью сотрудника. Но налоговики к таким актам сверки взаиморасчетов могут придраться. Судьи по этому поводу не могут прийти к единому мнению, принимая разные решения. Поэтому лучше уж подпишите акт сверки сами и добейтесь того же от контрагента, а вариант с доверенностью рассматривайте как крайний случай.

До недавнего времени таким же необходимым реквизитом формы акта сверки взаиморасчетов была печать. Теперь она перестала считаться обязательной. Но есть печать у вас есть – ее нужно поставить. При наличии печати у контрагента проверьте также, чтобы и он скрепил ею экземпляры акта сверки взаиморасчетов.

В акт сверки взаиморасчетов включаются указания на первичные документы, на основании которых сделаны выводы о состоянии взаимных расчетов (платежные документы, акты, накладные). Кроме того, в актах сверок нужно отражать названия и реквизиты ваших договоров с этим контрагентом. Если контрактов было несколько – сделайте в акте сверки взаимных расчетов разбивку по ним, описав ситуацию по каждому отдельно. Проследите также, чтобы по каждой сумме отдельно был выделен и указан НДС. Иначе налоговики могут посчитать, что вы занижаете налоговую базу.

Из-за изменений в Гражданском кодексе РФ большинству компаний пришлось перерегистрироваться, меняя организационно-правовую форму. В акте сверки взаиморасчетов указываются наименования компаний-контрагентов вместе с оргправовой формой. Если вы и компания-партнер перерегистрировались, в акте сверки безопаснее указать новое название фирмы, а в скобках – старое. Так всем, включая ревизоров, будет понятно, что в акте сверки и в первичке, на которую он ссылается, речь об одних и тех же организациях.

Акт сверки взаимных расчетов и его юридическая сила

Если вы проводите сверку расчетов с компанией, у которой есть перед вами дебиторская задолженность, подписание контрагентом бланка акта сверки взаиморасчетов означает фактическое признание долга. Точно так же вы, подписывая акт сверки расчетов с компанией, которой должны денег, признаете наличие кредиторской задолженности. В момент подписания акта сверки взаимных расчетов обеими компаниями-контрагентами прекращается течение срока исковой давности в отношении дебиторской (кредиторской) задолженности. То есть исковая давность начинает отсчитываться заново, независимо от даты заключения самой сделки, по которой возник долг. Поэтому важно отметить в акте сверки взаиморасчетов с контрагентами дату его составления.

Контрагент может отказаться подписывать акт сверки взаиморасчетов – например, чтобы не признавать задолженность. Такие ситуации лучше предусмотреть заранее, включив подобную обязанность в условия договора вместе с периодичностью и описанием порядка сверки взаимных расчетов. Тогда вы сможете отстоять свои права в суде. А заодно оспорить желание налоговой инспекции увеличить вашу налоговую базу за счет включения в нее сумм задолженности.

Если ваши сведения о состоянии взаиморасчетов отличаются от мнения вашего контрагента на этот счет, в акте сверки отмечается расхождение. Скажем, вы пишете в акте сверки взаимных расчетов, что у контрагента на момент сверки, по вашим данным, есть задолженность перед вами в таком-то объеме.

Программа автоматизации поможет вести точный учет взаиморасчетов с контрагентами. Данные о каждом поставщике и клиенте группируются на одной странице. Информацию легко обобщить и свести в нужный вам отчет. Это упрощает управление дебиторской задолженностью и своевременное истребование долгов. Кроме того, использование возможностей программы облегчает управление кредиторской задолженностью и предотвращает появление нежелательной кредиторки. Форма акта сверки взаиморасчетов с контрагентами также заполняется прямо в программе автоматизации, на основе внесенных в программу данных, вместе с реквизитами нужных документов. Так исключаются ошибки ручного ввода информации, сверка расчетов упрощается и ускоряется.

Коммерческая деятельность предприятий основана на партнерских отношениях. Для учета взаимных расчетов по хозяйственным договорам предусмотрена сверка расчетов.

Кроме сторон, участников партнерских отношений, сверка может проводится с учреждениями муниципальных служб и органами контроля – ИФНС, фондами.

Основные принципы процесса сверки

Документ оформляется в виде акта и приобретает юридическую силу при подтверждении данных сторонами. Сверка проводится на конкретную учетную дату и за период, выбранный произвольно или по договоренности сторон.

При составлении акта для вывода остатка долга преимущественно принимается отчетная дата :

1. Конец или начало календарного года. Данные могут отличаться показателями сальдо при наличии событий после отчетной даты.
2. Последний день месяца или квартала.

По желанию сторон или при необходимости (например, проведении инвентаризации) сверить данные расчетов можно на любую дату взаимной деятельности предприятий.

Документ составляется в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Акт может занимать объем более страницы и быть сформирован по контрагенту или одному договору.

В ряде случаев порядок проведения сверок закреплен в хозяйственном договоре, заключаемого партнерами. При возникновении имущественных претензий и решении их в порядке арбитража включение положения о сверке позволяет опираться на данные акта при подаче иска в судебную инстанцию.

Сторонами оговариваются :

1. Форма бланка и периодичность проведения сверок.
2. Инициативность и порядок обмена данными. Сверка может быть инициирована любой из сторон.
3. Сроки представления документа и форма устранения разногласий.

Практика проведения сверок преимущественно используется для долгосрочных договоров. При заключении соглашения на одну поставку сверка может быть проведена после погашения задолженности для исключения претензий сторон.Об

Понятие и назначение данного акта

Цель составления акта сверки – подтверждение задолженности контрагентов или отсутствие долга на конец учетного периода.

Форма содержит данные о произведенной отгрузке, поступлении ТМЦ, оказании услуг и осуществленных оплатах в указанном периоде. На начало периода и его конец выводится сальдо по дебету или кредиту счета.

Акт сверки используется в операциях :

1. Подготовки данных к сдаче отчетности. При проведении инвентаризаций перед сдачей годовой отчетности сверка является необходимой процедурой.
2. Получения подробной информации о документах поставки, оказания услуг, платежей контрагента. В ряде случаев расхождение данных можно выявить по показателям первичной документации.
3. Признания долга. Стороны, подписывая документ, подтверждают данные сверки.
4. Прерывания срока исковой давности по расчетам. При подаче иска в суд срок может определен от даты проведения сверки. Для придания юридической силы составление акта производится до дня истечения срока законного требования долга. На законодательном уровне порядок прерывания искового периода закреплен в ст. 203 ГК РФ.
5. Формирования конкурсной массы в порядке процедуры банкротства. По результатам сверок кредиторы предъявляют претензии к должнику. Неподтвержденная своевременно задолженность лишает возможности истребовать погашения претензий после формирования конкурсной массы.
6. Реорганизации предприятия – присоединения, объединения, ликвидации. Особое значение проведение сверки приобретает акт при закрытии компании.

После проведения сверки и подтверждения долга стороны договариваются о его погашении.

Форма написания данного документа

Законодательно разработанная форма бланка сверки отсутствует. Предприятие может применить бланк, разработанный самостоятельно или использовать форму, предоставляемую бухгалтерскими программами.

При ведении учета в электронном виде данные сверки получают автоматически, выбрав расчетный период и контрагента. Форма акта может быть согласована между партнерами и включена в состав приложений к договору.

Документ должен состоять из шапки, 2-х табличных частей, каждая из которых заполняется контрагентами и заключительной части. При правильном заполнении данных показатели зеркально симметричны. Данные по дебету одного предприятия должны соответствовать кредиту второго контрагента.

Порядок написания и заполнения

Документ о сверке должен содержать реквизиты, позволяющие идентифицировать стороны и получить информацию о состоянии расчетов между контрагентами.

В акте указываются :

1. Наименования предприятий.
2. Регистрационные номера – , (не обязательно). Актуально для предприятий, имеющих распространенные наименования.
3. Период проведения сверки.
4. Сальдо, выведенное на начало срока.
5. Данные произведенных работ, оказанных услуг отгруженных товаров и оплаты, разнесенных сторонами с указанием номеров и дат первичных документов. Документ должен содержать корректировки – накладные возврата, уточненные данные контрагентов, подтвержденные сторонами.
6. Сальдо конца периода. Показатель выводится каждой из сторон в цифровом и текстовом виде. Остаток конца периода – важный показатель сверки, для получения которого часто проводится процедура.

В случае обнаружения расхождений под табличной частью компания вносить собственные данные.

Отличия данных не всегда вызваны ошибкой. Даты отгрузки и оприходования ТМЦ в большинстве случаев у контрагентов не совпадают.

Документ подписывает каждая из сторон с расшифровкой данных ответственного лица – должности, представляемого предприятия, фамилии, инициалов.

Правила оформления

Составление актов сверки входит в обязанности работников бухгалтерии.

Документ должен быть утвержден в положении о документообороте предприятия, прилагаемый к учетной политике. Для проведения сверок на предприятии назначается ответственное лицо.

Акт сверки является формой внешнего документооборота. При необходимости выверить данные между предприятиями документ подписывает главный бухгалтер предприятия. Форма используется в текущем документообороте и не применяется для третьих пользователей.

Если документ предназначен для представления в судебные инстанции, требуется заверение данных руководителем предприятий. Равнозначность подписи имеют лица, замещающие руководителя на основании приказа или оформленной доверенности. Подпись ответственного лица удостоверяется печатью.

Правила учета и хранения

Учет актов сверки производится аналогично прочим бухгалтерским документам первичного учета.

Предприятие может самостоятельно определить порядок архивации актов и систематизацию их по периодам. Максимальный срок хранения для актов – 5 лет. (ФЗ «О бухгалтерском учете»). По окончании периода документы подлежат утилизации.

Заполнение акта сверки взаиморасчетов между между контрагентами представлено ниже в инструкции.

Акт сверки хозяйственных операций и расчётов – документ, учитывающий товарно-денежные отношения между 2 организациями, которые долгое время сотрудничают друг с другом. Если одна фирма регулярно поставляет продукцию или выполняет необходимые работы, а вторая перечисляет за указанные услуги денежные средства, то иногда во время этого обмена образуются задолженности, обнаружить и проверить которые можно через составление акта сверки.

Государственные законы нашей страны не обязывают 2 организации составлять документ, но по собственной инициативе предприниматели регулярно проверяют попадающие под учёт данные. Полученная информация оформляется в виде акта.

Польза от сверки для бизнеса

Грамотно и своевременно оформленные бумаги при взаимодействии с контрагентом позволяют предотвратить появление неточностей в хозяйственных операциях. Если в обеих организациях всё верно подсчитали, а затем увидели, что в акте сверки есть одна и та же задолженность – как по бумагам компании, так и в данных вашего партнёра по бизнесу, то это свидетельствует о том, что все хозяйственные операции проведены правильно, без удвоения сумм платежей или пропущенных отгрузок товара.

Акт сверки полезен не только для регулирования и проверки бухгалтерии и точности оплаты налогов. Вдруг случилась такая ситуация, что крупный оптовый покупатель забыл или не хочет оплачивать заказанный товар. Но перед этим он подписал акт, который документально подтверждает его задолженность. Тогда с этим документом можно смело обращаться в суд, где ваша правота будет доказана.

Есть ещё одна полезная функция у акта сверки. С его помощью устраивают взаимозачёты. Представим, что у обеих компаний образовались задолженности друг перед другом.

В таком случае легче не переводить денежные средства через банковские счета, а сделать взаимозачёты.

Основой для этого является акт сверки, который показывает задолженности, при этом из 2 сумм в зачёт выбирается меньшая.

Порядок выполнения сверки

Обычно подсчёт задолженностей или пропущенных платежей осуществляется бухгалтерами обеих компаний. В реальности они вряд ли найдут время, чтобы лично встретиться и вместе, за одним столом проводить проверку хозяйственных операций. В обычной практике сотрудник бухгалтерии организации, совершающей платежи, информирует другую фирму и начинает проводить сверку. Затем распечатывает информацию на бумаге и отправляет к контрагенту. Если тот согласен с указанной суммой, то ответственные лица, в том числе бухгалтер другой организации, ставят подписи под документом, и сверку можно считать завершённой.

Если возникают возражения, то контрагент вносит корректировки в исходный расчёт и вместе с другой бухгалтерией выявляет расхождения. В итоге все довольны, а исправленный акт опять идёт на подпись и печать к директорам обеих организаций. Для учёта хозяйственных операций не существует определённого образца документа – каждая фирма разрабатывает свой вариант.

Акт сверки взаимных расчетов – документ отражающий состояние взаиморасчетов между компаниями в течение определенного временного периода. Цель использования акта сверки является определение наличия задолженности или оценка правильности учета взаиморасчетов организаций.

Любой из контрагентов вправе выступить инициатором на составление акта сверки. Причиной для этого может послужить проверка того, правильно ли были составлены взаиморасчеты, и есть ли какая-то задолженность у его партнера. Акт отражает в себе все проведенные за определенный период времени операции. Период рассмотрения указывается инициатором.

После того, как акт будет подписан, его необходимо отправить другому контрагенту, который должен сверить все необходимые данные с теми данными, которые имеются у него. Если никаких ошибок не имеется, сторона подписывает документ, а также ставится соответствующая печать.

При наличии расхождений, нужно их указать отдельно в конце самого акта. Если у стороны-инициатора будет выявлена какая-либо задолженность, можно составить акт зачета взаимных требований, в котором у обеих сторон появится возможность двустороннего погашения долга.

Акт сверки взаимных расчетов: заполнение

Акт сверки имеет свободную форму заполнения (на основе письма Минфина от 18.02.2005 № 07-05-04/2). В акте необходимо указать нужный период, за который были составлены все сведения, а также наименования тех контрагентов, между которыми он устанавливается. Необходимо указать дату его составления, а также присвоить индивидуальный номер.

Все бухгалтерские данные приводятся в таблице (в прикрепленных файлах). К числу этих данных можно также отнести данные об операциях, связанными с оплатой товара и его доставкой. Чтобы подтвердить достоверность всей используемой информации, к каждому счету, связанному с суммой в акте свертки, необходимо прикрепить соответствующий документ, к числу которых можно причислить чек, счет фактуру и др.

Все указанные сумма, отраженные на счетах дебета и кредита также указывается дата всех произведенных операций. В итоге считается общий оборот, связанный с дебетом и кредитом, после чего определяется конечное сальдо.

Чтобы указать задолженность, в конце таблицы необходимо написать: «По данным «Вписать имя нужной организации» на «здесь указать необходимую дату» задолженность в пользу «здесь указать вторую организацию» составляет «указывается сумма». При отсутствии задолженности необходимо вписать 0,00 рублей.

При отсутствии задолженности главные бухгалтеры могут подписать этот акт. При наличии задолженности, а также отказа той или иной организации выплатить долг по каким-то причинам, можно подать обращение в суд. В таком случае необходимо иметь заверенную подпись руководителя а также печать.

Скачать акт сверки взаимных расчетов. Образец, бланк

Видео-урок “Акт сверки взаимных расчетов в 1С Бухгалтерия”

Акт сверки обычно составляют организации, между которыми установлено долговременное сотрудничество. Если одна компания периодически отгружала другой товары, выполняла для нее работы или оказывала услуги, а вторая неоднократно перечисляла денежные средства, причем «круглыми» суммами, то наверняка у одной из сторон образовалась задолженность. А уточнить ее сумму поможет акт сверки. О том, для каких целей еще пригодится этот документ, в каком порядке проводится сверка и как оформляются ее результаты, — в нашей статье.

Законодательство не обязывает контрагентов периодически сверять свои учетные данные для определения суммы задолженности. Стороны проводят сверку по собственной инициативе. А результаты этой сверки оформляют специальным документом — актом.

Для чего нужен акт сверки расчетов

Своевременно и правильно оформленный акт сверки позволит избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Если задолженность, отраженная в акте сверки, совпадает по вашим данным и данным контрагента, это означает, что хозяйственные операции с указанным контрагентом отражены в учете верно, и никакие отгрузки или платежи не пропущены и не «задвоены».

Кроме того, акт может пригодиться не только для налогового и бухгалтерского учета. Например, организация подписала акт сверки расчетов с покупателем, и в документе подтверждена сумма его задолженности. После выяснилось, что покупатель этот свою задолженность в срок не погасил. В данном случае организация сможет предъявить акт сверки расчетов в суде в качестве доказательства наличия долга контрагента.

Также акт сверки расчетов является важным документом при списании задолженности по истечении срока исковой давнос­ти. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года (ст. 196 ГК РФ). При этом согласно п. 2 ст. 200 ГК РФ по обязательствам с определенным сроком исполнения течение срока исковой давности начинается по окончании срока исполнения. Например, срок исковой давности требования об оплате товара, работы или услуги начинается со дня, следующего за днем оплаты в соответствии с условиями договора. Однако срок этот прерывается и начинается заново, в частнос­ти, со дня, когда должник совершил действия, свидетельствую­щие о признании им долга (ст. 203 ГК РФ). А подписание акта сверки расчетов как раз и относится к подобным действиям. Об этом сказано в п. 20 постановления Пленума Верховного суда РФ от 12.11.2001 № 15, Пленума ВАС РФ от 15.11.2001 № 18 . Таким образом, со дня подписания акта сверки расчетов срок исковой давности отсчитывается заново.

Пример 1

ООО «Трио» на 1 февраля 2015 г. имеет дебиторскую задолженность в сумме 118 000 руб. за реализованные товары. Товары были проданы 20 декабря 2011 г., по условиям договора покупатель должен был расплатиться не позднее 20 января 2012 г. Акт сверки расчетов с покупателем, свидетельствующий о наличии задолженнос­ти, был подписан 15 июля 2012 г. Когда долг покупателя можно считать безнадежным и списать по причине истечения срока исковой давности?

Срок исковой давности начинается по окончании срока исполнения обязательства по договору. ООО «Трио» выполнило свои обязательства и поставило товары покупателю 20 декабря 2011 г. Последний день, когда по договору покупатель должен был оплатить товар, — 20 января 2012 г. И после указанной даты нужно было отсчитывать срок исковой давности. Однако покупатель признал свою задолженность и подписал акт сверки 15 июля 2012 г. С этого дня течение срока исковой давности было прервано, и отсчет пошел заново. Поэтому окончание срока исковой давности в три года приходится на 15 июля 2015 г. На следующий день, то есть 16 июля 2015 г., если задолженность не будет погашена и покупатель не проведет каких-либо действий по ее признанию, дебиторскую задолженность можно будет списать как безнадежную.

Есть и еще ситуация, когда сторонам потребуется составить акт сверки расчетов. Речь идет о взаимозачете. Если между двумя лицами заключено хотя бы два договора, и по ним имеются взаимные задолженности друг перед другом, то проще не перечислять денежные средства, а заключить соглашение о взаимозачете задолженностей по договорам. При этом погашается взаимозачетом меньшая из двух задолженностей. А уточнить сумму взаимных задолженностей, которую можно зачесть, поможет акт сверки расчетов.

Пример 2

ООО «Альфа» по договору поставки отгружало товары ООО «Бета» в течение всего 2014 г. Сумма задолженности ООО «Бета» на 1 февраля 2015 г. составила 150 000 руб. Однако в январе 2015 г. ООО «Бета» оказало ООО «Альфа», транспортные услуги стоимостью 158 000 руб., срок оплаты по договору — не позднее 20 января 2015 г. Стороны решили провести взаимозачет задолженнос­тей. На какую сумму можно составить соглашение о взаимозачете?

У ООО «Альфа» и ООО «Бета» есть взаимные задолженности друг перед другом. Меньшую из них можно погасить взаимозачетом. По учетным данным ООО «Альфа», меньшей является задолженность ООО «Бета» перед ООО «Альфа» за поставленные товары в сумме 150 000 руб. На эту сумму стороны вправе составить соглашение о взаимозачете. Однако, так как товары поставлялись неоднократно в течение всего 2014 г., во избежание ошибок сумму задолженности лучше уточнить, составив акт сверки расчетов между ООО «Альфа» и ООО «Бета».

За какой период следует проводить сверку

Перед тем как проводить сверку, нужно определить период, за который следует включать данные в составляемый документ. Если сверка расчетов уже проводилась контрагентами ранее, то все просто. Данные для новой сверки берутся за период со дня окончания предыдущей сверки. Соответственно, задолженность на конец предыдущей сверки будет являться суммой долга на начало текущей сверки.

В случае когда сверка между контрагентами проводится впервые, самое разумное — включить в нее данные за весь период сотрудничества. Но затруднительно. В частности, операций было слишком много. Тогда сверку можно провести поэтапно. Стороны должны договориться, например, что сейчас будет проводиться сверка за период с начала текущего или прошлого года по сегодняшнюю дату. При необходимости они могут сделать сверку позднее за предыдущие периоды, если по результатам текущей сверки не придут к единой сумме задолженности.

В каком порядке обычно проходит сверка

Акт сверки расчетов между контрагентами составляется по данным двух сторон. Однако на практике вряд ли бухгалтеры двух организаций найдут время, чтобы сидеть рядом и сверять учетные данные. Как правило, сверка проводится в таком порядке. Организация, являющаяся инициатором сверки, информирует другую компанию, ее делового партнера, о необходимости проведения сверки и составления акта. Далее бухгалтер первой организации выводит по своим учетным данным сумму задолженности и сообщает об этом представителю второй организации. Если вторая компания согласна с величиной задолженности, то сверку можно считать законченной. Бухгалтер первой организации формирует акт, распечатывает его в двух экземп­лярах, подписывает у своего руководителя и передает на подпись во вторую компанию.

Если же у второй организации есть возражения по поводу суммы задолженности, то необходимо поступить по-другому. Предлагаем следующий алгоритм действий:

1. Бухгалтер первой организации заполняет только свою часть акта и пересылает документ по электронной почте или факсу бухгалтеру второй организации.

2. Бухгалтер второй компании вносит в свою учетную информацию, и таким образом выявляются расхождения.

3. Сторона, допустившая ошибку в учете, корректирует свои учетные данные.

4. Бухгалтер первой организации формирует новый уже скорректированный акт сверки расчетов, включив в него данные обеих сторон договора. Акт формируется в двух экземп­лярах и уже не содержит расхождений.

5. Акт сверки подписывают руководители обеих организаций и ставят печати.

Пример 3

ООО «Ромашка» реализует товары ООО «Резеда» по договору поставки. ООО «Ромашка» составило акт сверки расчетов между организациями, в котором отразило сумму задолженности ООО «Резеда» перед ООО «Ромашка», равную 315 800 руб. ООО «Резеда», получив документ по электронной почте, не согласилось с суммой долга. По данным ООО «Резеда», задолженность составила 256 800 руб. Оказалось, что в учете ООО «Ромашка» реализация товаров на сумму 59 000 руб. была внесена два раза. Что необходимо сделать бухгалтеру ООО «Ромашка»?

Прежде всего следует внести корректировки в бухгалтерский и налоговый учет. «Задвоенная» реализация может привести к переплате НДС и налога на прибыль. Поэтому, если налоговые декларации за период, когда была допущена ошибка, уже сданы, целесообразно будет сдать уточненные декларации. Напомним, что при переплате налога подавать уточненную декларацию налогоплательщик не обязан, но имеет право на это (п. 1 ст. 81 НК РФ). Однако при подаче «уточненки» налоговый инспектор внесет изменения в налоговую карточку организации, в которой отражаются суммы задолженности по налогам, поэтому данным правом лучше не пренебрегать.

После внесения исправлений в учет бухгалтер ООО «Ромашка» должен сформировать новый акт сверки, в котором будет верная сумма задолженности ООО «Резеда» — 256 800 руб. Готовый акт сверки в двух экземплярах подпишут руководители обеих компаний.

Что отражается в акте сверки

В акте сверки отражаются хозяйственные операции, совершенные между двумя контрагентами за определенный период, и выводится сумма задолженности. Унифицированной формы акта сверки расчетов между контрагентами нет. Организация должна разработать форму акта самостоятельно и утвердить как приложение к учетной политике. Отметим, что, по мнению ФНС России (письмо от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955), акт сверки не является первичным учетным документом, подтверждающим совершение хозяйственной операции, поскольку финансовое состояние сторон при этом не изменяется. Поэтому отражать в акте все реквизиты, установленные для первичных документов в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», не обязательно. Рекомендуем включить в акт следующую информацию:

— наименование документа — акт сверки расчетов (с указанием названий организаций);

— дата и место составления документа;

— номер документа;

— период, за который проводилась сверка;

— реквизиты договора, заключенного между сторонами;

— сумма задолженности одного из контрагентов (указать, какого именно) на начало периода, за который проводится сверка;

— суммы хозяйственных операций, совершенных между контрагентами (каждая сторона вносит свои данные);

— даты совершения хозяйственных операций между контр­агентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— реквизиты документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций между контрагентами (каждая сторона вносит свои учетные данные);

— сумма задолженности одного из контрагентов (указывается, какого именно) на конец рассматриваемого периода;

— наличие расхождений в учетных данных сторон;

— подписи и печати сторон.

Отметим, что если между сторонами заключено несколько договоров, они могут выбрать: включать в акт данные только по одному договору или сразу по всем. Во втором случае при указании данных об отгрузке товаров (оказании услуг, выполнении работ) или об оплате необходимо уточнить, по какому именно договору проводилась данная хозяйственная операция. Кроме того, конечную сумму и начальную сумму задолженностей можно разбить в соответствии с договорами.

Еще один нюанс. Суммы хозяйственных операций, показанных в акте сверки, обычно группируют так же, как они отражены на счетах бухгалтерского учета задолженностей: по дебету или по кредиту. Например, поставщик будет отражать стоимость реализованных товаров на бухгалтерском счете 62 и в акте сверки по дебету, а покупатель — на бухгалтерском счете 60 и в акте по кредиту. Наоборот, сумму оплаты поставщик занесет в графу «кредит», а покупатель — «дебет».

Образец составленного акта сверки дан в приложении .

К сведению

Для того чтобы акт сверки впоследствии можно было предъ­явить в суде в качестве доказательства признания долга контрагентом, он должен быть подписан руководителями обеих компаний (или лично индивидуальным предпринимателем). Кроме того, акт может подписать лицо, уполномоченное на это руководителем организации (индивидуальным предпринимателем) на основании специально выданной доверенности.